L’avaluació de l’acompliment
- Elaboració: febrer de 2022
Context
La implementació de l’avaluació de l’acompliment en el personal del col·lectiu d’administració i tècnic de l’Administració de la Generalitat de Catalunya es planteja com la combinació de la posada en marxa del sistema d’avaluació per objectius, juntament amb l’avaluació d’unes competències professionals i dels comportaments que hi estan associades.
Cal remarcar que l’avaluació s’emmarca en un context de treball híbrid. Aquesta combinació de modalitats de treball presencial i virtual permet avançar cap a noves formes de treball, i emergeix com a palanca de canvi cap al treball per objectius. Si fins en aquest moment era rellevant treballar d’acord amb aquest sistema, en el context actual esdevé indispensable que tots hi contribuïm.
La planificació com a punt de partida
Els anys vinents, aquest sistema vol fer efectiva l’avaluació d’objectius i, per tant, anar consolidant la cultura d’avaluació com una peça inexcusable de la funció de comandament. Així doncs, els comandaments, en el seu rol de direcció de persones, han d’estar preparats per al procés de planificació, definició i avaluació dels objectius de la seva unitat.
Planificar significa prendre decisions de manera anticipada per tal de donar resposta a aquestes qüestions:
Què s’ha de fer, quan s’ha de fer, com s’ha de fer i qui ho ha de fer.
La planificació comprèn des del plantejament inicial dels objectius més generals fins a la darrera fase de revisió de la tasca executada, s’orienta a un futur desitjat i, per arribar-hi, estableix els mitjans que són necessaris.
En resum, la planificació ha de permetre identificar i focalitzar els objectius i els resultats que hem d’assolir. Una bona planificació ha de possibilitar que es valorin amb més precisió les nostres contribucions als objectius, a l’hora que ha de permetre també una millor distribució dels recursos.
A continuació t’expliquem el procés i com hi pots contribuir.
L’establiment d’objectius, de tasques i d'indicadors
El primer pas de la planificació és establir objectius operatius vinculats als objectius estratègics del govern o del departament.
Aquesta fase ha de permetre identificar objectius assolibles (per evitar la desafecció) però que impliquin un repte (que siguin estimulants i que generin proactivitat).
Els objectius operatius es desagreguen en tasques amb entitat i s’acompanyen d’indicadors que permetin mesurar el compliment de l’objectiu.
En les unitats que gestionen serveis, aquesta operació ha d’anar precedida d’una anàlisi de les funcions que cal dur a terme per definir objectius de millora sobre les dades de l’activitat o els resultats obtinguts.
Com hi pots contribuir?
- Participa activament en la construcció d'aquesta planificació, ja sigui directament o fent observacions sobre el redactat, les tasques i els indicadors proposats. Fes aportacions des del teu punt de vista com a gestor o persona implicada en la tasca.
- Contribueix a analitzar amb esperit crític les dades de la teva unitat, de manera que siguin clares les àrees de millora en la planificació de les quals caldria incidir. Descobrir els punts febles és un art!
- Revisa la planificació i les tasques que et poden afectar, especialment en la dimensió temporal i del grau de detall.
- Revisa els indicadors associats a l’acompliment dels objectius de manera que siguin rellevants, clars i entenedors.
El seguiment de l’activitat
Un cop planificada l’activitat el o la cap ha de preveure un bon sistema de seguiment. En aquest moment és important la nostra participació per aconseguir un disseny ajustat a les activitats que duem a terme, ja siguin reunions periòdiques, quadres de comandament, eines tipus Planner, etc.
A més d’aquestes eines, és important fer sessions de seguiment amb tot l’equip amb una certa periodicitat, ja siguin en format presencial o híbrid. Abans de la reunió cal que actualitzis les tasques que et pertoquen a l’instrument de seguiment (Planner, taula, etc.), de manera que després es pugui usar com a guió o comentar els resultats durant la reunió. És aconsellable que les reunions de seguiment es programin regularment, de manera setmanal o quinzenal.
Quan es treballa amb el model híbrid (presencial i virtual), és una bona idea plantejar també algunes reunions breus durant la setmana d’un màxim de 30 minuts per comentar els temes prioritaris, incidents o novetats. Programades periòdicament permet que l’equip de treball es mantingui més connectat, i la fragmentació dels espais de trobada que de vegades pot comportar aquest model de treball híbrid, queda solucionada amb aquestes trobades breus, que són una eina de productivitat i cohesió.
Si apareixen dificultats concretes amb algun membre de l’equip, el o la cap també pot plantejar reunions individuals de seguiment per abordar un baix rendiment o dificultats per assolir els objectius. Aquestes reunions individuals de seguiment es poden dur a terme en qualsevol moment de l’any, sense esperar a l’entrevista d’avaluació, per poder reconduir la situació a temps, sense esperar al final per donar una retroacció negativa. En funció del resultat, en la pròxima reunió d’equip es pot ajustar el que sigui necessari: disminuir la càrrega de treball, reorganitzar tasques o ajustar les fites o els resultats al calendari previst.
Perquè el sistema de seguiment funcioni, també cal que mantinguem una actitud proactiva a l’hora d’informar de l’execució de les tasques en els períodes pactats i aportar la informació que faciliti el seguiment del sistema proposat.
Com hi pots contribuir?
- Anota amb temps a la teva agenda els terminis en què es farà el seguiment per estar preparat.
- Actualitza els instruments de seguiment necessaris i analitza la informació per treure'n conclusions. Si pots, presenta-les en format gràfic o fes-ne una nota resum.
- Participa proactivament en el seguiment proposat. No esperis que et preguntin si tens alguna cosa a dir. Pren la iniciativa.
- Manté informats correctament els instruments de seguiment, ja siguin taules, informes o eines tipus Planner.
- Si no pots assolir alguna de les fites que et pertoquen, llança una alarma amb temps, no cal esperar al seguiment programat si alguna cosa no va bé. Així, segurament es podrà corregir, reconduir o assignar-hi més recursos.
Avaluar la planificació
Avaluar i fer el seguiment dels membres de l’equip permet reforçar la comunicació interna, la transparència, la confiança i el compromís, però pot comportar riscos si no es fa de la manera adequada: distanciament de l'equip, desmotivació, mal ambient, estrès, conflicte, frustració o actituds reactives.
L’avaluació també és fonamental per aprendre, perquè ens dona informació sobre allò que funciona, però també permet que ens adonem d’allò que cal millorar o canviar.
L’avaluació ens permet disposar d’informació de com estem avançant en els nostres objectius d’unitat:
- Ajuda els treballadors a saber què han de fer i si són eficients amb les tasques i les responsabilitats encomanades.
- Millora la comunicació entre responsables i col·laboradors, de manera que ajuda a construir confiança.
Com hi pots contribuir?
- Actualitza les teves dades i presenta les conclusions del teu treball al final del període. Si pots, presenta-les en format gràfic o fes-ne una nota resum.
- Participa activament en les sessions de tancament de la planificació de la unitat; la intel·ligència col·lectiva funciona millor que els individus per separat.
- Si no has assolit alguna de les fites que et pertoquen, analitza els motius i exposa’ls clarament: planificació massa agosarada? Circumstàncies sobrevingudes? Problemes que no havien estat identificats? De les errades és convenient aprendre allò que ens serveix per millorar el pròxim cicle.
L’avaluació de les competències professionals
El procés d’avaluació és el moment en què s’executen les activitats necessàries per analitzar la informació obtinguda i s’extreuen conclusions que permeten fer una valoració de les competències i decidir millores, si escau.
L’avaluació de l’acompliment no ha de ser únicament la fotografia d’un moment estàtic, sinó que ha de tenir vocació de continuïtat. Així, malgrat que es materialitzi al final de l’any, aquesta avaluació ha de ser fruit d’un procés d’avaluació contínua.
Quines competències s’avaluen?
Una competència és un repertori de comportaments observables que estan causalment relacionats amb una execució bona o excel·lent d’un lloc de treball concret. Aquests comportaments són el resultat del funcionament integrat d’un conjunt de coneixements (de tipus conceptual), de procediment o de tècniques, habilitats i actituds.
Les competències no són estàtiques, sinó que es poden entrenar i desenvolupar per millorar el perfil professional, per això és important que en l’entrevista d’avaluació es posin de manifest les àrees que cal millorar i s’estableixi un pla d’acció.
Per als llocs de comandament o llocs singulars amb persones a càrrec, les competències que cal avaluar són la planificació i l'organització, l'orientació als resultats i l'orientació a la qualitat, la direcció i el desenvolupament de persones, i la flexibilitat i la gestió del canvi:
- Planificació i organització: es valora la capacitat per planificar les tasques, les accions i els projectes que han de desenvolupar cada persona o l’equip, per assolir uns resultats eficaços, és a dir, en el termini adequat, amb qualitat i emprant els recursos necessaris.
- Orientació als resultats i orientació a la qualitat: es valora la capacitat per orientar la feina a l’assoliment dels objectius amb la màxima qualitat i la mínima despesa de recursos possible; en definitiva, amb l’eficàcia necessària per donar el millor servei als ciutadans.
- Direcció i desenvolupament de persones: es valora la capacitat per dirigir equips i aconseguir que les aportacions que fan contribueixin que l’organització aconsegueixi resultats.
- Flexibilitat i gestió del canvi: es valora la capacitat per donar resposta a necessitats canviants, reajustant les prioritats i les funcions, i la disposició per acceptar nous enfocaments i canvis, per evolucionar d’acord amb les demandes de la societat.
Per a la resta de llocs de treball les competències sobre les quals ens avaluarem són l'orientació als resultats i a la millora, la iniciativa, l'adaptabilitat i el treball en equip:
- Orientació als resultats i a la millora: es valora la capacitat per treballar amb eficàcia i eficiència per assolir els resultats fixats i procurar la millora contínua.
- Iniciativa: es valora la capacitat per actuar de manera autònoma i proactiva per resoldre de manera eficaç les situacions que sorgeixen en el dia a dia de l’activitat professional. Es valora també la capacitat per emprendre i assumir decisions per compte propi en el desenvolupament de les funcions i les responsabilitats, tenint en compte l’àmbit professional.
- Adaptabilitat: es valora la capacitat per ajustar-se a situacions noves i canviants en el lloc de treball, acceptant nous enfocaments i canvis, adaptant-se i treballant eficaçment en situacions diferents i variades.
- Treball en equip: es valora la capacitat per participar, col·laborar i coordinar-se activament en un equip o grup de treball. Tenir disposició per integrar-s’hi i fer que els altres també s’hi integrin, i potenciar la participació i la cohesió de l’equip o grup de treball per assolir els objectius comuns.
Com hi pots contribuir?
Senzillament, pren consciència de les competències que t’afecten i dels comportaments que s’avaluaran i fes el que estigui al teu abast per potenciar-los positivament durant tot l’any.
El procés comença amb la teva autoavaluació
El procés d’avaluació de les competències s’inicia amb l’autoavaluació de les competències professionals predeterminades per l’organització anualment, que seran diferents segons si la persona que s'ha d'avaluar ocupa un lloc amb funcions de comandament o no.
La participació activa de totes les persones en la seva avaluació com a punt de partida és un element de responsabilització del desenvolupament professional propi. La proposta final d'avaluació es fa tenint en compte les dues valoracions: la de la persona avaluada i la de la persona avaluadora, amb un percentatge que es determina en cada període.
Com hi pots contribuir?
- Durant tot l’any, sigues conscient de la necessitat de contribuir als objectius de la teva unitat amb la teva actuació, ja que t’avaluaran per la teva contribució als resultats.
- En el moment de fer la teva autoavaluació, sigues sincer i objectiu respecte al teu desenvolupament, ja que facilitarà un diàleg posterior amb el cap o la cap.
L’entrevista d’avaluació
Un cop efectuada l’autoavaluació, és el moment de dur a terme l’entrevista d’avaluació amb el cap o la cap. L’entrevista s’ha de desenvolupar des d’un enfocament constructiu.
És important tenir en compte que l’avaluació es duu a terme sobre el comportament professional, sobre allò que fem, i no sobre com som.
- L’entrevista s’ha de centrar en allò que es fa i es pot canviar, és a dir, en accions o comportaments concrets en espai i temps, i s'ha d'evitar generalitzar i fer ús de termes com "sempre", "mai", "tothom", "ningú", etc.
- Cal pensar també en l’impacte que han tingut les accions o els comportaments concrets i, en cas que sigui un comportament a extingir, cal pensar què es podria haver fet diferent.
L’entrevista s’ha de fer tenint en compte aquests requisits:
- Consens: hi ha d’haver un debat constructiu entre el treballador o la treballadora i el cap o la cap.
- Personalització: l’avaluació ha de ser única i particular per a cada treballador o treballadora.
- Participació: ha de permetre al col·laborador o col·laboradora tenir part activa en la identificació dels seus punts forts i febles.
L’avaluació es pot veure interferida per una sèrie de dificultats, principalment degudes a causes perceptives o interpretatives, que cal tenir en compte per poder-les evitar i/o minimitzar.
- Fer judicis precipitats.
- Puntuar automàticament de forma homogènia tots els indicadors.
- Valorar a partir d’un únic comportament, per important que li sembli.
Qui avalua ha de:
- Llegir atentament el contingut de cada ítem i atorgar la puntuació que correspongui a cadascun separadament.
- Discriminar les conductes, evitant puntuar automàticament la puntuació més alta. Una persona pot tenir un nivell molt alt en un ítem i mitjà en un altre.
En finalitzar l’entrevista és el moment de fer un balanç del nostre desenvolupament professional i analitzar de forma objectiva les necessitats per assolir els objectius en el futur:
- És el moment de reconèixer la feina ben feta, que és un element de motivació i compromís.
- També és el moment de fer una revisió conjunta dels aspectes susceptibles de millora o desenvolupament.
- És important que l’entrevista d’avaluació es conclogui amb un pla d’acció per establir, d’acord amb el cap o la cap, les accions per millorar determinats comportaments que permetin fomentar el nostre desenvolupament professional. (Aquestes accions poden anar des d’accions formatives, fins a accions d’aprenentatge intern, canvis en els processos de treball, establiment de reunions periòdiques, accions de mentoratge o tutorització quan s’escaigui, etc.)
Com hi pots contribuir?
- Prepara’t per a un diàleg constructiu i una escolta activa del que el cap o la cap et comentarà com a resultat de la seva avaluació.
- Aprofundeix en els aspectes que no coincideixin amb la teva pròpia valoració (en positiu o en negatiu) preguntant pels comportaments concrets que l’han motivada i donant la teva visió.
- Contribueix a tancar l’entrevista amb esperit de millora i amb propostes clares per millorar el teu desenvolupament.
Agraïments
A la gerència del districte administratiu per facilitar el rodatge a les seves instal·lacions.
Autoria i llicència
Els continguts han estat elaborats per Cristina Fumadó, Sílvia Martinez i Marta Sabaté.
Les imatges han estat elaborades per les autores.
Coordinació tècnica i pedagògica: Servei de Formació per a la Generalitat (EAPC).
L'Escola d'Administració Pública de Catalunya, amb la voluntat de contribuir a la lliure difusió del coneixement i d'acord amb el que estableix la Recomanació de la Comissió Europea sobre gestió de la propietat intel·lectual, difon aquests materials sota una llicència creative commons by-nc-sa. N'autoritza l'ús, doncs, amb les condicions següents:
- citant-ne font i autoria;
- amb finalitats no comercials, i
- per fer-ne obres derivades que compleixin les condicions anteriors i es difonguin amb el mateix tipus de llicència.
Aquesta obra està subjecta a una llicència de Reconeixement-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional de Creative Commons.