• 4.1. L'estructura de memòria de l'ordinador
• 4.2. L'organització dels documents

Quan parlem d'unitats de memòria ens referim als diferents espais que trobem als ordinadors per desar-hi documents, instal·lar aplicacions, etc. Actualment, la unitat de mesura d'aquesta capacitat és el gigabyte (GB), que equival a 1.000.000.000 de bytes; i fins i tot el terabyte (TB), 1.000.000.000.000 de bytes. Encara que pot semblar que l'espai a les unitats de memòria és il·limitat, en l'actual context d'inflació de la producció documental és fàcil que en poc temps l'esgotem, i més tenint en compte que els documents electrònics incorporen cada cop més continguts multimèdia, cosa que n'augmenta la mida de forma considerable. És important, per tant, valorar detingudament quins documents hem de desar i com ho hem de fer.

Algunes de les unitats de memòria de l'ordinador es troben al mateix terminal. És el cas dels discs durs o les memòries extraïbles, però n'hi ha d'altres que es troben en servidors remots i a les quals accedim mitjançant la xarxa.

En aquest apartat donarem criteris per decidir quines unitats utilitzarem, en funció de la seguretat requerida o del tipus de documentació que vulguem desar. En general, utilitzarem les unitats de xarxa per a la documentació de treball, ja que, d'una banda, tenim garantides les còpies de seguretat periòdiques, i, d'altra banda, són unitats compartides per diferents usuaris, cosa que facilita el treball col·laboratiu.

• 4.1.1. Les unitats de xarxa
• 4.1.2. Unitats de memòria fixa: el disc dur
• 4.1.3. El núvol
• 4.1.4. Les unitats de memòria extraïble

Com hem vist, els documents electrònics es poden presentar en un suport tangible o virtual. En el primer cas, els documents es trobaran en suports físics, com ara CD, DVD, llapis de memòria o, fins i tot, el disc dur local de l’ordinador. En el segon cas, els documents electrònics s'allotgen als servidors de l’organització i l’usuari hi pot accedir a través de les diferents unitats de xarxa a les quals té accés en funció dels seus permisos.

Les unitats de xarxa són l’espai on es treballarà de forma preferent, ja que, per les seves característiques, constitueixen un espai de treball col·laboratiu. També representen un espai segur, amb accessos controlats, perquè únicament hi accedeixen els usuaris amb permís per fer-ho (en molts casos, a més a més, l’accés està limitat a un terminal concret). La seguretat de les unitats de xarxa rau, també, en el fet que són espais dels quals s’acostuma a fer còpies de seguretat periòdiques, la qual cosa garanteix la recuperació de les dades en el cas de pèrdues tant accidentals com voluntàries.

Un usuari pot tenir accés a diferents unitats de xarxa, i cadascuna tindrà un ús diferent. Cada unitat de xarxa s’identifica amb una lletra i el nom de la unitat. D’unitats de xarxa, n’hi ha de quatre tipus:

• Les unitats de xarxa personals: hi té accés únicament un usuari. Aquestes unitats són similars a les unitats de memòria fixa i, tot i tractar-se d’una part del servidor, se’n fan còpies de seguretat.

• Les unitats de xarxa corresponents a una unitat administrativa: part del servidor reservada a una unitat administrativa (servei, secció, etc.). La unitat administrativa desarà en aquesta unitat la documentació que genera i amb la qual treballa.

• Les unitats de xarxa comunes: són espais del servidor compartits per les unitats administratives superiors (Secretaria General, Direcció General, etc.). Tenen com a objectiu servir d'espai per compartir fitxers pesants que no és recomanable que siguin enviats per correu electrònic.

• Les unitats de xarxa compartides per més d’una unitat orgànica: es tracta d’espais de xarxa compartits per persones que han de treballar de forma col·laborativa però que pertanyen a diferents unitats administratives. La unitat de xarxa compartida contindrà els documents necessaris per al desenvolupament de l’activitat concreta.

Els documents que calgui desar a la unitat de xarxa, perquè formen part d’una tramitació o bé perquè són necessaris per a la gestió diària de la unitat, es desaran formant expedients i seguint l’estructura del quadre de classificació corporatiu, com es detalla més endavant.

↑ Tornar a 4.1. L'estructura de memòria de l'ordinador | ↑ Tornar a l'índex de la unitat

El disc dur és la unitat lògica de memòria fixa que tenen tots els ordinadors. D’aquesta unitat, no se’n fan còpies de seguretat i, per tant, no es recomana desar-hi documentació pròpia de les tasques de la unitat administrativa. A més, té el problema afegit que, en tractar-se d’una unitat local, no està disponible per a la resta d’usuaris. Aquesta unitat s’ha de reservar per a la documentació personal: fotografies, currículums personals, etc. En cap cas s'ha d’utilitzar per desar-hi documentació relacionada amb el treball de la unitat administrativa.

↑ Tornar a 4.1. L'estructura de memòria de l'ordinador | ↑ Tornar a l'índex de la unitat

Cada cop s'està estenent més l'ús de l'espai que s'anomena "núvol" (cloud), com espai d'arxivament en línia en substitució de les unitats de xarxa. Això sol donar-se sobretot en casos de compartició de fitxers entre usuaris de grups de treball col·laboratiu, ja que permet el treball síncron de diferents usuaris amb control de canvis i versions, o també quan és necessari l'accés o la tramesa de fitxers pesants en els casos que les eines i plataformes habituals no tenen prou capacitat perquè són massa grans.

A la Generalitat de Catalunya podem fer ús d'aquest espai al núvol a través del OneDrive corporatiu, que és una eina del paquet Office 365.

↑ Tornar a 4.1 L'estructura de memòria de l'ordinador | ↑ Tornar a l'índex de la unitat

Aquestes unitats corresponen als suports físics utilitzats per al transport i l’emmagatzematge de la informació.

No fa pas gaire, les unitats extraïbles s’utilitzaven habitualment per emmagatzemar i transportar informació, però no estaven especialment indicades per a la preservació a llarg termini dels documents d’arxiu, que han de ser conservats en repositoris digitals controlats que ens permetin garantir la fiabilitat, la integritat, l'autenticitat i la disponibilitat dels documents. Els suports extraïbles són molt fràgils, per tant, d'una manera relativament fàcil podem perdre la informació que hi hem desat. A més, aquests suports representen un punt de fuga d’informació molt important, ja que permeten transportar la informació fora de l’organització sense deixar rastre.

Tot i els problemes de conservació d'aquests suports, fa uns anys sovint ens trobàvem que algunes parts dels procediments es desaven en aquestes unitats. Atesa la fragilitat física, aquests suports s’han de conservar a part, en condicions de temperatura i humitat controlades, per evitar-ne la degradació. En aquests casos, cal identificar amb una etiqueta les dades de l’expedient al qual pertanyen, de manera que es puguin relacionar amb la resta de l’expedient que tenim en suport paper.

Model d’etiqueta de CD amb els camps mínims que hauria de contenir:

↑ Tornar a 4.1 L'estructura de memòria de l'ordinador | ↑ Tornar a l'índex de la unitat

Com a qualsevol altre document, als electrònics també se'ls aplica la normativa desenvolupada a la Generalitat de Catalunya per establir un sistema de gestió documental (SGD).

L’objectiu principal de tot SGD és organitzar la documentació per tal de tenir-la controlada i localitzar-la de forma àgil i ràpida per donar resposta a les necessitats de la institució que l'ha generat.

A l’hora d’organitzar els documents electrònics, fem servir les mateixes eines que l'SGD de la Generalitat ha establert per als documents en paper, i que ja hem vist a la unitat 1.

De totes les eines, la més important és el quadre de classificació, que estructura la producció documental. Serveix per organitzar els documents, atès que estableix una jerarquia i proporciona un model que podem reproduir a les unitats de xarxa.

L’objectiu últim del SGD és dotar la Generalitat d’uns instruments comuns perquè tothom sàpiga com actuar amb l'organització dels documents, emprant uns criteris comuns i unívocs que evitin la multiplicitat de solucions i el caos que això provoca.

Així, a l’hora d’organitzar els documents electrònics el criteri és el mateix. Sovint, cadascú de nosaltres busca solucions particulars per organitzar les seves carpetes, anomenar els documents i estructurar els espais de la xarxa. Aquesta actitud individual, o limitada a una àrea específica, suposa un entrebanc perquè qualsevol canvi dins de l’estructura o la partença de la persona que se n’encarrega, provoca que el sistema s’ensorri, que no es trobi allò que es busca o que, fins i tot, es perdi la informació fonamental per treballar i calgui esmerçar grans esforços per recuperar-la. Per això es proposa un únic criteri, un únic quadre de classificació i un únic SGD.

Amb un exemple s’entendrà millor. A l'hora de desar els documents electrònics en una unitat de memòria, tinc dues opcions:

1. Fer la meva.
2. Seguir l'SGD.

Si segueixo el meu criteri i poso al document el nom que vull, això sí, mirant de trobar un nom que crec que explica què és, i el deso a la unitat a l'abast de tothom, obtindré això:

• Si no segueixo un criteri ben fonamentat per posar nom al document, quines probabilitats tinc d'oblidar-lo i no saber de què tracta el document?
• Si vaig acumulant documents, i deixo per a més endavant organitzar les carpetes, quines possibilitats tinc de trobar el document passat un temps?
• Si el criteri és meu, personal, o d'unes quantes persones de la unitat, si mai hi ha un relleu, hi haurà algú altre capaç de trobar-hi alguna cosa, com ara un informe?

Si segueixo els criteris del sistema, obtindré això altre:

D’entrada pot costar d’entendre però, si ens hi fixem, veurem que al darrere hi ha una raó de ser, un criteri i un cert ordre. Resumint, la documentació està organitzada.

• 4.2.1. L'organització dels documents d'acord amb l'estructura de nivells
• 4.2.2. Els models de representació de l'estructura de nivells
• 4.2.3. Com cercar la informació administrativa en suport electrònic

S'estableixen quatre nivells d’organització de la documentació, del més general al més específic. El primer correspon a l’òrgan productor, i l’últim, al document que forma part d’un expedient.

• Nivell 1. Òrgan productor: equival a la unitat administrativa que té encomanades les funcions que generen la documentació que gestionem.

• Nivell 2. Nivell de classificació: correspon a l’entrada del quadre de classificació que identifica la funció o l’activitat que ha generat la documentació.

• Nivell 3. Expedient: és l’equivalent a la carpeta de paper en què es recullen tots els documents creats o rebuts durant la tramitació. Creem tantes entrades d’aquest nivell com expedients gestionem.

• Nivell 4. Documents que integren l’expedient: identifiquem i desem cada document dins la carpeta de nivell 3 que li correspon.

↑ Tornar a 4.2. L'organització dels documents | ↑ Tornar a l'índex de la unitat

A l’hora de representar aquesta estructura en una unitat de memòria, podem seguir dos models:

a) En forma d’arbre: anem creant carpetes i subcarpetes tot seguint la jerarquia que marca el quadre de classificació.

Amb aquest model que reprodueix el quadre, la jerarquia queda molt clara. És un bon model quan es tracta d’unitats de xarxa en les quals es treballa amb diferents funcions i en què cal que quedi clara la relació entre les carpetes.

Com a inconvenient, si el volum de carpetes i subcarpetes és gran, es fa més complicat moure-s’hi. A més, pot donar problemes si se superen els límits que Windows posa per anomenar les carpetes i els arxius, 13 caràcters, ja que suma tots els títols de carpetes, subcarpetes i arxius, i si aquests superen els 256 caràcters pot produir errors.

b) En forma lineal: no creem subcarpetes, sinó que anem creant directament a la unitat les carpetes que contenen els nostres documents. La jerarquia continua existint, tot i que no és visible, perquè ja queda recollida al quadre de classificació.

Amb aquest model, totes les carpetes queden a l’abast i ordenades pel número del codi de classificació. És un bon model quan es treballa amb poques funcions, ja que la jerarquització no és prioritària i, al treballar amb Windows, no dóna els problemes que provoca l’acumulació de subcarpetes.

Com a inconvenient, en no reflectir la jerarquia del quadre, cal conèixer bé les relacions entre els diferents nivells.

↑ Tornar a 4.2. L'organització dels documents | ↑ Tornar a l'índex de la unitat

En cas de no conèixer la classificació de les carpetes o fins i tot el nom d’un document es pot fer servir l’eina de cerca de l’administrador de fitxers del sistema Windows que ens permetrà trobar tot tipus de documents electrònics, sense importar-ne la tipologia. Només cal anar a la lupa de cerca:

Es pot introduir qualsevol terme de cerca com ara un nom o un cognom de persona, una data, un codi de classificació, etc., en el camp de cerca, i el sistema el trobarà, inclús si el terme no és complert, és a dir, escrivim una paraula truncada o cadena de caràcters. Aquesta funció és important en els casos en què hem de trobar una carta, per exemple, sense disposar de gaire informació sobre on la vam desar.

↑ Tornar a 4.2. L'organització dels documents | ↑ Tornar a l'índex de la unitat

← Unitat 3 | Unitat 5 →