1. Conceptes bàsics
Introducció
L’actual context d’augment de la producció documental i de la progressiva implantació de l’administració digital fa que sigui molt important ser conscient de la rellevància que té la gestió dels documents electrònics per garantir el funcionament correcte de l’Administració.
La gestió dels documents electrònics cal que comenci amb la planificació dels procediments i el disseny dels documents que aquests generin, i que s'estengui al llarg de tot el seu cicle de vida. Si no s'intervé des del moment de la seva creació, la gran producció documental i el ràpid canvi de les noves tecnologies faran que en pocs anys sigui impossible gestionar els documents que haurem anat generant al llarg del temps i accedir-hi.
1.1. Què són els documents?
Podríem definir, de forma simple i general, els documents com qualsevol mena d’informació en qualsevol tipus de suport material. Si entrem més en detall, l’article 19.1 de la Llei 9/1993, de 30 de setembre, del patrimoni cultural català, defineix el document com "tota expressió en llenguatge, oral, escrit, d’imatges o de sons, natural o codificat, recollit en qualsevol mena de suport material, i qualsevol altra expressió gràfica que constitueixi un testimoni de les funcions i les activitats socials de l’home i dels grups humans, amb exclusió de les obres d’investigació o de creació".
Una categoria específica de documents la formen els documents d’arxiu, que són tots aquells documents generats o rebuts per una organització en l’exercici de les seves funcions i que es conserven durant el seu període de vigència administrativa i, en alguns casos, un cop acabada aquesta, com a testimoni de l'actuació.
El cicle de vida dels documents d’arxiu es divideix tradicionalment en tres fases:
- Activa: des de la creació del document i fins exhaurir la seva vigència administrativa, que sol estar al voltant dels cinc anys. És la documentació pertanyent als expedients en tramitació o tancats però que es necessiten per al desenvolupament de les activitats de la unitat productora. Correspon als expedients que es troben als arxius de gestió. També es pot identificar amb la fase de tramitació.
- Semiactiva: documentació que ha perdut el valor administratiu i que les unitats administratives no necessiten tenir a la vora. És la documentació que sol tenir entre cinc a quinze anys. Correspon a l’Arxiu Central la seva custòdia.
- Inactiva: documentació que ha perdut valor administratiu i ha adquirit valor testimonial o històric un cop feta l'avaluació documental i després que la Comissió Nacional d'Accés, Avaluació i Tria de Documentació hagi dictaminat la seva conservació. Aquesta documentació sol ser la que té més de quinze anys que no cal eliminar i correspon a la que es troba als arxius històrics.
Si en l’àmbit dels arxius en format paper parlem d’arxius de gestió (fase activa), arxius centrals administratius (fase semiactiva) i arxius històrics (fase inactiva), en el cas dels documents electrònics podríem establir que hi ha dos tipus d’arxius:
- els arxius de les unitats administratives (unitats de xarxa) o dels tramitadors corresponents (fase de tramitació)
- i l’arxiu de documents electrònics (i-Arxiu) (fase de vigència)
1.2. Què són els documents electrònics?
Els documents electrònics són tots aquells que han estat generats i són tractats mitjançant un programari i un maquinari informàtics.
El Reial Decret 4/2010, de 8 de gener, pel que es regula l’esquema Nacional d’Interoperabilidad en l’àmbit de l’Administració Electrònica defineix els documents electrònics com "informació de qualsevol naturalesa en forma electrònica, arxivada en un suport electrònic segons un format determinat i susceptible d’identificació i tractament diferenciat".
Els documents electrònics, de la mateixa manera que els documents en suport paper, s’agrupen formant expedients que són el conjunt de documents electrònics corresponents a un procediment administratiu, sigui quin sigui el tipus d’informació que continguin.
Exemples de documents electrònics:
| Un document de text | Una imatge electrònica | Una pàgina web | Un document en PDF |
|---|---|---|---|
 |  |  |  |
El Protocol de gestió de documents electrònics i arxiu, que explicarem amb més detall a la Unitat 3, estableix que els documents electrònics abasten:
- Els documents administratius electrònics que formen part d’un procès administratiu electrònic
- Els documents electrònics produïts en entorns ofimàtics que no formen part d’un procés administratiu electrònic, però que són suport i evidència d’altres activitats i funcions de l’Administració.
A més, estableix que s’hi poden incloure tant els documents nascuts electrònicament com les còpies electròniques autèntiques (o digitalitzacions segures).
Per poder parlar de document electrònic d’arxiu cal que aquest hagi estat generat o rebut com a conseqüència de l’activitat pròpia de l’organització, però també cal que contingui tota una sèrie d’evidències que en garanteixin l’autenticitat, la fiabilitat, la integritat, la identitat, la disponibilitat i l’accessibilitat. Finalment, també cal poder garantir que aquestes evidències es mantindran al llarg de tot el cicle de vida del document. Per assegurar-nos que les característiques del document es mantindran a la llarga cal implementar mesures de seguretat tecnològiques (com l’ús de la signatura electrònica), però també cal, com veurem al llarg del curs, que les organitzacions implantin sistemes de gestió documental.
A la unitat 2 entrarem amb més detall sobre què les característiques dels documents electrònics.
1.3. Què és un sistema de gestió documental?
El sistema de gestió documental (SGD) està integrat en la gestió administrativa general i té per objectiu la planificació, la creació, la captura, l’ús, l’organització, el tractament i l’avaluació dels documents generats o rebuts per un organisme en l’exercici de les seves funcions.
La Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i gestió de documents, a l’article 2.b defineix el sistema de gestió documental com "el conjunt d’operacions i de tècniques, integrades en la gestió administrativa general, basades en l’anàlisi de la producció, la tramitació i els valors dels documents, que es destinen a la planificació, el control, l’ús, la conservació i l’eliminació o la transferència dels documents a un arxiu, amb l’objectiu de racionalitzar-ne i unificar-ne el tractament i aconseguir-ne una gestió eficaç i rendible".
Els principis de la gestió documental són, segons la ISO 15489-1:2016 de gestió de documents, els següents:
- Determinar els documents que s’han de crear en cada procés i quina informació han d’incloure.
- Decidir la forma i l’estructura amb què han de ser creats i capturats els documents.
- Determinar les metadades que s’han de crear amb cada document.
- Determinar requisits per a la recuperació, ús i transmissió dels documents.
- Decidir com organitzar els documents per satisfer els requisits d’ús.
- Valorar els riscos dels errors en documents vitals.
- Conservar els documents i fer-los accessibles en tot moment.
- Complir els requisits legals i reglamentaris.
- Assegurar la conservació en entorns segurs.
- Assegurar la retenció dels documents només mentre siguin necessaris.
- Disseny
- Organització
- Règim d’ús
- Valoració, selecció i eliminació
- Conservació i custòdia
1.4. Què ens aporta?
El sistema de gestió documental ha d’assegurar la captura i el control de tots els documents generats o rebuts per l’organització. En aquest sentit, ha de ser global, sistemàtic (ha d’abastar tota l’organització i tots els documents que genera) i adequat a les necessitats de l’organització. La gestió dels documents electrònics constituirà un subsistema del sistema general de gestió de la documentació administrativa.
L’existència d’un SGD ha de garantir, pel que fa als documents:
- L’autenticitat
- La fiabilitat
- La integritat
- La identitat
- La disponibilitat
- L'accessibilitat
1.5. Què comporta la gestió dels documents electrònics?
De forma general, la implantació d’un sistema de gestió documental, i específicament d’un sistema de gestió dels documents electrònics, comporta un canvi organitzatiu i de la forma de treballar de les organitzacions. No n’hi ha prou amb la creació i la implementació de les eines, els instruments i les aplicacions informàtiques de gestió documental, sinó que es requereix un canvi en els hàbits de treball, que ha de ser més col·laboratiu. Cal que tots els membres de l’organització siguin conscients de la importància d’una correcta gestió dels documents electrònics i del fet que aquests són de l’organització i s’han de gestionar de forma corporativa.
El canvi en les estructures de treball significa anar cap a xarxes d’informació compartida que evitin la duplicació d’informació, extreguin el màxim profit de la informació existent, augmentin per a l’organització el retorn dels beneficis de la inversió en informació i permetin un accés ràpid a la informació existent a l’organisme. Això s’aconsegueix mitjançant una plataforma tecnològica adequada, un sistema d'informació comú i interoperable i un canvi en la cultura organitzativa (en aquest context és bàsic ser conscient de la importància de compartir la informació).
Per poder dur a terme aquest canvi cal la creació de grups interdisciplinaris formats per tecnòlegs, experts en organització i experts en gestió documental, amb l’assessorament dels serveis jurídics. Actualment i d’acord amb el protocol de gestió de documents electrònics i arxiu de la Generalitat de Catalunya ORDRE CLT/172/2014, de 14 de maig, els Departaments han de constituir els Grups de Treball Multidisciplinari (GTM), que liderats des de la Direcció de Serveis coordinen aquests grups per fer la transformació a la gestió electrònica. S’hi analitza el tràmit i, d’acord amb el procediment administratiu, s'identifiquen el circuit i els documents. Per a la gestió dels tràmits electrònics la Generalitat està desenvolupant eines tecnològiques que ens han d’ajudar en la gestió dels expedients, en la transformació dels documents en paper en documents electrònics vàlids legalment i administrativa i en els canals d’interoperabilitat que ens facilitin les consultes de dades que altres organismes i administracions gestionen. Eines com el Tramitador Genèric (TG), El Tramitador d’Ajuts i Subvencions o TAIS, els mòduls de digitalització segura i el de còpia autèntica, com els canals d’interoperabilitat, obliguen als gestors a canviar la seva forma de treball.
1.6. Quines eines de gestió documental tenim a l’abast?
Per poder controlar la documentació disposem del disseny normalitzat de documents, la reenginyeria de procediments, el catàleg de documents, el catàleg de procediments i el control de flux documental.
- La classificació i l’ordenació es basen en el Quadre de classificació funcional aprovat per instrucció de la Direcció General del Patrimoni Cultural.
- Per descriure els documents tenim les normes de descripció, com la Norma de Descripció Arxivística de Catalunya.
- Pel que fa als models de metadades descriptives, ens remetem a l' Esquema de metadades e-SIGEDA aprovat per instrucció de la Direcció General del Patrimoni Cultural.
- Pel que fa a la identificació de tipologies documentals disposem del quadre de tipus documentals aprovats per instrucció de la Direcció General del Patrimoni Cultural.
- Per poder fer la valoració i la selecció dels documents, disposem de les taules d’accés i avaluació documental aprovades per la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental (CNAATD), que marquen els terminis d'accés i de conservació dels documents administratius. Per a més informació, tenim el web de la CNAATD.
Totes aquestes eines són d’aplicació en el cas dels documents electrònics, i és especialment important que la seva aplicació comenci des de les fases de planificació i creació dels documents electrònics.
1.7. La signatura electrònica
Per poder garantir l’autenticitat i la integritat dels documents electrònics, així com la seguretat en les transaccions electròniques, la signatura electrònica és un element bàsic.
No obstant això, no és necessari l’ús de la signatura electrònica en tots els casos, ja que, en funció del tràmit, n’hi pot haver prou amb l’ús d’un sistema d’usuari i contrasenya. El mètode d’autenticació electrònica haurà de ser proporcional al nivell de seguretat requerit per a cada tràmit en concret.
De totes maneres, els únics documents electrònics que tenen el mateix valor legal que els documents amb signatura manuscrita són aquells que han estat signats mitjançant una signatura electrònica reconeguda (o qualificada) (com el DNI electrònic o els certificats emesos per CAOC). La signatura electrònica reconeguda és una signatura electrònica avançada emesa per les entitats oficials de certificació i que es basa en un sistema de criptografia asimètrica en què l’usuari té dues claus: una de pública i una de privada. L’usuari pot signar els documents amb la seva clau privada i, mitjançant la clau pública, es pot verificar l’autenticitat d’aquell document. La signatura electrònica, a més, genera un resum criptogràfic del document (funció hash) que garanteix que el document no ha estat modificat des de la seva signatura (ja que el resum criptogràfic seria del tot diferent si el document es modifiqués amb posterioritat a la seva generació).
↑ Tornar a l'índex de la unitat
