La tramitació del procediment administratiu digital. Visió jurídica

La tramitació digital del procediment es regula a la Llei 39/2015, d'1 d'octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques (LPACAP) i a la Llei 40/2015, d'1 d'octubre, de règim jurídic del sector públic (LRJSP). En aquesta normativ es determina amb caràcter bàsic l’obligació que, tant el contingut com la tramitació de l’expedient administratiu, es faci per mitjans electrònics. La configuració de l'expedient administratiu, els documents que l'han d'integrar, les fases de tramitació del procediment i la finalització i l'arxiu de les actuacions, requereixen, per tant, l'ús generalitzat i obligatori de mitjans electrònics, que serà el mitjà d’actuació de les administracions públiques.

En aquest sentit, cal recordar que el procediment té una funció legitimadora ateses les conseqüències jurídiques en l'anul·labilitat o la nul·litat de ple dret de les actuacions, per tant, com veurem en aquest bloc, el seu format digital té una gran rellevància jurídica als efectes de la validesa de les actuacions que es duen a terme en el procediment.

En aquest bloc cal analitzar, doncs, les garanties dels drets dels ciutadans en aquesta actuació administrativa, amb les particularitats de la tramitació digital, així com els instruments que garanteixen l’eficàcia i la seguretat de les actuacions administratives realitzades per mitjans electrònics o digitals.

<<Sumari|☝

En primer lloc cal definir què és un document electrònic. Aquest concepte el trobem definit a la Norma Tècnica d'Interoperabilitat de document electrònic, aprovada per Resolució de 19 de julio de 2011, de la Secretaria d'Estat per a la Funció Pública, per la qual s'aprova la Norma Tècnica de Interoperabilitat de Document Electrònic. (en endavant, NTI de document electrònic), que defineix també el document electrònic administratiu. La NTI de document electrònic té per objecte establir els components del document electrònic, el contingut, si escau, la signatura electrònica i les metadades, així com l'estructura i el format per a l'intercanvi.

El document electrònic i el document administratiu electrònic es diferencien d’acord amb les definicions següents:

• Un document electrònic és informació de qualsevol naturalesa en format electrònic, arxivada en un suport electrònic segons un format determinat i susceptible d'identificació i tractament diferenciat.
• Un document administratiu electrònic és l'objecte digital administratiu que conté la informació de l'objecte (dades i signatura) i les dades associades a aquesta (metadades). El document administratiu electrònic és, per tant, el suport general de l’activitat administrativa.

En aquest sentit, la NTI de document electrònic és aplicable als documents administratius electrònics i a qualsevol altre document que pugui formar part d'un fitxer electrònic de qualsevol òrgan de l'Administració i entitats de dret públic vinculat o dependent d'aquest. Per tant, les condicions establertes en la NTI han de ser considerades per aplicar-les, almenys, sobre els següents tipus de documents en format electrònic:

• Documents de resolució: resolucions, acords, contractes, acords i declaracions.
• Documents de transmissió: comunicacions, notificacions, publicacions i justificants de recepció.
• Documents de constància: actes, certificats i encàrrecs.
• Documents de prova: informes.
• Documents ciutadans: sol·licituds, queixes, al·legacions, recursos, comunicacions, factures i altres confiscades.
• Altres.

En l’àmbit de l’actuació administrativa, l’article 26.1 de la LPACAP estableix que "Els documents públics administratius són els expedits vàlidament pels òrgans de les administracions públiques. Les administracions públiques ha d'expedir documents administratius per escrit, per mitjans electrònics, llevat que la seva naturalesa requereixi una altra forma d'expressió i constància més adequada". Per tant, es generalitza el format electrònic del document administratiu llevat de les excepcions en què la forma del propi acte no sigui susceptible de ser digitalitzada.

Així mateix, l'article 26.2 de la LPACAP estableix, d’acord amb la NTI de document electrònic, els requisits de validesa dels documents administratius electrònics:

• Han de contenir informació de qualsevol naturalesa emmagatzemada en un mitjà electrònic en un format determinat capaç d'identificar i diferenciar el tractament.
• Han de tenir les dades identificatives que en permetin la individualització, sens perjudici de la possible incorporació a un fitxer electrònic.
• Han d'incorporar una referència temporal al moment en què es van emetre.
• Han d'incorporar les metadades mínimes requerides.
• Han d'incorporar les signatures electròniques oportunes d'acord amb la normativa aplicable.

Respecte a la producció i al contingut dels actes administratius, d’acord amb el que estableix l’article 34 de la LPACAP, les actuacions del procediment, en fase d’iniciació, i els actes d'instrucció i de resolució que conformen l’expedient, han de tenir un suport de document electrònic d’acord amb els requisits recollits.

Finalment, cal considerar la regulació específica en relació amb el document administratiu de les còpies electròniques i l'arxiu electrònic establerts en el Reial decret 203/2021 (art. 46, 47, 49, 50 i 53). Una de les novetats més importants d’aquest Reial decret és la possibilitat de substituir el lliurament del document administratiu a la persona interessada pel lliurament de les dades necessàries per accedir-hi per mitjans electrònics.

<<Sumari|☝

L’article 70 de la LPACAP estableix que l’expedient administratiu és "el conjunt ordenat de documents i actuacions que serveixen d'antecedent i fonament a la resolució administrativa, així com les diligències encaminades a executar-la". Aquesta definició aclareix la diferència entre l’expedient administratiu i el procediment administratiu, conceptes que es tractaven de forma sinònima.

La LPACAP determina que l’expedient administratiu és un expedient en format electrònic. L’article 70.2 de la LPACAP estableix que els expedients han de tenir format electrònic, que s’ha de formar mitjançant l'agregació ordenada de totes les actuacions i documents. Respecte a la forma de l’expedient, cal tenir en compte el que disposa el Reial decret 4/2010, de 8 de gener, pel qual es regula l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat (en endavant, ENI), i la Resolució de 19 de juliol de 2011, de la Secretaria d'Estat per a la Funció Pública, per la qual s’aprova la Norma Tècnica d'Interoperabilitat d'expedient electrònic, que té per objecte establir l'estructura i el format de l'expedient electrònic, així com les especificacions dels serveis de remissió i posada a disposició. Aquesta normativa és especialment rellevant en el moment de remetre l’expedient electrònic, i l’article 70.3 de la LPACAP estableix que aquesta remissió s’ha de fer d’acord amb el que disposa l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat i les normes tècniques corresponents.

Respecte al contingut de l’expedient, l’article 70.1 disposa que formen part de l’expedient administratiu:

• Tots els documents.
• Les proves.
• Els dictàmens.
• Els informes.
• Els acords.
• Les notificacions i altres diligències que les hagin d'integrar.
• L'índex numerat de tots els documents que contingui quan es remeti. En l’àmbit de l’Administració de la Generalitat, la indexació i la foliació de l'expedient s'efectua mitjançant les eines i plataformes corporatives habilitades per a aquesta funció (art. 65.2 del Decret 76/2020).
• Una còpia electrònica certificada de la resolució adoptada. Respecte a la còpia certificada, es tracta d’una actuació més comuna en l’àmbit de l’Administració local; en l’àmbit de l’Administració de la Generalitat, s'efectua mitjançant l’autenticació del document.

Així mateix, l’article 70.4 aclareix i concreta els documents que s’han d’excloure de l’expedient administratiu, com són:

• Informació que tingui caràcter auxiliar o de suport.
• Notes, esborranys, opinions i resums.
• Comunicacions i informes interns o entre òrgans o entitats administratives.
• Judicis de valor emesos, llevat que es tracti d'informes, preceptius i facultatius, sol·licitats abans de la resolució administrativa que posi fi al procediment.

Respecte a la remissió de l’expedient, pren especial rellevància el format electrònic dels documents que conté. Els articles 26 i 34 LPACAP estableixen el format electrònic de tots els actes administratius, tenint en compte que perquè siguin vàlids cal que compleixin els requisits de l’article 26.2 LPACAP, i que siguin traslladats a tercers per mitjans electrònics. En aquest sentit, el Reial decret 203/2021 estableix en l’article 63 que la remissió electrònica d’expedients administratius entre administracions públiques o dins d’una mateixa administració, es pot efectuar mitjançant la remissió de l'adreça electrònica o localitzador que doni accés a l’expedient posat a disposició.

Així, l’article 70.3 LPACAP, disposa que l’expedient electrònic s’ha d’enviar complet, foliat, autenticat i acompanyat d'un índex, també autenticat, dels documents que contingui. L’autenticació de l'índex ha de garantir la integritat i la immutabilitat de l'expedient electrònic generat des del moment de la signatura i ha de permetre recuperar-lo sempre que sigui necessari. En l’àmbit de l’Administració de la Generalitat, aquesta autenticació es fa mitjançant els serveis digitals corporatius habilitats per a la gestió documental dels expedients i actius digitals, d’acord amb el que disposen els articles 59 i 67 del Decret 76/2020.

El Decret 76/2020 desplega algunes particularitats relatives a la gestió dels expedients electrònics, des de la creació de l'expedient fins a l’arxivament. Estableix que, en l'àmbit competencial de l'Administració de la Generalitat, els expedients electrònics s'han de gestionar d'acord amb el sistema general de gestió de la documentació administrativa i l'organització dels arxius, que garanteix el compliment de la política de gestió documental i arxivament.

Així mateix, el Decret regula les particularitats relatives a la digitalització de l’expedient, que és una qüestió rellevant, atès que, com s’ha assenyalat més amunt, la LPACAP no estableix que hi hagi expedients en format paper i, per tant, cal determinar el procés necessari per fer aquest canvi de format mitjançant el procés de digitalització que s’exposa en l’apartat següent.

El Decret 76/2020 també regula el procés d’eliminació dels documents que s’hagin digitalitzat, i estableix que, en cas que les persones interessades hagin aportat documents en paper, les oficines d’atenció presencial els hauran d’eliminar, llevat que la persona interessada manifesti de manera expressa la voluntat de conservar-los i recuperar-los (art. 61.4).

En relació amb la tramesa dels expedients, l’article 65 del Decret 76/2020 estableix que la tramesa interna d’expedients s’ha de fer preferentment i amb caràcter general mitjançant l'accés de l'òrgan receptor al sistema d'informació en què es troba l'objecte de la tramesa o als espais habilitats per compartir-los, i evitar-ne, per tant, la tramesa mitjançant sistemes d’enviament o valisa.

Respecte a la tramesa de l'expedient administratiu a les persones interessades, l’article 66 del Decret 76/2020 estableix que el sistema de tramesa és la posada a disposició de l'expedient a la Seu electrònica o a l'espai personalitzat de la Seu electrònica de l'Administració de la Generalitat. El termini màxim per a la posada a disposició és de cinc dies, ampliables en cas que per causes justificades es determini la impossibilitat material de dur a terme la digitalització en el termini previst, a causa del volum de l'expedient, la incidència tècnica en els serveis digitals que donen suport a aquest procés, o la impossibilitat tècnica quan l'expedient inclogui actuacions que, pel seu format, no siguin susceptibles de digitalització mitjançant el sistema corporatiu establert.

Finalment, el Decret determina el sistema d’arxivament un cop l’expedient administratiu ha finalitzat, i estableix en l’article 68 que els expedients administratius han de ser transferits a l’arxiu electrònic corporatiu un cop finalitzat el període de vigència assignat per garantir la implantació de les polítiques de gestió documental, especialment la traçabilitat de l'accés als expedients i documents, el ressegellament, si s'escau, de signatures, el control de les eliminacions de documents i el manteniment dels formats.

<<Sumari|☝

Una administració digital o electrònica requereix que tota la informació sigui tractada en aquest format; en aquest sentit, és fonamental per al procés de digitalització, especialment pel que fa a la digitalització dels documents en paper que les persones interessades vulguin aportar a les diferents administracions. També és un element essencial dels documents la còpia autèntica.

<<Sumari|☝

La digitalització es defineix a la Norma Tècnica d'Interoperabilitat de Digitalització de documents, aprovada per Resolució de 19 de juliol de 2011, de la Secretaria d'Estat per a la Funció Pública, (en endavant NTI de digitalització) que desenvolupa l’ENI. La NTI de digitalització de documents té per objecte establir els requisits a complir en la digitalització de documents en suport paper o en altres suports no electrònics susceptibles de digitalització a través de mitjans fotoelectrònics. Els requisits establerts són aplicables a la digitalització per part de qualsevol organisme de l'Administració pública o entitat de dret públic vinculada o dependent d'aquella en qualsevol document en paper o altres mitjans capaços de digitalització, independentment de l'aportat pels ciutadans o generat per una organització.

La NTI de digitalització de documents defineix la digitalització com el "procés tecnològic que permet convertir un document en paper o altres mitjans no electrònics en un o diversos fitxers electrònics que continguin la imatge codificada, fidel i completa, del document".

La digitalització es pot requerir com a pas previ per emetre una còpia autèntica; en aquest cas, cal que es compleixin els requisits establert a la NTI de copiat autèntic i conversió de documents electrònics.

La LPACAP regula els diferents tràmits o actuacions en el procediment que poden requerir un procés de digitalització.

En l’àmbit de l’Administració de la Generalitat, les particularitats organitzatives envers la digitalització en els procediments administratius està regulada pel Decret 76/2020 i la Instrucció 1/2020 sobre la digitalització de substitució de suports físics per còpies electròniques autèntiques, per la qual s’aproven les condicions tècniques i organitzatives per a la digitalització conformada de documents en suport físic i la seva substitució per còpies electròniques de documents amb validesa d’original en l’àmbit de l’Administració de la Generalitat de Catalunya.

L’article 60 del Decret 76/2020 defineix la digitalització com el procés de conversió d'un document en suport paper a una representació digital mitjançant un conjunt de dispositius, programari i procediments, de manera que la còpia resultant té les mateixes garanties d'autenticitat, integritat i disponibilitat que el document original. La finalitat de les digitalitzacions és incorporar els documents en suport paper a un expedient administratiu que es conforma mitjançant un codi segur de verificació o el segell electrònic de l'òrgan que efectua la digitalització.

Aquest procés es pot dur a terme, bé mitjançant l’actuació d’un empleat públic, bé mitjançant l’externalització del servei de digitalització, tal com disposa l’article 64 del Decret 76/2020, que determina que els documents el procés de digitalització dels quals s'hagi externalitzat s'han de signar amb el segell de l'òrgan mitjançant una actuació automatitzada.

La regulació envers la digitalització en el procediment s'estableix principalment en dos processos: el procés d’aportació de documents en format paper per part de les persones interessades i el procés de digitalització dels arxius o expedients finalitzats.

<<Sumari|☝

En la unitat 1 es determina la funció essencial de les oficines d’atenció ciutadana respecte a garantir que l’expedient administratiu tingui format electrònic des de l'inici, que és la digitalització dels documents en format paper que les persones interessades aporten en els tràmits i el procediment.

Cal tenir en compte que les plataformes de registre que recullen els assentaments d’entrada i, si s’escau, de sortida dels documents és electrònic i, per tant, no es permet la presentació de documents en format paper.

La LPACAP estableix en l’article 16.5 que els documents presentats de manera presencial davant les administracions públiques han de ser digitalitzats, d'acord amb el que disposa l'article 27 i altra normativa aplicable, per l'oficina d'assistència en matèria de registre en què s'hagin presentat per incorporar-los a l'expedient administratiu electrònic. Un cop digitalitzats els documents, es disposa que es retornin a la persona interessada.

Així doncs, el procés de digitalització és regulat en l’article 27.3.bLLPACAP, que estableix que les còpies electròniques de documents en suport paper o en un altre suport no electrònic susceptible de digitalització requereixen que el document hagi estat digitalitzat, i han d'incloure les metadades que n'acreditin la condició de còpia i que es visualitzin en consultar el document. A continuació es defineix el procés de digitalització en els mateixos termes que la NTI de digitalització de documents.

En relació amb el document d'origen de la digitalització, quan el canvi de format s’ha de fer d’un document en format paper, la digitalització es pot fer de qualsevol document que les persones interessades vulguin aportar, i s’admet per tant documents originals i còpies quan el document s’hagi d’incorporar a un expedient administratiu (art. 27.4 de la LPACAP).

En l’àmbit de l’Administració de la Generalitat, l’article 61 del Decret 76/2020 regula el procés de digitalització vinculat a les oficines d'atenció presencial, que determina que:

• L'oficina d'atenció presencial és responsable de la tramitació i ha de digitalitzar els documents que les persones presentin, en original o còpia, en suport paper, amb la finalitat que siguin incorporats a un expedient administratiu.
• El document resultant del procés de digitalització té la consideració de còpia autèntica únicament a l'efecte d'incorporació a l'expedient administratiu i té el mateix valor que el document presentat. Per tant, si es presenta una fotocòpia d’un document, el valor és el propi d’aquesta tipologia de còpia.
• Quan les persones requereixen les còpies electròniques en suport paper, aquestes s’han d'expedir mitjançant una còpia autèntica del document electrònic digitalitzat, que, en tot cas, ha d'incorporar un codi segur de verificació que permeti a les persones interessades comprovar-ne l'autenticitat, mitjançant l'accés al servei de verificació de la Seu electrònica de l'Administració de la Generalitat.
• Després del procés de digitalització, les oficines d'atenció presencial han d'eliminar els documents en suport paper que s'hagin aportat.

<<Sumari|☝

D’acord amb la disposició transitòria primera de la LPACAP, es determina que sempre que sigui possible els documents en paper associats a procediments administratius finalitzats abans de l'entrada en vigor d'aquesta Llei s'han de digitalitzar d'acord amb els requisits que estableix la normativa reguladora aplicable.

En l’àmbit de l’Administració de la Generalitat, la digitalització dels expedients finalitzats es regula en l’article 62 del Decret 76/2020, que estableix que els expedients finalitzats en suport paper s'han de digitalitzar d'acord amb el procés establert en l'Esquema Nacional d'Interoperabilitat i les seves normes tècniques de desenvolupament.

<<Sumari|☝

El Decret 76/2020 estableix el procés d’eliminació dels documents en suport paper que ja han estat digitalitzats, ja sigui a les oficines d’atenció presencial, ja sigui per les persones responsables de la digitalització dels arxius i dels expedients finalitzats.

Com s’ha establert, les oficines han d’eliminar els documents en paper un cop digitalitzats, però es disposa que la persona interessada pugui manifestar de manera expressa la voluntat de conservació i recuperació dels documents originals que hagi presentat. En aquest supòsit, les oficines d'atenció ciutadana l'han d'informar del termini i el procediment per recuperar els documents.

Els documents amb caràcter d'originals en suport paper que hagin estat digitalitzats s'han de destruir si compleixen un dels requeriments següents (art. 63 del Decret 76/2020):

• Que estigui establert el període de conservació d'aquesta documentació en una taula d'accés i avaluació documental o en un acord de la Comissió Nacional d'Accés, Avaluació i Tria Documental.
• Que es disposi d'un gestor documental, o d'un sistema d'informació integrat a la solució corporativa de gestió documental i arxivament, en el qual es puguin dipositar els documents digitalitzats.
• Que s'incorporin directament els documents digitalitzats i els expedients corresponents a la solució d'arxivament electrònic corporatiu de l'Administració de la Generalitat.

El termini per destruir els documents presentats en suport paper pels interessats, amb caràcter general, és de sis mesos a comptar des de la seva digitalització, llevat que l'òrgan responsable de la gestió documental i arxivística estableixi un altre termini, d'acord amb el que estableix l'article 53 del Real decret 203/2021.

Els documents que han estat dictaminats de conservació permanent per una taula d'accés i avaluació documental o per un acord de la Comissió Nacional d'Accés, Avaluació i Tria Documental, es poden destruir sempre que s'hagi obtingut l'autorització de la Comissió Nacional d'Accés, Avaluació i Tria Documental.

Finalment, en el procediment d’eliminació es garanteix el dret a la protecció de dades de caràcter personal, mitjançant dispositius de destrucció de documentació o processos externs de destrucció de dades amb certificació de compliment normatiu.

<<Sumari|☝

Les còpies autèntiques estan definides en la Norma Tècnica de procediment de copiat autèntic i conversió entre documents electrònics aprovada per Resolució de 19 de juliol de 2011, de la Secretaria d'Estat per a la Funció Pública (en endavant, NTI de copiat autèntic), que diferencia entre:

• Còpia: un duplicat d'un objecte com a resultat d'un procés de reproducció. No obstant això, aquest duplicat pot ser el resultat de diferents intencions, propòsits o mètodes, i per tant hi ha diferents tipus de còpia.
• Còpia autèntica: nou document, emès per una organització amb competències conferides per fer-ho, amb ple valor evident sobre els fets o actes que documenta, equivalent al document original. La còpia autèntica acredita l'autenticitat de la còpia des de la perspectiva de la seva identitat amb l'original, i té efectes certificadors, ja que garanteix l'autenticitat de les dades que conté.

La NTI de copiat autèntic s'aplica a tots els òrgans de l'Administració i entitats de dret públic vinculades o dependents d'aquella, en els seus procediments de generació de còpies autèntiques en l'entorn de documents electrònics i en conversions de format de document electrònic.

La validesa i l'eficàcia de les còpies efectuades per les administracions públiques està regulada en l'article 27 de la LPACAP, que estableix que:

• Les còpies autèntiques de documents privats únicament tenen efectes administratius.
• Les còpies autèntiques efectuades per una administració pública tenen validesa en la resta d’administracions.
• Tenen la consideració de còpia autèntica d’un document públic administratiu o privat les còpies efectuades, en el suport que sigui, pels òrgans competents de les administracions públiques sempre que quedi garantida la identitat de l’òrgan que ha efectuat la còpia i el seu contingut.
• Les còpies autèntiques tenen la mateixa validesa i eficàcia que els documents originals.

Així mateix, es determinen les regles que han de seguir les administracions públiques per garantir la identitat i el contingut de les còpies electròniques o en paper, que són:

• Les còpies electròniques d’un document electrònic original o una còpia autèntica, com les còpies de documents en suport paper o en un altre suport, han d’incloure les metadades que n'acreditin la condició de còpia i que es visualitzin en consultar el document.
• Les còpies en suport paper de documents electrònics requereixen que hi figuri la condició de còpia, i han de contenir un codi generat electrònicament o un altre sistema de verificació que permeti contrastar l’autenticitat de la còpia mitjançant l’accés als arxius electrònics de l’òrgan o organisme públic emissor. En l’àmbit de l’Administració de la Generalitat, aquest codi o sistema de verificació és l’anomenat codi de segur de verificació (CSV).
• Les còpies en suport paper de documents originals emesos en el suport esmentat s’han de proporcionar mitjançant una còpia autèntica en paper del document electrònic que estigui en poder de l’Administració, o bé mitjançant una posada de manifest electrònica que contingui una còpia autèntica del document original. Aquest és el supòsit en què l’Administració, en els seus arxius, té documents originals en paper i a sol·licitud d’una persona interessada s’ha de traslladar l’expedient en paper; en aquest cas s'ha de lliurar en forma de còpia autèntica.

D’altra banda, es determinen drets i obligacions de les persones interessades i de les administracions pel que fa a l’expedició de còpies en el procediment:

1. Dret de les persones interessades a sol·licitar en qualsevol moment l’expedició de còpies autèntiques dels documents públics administratius que les administracions públiques hagin emès vàlidament. Cal establir un procediment ad hoc per a aquesta sol·licitud, que cal resoldre en el termini de quinze dies a comptar des de la recepció de la sol·licitud.
2. Obligació de les administracions públiques d'expedir còpies autèntiques electròniques de qualsevol document en paper que presentin les persones interessades que s’hagi d’incorporar a un expedient administratiu.

Finalment, es determina que l’expedició de còpies autèntiques de documents públics notarials, registrals i judicials, així com dels diaris oficials, es regeix per una legislació específica.

En l’àmbit de l’Administració de la Generalitat, l’article 48 del Decret 76/2020 regula l'organització i les particularitats de l’expedició de còpies autèntiques, i estableix el següent:

1. Òrgan competent en l’expedició de còpies autèntiques:

• Funcionari/ària habilitat o una actuació administrativa automatitzada.
• Les oficines d'atenció ciutadana i els punts de registre i digitalització, respecte de la documentació presentada o les dades aportades per les persones interessades.
• Els òrgans competents per tramitar els procediments, respecte de la documentació en paper que presenten les persones interessades.
• Els arxius centrals administratius.

2. Les sol·licituds de còpies autèntiques de documents públics administratius es registren d'entrada i s'adrecen a l'òrgan emissor del document original.

3. Sol·licitud d'expedició de còpies autèntiques de qualsevol document privat que s'hagi d'incorporar a un expedient administratiu.

• Les sol·licituds les poden fer les persones que s'identifiquin en el document privat, o el seu representant.
• Cal especificar el procediment al qual s'ha d'incorporar el document objecte de còpia autèntica.
• L'oficina de registre efectua la còpia autèntica mitjançant el sistema d'actuació administrativa automatitzada.
• El rebut del registre inclou els documents presentats mitjançant la incorporació del codi segur de verificació, o altres referències que els identifiquin, amb indicació del format en què s'han presentat (art. 47 del Decret 76/2020).
• En cas d'incidència dels sistemes d'informació de les oficines, per impossibilitat material o tècnica en l'atenció presencial, els òrgans competents per a la tramitació poden fer en diferit la digitalització dels documents presentats i, si escau, l'expedició de la còpia autèntica (art. 47 del Decret 76/2020).

<<Sumari|☝

La tramitació de l'expedient administratiu, com no podia ser d’una altra manera, s’ha d’impulsar per mitjans electrònics. Cal recordar els drets dels ciutadans respecte a l’ús de serveis i plataformes digitals per garantir l’exercici dels drets en el procediment; el dret a conèixer, en qualsevol moment, l’estat de la tramitació dels procediments mitjançant el punt d’accés general electrònic o per facilitar còpies dels documents que contenen els procediments mitjançant la posada a disposició de les còpies, fet que dona per completada l’obligació de l’Administració respecte a aquest tràmit; el dret a no presentar documents originals llevat de les excepcions establertes per la normativa aplicable, o el dret a no presentar dades i documents que ja estiguin en poder de les administracions públiques, són un clar exemple de la rellevància de les eines i les plataformes de tramitació digital que han de permetre l’impuls de la tramitació per aquests mitjans.

<<Sumari|☝

El Decret 76/2020 crea un nou marc normatiu que permet a l’Administració de la Generalitat avançar en el nou paradigma d’Administració digital. Un dels elements més innovadors d’aquest nou marc és la creació dels anomenats "serveis proactius i personalitzats".

Com s’ha vist en els apartats anteriors, els serveis d’intercanvi de dades i documents són un dels serveis digitals fonamentals en el desplegament de l’Administració digital. L’aparició de noves tecnologies permet que aquest intercanvi es pugui fer mitjançant noves formes de prestació dels serveis públics, com la prestació dels serveis proactius i personalitzats. El Decret 76/2020 regula aquesta modalitat de prestació de serveis i disposa altres sistemes que han de donar plenes garanties a aquesta nova modalitat de prestació, com és el Registre de consentiments, que recull les dades relatives als consentiments de les persones subjectes de prestació dels serveis proactius i personalitzats.

A continuació es detallen tots els elements d’aquest servei:

• Definició de serveis proactius i personalitzats: l’article 35 del Decret defineix el servei proactiu i personalitzat com un servei digital que té per finalitat informar les persones, de manera predictiva i anticipada, sobre els serveis públics als quals poden accedir.
• Contingut: els serveis proactius i personalitzats es presten sobre la base de la informació obtinguda i elaborada pels ens i organismes de l’Administració de la Generalitat.
• Garanties del servei: cal garantir en la prestació del servei la protecció de dades personals i el conjunt dels drets i les llibertats que els són propis, especialment pel que fa al principi de transparència i a la definició de les garanties adequada al disseny dels serveis.
• Consentiment de les persones: quan un servei digital disposa la prestació de serveis proactius i personalitzats, ha d'incorporar, si escau, el consentiment de les persones a la consulta de les seves dades perquè els subjectes relacionats en l'article 2 d'aquest Decret prestin serveis proactius i personalitzats.
• Els formularis o sistemes de recollida de dades: quan s’han de recollir dades en formularis o sistemes cal establir que, per tractar-les, han d'incorporar la possibilitat d'emetre, si escau, el consentiment explícit de les persones interessades per a la finalitat de què es tracti, d'acord amb la normativa vigent de protecció de dades.

Per aconseguir les garanties necessàries en l’àmbit de la seguretat i la protecció de dades, en la prestació dels serveis proactius es crea el registre de consentiments, que és un registre digital o sistema equivalent que recull i centralitza les dades relatives als consentiments de les persones que són subjectes de prestació dels serveis proactius i personalitzats, i garanteix la consulta a tots els subjectes de l’Administració de la Generalitat.

El registre de consentiments ha de ser accessible a les persones titulars de les dades o al seu representant i ha de permetre la revocació o modificació del consentiment en qualsevol moment. En definitiva, el registre permet als ciutadans el control i l'actualització dels consentiments que requereix la normativa de protecció de dades per prestar aquests serveis.

<<Sumari|☝

En aquest apartat s’analitzen les particularitats de la iniciació de la digitalització del procediment. A banda de les qüestions relatives a l'accés dels ciutadans per mitjans electrònics i al registre electrònic, cal valorar el contingut de les actuacions relatives a l’inici, especialment pel que fa a la regulació de procediments diferenciats entre els subjectes obligats i els subjectes no obligats.

Respecte al contingut de les sol·licituds, l’article 66 de la LPACAP determina que les sol·licituds que es formulin han de contenir el següent:

Contingut de les sol·licituds (art. 66):

En relació amb la identificació del mitjà electrònic perquè les avisin de l'enviament o la posada a disposició de la notificació, cal considerar que, si bé és un element potestatiu per a les persones no obligades a la tramitació digital de les comunicacions, no ho és per a les persones obligades a la tramitació electrònica.

L’Administració de la Generalitat disposa d’una base de dades que conté aquesta informació, la base de dades de contacte, que es regula en l'article 76 del Decret 76/2020. La base de dades de contacte es desenvolupa en la unitat 4, sobre comunicacions electròniques.

En relació amb el lloc de presentació de les sol·licituds, l’article 16.4 de la LPACAP, relatiu als registres de les administracions públiques, regula on poden presentar els ciutadans les sol·licituds adreçades a l’Administració:

• Al registre electrònic de l'Administració o l'organisme a què s'adrecen, així com a la resta de registres electrònics de qualsevol dels subjectes a què es refereix l'article 2.1.
• A les oficines de Correus.
• A les representacions diplomàtiques o oficines consulars d'Espanya a l'estranger.
• A les oficines d'assistència en matèria de registres.
• A qualsevol altre lloc que estableixin les disposicions vigents.

Com s’ha exposat en els apartats anteriors, en la presentació de les sol·licituds, en paper o presencialment, cal efectuar el procediment de digitalització establert per a aquestes actuacions.

En la unitat 3 del curs es completa l’explicació de la signatura de les sol·licituds.

La LPACAP habilita les comprovacions automatitzades de les dades que continguin els formularis normalitzats de sol·licituds de la informació aportada per la persona interessada respecte de dades emmagatzemades en sistemes propis o pertanyents a altres administracions. També s’habilita a poder oferir el formulari emplenat, totalment o parcialment, perquè la persona interessada verifiqui la informació i, si s’escau, la modifiqui i completi. Com s’exposa en l’apartat següent, la comprovació i la verificació d’aquesta informació es pot fer mitjançant les plataformes i els serveis d’intercanvi d’informació habilitats a aquest efecte.

A l'últim, cal destacar la regulació específica respecte a l’esmena i la millora de les sol·licituds (art. 68 de la LPACAP). L’esmena de la sol·licitud no es veu afectada pels requisits de l’article 66.6 i, per tant, en tant que disposa d'una obligació legal, la presentació de sol·licituds en formularis genèrics quan s’hagi disposat d’un formulari específic per a aquell procediment, s'ha d'entendre no presentada i s'ha de comunicar a la persona interessada aquest fet, perquè presenti correctament la sol·licitud.

Una altra particularitat en l’esmena és el procediment d’esmena quan els subjectes obligats a relacionar-se electrònicament amb les administracions públiques presenten la sol·licitud pel canal presencial. En aquest supòsit, establert en l’article 68.4 de la LPACAP, les administracions públiques han de requerir a la persona interessada perquè la repari mitjançant la presentació electrònica, amb l'efecte de considerar com a data de presentació de la sol·licitud aquella en què s'hagi dut a terme l'esmena. Aquest procediment ha estat desenvolupat mitjançant l’article 14 del Reial decret 203/2021, que estableix un procediment d’esmena específic en el termini de deu dies en els supòsits següents:

• En cas d’incompliment del canal de comunicació per part dels subjectes obligats.
• En cas de no complir els formats i els estàndards establerts per als documents presentats.
• En cas de defecte esmenable per manca d’incompliment de qualsevol dels requisits exigits en l’article 66, 67 i 73 de la LPACAP, a excepció dels procediments selectius o de concurrència competitiva.

<<Sumari|☝

L’article 66 de la LPACAP estableix les següents obligacions de les administracions públiques respecte als formularis:

• Facilitar models normalitzats de sol·licitud, d’ús voluntari.
• Facilitar sistemes de presentació massiva.
• Facilitar sistemes de comprovació automàtica.
• Regular el rebut que acrediti la data i l’hora de presentació de la sol·licitud i dels documents adjunts i, si s’escau, la referència al contingut del document que es presenta al registre, és a dir, una còpia autèntica d'aquest on consti el número d’entrada en el registre.

El model de sol·licitud genèrica en modalitat electrònica a l’Administració de la Generalitat és l’anomenada petició genèrica. Aquest formulari permet a qualsevol persona física o jurídica presentar una sol·licitud, escrit o comunicació quan no hi hagi un formulari específic per a aquesta tramitació.

En aquest sentit, l’article 66.6 de la LPACAP disposa que quan l'Administració en un procediment concret estableixi expressament models específics de presentació de sol·licituds, aquests són d’ús obligatori per a les persones interessades.

Cal destacar, la regulació del RD 203/2021, en relació amb el dret d'esmena dels interessats en les sol·licituds i altres actuacions. Al respecte d'aquest dret el Gabinet Jurídic de la Generalitat de Catalunya, disposa d'un document de https://espai.administraciodigital.gencat.cat/Quin-suport-oferim/Suport-juridic/Preguntes-frequents/Documents/PMF%20r%C3%A8gim%20esmena%20actualitzat%20desembre%202021.pdf#search=PMF Preguntes Més Freqüents on es resolen les qüestions i dubtes més rellavants en l'exercici d'aquest dret.

Les administracions també estan obligades a establir models i sistemes de presentació massiva que permetin a les persones interessades de presentar simultàniament diverses sol·licituds (art. 66.4 de la LPACAP). Els formularis són d’ús voluntari i han d’estar a disposició de les persones interessades a les seus electròniques corresponents i a les oficines d’assistència en matèria de registres de les administracions públiques.

En relació amb els formularis de presentació massiva, el Decret 76/2020 estableix que l'òrgan responsable de l'atenció ciutadana els han de posar a disposició a la Seu electrònica i les oficines d'assistència en matèria de registre.

<<Sumari|☝

Un dels objectius i finalitats que persegueix l’actual marc normatiu del procediment administratiu, és fer efectiva la reducció de càrrega documental als administrats per fer possible l'anomenat principi "Only Once". Aquest principi, molt vinculat a la digitalització del sector públic, planteja que els ciutadans només han de presentar les seves dades un sol cop, amb l’objectiu de reduir les càrregues administratives i fer més eficient i eficaç la tramitació del procediment. Les administracions hauran d’actuar internament per compartir i reutilitzar les dades d’acord amb les normes i els reglaments disposats per a aquest intercanvi.

La regulació de la LPACAP envers l’aportació de documents per part de la persona interessada es desenvolupa sota aquest principi, i determina amb caràcter general la descàrrega administrativa dels ciutadans en el procediment.

La LPACAP estableix en el desenvolupament dels drets de les persones interessades en els procediments administratius dos drets fonamentals per aconseguir aquest principi (art. 53 de la LPACAP):

• a) Dret a no presentar documents originals, llevat de les excepcions establertes per la normativa aplicable.
• b) Dret a no presentar dades i documents que ja estiguin en poder de les administracions públiques o que hagin estat elaborats per aquestes.

Així, l’article 28 de la LPACAP, malgrat que estableix que les persones interessades han d’aportar al procediment administratiu les dades i els documents exigits per les administracions públiques d’acord amb el que disposa la normativa aplicable, estableix una sèrie d’excepcions que inverteixen de facto aquesta obligació general. En aquest sentit, es determina que les persones interessades tenen dret a no aportar documents que ja estiguin en poder de l’Administració actuant o que hagi elaborat qualsevol altra administració.

Una novetat respecte a aquesta actuació és l’habilitació legal que es fa a les administracions per consultar o obtenir aquests documents tret que la persona interessada s’hi oposi, a excepció que s’exigeixi en el marc de l’exercici de potestats sancionadores o d’inspecció, on no escau l’oposició quant a l’aportació del document.

Com s’ha assenyalat, els documents que les persones interessades no estiguin obligades a aportar s’han d’obtenir a través de les seves xarxes corporatives o mitjançant una consulta a les plataformes d’intermediació de dades o altres sistemes electrònics habilitats a aquest efecte.

Una altra novetat respecte a l’aportació de documents és que les administracions no han d’exigir a les persones interessades la presentació de documents originals, llevat que, amb caràcter excepcional, la normativa reguladora aplicable estableixi el contrari.

A banda del supòsit d’excepció d’aportació dels documents elaborats per les administracions, també s’estableix el dret a no aportar o l'obligació de no requerir a les persones interessades dades o documents que hagin aportat abans a qualsevol administració, sempre que indiquin en quin moment i davant quin òrgan administratiu van presentar els documents esmentats.

Així mateix, les administracions públiques han d’obtenir els documents electrònicament a través de les seves xarxes corporatives o d’una consulta a les plataformes d’intermediació de dades o altres sistemes electrònics habilitats a aquest efecte, tret que consti en el procediment l’oposició expressa de la persona interessada o que la llei especial aplicable en requereixi el consentiment exprés.

La LPACAP permet que, excepcionalment, se sol·licitin els documents originals:

• quan les administracions públiques no poden obtenir els documents esmentats, així poden sol·licitar novament a la persona interessada que els aporti.
• quan ho exigeixi la rellevància del document en el procediment.
• quan hi hagi dubtes derivats de la qualitat de la còpia.

En els dos últims supòsits, les administracions poden requerir de manera motivada que s'exhibeixi el document o la informació original per fer la comparació de les còpies aportades per la persona interessada.

La regulació de l’aportació documental es basa en la responsabilitat de les persones interessades en la veracitat dels documents que presentin, principi que ja s’aplica en la iniciació dels procediments mitjançant la declaració responsable o la comunicació prèvia.

Com s’ha avançat en aquest apartat, l’intercanvi, la interoperabilitat i reutilització de dades i documents és una actuació fonamental en el desplegament de l’Administració digital. Les administracions hauran d’actuar internament per compartir i reutilitzar les dades d’acord amb les normes i els reglaments disposats per a aquest intercanvi.

En el procediment administratiu, la reutilització mitjançant la transmissió de dades s’habilita en l’article 155 de la LRJSP, que estableix que cada administració ha de facilitar l’accés de la resta d’administracions públiques a les dades relatives a les persones interessades que tingui en el seu poder, i ha d’especificar les condicions, els protocols i els criteris funcionals o tècnics necessaris per accedir a aquestes dades amb les màximes garanties de seguretat, integritat i disponibilitat.

Cal assenyalar que els tres conceptes, intercanvi, interoperabilitat i reutilització, són conceptes de contingut sinònim que defineixen les diferents modalitats de compartir la informació, i es diferencien d’acord amb la normativa aplicable. En relació amb l'intercanvi de dades, l’entrada en vigor del Decret 76/2020 ha introduït aquest nou element que estableix l'activitat interna de l’intercanvi de dades entre òrgans i ens de l’Administració de la Generalitat, i disposa en l’article 12 que les dades i els documents de què disposen els òrgans i ens de l’Administració de la Generalitat han de ser emprades per donar compliment a les actuacions establertes en aquest Decret, sens perjudici de perseguir l'interès general i respectar el conjunt de drets i garanties de les persones.

L'intercanvi de dades, fins avui, s’ha regulat des de la perspectiva de la interoperabilitat, és a dir, sota el desplegament de serveis i plataformes d’interoperabilitat. En aquest sentit, l’aparició de noves tecnologies permet que aquest intercanvi es pugui fer mitjançant nous serveis, que requereixen una regulació específica i la creació d’instruments que permetin a l’Administració de la Generalitat establir les condicions i garanties necessàries perquè aquest intercanvi s'efectuï de manera homogènia i transversal. Aquesta regulació, l'efectua l’article 12 del Decret 76/2020, que disposa nous serveis que permeten una interconnexió més enllà de l’intercanvi establert per l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat, com ara la interconnexió de registres o la tecnologia anomenada "cadena de blocs" (blockchain). A més, regula el desplegament organitzatiu, i estableix que el departament competent en matèria de polítiques digitals ha de determinar les condicions i les garanties per usar aquests nous sistemes.

El Reial decret 203/2021 estableix algunes qüestions relatives a l’intercanvi de dades en entorns tancats de comunicació, i determina que les condicions i garanties per les quals s’han de regir aquests intercanvis hauran d’establir com a mínim la relació d’emissors i receptors autoritzats i la natura de les dades a intercanviar. Així mateix, quan l’intercanvi es faci entre diferents administracions públiques, l’establiment d’aquestes garanties s’haurà de determinar mitjançant conveni.

L’article 13 del Decret 76/2020 també disposa la regulació específica quan aquest intercanvi de dades es produeix en entorns tancats de comunicació i la validesa de la comunicació de les dades als efectes d’identificació i autenticació dels emissors i receptors d’aquesta informació.

Un dels instruments necessaris per fer possible aquest intercanvi és el Mapa per a l’intercanvi de dades, que es regula en l’article 14 del Decret 76/2020. Aquest mapa estableix la creació d’un servei digital que inclogui tota la informació sobre la localització i l’accés a les dades i la informació elaborada per l’Administració de la Generalitat i el seu sector públic, amb l’objectiu de facilitar-hi l'accés de qualsevol departament o organisme.

La interoperabilitat de dades i documents des de la perspectiva del procediment administratiu s’entén com la capacitat dels sistemes d'informació i dels procediments als quals aquests donen suport de compartir dades i possibilitar l'intercanvi d'informació i coneixement entre si, amb la finalitat de l’article 28 de la LPACAP de donar compliment al dret dels ciutadans a no aportar les dades i documents que hagin estat elaborades per una administració pública o hagin estat aportades per les persones interessades a qualsevol administració pública. L’article 28 de la LPACAP disposa que, per a aquesta finalitat, les administracions públiques han d’obtenir electrònicament aquestes dades i documents a través de les seves xarxes corporatives o d’una consulta a les plataformes d’intermediació de dades o altres sistemes electrònics habilitats a aquest efecte. Com hem assenyalat, l’article 155 de la LRJSP habilita aquest intercanvi i en regula el desplegament.

En aquest sentit, el Decret 203/2021 (art. 62) estableix algunes qüestions relatives a les plataformes d’intermediació de dades, que ja estan regulades en el marc normatiu català.

En l’àmbit del sector públic de Catalunya, és rellevant el model català d’Administració electrònica aprovat per la Llei 29/2010, del 3 d’agost, de l’ús de mitjans electrònics al sector públic de Catalunya. Aquest model únic per a tot el sector públic estableix la cooperació i la col·laboració institucionals en la creació i la posada a disposició del sector públic de Catalunya d'infraestructures i de serveis comuns d'Administració electrònica, que garanteixin la interoperabilitat dels sistemes d'informació i que facin possible llur ús per les entitats que integren el sector públic, per fer més eficaç i econòmic l'oferiment de serveis als ciutadans i a les empreses.

Per fer possible aquesta coordinació, la Llei 29/2010 crea dos instruments essencials:

• El Marc d’interoperabilitat del sector públic de Catalunya, que és l’instrument de què es dota el sector públic per garantir els nivells necessaris d'interacció entre les diverses entitats. S'articula mitjançant un conveni marc de col·laboració entre la Generalitat de Catalunya, el Consorci Localret, l’Ajuntament de Barcelona i el Consorci Administració Oberta de Catalunya, per impulsar i desenvolupar la interoperabilitat dels sistemes d’informació de les administracions catalanes, subscrit el 22 d’octubre de 2006.
• El Catàleg de dades i documents interoperables a Catalunya, que és un instrument per fer efectiu el dret dels ciutadans a no aportar les dades i els documents que són en poder de les administracions públiques. Aquesta eina està gestionada pel Consorci Administració Oberta de Catalunya, per impulsar i desenvolupar la interoperabilitat de les administracions públiques catalanes a l'efecte de posar el contingut a disposició d'altres administracions públiques, institucions i organismes en els termes i les condicions legalment exigibles.

En l’àmbit de l’Administració de la Generalitat, el Decret 76/2020 regula els instruments organitzatius per donar compliment al model català d’Administració digital, com són:

• El Catàleg de dades i documents interoperables (art. 17), que és la relació actualitzada de dades i documents en poder dels ens i òrgans de l’Administració de la Generalitat i d'altres administracions i institucions públiques que es poden obtenir mitjançant els serveis i les plataformes habilitades, que garanteixen la seguretat, la integritat i la protecció de les dades de caràcter personal. Els ciutadans poden consultar aquest Catàleg a la Seu electrònica de l’Administració de la Generalitat. Aquest Catàleg s’integra en el Catàleg de dades i documents interoperables de Catalunya establert a article 21 de la Llei 29/2010, esmentat anteriorment.
• La Guia d’interoperabilitat (art. 18), que és l’instrument organitzatiu que determina el procés per requerir i incorporar dades i documents al Catàleg de dades i documents electrònics de l’Administració de la Generalitat. Aquesta Guia s'ha aprovat per Ordre PRE/159/2022 de 30 de juny, per la qual s'aprova la Guia d'Interoperabilitat i va entrar en vigor el 5 de juliol de 2022.

Pel que fa a les plataformes tecnològiques que permeten aquest intercanvi de dades i documents, la Plataforma d’Integració i Col·laboració Administrativa (PICA) és el sistema establert per l’Administració de la Generalitat per fer possible la intermediació de dades i documents amb les administracions públiques de Catalunya i amb la resta d’administracions públiques de fora de Catalunya.

Per acabar, cal assenyalar que compartir i reutilitzar dades del sector públic en compliment del principi "Only Once", és també un element estratègic en l’àmbit de la UE. Recentment, s’han finançat diferents iniciatives, i una de les més rellevants és el projecte TOOP (The Once Only Principle Project), que té com a objectiu possibilitar la reutilització de dades transfronterera, és a dir, entre els diferents estats membres, amb l’objectiu de reduir les càrregues administratives, que inclou l’adopció d’arquitectura tècnica, com la Passarel·la Digital Única de la UE.

<<Sumari|☝

A llarg dels articles de la LPACAP que regulen la instrucció del procediment, trobem diferents referències que incideixen en aquesta forma de tramitació digital o electrònica.

Un d’aquests articles és el que fa referència als actes d’instrucció (art. 75), que determina que els actes d'instrucció necessaris per determinar, conèixer i comprovar els fets en virtut dels quals s'hagi de pronunciar la resolució, s'han de dur a terme d'ofici i a través de mitjans electrònics.

Així mateix, es regula que les aplicacions i els sistemes d'informació que permetin la instrucció dels procediments han de garantir:

• el control dels temps i terminis
• la identificació dels òrgans responsables
• la tramitació ordenada dels expedients
• facilitar la simplificació i la publicitat dels procediments.

Aquest article és especialment rellevant en la creació de serveis digitals que tinguin la funcionalitat de tramitació d’expedients administratius. Com veurem en l’últim punt d’aquesta unitat, l’Administració de la Generalitat disposa de diversos serveis i plataformes de tramitació, com és l’anomenat "Tramitador genèric".

Així mateix, respecte als informes del procediment, l’article 80 de la LPACAP determina que s'han d'emetre per mitjans electrònics i en el termini de deu dies, termini que en format paper seria de díficil acompliment.

Finalment, cal assenyalar que en relació amb el contingut de la resolució (art. 88.4 de la LPACAP), s’indica que sens perjudici de la forma i el lloc assenyalats per la persona interessada per practicar les notificacions, la resolució del procediment s'ha de dictar electrònicament i ha de garantir la identitat de l'òrgan competent, així com l'autenticitat i la integritat del document que es formalitzi mitjançant l'ús d'algun dels instruments que disposa aquesta Llei, amb referència als requisits de validesa dels documents administratius establerts en l’article 26 de la LPACAP.

<<Sumari|☝

Un dels elements clau en el desenvolupament del model d’Administració digital és la gestió de la informació. Cal donar resposta als reptes que planteja l’actual procés de desmaterialització de la informació de l’Administració, concretament en relació amb la gestió de la informació generada per l’activat administrativa. La informació de l’activitat administrativa ja no només es disposa en documents o dades sinó en altres formes, que és necessari ordenar i integrar en aquest model de gestió de la informació. El conjunt d’aquestes fonts és l’anomenat actiu digital. Informació com les piulades o les píndoles informatives en els webs són noves fonts i formes de producció d’informació que requereix ser documentada per l’Administració en el decurs de les seves activitats.

En aquest sentit, el Decret 76/2020 per primer cop defineix el concepte d’actiu digital i estén l’abast de la gestió documental més enllà del document. L’article 22 estableix que l’actiu digital, als efectes d'aquest Decret, és la dada o la informació obtinguda o generada en el desenvolupament de les funcions i competències dels diferents òrgans de l’Administració de la Generalitat, que requereix ser documentada i conservada durant un període de temps determinat.

La mateixa norma concreta exemples d’actius digitals, com són els fitxers de dades, d'imatges, de sons, de text i multimèdia, així com qualsevol tipus de dada o de representació d'informació, entre els quals hi ha els documents administratius.

D’acord amb el que estableix l’article, els actius digitals es generen, es poden gestionar o conservar, d'acord amb la normativa vigent en matèria de gestió documental i arxiu, en els serveis o plataformes següents:

• els sistemes de gestió de dades
• sistemes de gestió de documents
• el web corporatiu
• la Seu electrònica de l'Administració de la Generalitat
• els comptes i perfils a les xarxes socials.

Respecte a la gestió documental, trobem una breu regulació en l’article 46 de la LRJSP, que disposa que tots els documents utilitzats en les actuacions administratives s’han d’emmagatzemar per mitjans electrònics, excepte quan no sigui possible. Així mateix, els documents electrònics que continguin actes administratius que afectin drets o interessos dels particulars s’han de conservar en suport electrònic, s'ha de garantir la identitat i integritat de la informació necessària per reproduir-los i s'ha d'assegurar la possibilitat de traslladar les dades a altres formats i suports que garanteixin l’accés des de diferents aplicacions.

Com en la resta de serveis que emmagatzemin documents, els sistemes de gestió documental han de complir els requisits següents:

• Han d'incloure mesures de seguretat, d’acord amb el que disposa l’Esquema Nacional de Seguretat, que garanteixin la integritat, l'autenticitat, la confidencialitat, la qualitat, la protecció i la conservació dels documents emmagatzemats.
• Han de garantir el compliment de la legislació de protecció de dades.
• Han de garantir la recuperació i la conservació a llarg termini dels documents electrònics produïts per les administracions públiques que ho requereixin.

El sistema de gestió documental de l’Administració de la Generalitat és un sistema corporatiu que es posa a disposició de tots els òrgans i ens, i garanteix el compliment de la política de gestió documental i arxiu. El Decret 76/2020 estableix que els sistemes d'informació i aplicacions de gestió han d'emprar preferentment les eines de gestió documental corporatives.

Respecte a l’arxiu de documents, l’article 17 de la LPACAP determina l’obligació que cada administració mantingui un arxiu electrònic únic dels documents electrònics que corresponguin a procediments finalitzats. En aquest sentit, estableix que els sistemes han de garantir en tot cas l'autenticitat, la integritat i la conservació del document, així com la seva consulta, independentment del temps transcorregut des que es va emetre. Cal considerar la regulació específica en relació amb l'arxiu electrònic establerta pel Reial decret 203/2021 (art. 54 i 55).

Així mateix, es determina que els mitjans o suports en què s'emmagatzemin documents han de disposar de mesures de seguretat que garanteixin la integritat, l'autenticitat, la confidencialitat, la qualitat, la protecció i la conservació dels documents emmagatzemats, i el compliment de les garanties que estableix la legislació de protecció de dades.

En l’àmbit de l’Administració de la Generalitat, el Decret 76/2020 estableix en l’article 68 que els expedients administratius finalitzats han de ser transferits a l'arxiu electrònic corporatiu de la Generalitat de Catalunya. També determina que tots els òrgans i ens han de fer ús de l'arxiu digital únic corporatiu de l'Administració de la Generalitat, el qual ha de:

• garantir la implantació de les polítiques de gestió documental, especialment la traçabilitat de l'accés als expedients i documents, el ressegellat, si s'escau, de signatures, el control de les eliminacions de documents i el manteniment de formats.
• complir els estàndards de seguretat i de disponibilitat de servei que estableixi l'Administració de la Generalitat de Catalunya.

<<Sumari|☝

Els tramitadors corporatius són les aplicacions transversals de gestió d’expedients. Són sistemes d’informació corporatius que poden utilitzar les diverses unitats de l’Administració de la Generalitat per millorar la gestió interna dels expedients electrònics. Aquests sistemes transversals són:

• Tramitador genèric (TG): és un gestor d'expedients que permet la gestió de tràmits publicats electrònicament a totes les plataformes corporatives de tramitació (EACAT, Tràmits Gencat, Canal Empresa i tramitació atesa), tràmits iniciats d'ofici i tràmits interns. Compleix la política corporativa de gestió documental i arxiu (ARESTA) i emprat altres eines corporatives de suport a la tramitació (eCopia, eNotum, passarel·la de pagament, etc.).
• Tramitador d’ajuts i subvencions (TAIS): és un gestor d'expedients que permet la tramitació integral de tot el cicle de gestió de les subvencions: convocatòria, gestió d’expedients i explotació de les dades de tramitació; està integrada amb GECAT, amb tots els canals de tramitació i amb els mòduls comuns d’Administració electrònica (vegeu el mapa de serveis digitals ap.2.8).
• Tramitador d’expedients interdepartamental (TEI): és un gestor d'expedients de la Finestreta Única Empresarial per a la gestió transversal dels expedients d'empreses (activitat econòmica). Gestiona tant els expedients electrònics rebuts des de Canal Empresa, com els presencials, a les vint-i-dues oficines d'atenció al territori. També hi accedeixen les unitats competents en els tràmits que es gestionen.
• Portasignatures: permet automatitzar el procés de validacions prèvies, és a dir, els vistiplaus i la signatura de documents electrònics d’alts càrrecs.
• eValisa: malgrat que es pot considerar un servei de comunicació interadministrativa, permet fer actuacions simples amb la tramesa de documentació en format electrònic dins de l’àmbit de la Generalitat, en els casos en què cal tenir constància fidedigna de la tramesa, és a dir, quan es considera necessari registrar aquesta tramesa o bé obtenir un justificant de lliurament i recepció.

Finalment, cal esmentar que el catàleg corporatiu de processos (CCP) és un sistema d’informació per gestionar, racionalitzar i normalitzar, de manera sistematitzada, la informació més rellevant associada als processos i tràmits existents en l’organització de la Generalitat, amb la voluntat de ser una font d'informació i un instrument únic per a la gestió en aquest àmbit.

<<Sumari|☝

A Catalunya, les plataformes corporatives que ofereixen solucions tecnològiques per fer possible la interoperabilitat són:

• La Plataforma de Coordinació Interadministrativa (PCI) o Servei Via Oberta: és la plataforma tecnològica, desenvolupada i gestionada pel Consorci AOC, que dona accés a la informació de l'Administració general de l'Estat i dels ens locals.
• La Plataforma d'Integració i de Col·laboració Administrativa (PICA): és la plataforma tecnològica, desenvolupada per la Generalitat i gestionada per la Secretaria d'Administració i Funció Pública, que dona accés a les dades de l'Administració de la Generalitat.

<<Sumari|☝

El Gestor documental corporatiu de la Generalitat de Catalunya (ARESTA) permet el tractament i l’emmagatzematge de documents electrònics seguint les directrius establertes pel Protocol de gestió de documents electrònics i arxiu de la Generalitat de Catalunya, el qual determina les condicions tècniques i organitzatives de classificació funcional, seguretat, accés i disposició dels documents administratius des de l’inici del procediment administratiu, amb la finalitat de garantir-ne l’autenticitat, la fiabilitat, la integritat i la disponibilitat futura, i fixa les directrius corporatives en matèria d’arxiu electrònic.

L’ARESTA persegueix els objectius següents:

• Dotar l’Administració d’un sistema de gestió documental corporatiu per tal que els diferents sistemes d’informació departamentals s’hi puguin integrar, de forma que es racionalitzin desenvolupaments i manteniments.
• Garantir, de manera eficient i normalitzada, el tractament de documents electrònics d’acord amb el model de gestió documental –predefinit i comú– implementat en el sistema de gestió documental corporatiu.
• Facilitar un gestor documental a les solucions d’Administració electrònica.

Per poder complir aquests objectius, l’ARESTA inclou:

• Una capa de serveis de gestió de documents i expedients electrònics en fase de tramitació (PSGD).
• La implementació d’una política de gestió de documents i expedients segons la definició dels quadres de classificació funcional i de tipus documental, i un perfil d’aplicació basat en l’esquema de metadades comú, en compliment del Protocol.
• La integració amb el sistema iArxiu per donar cobertura a la gestió de documents i expedients electrònics en fase de vigència.

<<Sumari|☝

<<Sumari|<<Unitat 1|☝|Unitat 3>>