Línies bàsiques de la protecció de dades personals al sector públic (amb qüestionaris d'autoavaluació)

L'article 6 del RGPD regula les bases jurídiques que legitimen el tractament de les dades. Les que serveixen com a base més habitual per tractar les dades de les administracions públiques són l'execució d'una missió d'interès públic o el compliment d'una obligació legal.

El dret a la protecció de dades personals s'exerceix mitjançant els drets d'accés, rectificació, supressió, oposició, limitació del tractament i portabilitat i el dret a no veure's sotmès a decisions automatitzades, regulats en el capítol III del RGPD.

El dret de rectificació, com la resta de drets del capítol III del RGPD, s'exerceix davant del responsable del tractament. Excepcionalment, i si s'ha establert en el contracte o acord corresponent, es pot exercir davant de l'encarregat.

Els titulars de la pàtria potestat poden exercir sempre aquests drets, en nom i representació dels menors de 14 anys.

Si les sol·licituds són manifestament infundades o excessives, especialment a causa del caràcter repetitiu, el responsable del tractament pot cobrar un cànon raonable, d'acord amb els costos administratius que s'han afrontat per facilitar la informació o la comunicació, o per dur a terme l'actuació sol·licitada, o bé negar-se a actuar respecte de la sol·licitud. El responsable del tractament és qui ha de demostrar el caràcter manifestament infundat o excessiu de la sol·licitud.

La persona interessada ha de presentar la sol·licitud davant del responsable del tractament. Els drets també es poden exercir davant de l'encarregat del tractament. En aquest cas, l'encarregat ha de traslladar la sol·licitud al responsable perquè la resolgui, llevat dels casos en què el contracte d'encarregat del tractament l'habiliti per resoldre les sol·licituds per compte del responsable.

Les persones interessades a les quals es denegui en part o totalment l'exercici dels drets d'autodeterminació informativa, o que entenguin que la seva sol·licitud s'ha desestimat perquè no s'ha atès dins del termini establert, poden presentar una reclamació davant l'autoritat catalana de protecció de dades. L'autoritat, a través de la tramitació d'un procediment de tutela de drets, ha de resoldre si la denegació és procedent o improcedent.

L'article 23 del RGPD regula tots els supòsits en què es pot limitar els drets d'autodeterminació informativa, sempre que aquesta limitació respecti els drets i les llibertats fonamentals i sigui una mesura necessària i proporcionada.

El responsable del tractament ha de facilitar a la persona interessada informació relativa a les seves actuacions si la sol·licitud s'ha fet d'acord amb el RGPD i, en qualsevol cas, en el termini d'un mes a partir de la recepció de la sol·licitud. Aquest termini es pot prorrogar dos mesos més, en cas necessari, tenint en compte la complexitat i el nombre de sol·licituds.

Ha de facilitar la resposta per escrit o per altres mitjans, incloent-hi, si escau, mitjans electrònics. Si la persona interessada ho sol·licita, se li pot donar resposta verbalment si demostra la seva identitat per altres mitjans. Si el responsable o, si escau, l'encarregat del tractament no tramiten la sol·licitud de la persona interessada, sense dilació i com a màxim al cap d'un mes, s'ha d'informar la persona interessada que s'ha rebut la seva sol·licitud, dels motius pels quals no s'ha atès, de la possibilitat de presentar una reclamació davant de l'APDCAT i d'exercir accions judicials.

Si el responsable o, si escau, l'encarregat del tractament no tramiten la sol·licitud de la persona interessada, sense dilació i com a màxim al cap d'un mes, s'ha d'informar la persona interessada que s'ha rebut la seva sol·licitud i sobre els motius pels quals no s'ha atès.

La persona interessada té dret a rectificar les seves dades personals inexactes i que es completin les seves dades personals incompletes, fins i tot mitjançant una declaració addicional. Cal que la persona interessada indiqui de manera clara i detallada el que es demana, a quines dades es refereix i quina correcció s'ha de fer. La sol·licitud ha d'anar acompanyada de la documentació que justifica la rectificació, si escau.