L’article 39 de la LPAC estableix que: “Els actes de les administracions públiques subjectes al dret administratiu es presumeixen vàlids i produeixen efectes des de la data en què es dicten, excepte que s'hi disposi una altra cosa. […] L’eficàcia queda demorada quan així ho exigeixi el contingut de l’acte o estigui supeditada a la notificació, la publicació o l'aprovació superior.”

Aquest precepte estableix la presumpció de validesa dels actes de les administracions públiques subjectes a dret administratiu i, com a conseqüència, la regla general de la seva eficàcia immediata, ja que els actes administratius produeixen efectes des de la data en què es dicten, excepte que s'hi disposi una altra cosa.

Per tant, cal tenir en compte que un acte pot desplegar tots els efectes mentre no se'n demostri la invalidesa per la concurrència d’alguna de les causes de nul·litat o d'anul·labilitat que disposen els articles 47 i 48 de la LPAC, respectivament.

Ara bé, encara que la regla general és l'eficàcia immediata des del moment en què es dicta, hi ha supòsits d’eficàcia demorada, com quan ho estableix l’acte o quan aquesta eficàcia resti supeditada a actuacions posteriors, com precisament la notificació o la publicació, actuacions administratives que impliquen posar en coneixement de la persona interessada l’acte administratiu en concret. A partir d'aquest moment, la persona interessada o afectada per l’actuació administrativa concreta hi pot reaccionar, i aleshores comencen a córrer els terminis administratius i processals a aquests efectes.

La notificació és una actuació essencial en el procediment que afecta drets o interessos dels administrats, doncs garanteix l’eficàcia de l’acte administratiu, amb especial incidència en el dret de defensa, ja que a partir d’aquest moment poden exercir els seus drets, especialment els relatius a la impugnació en seu administrativa o judicial i l’acte administratiu en qüestió. En termes del TC (STC 155/1989, de 5 d’octubre), “los actos de notificación cumplen una función relevante, ya que al dar noticia de la correspondiente resolución, permiten al afectado adoptar las medidas que estime más eficaces para sus intereses, singularmente la oportuna interposición de los recursos procedentes”.

En qualsevol cas, quan parlem del règim jurídic de les notificacions, atès que aquestes s’articulen com un requisit d’eficàcia dels actes administratius, el principi de seguretat jurídica passa a desplegar un paper essencial. L'eficàcia és l'essència de l’actuació administrativa ja que, en cas contrari, els actes administratius es quedarien com a simples declaracions d’intencions, sense cap efecte pràctic. Al contrari, la notificació de l’acte administratiu determina el moment de desplegament dels seus efectes, però, simultàniament, l’inici del termini per poder reaccionar davant d’una actuació administrativa que el particular consideri desfavorable.

A partir d’aquest fet, un cop desglossat el principi de seguretat jurídica en una suma de certesa i de predictibilitat de la norma, el nou règim de les notificacions electròniques, especialment pel que fa als subjectes obligats, altera de manera significativa la relació d’aquests amb la seva Administració.

Ni tan sols el fet que es tracti de notificacions electròniques pot comportar una disminució de les garanties corresponents a aquests actes essencials, i així ho ha aclarit el Tribunal Suprem en la Sentència de 16 de novembre de 2016, en disposar que:

En aquest sentit, com a principi general de l’actuació administrativa en un entorn digital, la persona interessada no ha de perdre cap dret o patir-ne una reducció com a conseqüència de l’actuació administrativa per mitjans electrònics. Per aquesta raó, l’actuació administrativa electrònica, i la notificació electrònica en particular, de la mateixa manera en què és un benefici per a l’Administració, ha de tenir la mateixa consideració per a la persona interessada.

La LPAC ha introduït modificacions importants en el règim de les notificacions administratives, i destaca com a principals novetats el còmput dels terminis per hores i la declaració dels dissabtes com dies inhàbils (la qual cosa suposa unificar el còmput dels termes en l’àmbit judicial i administratiu), així com les novetats que afecten la forma o el mitjà de relacionar-se de les persones interessades i les administracions en matèria de notificacions electròniques.

Així, l’article 40 estableix com a primera novetat que la notificació l’ha de fer l’òrgan que dicti la resolució i els actes administratius (la regulació anterior no ho concretava).

Així mateix, i pel que ens interessa, destaquem el que estableix l’article 40.4: “[…] a l'efecte d’entendre formalitzada l'obligació de notificar dintre del termini de durada màxima dels procediments, és suficient que la notificació contingui, almenys, el text íntegre de la resolució, així com l’intent de notificació degudament acreditat.”

També és important tenir present que el règim de les notificacions depèn de la condició d’obligat electrònic (o que hagi optat pel canal electrònic), o no obligat. Mentre que pels primers es practica exclusivament la notificació electrònica, pels segons, la notificació presencial no exclou que s’hagi de practicar igualment la notificació electrònica (art. 42.1 LPAC).

Quant a la notificació per mitjans electrònics, i de conformitat amb les determinacions de l’article 43.3, s’entén realitzada l'obligació de notificar dintre del termini de durada màxima dels procediments amb la “posada a disposició de la notificació en la seu electrònica de l’Administració actuant o en l’adreça electrònica habilitada", que com veurem a continuació són els mitjans electrònics de notificació.

Cal fer constar en aquest punt, i a l'efecte d’eludir la caducitat del procediment administratiu, que n'hi ha prou amb la posada a disposició de la notificació, per tant no cal tenir present la data de recepció o la data d’efectes de la notificació.

Aquesta singularitat de la tramitació electrònica és molt rellevant, ja que, a diferència de la tramitació presencial, en què l’obligació de dictar la resolució en termini i evitar la caducitat es compleix amb el primer intent de notificació degudament acreditat, en els procediments tramitats i notificats electrònicament aquest moment temporal correspon al de la posada a disposició, per molt que la persona interessada no accedeixi de manera immediata a dita notificació (de fet, té deu dies naturals perquè s’entengui rebutjada). És un avantatge evident per a la notificació electrònica, en la mesura que no cal estar pendent dels dies que necessàriament trigarà el servei de Correus a practicar la notificació presencial i, com molt bé sabem, la caducitat del procediment, atenent a la complexitat i l'extensió de la tramitació, moltes vegades va de pocs dies.

L’article 41 puntualitza que les notificacions s'han de practicar preferentment per mitjans electrònics i sempre que la persona interessada resulti obligada a rebre-les per aquesta via. Aquesta determinació té una gran transcendència, ja que fins a l’entrada en vigor de la LPAC, no obstant el que establia l'aleshores vigent Llei 11/2007, i pel que fa a l’àmbit de Catalunya, la Llei 29/2010, la notificació electrònica tenia un ús residual, i ara es converteix en el mitjà normal o habitual de comunicació amb les persones interessades. És previsible que finalment, tenint en compte l’ampliació dels subjectes obligats a relacionar-se de manera electrònica (article 14.2 i 14.3 de la LPAC, en relació amb el Reial decret 203/2021 i el Decret 76/2020), sigui el mitjà exclusiu i elimini la notificació en paper.

Com a manifestació d’aquest caràcter preferent de la notificació electrònica ens trobem que, com a regla general (després veurem la singularitat que hi ha introduït el Reial decret 203/2021), els procediments que s’han de tramitar electrònicament tan sols s'han de notificar electrònicament i, al contrari, les notificacions en paper també s'han de practicar electrònicament (art. 42.1 de la LPAC) i, d’igual manera, l’enviament de l’avís de comunicació, en què s’indica que s’ha produït la posada a disposició de la notificació electrònica (al marge o en paral·lel al fet que s’hagi cursat la notificació presencial), s’ha de produir sempre.

Si hi afegim que, ordinàriament, quan l’administrat rep un avís, en moltes ocasions entrarà a veure la notificació electrònica (per més que no hi estigui obligat) i que, com diu l’article 41.7, quan la notificació es practica per diferents canals, la primera és la vàlida, la notificació electrònica és, cada vegada més, la que s'està imposant i la que estan impulsant les diferents administracions públiques.

Així, a la pràctica, en les notificacions es poden donar els supòsits següents:

a) Regla general: s'han de practicar per mitjans electrònics i sempre que la persona interessada estigui obligada a rebre-les per aquesta via. b) Supòsits en què l’Administració pot practicar la notificació per mitjans no electrònics: a. Quan la notificació es fa amb ocasió de la compareixença espontània de la persona interessada o del seu representant a les oficies d’assistència en matèria de registres i sol·liciti la comunicació o la notificació personal en aquell moment. b. Quant per assegurar l’eficàcia de l’actuació administrativa sigui necessari practicar la notificació per entrega directa d’un empleat públic de l’Administració notificant. c) Supòsits en què en cap cas s'ha de fer la notificació de manera electrònica: a. Quant amb l’acte objecte de notificació s’acompanyin elements no susceptibles de transformació en format electrònic. b. Les que continguin mitjans de pagament a favor dels obligats (p. ex., xecs).

Tenint en compte la manera d’iniciar-se el procediment, també podem diferenciar l’ús de les notificacions i comunicacions electròniques:

a) Procediments iniciats a sol·licitud de la persona interessada: si està obligada a relacionar-se electrònicament (art. 14.2 i 14.3), la notificació ha de ser electrònica. En cas contrari, la persona interessada pot escollir el mitjà per relacionar-se amb l’Administració.

En aquest punt cal advertir que les persones que no estan obligades a relacionar-se electrònicament amb l’Administració poden decidir i comunicar en qualsevol moment a l’Administració pública que les notificacions successives es practiquin o es deixin de practicar per mitjans electrònics (art. 41). Ara bé, el Reial decret 203/2021, en l'article 3.2, puntualitza que aquest dret a relacionar-se electrònicament es pot exercir a l’inici del procediment i que a tal efecte ho han de comunicar a l’òrgan competent per tramitar-lo, perquè tingui constància d’aquesta decisió. A més, la voluntat de relacionar-se electrònicament o, si s'escau, de deixar de fer-ho quan s’hi hagi optat anteriorment, es pot fer en una fase posterior del procediment, però igualment s’ha de comunicar de manera fefaent a l’òrgan competent de la tramitació perquè quedi constància de dita comunicació. En qualsevol cas (tant per optar per les comunicacions electròniques com per deixar de rebre-les), els efectes de la comunicació produeixen efectes a partir del cinquè dia hàbil següent a aquell en què l’òrgan competent per tramitar el procediment n'hagi tingut constància.

Amb aquesta determinació entenem que el que es pretén evitar és la possible picaresca per part de la persona interessada en el canvi de recepció de les comunicacions i notificacions de manera indiscriminada, amb l’objectiu d’invalidar les notificacions ja efectuades segons el mitjà escollit inicialment. En aquest sentit, veiem que el canvi de canal en la tramitació electrònica, que és un dret de la persona interessada no obligada, derivat de l’article 41.1, sens perjudici que es manté, se sotmet a uns condicionants per exercir-lo que, al nostre parer, serien raonables.

b) Procediments iniciats d’ofici: depèn novament de si la persona interessada està obligada o no a relacionar-se de manera electrònica amb l’Administració.

En aquest punt, l’article 41 estableix que, als efectes de la iniciació d’ofici, les administracions públiques poden recavar, mitjançant consulta a la base de dades de l’Institut Nacional d’Estadística, les dades sobre el domicili de la persona interessada recollides en el padró municipal. No obstant això, no estableix quan el procediment s’ha d’iniciar d’ofici en relació amb una persona jurídica o qualsevol altre interessat a rebre notificacions electròniques. En aquest sentit, el Reial decret 203/2021 disposa en l'article 43.2 que, si l’Administració no disposa de dades de contacte electrònic per practicar l’avís de la posada a disposició, la primera notificació s'ha de fer en paper, i s'ha d'advertir la persona interessada en aquesta primera notificació que les successives es practicaran en forma electrònica per compareixença a la seu electrònica o a la seu electrònica associada corresponent o, si escau, a través de l’adreça electrònica habilitada única, i també que pot identificar un dispositiu electrònic, adreça electrònica o ambdós per avisar de la posada a disposició de notificacions electròniques posteriors.

Aquesta determinació modula la tramitació íntegra electrònica pel que fa als obligats a relacionar-se electrònicament, i respon a una voluntat òbvia d’evitar situacions d’indefensió. No obstant això, cal avaluar com s’aplica, a la pràctica.

Cal tenir present que, en el cas de l’Administració de la Generalitat, la Instrucció 4/2017 ja trasllada com a pauta que, en procediments especialment rellevants (com podrien ser els sancionadors), tot i que es tracti d’obligats a tramitar electrònicament, es pugui practicar una primera notificació presencial, en la qual se l’adverteixi de la condició d’obligat electrònic, se li indiqui que pot comunicar un mòbil o adreça electrònica per a la pràctica de notificacions, i que, a partir d’aquell moment, la resta de notificacions se li practicarien en format electrònic.

En definitiva, ens tornem a trobar amb un mecanisme que cerca eliminar eventuals situacions d’indefensió material i, en paraules literals del Tribunal Suprem, el que és rellevant en totes les notificacions, que és traslladable a les electròniques, no és que la notificació s’hagi pogut practicar o no, sinó que la persona interessada hi hagi pogut accedir o no.

L'aposta decidida per la tramitació electrònica, que impregna tota la LPAC, també es recull en matèria de notificacions a la part final de l'apartat 1 de l'article 41: "Reglamentàriament, les administracions poden establir l'obligació de practicar electrònicament les notificacions per a determinats procediments i per a certs col·lectius de persones físiques que, per raó de la seva capacitat econòmica, tècnica, dedicació professional o altres motius, quedi acreditat que tenen accés als mitjans electrònics necessaris i disponibilitat d'aquests mitjans" (obligatorietat per via reglamentària que és addicional als subjectes obligats de l'article 14.2).

En resum, les notificacions electròniques s'han de practicar amb caràcter preferent i progressivament en nombre de subjectes, ja siguin obligats (legalment o reglamentàriament) o ja sigui que optin per decisió voluntària per aquest canal, que s'anirà incrementant. Sens perjudici que, en relació amb aquests últims, ens hem d'atenir al lliure canvi de canal, com estableix l'article 41.1, tercer paràgraf: "Les persones interessades que no estiguin obligades a rebre notificacions electròniques poden decidir i comunicar en qualsevol moment a l'Administració pública, mitjançant els models normalitzats que s'estableixin a aquest efecte, que les notificacions successives es practiquin o es deixin de practicar per mitjans electrònics”, amb les puntualitzacions i els terminis que sobre aquesta comunicació de canal disposa l’article 3.2 del Reial decret 203/2021.

<<Sumari|☝

L’article 41.6 disposa que “Amb independència que la notificació es realitzi en paper o per mitjans electrònics, les administracions públiques han d'enviar un avís al dispositiu electrònic i/o a l’adreça electrònica de la persona interessada que aquesta hagi comunicat, que informi de la posada a disposició d’una notificació en la seu electrònica de l’Administració o organisme corresponent o en l’adreça electrònica habilitada única”. I puntualitza que “la manca de pràctica d’aquest avís no impedeix que la notificació sigui considerada plenament vàlida”.

L’article 43 del Reial decret 203/2021 desenvolupa aquesta qüestió relativa a l’avís de la posada a disposició de la notificació, amb independència del mitjà en què es produeixi, i concreta que aquest avís només té caràcter informatiu, per això reitera que la manca de pràctica no impedeix que la notificació sigui considerada plenament vàlida.

Atès que l’avís es fa en el dispositiu que voluntàriament hagi designat la persona interessada, aquesta es fa responsable que disposa d’accés al dispositiu o adreça electrònica designada, de manera que si deixa d’estar operatius o es perd la possibilitat d’accés, la persona interessada resta obligada a comunicar a l’Administració que no es faci l’avís en aquell dispositiu.

Cal advertir que les administracions poden crear bases de dades de contacte electrònic per practicar els avisos de posada a disposició de notificacions en el seu àmbit respectiu.

Precisament, el Decret 76/2020, en l'article 76, estableix que l’Administració de la Generalitat du a terme un tractament de dades corporatiu en què consten les dades de contacte de les persones interessades per enviar-los avisos de posada a disposició de les notificacions, perquè s’identifiquin per mitjà del sistema de clau concertada, per trametre’ls altres comunicacions en el procediment administratiu i per gestionar altres avisos que disposi el Decret. Així, la base de dades inclou: a) noms i cognoms o denominació social; b) adreça postal; c) DNI o document equivalent o NIF; d) número de telèfon mòbil, i e) adreça electrònica.

És més, la disposició addicional onzena determina que el tractament de dades de la Seu electrònica de l’Administració de la Generalitat és la base de dades de contacte a què es refereix l’esmentat article 76. Així, en el termini d’un any a comptar des de l’entrada en vigor del Decret 76/2020, els departaments competents en matèria d’atenció ciutadana i polítiques digitals han d’efectuar les millores necessàries per permetre la interconnexió i la interoperabilitat d’altres bases de dades de contacte de què disposin els subjectes obligats a relacionar-se electrònicament amb l’Administració de la Generalitat.

Així mateix, la disposició addicional dotzena disposa que en el termini màxim d’un any a comptar des de l’entrada en vigor del Decret, els subjectes obligats a relacionar-se electrònicament amb les administracions públiques han de comunicar mitjançant els formularis habilitats a aquest efecte les dades de contacte per tal de ser incorporades a la base de dades a què es refereix l'article 76. De la mateixa manera, les persones interessades que triïn relacionar-se electrònicament han de fer constar les dades de contacte en els formularis establerts per a aquesta finalitat o en la base de dades del Registre de la Seu electrònica de l’Administració de la Generalitat.

La determinació de l’article 41.6 de la LPAC, conformement a la qual la manca de pràctica d’aquest avís no impedeix que s’entengui per vàlida la notificació, és una qüestió molt polèmica, que ha estat criticada doctrinalment. No obstant això, el Reial decret 203/2021 la reitera, encara que molt probablement serà modulada jurisprudencialment, en funció de les circumstàncies del cas concret i de les condicions en les quals s’hagi produït aquesta manca d’avís. Òbviament, són diferents els supòsits si no se'n practica l’avís, practicar-lo erròniament, o alterar un criteri d’actuació prèvia, com seria no practicar-ne l’avís paral·lelament a la notificació en un procediment en què, en tràmits procedimentals anteriors igualment notificats, aquest s’havia cursat adequadament, o practicar l’avís en un mòbil o adreça electrònica que ja no són operatius perquè han estat actualitzats per la persona interessada i així ha estat comunicat a l’Administració.

<<Sumari|☝

L’article 42, relatiu a la pràctica de les notificacions en paper, disposa que igualment cal que es posin a disposició de la persona interessada en la seu electrònica de l’Administració o organisme actuant, perquè se'n pugui accedir al contingut de manera voluntària.

Així, la LPAC disposa la generalització de la notificació electrònica tant pel que fa als obligats com per als que no, per fomentar-ne l'ús entre les persones no obligades a relacionar-se electrònicament amb l'Administració.

L’article 43 estableix que les notificacions per mitjans electrònics s'han de practicar mitjançant compareixença en la seu electrònica de l’Administració o organisme actuant, o mitjançant l’adreça electrònica habilitada única, i és possible que es faci mitjançant ambdós sistemes.

Cal fer constar, però, que l’article 74 del Decret 76/2020 estableix que el sistema de notificacions electròniques dels subjectes obligats és la compareixença de la persona a la seu electrònica, de manera que l’accés de la persona interessada o del seu representant degudament identificat al contingut de la notificació comporta la pràctica de la notificació. Així mateix, disposa que la compareixença a l’espai privat de les persones implica dita compareixença a la seu electrònica per accedir al contingut de la notificació o per rebutjar-la.

Així doncs, en l’àmbit de l’Administració de la Generalitat de Catalunya, les notificacions a les persones interessades es poden consultar per mitjà dels canals següents: - Mitjançant l’enllaç que consta en l’avís rebut per correu electrònic o missatge al telèfon mòbil (SMS). - Des de l’apartat “Notificacions electròniques” de Gencat.cat o des del Canal Empresa (en el cas d’empreses o professionals). - Des de l’Àrea personal de tràmits Gencat.cat o del Canal Empresa (en cas d’empresa o professional).

Per accedir al contingut de la notificació es pot fer de la manera següent: - Amb contrasenya d’un sol ús que es rep en el dispositiu electrònic designat a aquest efecte (adreça electrònica o telèfon mòbil). - Amb idCAT Mòbil, per a la qual cosa s’ha d’estar donat d’alta. - Amb certificat digital atorgat pels prestadors de serveis electrònics qualificats de confiança certificats i que s’accepten en Tràmits Gencat.

Les qüestions relatives a la notificació formen part de la potestat autoorganitzativa de cada administració de determinar la manera en què es practica. Tot i que el règim de notificacions forma part de la legislació bàsica, aquesta simplement regula o pot regular els aspectes bàsics de la notificació, per garantir el compliment de les determinacions generals del procediment administratiu i que es respectin tots els drets de la persona interessada. Al contrari, la determinació concreta de la manera de notificar és una qüestió organitzativa i, per aquesta raó, la LPAC determina que cada administració concreta quin és el seu sistema de notificacions, dintre dels dos grans sistemes que hi haurien, que seria l'adreça electrònica habilitada o mitjançant compareixença a la seu electrònica. Conceptes que, tot i ser diferents, tenen una similitud tecnològica, que es poden diferenciar conceptualment sota la premissa que l'adreça electrònica habilitada és una mena de bústia electrònica en poder de l’Administració (al marge de l'adreça electrònica pròpia de la persona interessada a la qual s’envien els avisos), mentre que la compareixença en seu electrònica està relacionada amb l’accés a la carpeta del ciutadà o empresa) i a les notificacions accessibles en aquell entorn.

L’element tecnològic comú de tots dos sistemes és que s'han de poder acreditar la posada a disposició, l’eventual accés o el transcurs del termini sense fer-ho, i altres extrems relacionats amb la pràctica de la notificació.

L’article 44 del Reial decret 203/2021 puntualitza que l’adreça electrònica habilitada única s’ubica en la seu electrònica i que totes les administracions públiques i els seus organismes públics i entitats vinculades o dependents han de col·laborar per establir sistemes interoperables que permetin a les persones interessades poder accedir a totes les seves notificacions mitjançant l’adreça electrònica habilitada única, amb independència de quina sigui l’Administració que practica la notificació i si aquestes s’han produït en paper o per mitjans electrònics.

Qualsevol incidència tècnica que impossibiliti el funcionament ordinari de l’adreça electrònica habilitada única ha de ser comunicada i es pot acordar una ampliació de terminis no vençuts i poder accedir a les notificacions corresponents.

Quan s’entén que s'ha produït la notificació?: amb l’accés de la persona interessada o del seu representant al contingut de la notificació. De manera que la notificació s’entén practicada en el moment que es produeix l’accés al contingut, per això ha de quedar constància de la data i l'hora de l’accés al contingut de la notificació o del rebuig, si escau.

Cal destacar que hi pot accedir la persona interessada o el seu representant, i cal recordar a més que només el rebuig de la notificació per la persona interessada o pel seu representant comporta que s'entengui que s'ha efectuat el tràmit i, per tant, que segueixi el procediment, en els termes de l’article 41.5 de la LPAC.

Tractant-se de notificacions electròniques, s’entén rebutjada quan transcorren deu dies naturals sense que la persona interessada o el seu representant n'accedeixin al contingut. El que és igualment rellevant és que, atenent que ens trobem amb el rebuig d’una notificació (presumpció establerta legalment), no s’aplica el que disposa l’article 44, ja que no ens trobem davant d’una notificació infructuosa, i no cal anar a la publicació per edictes.

Cal fer constar que, com hem indicat, si la persona interessada ha rebut la notificació per diversos mitjans, l’article 41.7 disposa de manera expressa que es pren com a data de notificació la que s’hagi produït en primer lloc, que és aplicable a la simultaneïtat en la notificació presencial i electrònica. Però també hi hauria la possibilitat que la posada a disposició de la notificació s’hagi produït per ambdós sistemes (compareixença electrònica i adreça electrònica habilitada única), i per al còmput de terminis i per a la resta d’efectes jurídics es considera la data i l'hora d’accés al contingut o el rebuig per la persona interessada o pel seu representant en el sistema que hagi ocorregut en primer lloc. Per això s'estableix que els mitjans electrònics disposin dels elements necessaris per sincronitzar de manera automatitzada en un sistema i en altre la informació sobre l’estat de la notificació per tal de garantir l’eficàcia i la seguretat jurídica en la tramitació del procediment.

Igualment, cal insistir en el cas de les persones interessades que no estan obligades a relacionar-se electrònicament, atès que, com s'ha dit, l’Administració igualment ha de posar electrònicament a disposició de la persona interessada la notificació. Es pot donar el cas que es produeixi la compareixença voluntària de la persona interessada o del seu representant en la seu electrònica o a través de l’adreça electrònica habilitada única, i té efectes jurídics si s’ha produït amb caràcter previ a la notificació en paper.

Ja hem fet assenyalat que els sistemes de notificació electrònica han de deixar constància del moment d’accés al contingut de la notificació o del rebuig d'aquesta. Per això el Reial decret 203/2021, en l'article 42, disposa que la notificació per compareixença en la seu electrònica o mitjançant l’adreça electrònica habilitada única comporta la posada a disposició també de la persona interessada d’un acusament de recepció que permeti justificar l’accés al contingut de la notificació o el rebuig d'aquesta. Aquest acusament ha de contenir la identificació de l’acte objecte de notificació i la persona destinatària, així com la data i l'hora en què es va produir tant la posada a disposició com la data i l'hora de l'accés al contingut o del rebuig.

Cal fer esment en aquest punt als supòsits de successió de la persona interessada, doncs cal recordar que té la condició de persona interessada qui l’adquireix per una relació jurídica transmissible (art. 4.3 de la LPAC). A aquest respecte, el Reial decret 203/2021, en l'article 42.4, puntualitza que en aquests casos, a més de comunicar-se la successió a l’òrgan competent de la tramitació del procediment, en procediments no finalitzats, aquest ha d'autoritzar la persona o l'entitat successora a accedir a les notificacions electròniques ja practicades des de la data del fet causant de la successió, per poder practicar les noves notificacions a la persona successora (que han de ser en paper si aquesta no està obligada a relacionar-se electrònicament amb l'Administració).

<<Sumari|☝

L’Ordre PDA/21/2019, de 14 de febrer, per la qual es determina el sistema de notificacions electròniques de l'Administració de la Generalitat de Catalunya i del seu sector públic, estableix quin és el sistema de notificacions electròniques de la Generalitat, d’acord amb el que disposa l’article 43 de la LPAC.

L'article 43 disposa que cada administració ha de concretar quin és el seu sistema de notificació electrònica i, amb aquesta finalitat, des del vessant autoorganitzatiu, l’Ordre PDA/21/2019 defineix aquest sistema quan indica, en aquest l’article, el sistema de notificacions electròniques de l'Administració de la Generalitat i el seu sector públic, que és la compareixença de la persona interessada a la seu electrònica (tal com també disposa l’article 74 del Decret 76/2020).

Concreta igualment els aspectes bàsics de funcionament del sistema de notificacions, i indica en l’article 3 que aquest sistema és accessible en la Seu electrònica de l'Administració de la Generalitat de Catalunya, en què les persones han d’accedir a la seva carpeta virtual i identificar-se pels sistemes establerts en el Protocol d'identificació i signatura electrònica aprovat per l'Ordre GRI 233/2015, de 20 de juliol.

En definitiva, l’Ordre PDA/21/2019 exposa els trets bàsics organitzatius de funcionament del sistema de notificacions de l’Administració de la Generalitat.

L’article 4 és igualment rellevant, en indicar que les relacions interorgàniques (entre òrgans de l’Administració de la Generalitat, incloent-hi les seves entitats vinculades o dependents), s'han de fer mitjançant la plataforma de comunicacions electròniques de la Generalitat de Catalunya e-Valisa, quan calgui tenir constància fefaent del tràmit i, en cas contrari, es pot utilitzar el correu electrònic.

D’altra banda, en l’article 4.3 es recull el sistema de notificacions en relació amb els empleats públics, i s'indica que ATRI (el portal d'informació i serveis per al personal de la Generalitat de Catalunya) és l’eina de comunicació dels procediments iniciats a sol·licitud de la persona interessada per als tràmits i les actuacions establerts en aquesta plataforma.

D’altra banda, disposa igualment que la plataforma e-Valisa és una eina per fer les notificacions d'actes als funcionaris per raó de la seva condició d'empleats públics.

Finalment, en l’article 4.4 es regulen les comunicacions mitjançant l’EACAT, eina utilitzada per les notificacions entre l’Administració de la Generalitat i la resta del sector públic de Catalunya (entitats locals, per exemple). En aquests casos, s’indica que el còmput de terminis per a la relació administrativa que correspongui s'inicia amb la posada a disposició del destinatari de la comunicació.

A més, cal assenyalar que l’article 5 fa referència a les garanties per a la prestació del servei, i la disposició addicional única disposa que, per resolució del titular del departament competent en matèria d’administracions públiques, es poden establir altres sistemes, i es poden subscriure convenis a aquests efectes, amb els condicionants tècnics que la disposició inclou.

En definitiva, l'Ordre PDA/21/2019 pretén traslladar seguretat jurídica a les notificacions electròniques, recull les condicions de prestació del servei i els diferents sistemes de notificació en funció de la situació jurídica corresponent, i se cenyeix a la definició dels aspectes organitzatius de cada sistema.

<<Sumari|☝

Pel que fa a les notificacions judicials, cal tenir present que aquestes tenen un règim específic, que és el previst a la LEC i que ha suposat l’establiment d’unes plataformes específiques de notificacions, com són LExnet i, en el cas de Catalunya, la plataforma e-justícia.

Un cop arribats a aquest punt, convé fer esment de la STC 47/2019, de 8 d’abril, dictada en un recurs d’empara interposat per una persona jurídica que havia estat emplaçada en un procediment judicial davant la jurisdicció social, per a l’acte de conciliació i judici, mitjançant notificació a l'adreça electrònica habilitada. L’empresa demandada no va comparèixer i es va dictar sentència desfavorable, ja que, en no haver comparegut, es va donar per confessa.

Aquesta Sentència fa referència a les notificacions electròniques en l’àmbit judicial, que es troba en una regulació clarament diferenciada del que és el procediment administratiu. En relació amb la matèria del curs convé destacar-la per una doble raó.

En primer lloc, perquè les notificacions electròniques en l’àmbit judicial han adquirit, en aquests moments, un volum molt significatiu, fet que porta aparellat que es comencin a produir patologies o incidències com la que va motivar la presentació del recurs d’empara ara estimat i, en última instància, suposa disposar de jurisprudència que, des de la perspectiva constitucional, comença a fixar criteris sobre els límits o drets a respectar en l’àmbit de les notificacions electròniques.

En segon lloc, per la interpretació de la normativa aplicable que fa la Sentència, integradora i sistemàtica, i conclou amb un posicionament favorable a la persona jurídica, en entendre que els actes de comunicació tenen una especial rellevància per accedir al recurs i per garantir la tutela judicial efectiva, “pues salvo que la situación de incomunicación sea imputable a la propia conducta del afectado por haberse situado voluntaria o negligentemente al margen del proceso, pese a tener conocimiento por otros medios distintos de su existencia, si bien es necesario recordar que la posible negligencia, descuido o impericia imputables a la parte, o el conocimiento extraprocesal de la causa judicial tramitada inaudita parte, que excluiría la relevancia constitucional de la queja, ‘no puede fundarse sin más en una presunción cimentada en simples conjeturas, sino que debe acreditarse fehacientemente para que surta su efecto invalidante de la tacha de indefensión, pues lo presumido, es justamente, el desconocimiento del proceso si así se alega’” (STC 181/2015, de 7 de setembre, FJ 3).

En aquest sentit, a l’empara del contingut de la Sentència es pot veure que fa una interpretació de la normativa que, en última instància, implica que la primera citació o emplaçament s’ha de fer per correu certificat, és a dir, en paper.

Com ja he dit, aquesta Sentència no és aplicable en matèria de procediment administratiu, però podem destacar-la com una sentència que, davant les diferents interpretacions possibles de la normativa aplicable (i no pas clares), estableix una interpretació que, en última instància, restringeix l’abast de l’obligatorietat de la notificació electrònica, en entendre que, davant de diferents opcions interpretatives possibles, ha de prevaldre el dret d’accés a la tutela judicial efectiva.

Mutatis mutandis, les administracions públiques, a l’hora d'impulsar l’obligatorietat en la tramitació electrònica i les determinacions que la LPAC estableix si no se segueix aquesta obligatorietat (com les conseqüències que es deriven de l’article 68.4), han de ponderar que la seva aplicació sigui en termes de seguretat jurídica màxima, han de cercar la màxima certesa de la norma i han d'adoptar les mesures que siguin possibles i raonables per evitar situacions d’indefensió.

En relació amb aquest extrem, al mòdul anterior ja hem tractat aquesta qüestió.

<<Sumari|☝

Pel que fa a la pràctica de la notificació, si partim de la distinció entre les notificacions presencials i les electròniques, les situacions amb què ens podem trobar són diferents. Mentre que les notificacions presencials es poden trobar en tres situacions: practicades, rebutjades i infructuoses (després de dos intents degudament practicats), les notificacions electròniques tan sols es poden trobar en la situació de practicades o rebutjades.

Així, l'article 43.2 de la LPAC, pel que fa a les notificacions per mitjans electrònics, assenyala que: "2. Les notificacions per mitjans electrònics s'entenen practicades en el moment en què es produeixi l'accés al seu contingut. Quan la notificació per mitjans electrònics sigui de caràcter obligatori, o hagi estat escollida expressament per la persona interessada, s'entén rebutjada quan hagin transcorregut deu dies naturals des de la posada a disposició de la notificació sense que s'accedeixi al contingut."

El fet que la notificació electrònica no es pugui trobar en la situació d'“infructuosa" determina una primera conseqüència: quan la notificació electrònica no s'ha pogut practicar (i es tracti d'un subjecte obligat o que hagi optat per la notificació electrònica), no s'ha de practicar la notificació per edictes.

Cal recordar que, en cas que la notificació sigui rebutjada, hagi estat practicada presencialment o electrònicament, l'article 41.5 disposa que: "Quan la persona interessada o el seu representant rebutgi la notificació d'una actuació administrativa, s'ha de fer constar a l'expedient, amb l'especificació de les circumstàncies de l'intent de notificació i el mitjà, i s'ha de donar per efectuat el tràmit i seguir el procediment." És a dir, el rebuig d'una notificació no és una notificació infructuosa ni determina l'aplicació de l'article 44.

<<Sumari|☝

Pel que fa al moment en què es practica la notificació, en el cas de la notificació presencial, el moment en què es produeix l'accés o el rebuig és evident. De la mateixa manera, cal que els dos intents de notificació que determinin la notificació infructuosa hagin estat acreditats degudament.

Al contrari, en el cas de la notificació electrònica, la LPAC, al marge de disposar quan es produeix la notificació (quan s'accedeix al seu contingut), disposa la ficció del moment en què es produiria el rebuig de la notificació. Així, el rebuig de la notificació electrònica es produeix pel transcurs del termini de deu dies naturals sense que s'accedeixi al contingut.

Pel que fa a aquest rebuig, cal destacar dues qüestions: - En primer lloc, el còmput de dies és natural, és a dir, inclou tant els dies hàbils com els inhàbils.

- En segon lloc, atès que es tracta d'un còmput per dies, ens hem d'atenir al que disposa la LPAC, en concret a l'article 30.3: "Els terminis expressats en dies es compten a partir de l'endemà del dia en què tingui lloc la notificació o publicació de l'acte de què es tracti, o des del següent a aquell en què es produeixi l'estimació o la desestimació per silenci administratiu."

Per aquesta raó, si la notificació electrònica s'ha produït amb la posada a disposició, l'inici del còmput es produeix a les 0:00 hores del dia següent i, consegüentment, conclou a les 23:59 hores del desè dia. De la mateixa manera, un cop passats aquests deu dies, és a dir, a les 0:00 hores de l'onzè dia, és quan començarien els terminis per fer al·legacions, interposar recursos o qualsevol altra actuació requerida en funció de l'acte administratiu de què es tracti.

Doctrinalment, s'ha debatut si resultaria aplicable la disposició de l'article 30.5, conformement a la qual "Quan l'últim dia del termini sigui inhàbil, s'entén prorrogat al primer dia hàbil següent". La majoria de la doctrina entén que, en aquest cas, no seria aplicable aquesta regla, atenent a la referència expressa que es fa a dies naturals en la LPAC. Una qüestió diferent és el termini de què disposi la persona interessada per interposar recurs o fer les actuacions corresponents que derivin del rebuig de la notificació. En aquest cas, que seria de còmput de terminis per a les actuacions de les persones interessades, ja serien aplicables les regles generals d'inhabilitat establertes per la LPAC.

També podem fer esment de la STS de 13 de juny de 2017. En aquest cas, l'Administració, davant d'un canvi de domicili no notificat, havia emprat la notificació edictal, tot i que disposava del número de mòbil de la persona interessada, que aquesta havia fet constar en la seva sol·licitud. La Sentència indica el següent:

Tot i que aquesta Sentència aplicava el marc de la Llei 30/1992, es dedueix la voluntat dels tribunals que l'Administració, sempre que sigui raonable, utilitzi una mínima diligència per garantir que la notificació arriba o pot arribar a la persona interessada.

En la mateixa línia, podem esmentar la STS de 15 de novembre de 2015, que considera irregular una notificació electrònica per defectes impeditius en la lectura, ja que es tractava d'un arxiu en PDF amb diverses pàgines en blanc.

En qualsevol cas, com passa amb les notificacions presencials, la casuística és i serà molt variada, amb les mateixes tensions que, en altres àmbits, deriva de l’aplicació o no del principi antiformalista

<<Sumari|☝

En el cas dels subjectes que poden rebre les notificacions en paper, la duplicitat del canal és rellevant, ja que, com indica l’article 41.7, en el supòsit que es rebin les notificacions per diferents canals, la primera que es practiqui és la que s'ha de considerar vàlida als efectes que corresponguin (per exemple, per interposar recursos).

Així, si un subjecte que no ha escollit el canal electrònic entra al servei de notificacions electròniques (per exemple, després de rebre l’avís de notificació) i posteriorment rep al seu domicili el lliurament corresponent per part de l’oficina de Correus, la primera notificació realitzada és la vàlida a tots els efectes.

Tampoc no podem oblidar el doble avantatge que la notificació electrònica representa per a l’Administració: en primer lloc, l’estalvi econòmic important que suposa; en segon lloc, l’estalvi de temps que, pel que fa a la durada màxima del procediment, es produeix amb la notificació electrònica.

L’article 40.4, quan parla de la durada màxima del procediment, indica que, en el cas de les notificacions en paper, l’obligació de notificar en termini es compleix amb l’intent de notificació degudament acreditat (la forma de practicar les notificacions en paper és regulada en l’article 42.2). En canvi, en les notificacions electròniques, l’obligació de notificar dins del termini de durada màxima del procediment es compleix amb la posada a disposició a la seu electrònica o a la direcció electrònica habilitada, tal com indica l’article 43.3: “S’entén complerta l’obligació a què es refereix l’article 40.4 amb la posada a disposició de la notificació a la seu electrònica de l’Administració o organisme actuant o a l’adreça electrònica habilitada única.”

Aquest efecte es produeix amb independència del moment en què el subjecte entri a rebre la notificació (o la rebutgi pel transcurs de deu dies naturals sense haver-hi entrat). Per aquesta raó, en les notificacions electròniques, la persona instructora disposa a la pràctica de més dies per evitar que es pugui produir la caducitat del procediment, ja que evita la caducitat amb la posada a disposició en termini, al marge de quan es practiqui la notificació de manera efectiva mitjançant l’accés a aquesta pel destinatari.

<<Sumari|☝

Sempre que parlem de tramitació electrònica, hem de parlar igualment de les eines tecnològiques que fan possible aquesta tramitació respectant tots els drets i les garanties de la persona interessada en el procediment.

L’e-NOTUM és l’eina tecnològica que permet practicar les notificacions electròniques. La Instrucció 4/2017 recull els aspectes bàsics del seu funcionament, i la configura com l’eina corporativa de notificacions electròniques a l’Administració de la Generalitat de Catalunya, gestionada mitjançant la Plataforma d’integració i col·laboració administrativa (PICA), i en regula igualment les condicions d’accés.

Però, al marge de les notificacions electròniques entre l’Administració i els ciutadans, ens trobem igualment amb les comunicacions i/o notificacions que practiquen les administracions públiques entre si, en el marc no d’una relació juridicoadministrativa sinó d'una relació interadministrativa.

Prèviament, cal recordar que les relacions interadministratives no les recull la LPAC, sinó que hem de basar-nos en les disposicions de la Llei 40/2015, en concret, l’article 3.2, que estableix que: “Les administracions públiques s’han de relacionar entre si i amb els seus òrgans, organismes públics i entitats vinculats o dependents a través de mitjans electrònics que assegurin la interoperabilitat i seguretat dels sistemes i solucions adoptades per cadascuna, han de garantir la protecció de les dades de caràcter personal i han de facilitar preferentment la prestació conjunta de serveis a les persones interessades."

Recordem que les relacions juridicoadministratives comporten l’existència d’una relació jurídica entre una administració i un administrat, i que la primera actua en una situació de supremacia general i en l’exercici d’una potestat administrativa.

Les relacions interadministratives es produeixen entre administracions públiques que es troben en una situació d’igualtat.

El tractament jurídic d’unes i d’altres no és el mateix i, d’igual manera, les eines tecnològiques creades per fer viables les notificacions i les comunicacions intenten donar resposta a aquesta diferenciació. Així, pel que fa a les primeres, tenim l’e-NOTUM, configurat com un servei que permet fer notificacions d’actes administratius (resolucions, decrets, notificacions per a contractació, notificacions de sancions de trànsit, convocatòries d’òrgans col·legiats, etc.) i comunicacions per mitjans electrònics, amb totes les garanties jurídiques que estableix la normativa vigent.

Pel que fa a les segones, les relacions interadministratives entre les administracions públiques catalanes s’organitzen mitjançant l’EACAT, tal com ja va establir l’article 11.3 del Decret 56/2009, de 7 d’abril, per a l’impuls i el desenvolupament dels mitjans electrònics a l’Administració de la Generalitat:

Així, l’EACAT és una solució corporativa creada pel Consorci AOC, com una eina més del model català de tramitació electrònica que és reconegut legalment en la Llei 29/2010, del 3 d'agost, de l'ús dels mitjans electrònics al sector públic de Catalunya.

No es pot deixar de banda la singularitat de l’EACAT, tant pel que fa als destinataris com al funcionament. Això fa que es plantegi si aquesta plataforma ha d’incloure totes les tipologies de notificacions o comunicacions que es produeixin entre administracions públiques catalanes o, ans al contrari, s’hauria de discriminar, d'una banda, les notificacions d’actes administratius a una altra administració pública que és sotmesa a l’exercici d’una potestat administrativa, és a dir, un dels subjectes no estaria actuant com administració pública investida de prerrogatives (supòsit en el qual s’utilitzaria l’e-NOTUM) i, de l'altra, les comunicacions en l’àmbit de les relacions interadministratives, en què s’utilitzaria l’EACAT. Personalment, entenc que seria més fàcil i simplificat, des del punt de vista de la gestió, determinar l’eina des d’un punt de vista subjectiu, en funció de l’àmbit subjectiu o els subjectes entre els quals es produeix, sense haver d’entrar a valorar la tipologia de la relació, en resum, semblaria més adequat utilitzar l’EACAT.

Amb caràcter previ a parlar de les relacions interadministratives amb altres administracions públiques que no siguin catalanes, cal fer referència a una altra eina, l’e-Valisa, la qual té per objecte la tramesa de documents entre departaments i entitats vinculades i dependents, però que també s’utilitza per trametre escrits entre empleats públics en les relacions derivades de la seva condició d’empleat públic (art. 84 del Decret 76/2020). Recordeu que l’article 14.2.e de la LPAC imposa l’obligatorietat de la tramitació electrònica per als empleats públics per als tràmits i les actuacions que efectuïn amb la seva administració per raó de la condició d’empleat públic, tal com determini reglamentàriament cada administració.

La valisa electrònica, al marge de substituir els oficis entre departaments, també substituiria els “sobres marrons amb forats” que tradicionalment utilitzem per moure el paper entre les unitats d’un departament. No obstant això, la valisa electrònica té un doble valor afegit: quan generem la valisa, es connecta amb el Registre general de la Generalitat (S@rcat) i li dona un número de registre, fet que atorga a la valisa plena eficàcia jurídica i, al mateix temps, la valisa se signa amb un segell d’òrgan que garanteix l’autenticitat i la integritat del seu contingut.

Si entrem ja en les relacions interadministratives en què intervenen subjectes aliens a les administracions públiques catalanes, cal tenir present dues qüestions:

- L’existència d’una plataforma estatal creada específicament per donar resposta jurídica a aquesta necessitat.

- En tractar-se de relacions interadministratives, s’han d’establir de manera voluntària, mitjançant la signatura dels corresponents convenis o instruments d’adhesió (art. 58 i 65 del RD 203/2021).

Tal com dèiem, l’eina creada a aquest efecte és el Sistema d’Interconnexió de Registres (SIR), que és la infraestructura bàsica per a l’intercanvi d’assentaments electrònics de registre entre les administracions públiques (art. 60.2 del RD 203/2021). La integració al SIR es fa mitjançant aplicacions de registre comunes, com ara GEISER i ORVE.

Mitjançant la Resolució de 3 de maig de 2017, de la Secretaria d’Estat de Funció Pública, es van establir les condicions d’adhesió de les comunitats autònomes i entitats locals a la plataforma GEISER/ORVE, com a mecanisme d’accés al registre electrònic i al sistema d’interconnexió de registres.

D’acord amb el que s’indica en aquesta Resolució, prèviament cal que les administracions públiques (que encara no hi estiguin adherides) s’adhereixin a la plataforma, que determina un doble efecte: 1. En primer lloc, la vinculació que es deriva de l’adhesió, ja que comporta el reconeixement de la validesa d’aquesta plataforma per dur a terme les comunicacions interadministratives, 2. En segon lloc, els efectes que es puguin derivar de la no utilització de la plataforma.

En definitiva, l’adhesió comporta que, d’igual manera que actualment l’Administració general de l’Estat utilitza habitualment aquesta plataforma per a les comunicacions amb altres administracions, les entitats i les administracions adherides (ja hi estan adherides unes quantes) han d’utilitzar aquesta plataforma per a les seves comunicacions. En resum, comporta l’exclusió de la possibilitat d’utilitzar el correu administratiu per a les relacions interadministratives i, no tan sols per trametre sol·licituds, escrits o comunicacions, sinó també, per exemple, per formular el requeriment establert en l’article 44 de la LJCA.

A l'últim, cal deixar constància que el que s'ha exposat sobre l’adhesió també es disposa per a les entitats de dret privat (p. ex., col·legis professionals) vinculades o dependents de l’Administració en l’exercici de potestats administratives a les seus electròniques i seus electròniques associades i sistemes de signatura i notificacions electròniques aplicables (disposició addicional quarta del Reial decret 203/2021 pel que fa a l’Administració general de l’Estat), perquè els interessats es puguin relacionar amb aquelles de la mateixa manera que amb l’Administració, així com respecte els òrgans constitucionals envers l’Administració general de l’Estat (disposició addicional cinquena del Reial decret 203/2021).

<<Sumari|☝

Amb caràcter previ a l’anàlisi de l’arxiu, cal precisar els conceptes. Quan parlem d’"arxiu electrònic documental" ens estem referint a les aplicacions que donen resposta a l’emmagatzematge i la conservació dels documents que integren l’expedient administratiu, un cop s'ha conclòs, que, aplicant la normativa arxivística, han de passar a integrar-se als arxius corresponents, prèvia destrucció dels documents que, aplicant les taules d’avaluació documental, es poden suprimir.

Es produeix en el moment que els documents passen a la fase històrica, i s'incorporen als arxius històrics.

Al contrari, quan els documents es troben en fase activa, encara que evidentment estan arxivats electrònicament, es conserven en els repositoris corresponents dels tramitadors d’expedients electrònics.

Pel que fa a la fase semiactiva, cal recordar que és la fase en què els documents ja no són consultats habitualment, però poden ser requerits per diversos motius. Aquests documents ha d'estar accessibles, tot i que no requereixen la immediatesa de consulta de l'arxiu d'oficina.

Presencialment, en la fase activa, els documents es conserven en la unitat corresponent –aquesta fase té una durada de cinc anys-, en la fase semiactiva són arxivats pel servei d’arxiu corresponent i, un cop en la fase històrica, passen a l'arxiu històric.

Per contra, quan parlem d’"arxiu electrònic" ens referim als documents que integren un expedient finalitzat, que ha d’incloure en tot cas la fase històrica, tot i que les aplicacions d’arxiu electrònic també estan donant resposta a la fase semiactiva dels documents.

Això no obsta que, sigui quina sigui la fase en què es trobin els documents administratius, les administracions públiques hagin d’adoptar les mesures necessàries per garantir-ne l'autenticitat, la integritat i la conservació.

<<Sumari|☝

Com es va veure en el mòdul introductori, i a l’empara del que disposa l’article 13 de la LPAC, tota persona té dret a l’accés a la informació pública i, pel que aquí ens interessa, als arxius i registres.

L’article 17 de la LPAC i l’article 54 del Reial decret 203/2021 concreten que cada administració ha de mantenir un arxiu electrònic únic dels documents electrònics que corresponguin a procediments finalitzats.

Així doncs, l’arxiu es podria considerar com un dipòsit dels documents que han integrat un procediment administratiu, tenint en compte que el que fins ara es conservava en format paper (amb les implicacions quant al dimensionament), a dia d’avui es conserva en format electrònic. D’aquesta manera, l’arxiu electrònic permet emmagatzemar per mitjans electrònics tots els documents emprats en les actuacions administratives, tenint en compte que aquests arxius electrònics, destinats a cobrir el conjunt del cicle de la vida dels documents electrònics, són complementaris i equivalents als arxius convencionals.

La Llei 11/2007 ja disposava l’arxiu electrònic de documents (així com el Reial decret 1671/2009, de 6 de novembre, que la desenvolupava, actualment derogat pel Reial decret 203/2021), però establint com a possibilitat que l’Administració pogués emmagatzemar per mitjans electrònics tots els documents emprats en les actuacions administratives. Cal destacar, doncs, que la novetat de l’actual article 17 de la LPAC deriva en l’obligatorietat de mantenir un arxiu electrònic únic dels documents electrònics corresponents a procediments finalitzats. Així mateix, com s'ha dit, regula de manera detallada la conservació d’aquests documents i la possibilitat de traslladar-los garantint mesures de seguretat.

Amb la determinació de l’arxiu electrònic s’inclou un aspecte més de la tramitació electrònica, que és la utilització de les noves tecnologies com una actuació habitual de les administracions, atès que la constància de documents i actuacions en un arxiu electrònic d’alguna manera facilita complir les obligacions de transparència, amb informació puntual, àgil i actualitzada, en compliment dels principis d’eficàcia i eficiència als quals resta subjecta l’actuació de l’Administració.

En l’àmbit de l’Administració de la Generalitat de Catalunya, l’article 68 del Decret 76/2020 també es refereix a l’arxiu digital únic i disposa que els expedients administratius finalitzats hi han de ser transferits, en el qual s'han de conservar durant el període de vigència assignat d’acord amb les taules d’accés i avaluació documental.

De la mateixa manera, l’arxiu digital únic de la Generalitat garanteix la implementació de les polítiques de gestió documental, especialment la traçabilitat de l’accés als expedients i documents, el ressegellat, si s’escau, de signatures, el control de les eliminacions de documents i el manteniment de formats.

<<Sumari|☝

L’article 46 de la Llei 40/2015, d'1 d'octubre, de règim jurídic del sector públic (LRJSP), estableix que tots els documents emprats en les actuacions administratives s’han d'emmagatzemar per mitjans electrònics, excepte si no és possible.

De la mateixa manera que l’article 17 de la LPAC, l’article 46 de la LRJSP determina que els documents electrònics que continguin actes administratius que afectin drets o interessos de particulars, s’han de conservar en suports d’aquesta naturalesa (electrònica, s’entén), ja sigui en el mateix format a partir del qual es va originar el document o en qualsevol altre que asseguri la identitat i la integritat de la informació necessària per poder-lo reproduir posteriorment. Cal assegurar en tot cas la possibilitat de traslladar les dades a altres formats i suports que garanteixin l’accés des de diferents aplicacions.

En aquest sentit, l'article 17 LPAC, així com l’article 54 del Reial decret 203/2021, puntualitzen que els documents electrònics s’han de conservar en un format que en permeti garantir l'autenticitat, la integritat i la conservació, així com la consulta amb independència del temps transcorregut des que es va emetre. L'eliminació dels documents ha de ser autoritzada de conformitat amb la normativa aplicable.

Cal tenir present que la figura de l’arxiu electrònic permet donar compliment a les obligacions relacionades amb una conservació adequada dels expedients administratius, un cop ha conclòs la tramitació digital i s’ha emès la corresponent resolució finalitzadora del procediment; però, a més, com indica l’exposició de motius de la LPAC, “La constància de documents i actuacions en un arxiu electrònic facilita el compliment de les obligacions de transparència, ja que permet oferir informació puntual, àgil i actualitzada a les persones interessades".

En aquest sentit, les normes en matèria d’arxius es prolonguen més enllà del que és el procediment administratiu estricte, i permet donar compliment al dret de les persones (d’acord amb l’article 3 de la LPAC, qualsevol persona amb capacitat d’obrar), entre d’altres, a “l'accés a la informació pública, arxius i registres, d'acord amb el que disposa la Llei 19/2013, de 9 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern i la resta de l'ordenament jurídic" (art. 13.d de la LPAC).

Finalment, cal recordar que els documents electrònics que emeten les administracions públiques han d’estar signats electrònicament i, d’igual manera, que la conservació dels documents electrònics inclou la necessària conservació de la signatura electrònica que incorpora o, el que és el mateix, s'ha de poder acreditar, quan es consulta un document electrònic signat, que la signatura és vàlida i que la integritat del document està garantida.

Des del punt de vista organitzatiu, la solució que s’està adoptant és la resignatura dels documents electrònics, incorporant un nou segell de temps, raó per la qual s’utilitza el terme "ressegellat de temps" que, a més, es pot implantar de manera automatitzada (no tindria sentit anar a buscar la persona que va signar el document originari, passats cinc anys de la seva emissió, perquè el tornés a signar).

<<Sumari|☝

Els mitjans o suports en els quals s'emmagatzemin els documents han de disposar de mesures de seguretat segons l’Esquema Nacional de Seguretat (ENS), per garantir-ne la integritat, l'autenticitat, la confidencialitat, la qualitat, la protecció i la conservació. En particular, cal assegurar la identificació dels usuaris i els controls d’accessos, així com el compliment de les garanties establertes en la legislació sobre protecció de dades.

L’ENS, regulat inicialment pel Reial decret 4/2010, de 8 de gener, ha estat substituït recentment pel nou ENS aprovat pel Reial Decret 311/2022, de 3 de maig i determina la política de seguretat que s’ha d’aplicar en la utilització dels mitjans electrònics, amb l'exclusió dels sistemes que tracten informació classificada. S'ha creat atenent a la normativa nacional sobre Administració electrònica, protecció de dades de caràcter personal, signatura electrònica i document nacional d’identitat electrònic, reutilització de la informació i les normes existents per garantir la seguretat en l'Administració Digital.

La modificació normativa operada l'any 2022 actualitza el marc normatiu i reforça la protecció en matèria de ciberseguretat.

L’Administració general de l'Estat ha aprovat moltes normes tècniques per establir les condicions tècniques que garanteixin el compliment dels requisits d’interoperabilitat i de seguretat, aprovades sovint per ordre del ministre o ministra corresponent, que són d’obligat compliment a l’hora d’establir els estàndards tecnològics i d’altra naturalesa per garantir el compliment de la normativa bàsica.

Al mòdul II hem llistat les normes tècniques que es recullen a la disposició addicional primera del ENI, modificat pel RD 203/2021, i que són d’obligat compliment per a totes les Administracions Públiques.

Pel que fa al ENS, hem d’estar a les corresponents instruccions tècniques, actualment les següents: - Resolución de 7 de octubre de 2016, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, por la que se aprueba la Instrucción Técnica de Seguridad de Informe del Estado de la Seguridad - Resolución de 13 de octubre de 2016, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, por la que se aprueba la Instrucción Técnica de Seguridad de conformidad con el Esquema Nacional de Seguridad - Resolución de 27 de marzo de 2018, de la Secretaría de Estado de Función Pública, por la que se aprueba la Instrucción Técnica de Seguridad de Auditoría de la Seguridad de los Sistemas de Información - Resolución de 13 de abril de 2018, de la Secretaría de Estado de Función Pública, por la que se aprueba la Instrucción Técnica de Seguridad de Notificación de Incidentes de Seguridad

D’igual manera, en matèria d’arxiu, a l’Administració de la Generalitat hem d’estar al que disposa Ordre CLT/172/2014, de 14 de maig, per la qual s'aprova el protocol de gestió de documents electrònics i arxiu de la Generalitat de Catalunya

El document electrònic que configura l’arxiu es caracteritza per l'originalitat, la unicitat i el valor probatori. Les diferències amb la resta de documents administratius deriven del fet que la creació, la manipulació, la transmissió, la recuperació i la lectura del document electrònic s'han de dur a terme mitjançant eines informàtiques adequades, ja siguin de tipus físic (ordinadors, xarxes) o lògic (sistemes operatius, aplicacions i protocols de comunicacions). Precisament aquestes circumstàncies fan necessari que es mantingui la integritat física i també lògica dels documents i la qualitat de l’emmagatzematge, s'eviti qualsevol possibilitat de manipulació i es garanteixi, en definitiva, l'autenticitat i la integritat dels documents electrònics, com exigeix l’article 17 de la LPAC.

Així mateix, la conservació del document garanteix la permanència de la informació i el seu valor jurídic, com a principis essencials que regeixen la gestió dels arxius electrònics; per això és necessària la preservació adequada dels documents.

D'altra banda, l’emmagatzematge dels documents s’ha de fer en un suport que es pugui convertir a altres formats accessibles des de diferents aplicacions, atès que s’ha d’entendre com "expedient", com hem vist a la unitat 2, el conjunt de documents electrònics corresponents a un procediment (art. 70), tenint en compte que un document es pot integrar en diferents expedients electrònics.

<<Sumari|☝

Probablement en matèria d’arxius és quan es constata d'una manera més clara que ens trobem en un àmbit en el qual la vessant autoorganitzativa de cadascuna de les administracions públiques és més intensa, sens perjudici de les determinacions bàsiques relatives als requeriments mínims normatius (pel que fa als efectes) i tècnics (pel que fa als condicionants tecnològics) que s’han de seguir.

D’igual manera, un bon arxiu dels documents electrònics té una rellevància cabdal a l’hora de garantir el compliment de les finalitats últimes del procediment administratiu, relatives a la garantia i al control, a l'efecte de permetre que, de la mateixa manera que el paper es conserva al llarg del temps, també ho facin els documents electrònics.

Per aquesta raó, l’Administració general de l’Estat, a l’empara de la disposició addicional segona de la LPAC, ha establert eines per donar compliment a l’obligació d’arxiu i, de la mateixa manera, en el cas de la Generalitat de Catalunya, el Consorci AOC ha establert una eina específica a disposició de les administracions públiques catalanes per donar compliment a les obligacions d’arxiu (l'iArxiu).

Finalment, abans d'analitzar les diferents regulacions normatives, s’ha d’indicar que totes comparteixen els elements bàsics, i d’igual manera s’ha de destacar la regulació exhaustiva que en matèria d’arxius ha fet l’Administració de la Generalitat.

La Disposició transitòria primera del Reial decret 203/2021 preveia que, en el termini de dos anys de l’entrada en vigor de la norma, els documents en suport no electrònic que es trobessin en les oficines d’assistència en matèria de registres i dels que s’hagués obtingut una còpia electrònica autèntica podien ser eliminats, el que ha estat declarat nul per la STS de 30 de maig de 2022, en entendre que afecta a competències pròpies de les Comunitats Autònomes en matèria d’arxius.

Cal tenir present que s’impugnaven altres previsions del RD 203/2021, totes les quals han estat declarades ajustades a Dret.

<<Sumari|☝

En aquest punt, i pel que fa a l’Administració general de l'Estat, cal assenyalar el que disposen els articles 20 i següents del Reial decret 1708/2011, de 18 de novembre, pel qual s’estableix el Sistema Espanyol d’Arxius i es regula el Sistema d’Arxius de l’Administració general de l’Estat i dels seus organismes públics i el seu règim d’accés, en tant que també és aplicable als documents en suport electrònic, amb les especialistes inicialment establertes en la Llei 11/2007, que avui s’han d’entendre referides a la LPAC, la LRJSP i el Reial decret 203/2021, de conformitat amb les determinacions sobre l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat.

Així, per garantir la recuperació i la conservació dels documents electrònics, s’han d'adoptar decisions organitzatives i mesures tècniques, com ara: a) la identificació clara i precisa dels documents mitjançant un codi unívoc que en permeti la identificació en un entorn d’intercanvi interadministratiu; b) l’associació de les metadades mínimes obligatòries i, si s'escau, complementàries associades al document electrònic, i c) la inclusió (en el cas dels expedients electrònics), d’un índex electrònic signat per l’òrgan o l'entitat actuant que en garanteixi la integritat i en permeti la recuperació, entre d'altres.

Cal esmentar les normes tècniques d’interoperabilitat de política de gestió de documents electrònics que tenen per objecte establir les directrius per definir polítiques de gestió de documents electrònics. Així, en l’àmbit estatal, trobem la Resolució de 28 de juny de 2012 de la Secretaria d’Estat per a les Administracions Públiques.

Així mateix destaquem la Guia d’aplicació de la Norma Tècnica d’Interoperabilitat de Política de gestió de documents electrònics, que serveix com a eina d’auxili per aplicar i implementar el que disposa la Norma Tècnica d’Interoperabilitat (NTI).

De la mateixa manera, cal tenir en compte l’existència de models de polítiques de gestió de documents electrònics, que tenen per objecte servir com a referència genèrica per elaborar una política de gestió de documents electrònics conformement a l’ENS, que segueix les determinacions de la NTI i de la Guia d’aplicació.

Aquests criteris tecnològics, aprovats en el marc dels esquemes nacionals de seguretat i interoperabilitat, són d'aplicació obligada per part de totes les administracions públiques.

Precisament per afavorir la implementació dels documents i expedients electrònics de conformitat amb l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat (ENI), en el Punt d’Accés General de l’Administració general de l'Estat consta publicat un validador oficial que permet, atès un document o expedient, verificar si efectivament compleix els requisits mínims de contingut i format que exigeixen les normes tècniques d’interoperabilitat de document i expedient, respectivament.

Aquest validador, accessible a internet, permet a qualsevol administració comprovar que els resultats que obté compleixen la normativa i són compatibles amb els serveis comuns desenvolupats per la Secretaria General d’Administració Digital i, per tant, serveix de referent per a administracions públiques i empreses.

També podem esmentar diferents sistemes per a la gestió de documents i expedients electrònics com, per exemple, i en l’àmbit de la Secretaria General d’Administració Digital de l’Administració general de l'Estat, el sistema INSIDE (Infraestructures i Sistemes de Documentació Electrònica), que com hem indicat és un sistema per gestionar documents i expedients electrònics que compleixen els requisits perquè es puguin emmagatzemar i/o obtenir segons l’ENI i les seves normes tècniques.

D'altra banda, també trobem en l’àmbit de l’Administració general de l'Estat, ARCHIVE, que és una aplicació web d’arxiu definitiu d’expedients i documents electrònics que també dona compliment al Reial decret 4/2010, de 8 de gener, de l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat. Aquesta aplicació proporciona les eines necessàries per crear, d'una part, un “superadministrador” d’un sistema d’administració i gestió de centres d’arxiu multidepartamental, i de l'altra, la integració en aquest de les corresponents aplicacions consumidores i la gestió dels documents i expedients electrònics tramesos per aquestes.

<<Sumari|☝

En l’àmbit de la Generalitat, destaquem l’Ordre CLT/172/2014, de 14 de maig, per la qual s’aprova el Protocol de gestió de documents electrònics i arxiu de la Generalitat de Catalunya.

El Protocol de gestió de documents electrònics i arxiu de la Generalitat de Catalunya determina les condicions tècniques i organitzatives de classificació funcional, seguretat i disposició dels documents administratius des de l’inici del procediment administratiu (amb la finalitat de garantir-ne l’autenticitat, la fiabilitat, la integritat i la disponibilitat futura). Pel que ens interessa, el Protocol també fixa les directrius corporatives en matèria d’arxiu electrònic.

El Protocol s’aplica a tots els documents electrònics produïts o rebuts en el desenvolupament de les competències de l’Administració de la Generalitat de Catalunya, així com dels organismes i les entitats autònomes, per impulsar i desenvolupar els mitjans electrònics. Tenint en compte que els documents electrònics abasten tant els que formen part d’un procés administratiu electrònic com els produïts en entorns ofimàtics que, encara que no formen part d’un procés administratiu electrònic, donen suport i evidència a altres activitats i funcions de l’Administració. En ambdós casos entenem que estan inclosos tant els documents electrònics des de l'origen com les còpies autèntiques.

Així doncs, aquests actius digitals es gestionen o es conserven en els sistemes de gestió de dades, en els sistemes de gestió de documents, en el web corporatiu, en la Seu electrònica de la Generalitat i en els comptes i perfils de les xarxes socials.

La gestió arxivística de les dades i dels actius digitals té com a finalitat assegurar la creació, la captura i la gestió d'una informació autèntica, fiable, usable i íntegra que permeti el desenvolupament de les activitats i les competències pròpies dels departaments i els organismes de la Generalitat.

<<Sumari|☝

De conformitat amb l’article 6 del Protocol, la gestió dels documents electrònics de la Generalitat de Catalunya es basa en l’obligació i la responsabilitat de l’Administració d’impulsar la transformació i la simplificació administrativa i documental, per això els principis que la guien són:

- Legalitat: per actuar conformement a la legislació vigent, eficàcia, transparència i respecte als drets de la ciutadania.

- Responsabilitat: quant a les persones al servei de la Generalitat per garantir una gestió adequada dels documents electrònics.

- Transformació: per promoure la substitució dels documents en suport paper pels documents electrònics i evitar la doble gestió de suports.

- Simplificació: apostar per la simplificació administrativa que implica la documental i comporta l’eliminació dels documents prescindibles en la tramitació i la seva substitució per la consulta de dades o documents disponibles.

- Continuïtat: en el sentit que la gestió dels documents abasta tots els aspectes relacionats amb el document, des del disseny i la creació fins als processos de control que permeten la utilització i la conservació dels documents durant el temps necessari.

- Seguretat: per garantir la identitat, la integritat, la conservació i, si escau, la confidencialitat de la informació i les transaccions que es duen a terme emprant mitjans electrònics. Aquestes mesures de seguretat s’apliquen d’acord amb els requeriments necessaris de recuperació, preservació i emmagatzematge dels documents electrònics, per protegir-los davant d’accessos no autoritzats, destrucció indiscriminada o pèrdua.

- Transparència i disponibilitat: els documents i expedients electrònics no sotmesos a mesures de confidencialitat o restriccions legals d’accés són de consulta pública per a la ciutadania, que té el dret a rebre’ls o a accedir-hi en suport electrònic.

- Eficiència: comporta assolir els objectius perseguits amb uns recursos mínims en la gestió dels documents electrònics. Implica l’aprofitament dels recursos disponibles i l’eliminació efectiva dels documents que han complert el termini de conservació.

- Perdurabilitat: els documents electrònics es conserven en suport electrònic i amb la informació contextual necessària, de manera que se’n pugui assegurar l’autenticitat, la fiabilitat, la integritat i la disponibilitat durant el termini de conservació.

- Neutralitat tecnològica: els documents s’han de gestionar en sistemes informàtics que permetin l’ús i l’accés independentment de les opcions tecnològiques escollides pels destinataris.

- Multidisciplinarietat: en les decisions sobre la gestió dels documents electrònics, hi són implicats representants d’unitats administratives amb funcions diferents, que inclouen com a mínim la gestió documental i l’arxiu, les tecnologies de la informació i comunicació i l’organització.

Cal fer constar que en aquest àmbit s’han de seguir diverses directrius per donar compliment als principis esmentats, que el Protocol recull en l'article 6.

Així cal tenir en compte que els documents i expedients electrònics han de ser complets i exactes i han de reflectir les decisions adoptades i les activitats que n'han motivat la generació, i s’ha d’evitar l’automatització incompleta d’informació i dels processos o la creació d’expedients electrònics parcials.

Els documents i expedients han de tenir les metadades que en permetin la identificació; per tant, s’han de crear amb un nom o identificador unívoc i s’ha d’assignar un determinat tipus de document.

Des de la creació s’han de guardar en repositoris, segon estableix el Protocol.

No s’han de conservar expedients híbrids amb documents electrònics i documents en suport paper. Quan hi hagi documents en suport paper que s'hagin d'incloure en un expedient electrònic, s’han de transformar mitjançant digitalització segura. El document original en suport paper es pot destruir d’acord amb els criteris de la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental.

Els expedients electrònics s'han de crear en el moment en què s’inicia la tramitació. El tancament de l'expedient s’ha de produir únicament al final de la tramitació. En aquest mateix moment s’ha d’efectuar la signatura de l'índex electrònic definitiu, que hi ha de quedar associat de manera definitiva. Els expedients electrònics no s’han de reobrir un cop tancats i quan se n’ha signat l’índex. Si cal afegir documents en un expedient tancat, s’ha de crear un nou expedient, el qual s’ha de relacionar amb l’expedient d’origen.

<<Sumari|☝

Pel que fa a l’accés i les condicions d’accés i ús dels documents i expedients electrònics conservats als repositoris documentals, cal tenir en compte que la ciutadania ha de poder consultar els documents i expedients electrònics un cop finalitzat el procediment administratiu, sense cap més limitació que les establertes legalment, tenint en compte que les restriccions legals d’accés als documents i expedients electrònics, les determina la normativa sectorial aplicable (protecció de dades de caràcter personal, seguretat nacional, etc.), i específicament, si escau, el nivell de seguretat que aquesta els hagi atribuït. Les mesures de seguretat que corresponguin s’han d’aplicar des del moment en què es crea el document o expedient electrònic.

Les persones que acreditin la condició d’interessades poden tenir accés a l’expedient tant durant la tramitació com un cop finalitzat, d’acord amb el que estableix la normativa vigent (LPAC, tal com vam veure en el mòdul introductori).

El sistema d’accés als documents i expedients electrònics ha d’incloure mecanismes per mitjans segurs i amb controls suficients que permetin la identificació fefaent de les persones que hi accedeixin. L'accés als documents i expedients electrònics, un cop finalitzada l'etapa de tramitació, ha de ser possible independentment de quina hagi estat l’aplicació de tramitació que l’ha generat.

Un cop finalitzada la tramitació i tancats els expedients, aquests han de ser conservats durant el termini dins del qual, d’acord amb la normativa aplicable, se’n puguin derivar efectes jurídics, bé siguin fiscals, administratius o d’altres tipus (recursos, inspeccions, expedients sancionadors, etc.). Un cop transcorregut aquest termini, el règim d’accés, de seguretat i de custòdia es pot veure modificat. Es poden donar dos escenaris:

- Un primer escenari, en què els expedients romanen en el mateix entorn i canvien les polítiques d’accés, avaluació i custòdia aplicables.

- Un segon escenari, en què els expedients electrònics han de ser transferits d'un repositori o sistema a un altre. Mesures que cal adoptar només en cas que els expedients electrònics siguin transferits d'un repositori o sistema a un altre.

Els processos de transferència han de produir un registre (llistat de documents i expedients) que deixi constància que els documents electrònics han estat enviats i rebuts. La transferència s'ha de fer mitjançant el procediment que estableix el repositori receptor i en les condicions que aquest estableixi, i s’ha de garantir sempre la integritat dels documents en el procés de transferència. S'ha de definir acuradament si se seguiran mantenint també als repositoris d'origen i en quines condicions. Preferiblement, s'han d'eliminar els documents i expedients d’origen que hagin estat transferits i, en cas de mantenir-los, ha de quedar clar que els documents dels repositoris d’origen es consideren còpies dels documents originals que es troben als repositoris de destinació.

Els repositoris de documents i expedients electrònics que s’han de conservar a llarg termini, han d'incloure mecanismes que garanteixin el manteniment de la integritat, l’autenticitat, la fiabilitat i la disponibilitat dels documents al llarg del temps.

L’eliminació de documents i expedients electrònics un cop finalitzat el termini de conservació, s'ha de fer de manera que la informació no pugui ser reconstruïda en els repositoris i sistemes informàtics on es custodiaven. S’han d’eliminar les dades existents als sistemes, els punters corresponents i les dades guardades en les còpies de seguretat. Als mètodes de destrucció mitjançant esborrament, formatació o sobreescriptura, es pot afegir, si escau, la destrucció física de suports.

Precisament els processos d’eliminació de documents han d’estar autoritzats i han de produir un registre (llista de documents i expedients) que deixi constància que han estat eliminats en les condicions establertes en el Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents.

<<Sumari|☝

Per mantenir l'autenticitat dels documents electrònics i que, a la vegada, siguin accessibles, interpretables i entenedors durant tot el termini de conservació, cal donar compliment a les directrius següents:

Els responsables de repositoris que continguin documents i expedients electrònics de conservació a llarg termini, han d'establir i implementar un pla de preservació que inclogui:

a) La comprovació periòdica de la integritat

b) Les possibles accions de conversió de formats

c) El procediment per a la substitució de maquinari i programari

d) Qualsevol altra acció que es consideri necessària i els calendaris per executar-la.

La conversió de formats de documents electrònics només s’ha de plantejar en documents que s'hagin de conservar durant un termini superior a cinc anys. En aquest cas, el format de destinació ha de ser preferentment qualsevol dels formats PDF aplicables (en especial, PDF/A) o XML.

Quan es conservin documents signats electrònicament amb certificats digitals en els repositoris durant un període de temps superior al termini de vigència establert per la normativa aplicable per a les signatures electròniques, s’ha d'implementar un mecanisme que permeti la conservació de la informació de la signatura associada al document i que, al mateix temps, en garanteixi la integritat.

Els documents i expedients electrònics definits a les taules d’avaluació i accés documental com de conservació permanent, un cop transcorregut el termini durant el qual se’n podien derivar efectes jurídics, bé siguin fiscals, administratius o d’altres tipus (recursos, inspeccions, expedients sancionadors, etc.), han de ser desproveïts de tots els elements de funcionament o utilitat que tinguin data de caducitat, sempre que la informació d'aquests elements hagi pogut ser extreta i associada com a metadades als documents i expedients corresponents.

<<Sumari|☝

Sens perjudici de les consideracions de la unitat 1, cal fer constar que la gestió de documents electrònics fa necessari disposar de mecanismes per convertir documents en suport paper en documents en suport electrònic (digitalització), així com convertir documents electrònics en altres formats electrònics sense perdre’n l’eficàcia i l’autenticitat.

La realització i la gestió de còpies han de seguir les directrius següents:

1) La còpia autèntica d’un document ha de ser generada per qui custodia l'original i ha d’acreditar l’autenticitat de les dades que s’hi contenen.

2) La compulsa electrònica d’un document aportat per una persona s’ha de fer al registre amb la finalitat que l’original li sigui retornat.

Les còpies electròniques idèntiques al document electrònic original que no comporten canvi de format ni de contingut s’han de considerar document original, de manera que hi pot haver un original múltiple. En aquest cas, el procés de còpia no ha de crear noves metadades.

Per fer còpies autèntiques de documents electrònics amb canvi de format (electrònic o paper) s'ha de partir d'un original electrònic signat. La còpia realitzada és un document electrònic que ha d'incloure un codi segur de verificació (CSV) i ha d'estar disponible al repositori temporal de còpies durant el temps que s'hagi determinat per consultar, comprovar o imprimir.

Les còpies electròniques autèntiques de documents en suport paper, d’acord amb els criteris tècnics establerts per la normativa de gestió documental, s’han de fer a través d’un procés de digitalització segura.

Qualsevol eina informàtica utilitzada per a la gestió de documents i expedients electrònics ha de garantir la consulta d’aquests, en el menor temps possible, segons les condicions i els mitjans establerts i sens perjudici de les limitacions legals que es puguin establir.

Els instruments tècnics són eines que tenen com a finalitat poder dur a terme la implementació de la gestió documental. Aquests instruments són d’ús obligatori. Els instruments tècnics són:

a) El quadre de classificació funcional: estructura de categories funcionals organitzades de manera codificada, jeràrquica i lògica, sobre la base del conjunt de les activitats desenvolupades per l’organització en el compliment de les seves finalitats.

b) El quadre de tipus documentals: llista estandarditzada de tipus documentals.

c) L’esquema de metadades de gestió documental: pla lògic que mostra els diferents elements a utilitzar com a metadades i les regles d'ús semàntiques, sintàctiques i d'obligatorietat.

d) Les taules d’avaluació i accés documental (TAAD): regulades pel Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents. S’apliquen a la documentació pública i determinen, per a cada sèrie documental, el termini de conservació i els criteris sobre l’aplicació de la normativa que regeix l’accés als documents.

e) Altres instruments tècnics que es considerin necessaris com a resultat del desenvolupament del model.

<<Sumari|☝

En l’àmbit local podem esmentar el model A de política de gestió de documents electrònics per a entitats locals (PGD-eL), resultat del treball desenvolupat per les organitzacions valencianes del Col·legi de Secretaris, Interventors i Tresorers de l’Administració Local (COSITAL), l'Associació de Tècnics d’Informàtica de l’Administració Local (ATIAL) i el grup d’arxivers i tècnics especialistes en gestió documental; així com el model B, elaborat pel Subgrup de treball de Política de Gestió de Documents Electrònics Tipus per a les Entitats Locals.

Ambdós són models orientatius de política de gestió documental local, que inclouen un quadre de classificació funcional i l'índex de sèries documentals que permeten la gestió dels documents electrònics dels ajuntaments en el marc de l’ENI. És interessant especialment per a les entitats locals més petites i amb més dificultats per elaborar una política de gestió de documents electrònics.

Precisament en relació amb l’àmbit local el Model de quadre de classificació d’ajuntaments i consells comarcals (QdCAC) aspira a ser una eina que permeti als ajuntaments i consells comarcals catalans que l'adoptin el compliment de la normativa en matèria de gestió documental i transparència.

Aquest model és un instrument tècnic que, basat en la metodologia arxivística actual, s’adapta a la realitat de l’Administració electrònica i facilita als ajuntaments el compliment de les disposicions normatives relacionades amb la gestió documental, la transparència i les normes d’interoperabilitat.

En qualsevol cas, es tracta d’una matèria en constant evolució, ja que un dels grans reptes actuals en la tramitació electrònica és la conservació de tota la documentació electrònica que, cada vegada més, produeixen les Administracions Públiques, amb criteris i solucions que van evolucionant i, cada vegada més, integrant-se en solucions comunes. Pel que fa a Catalunya, la tasca del Consorci AOC en aquesta matèria (així com d’altres relacionades amb la creació de solucions corporatives a disposició de totes les Administracions Públiques Catalanes) és molt important.

<<Sumari|☝

Pel que fa a l’eliminació de documents electrònics, l’article 17 de la LPAC disposa el requeriment d’autorització prèvia, tenint en compte el que estableix el Reial decret 1164/2002, de 8 de novembre, pel qual es regula la conservació del patrimoni documental amb valor històric, el control de l’eliminació d’altres documents de l’Administració general de l’Estat i els seus organismes públics i la conservació de documents administratius en suport diferent a l’original.

Així, després del dictamen preceptiu de l’autoritat qualificadora, l’eliminació de documents requereix l’autorització administrativa de l’autoritat competent, així com la comunicació posterior a l’autoritat qualificadora. La Comissió Superior Qualificadora de Documents Administratius, com autoritat qualificadora, és l’òrgan superior consultiu de l’Administració general de l'Estat en la presa de decisions sobre conservació i utilització dels seus documents. Les seves funcions consisteixen en l’estudi i el dictamen sobre les qüestions relatives a la qualificació i utilització dels documents de l’Administració general de l'Estat i els seus organismes públics vinculats o dependents, així com la seva integració en els arxius i el règim d’accés i inutilitat administrativa dels documents.

Pel que fa als processos de destrucció o eliminació segura de la documentació electrònica i suports informàtics, cal atenir-se al marc legal de referència que estableix les condicions necessàries de confiança en l’ús dels mitjans electrònics per part de les administracions públiques.

S'entén per “destrucció” el procés de destrucció física d’un suport d’emmagatzematge que contingui documents electrònics, de manera que es garanteixi la impossibilitat de reconstrucció dels documents i la utilització posterior. L’eliminació de documents electrònics pot tenir lloc per diverses circumstàncies: acord d’eliminació, canvi de format, error en el suport d’emmagatzematge i la seva substitució, transferència d’arxius, etc.

D'altra banda, cal tenir en compte les consideracions dels articles 63 i següents del Decret 76/2020, relatius a l’eliminació els documents en suport paper que ja han estat digitalitzats, en el sentit que s’han de destruir si compleixen un dels requeriments següents:

a) Que s'hagi establert el període de conservació d'aquesta documentació en una taula d'accés i avaluació documental o en un acord de la Comissió Nacional d'Accés, Avaluació i Tria Documental.

b) Que es disposi d'un gestor documental, o d'un sistema d'informació integrat a la solució corporativa de gestió documental i arxiu, en el qual dipositar els documents digitalitzats.

c) Que s'incorporin directament els documents digitalitzats i els expedients corresponents a la solució d'arxiu electrònic corporatiu de l'Administració de la Generalitat.

El termini per destruir els documents que consten en l'apartat anterior és, amb caràcter general, de tres mesos a comptar des de la digitalització, a excepció que l'òrgan responsable de la gestió documental i arxivística estableixi un altre termini.

Els documents que pertanyen a sèries que han estat dictaminades de conservació permanent per una taula d'accés i avaluació documental o per un acord de la Comissió Nacional d'Accés, Avaluació i Tria Documental, es poden destruir sempre que s'hagi obtingut la seva autorització.

L'eliminació dels suports originals s'ha de fer amb plena garantia del dret a la protecció de dades de caràcter personal, mitjançant dispositius de destrucció de documentació o processos externs de destrucció de dades amb certificació de compliment normatiu.

<<Sumari|☝

L’iArxiu és un repositori electrònic per emmagatzemar i custodiar els documents electrònics, de manera que se'n pugui garantir la integritat, l'autenticitat, la confidencialitat, la qualitat, la seguretat, la recuperació i la conservació a llarg termini. Aquest repositori funciona a manera d’arxiu central i/o arxiu històric i està pensat per a la documentació semiactiva i/o històrica.

A més a més, inclou la prestació d’uns serveis específics relacionats amb la preservació digital per tractar els problemes derivats de la fragilitat dels suports i l’obsolescència tecnològica, ja sigui del maquinari, del programari o dels formats dels documents, per exemple:

- serveis de migració de documents - serveis de visualització de fitxers - un servei d’evidència electrònica relacionat amb la preservació de les signatures electròniques.

En aquest sentit, l'iARXIU és un servei de preservació i arxiu electrònic que garanteix que els expedients/documents que genera o rep una organització en l'exercici de les seves funcions es mantinguin íntegres, fiables, autèntics i accessibles al llarg del seu cicle de vida

L’arxivament dels expedients s'ha de fer un cop finalitzat l’expedient, quan ja no es pugui interposar cap recurs en via administrativa, d’acord amb el que estableix l’article 17.1 de la Llei 39/2015: "Cada administració ha de mantenir un arxiu electrònic únic dels documents electrònics que corresponguin a procediments finalitzats”.

<<Sumari|<<Mòdul 2|☝