• Introducció
• 3.1 El protocol de gestió de documents electrònics i arxiu de la Generalitat
• 3.2 Els grups de treball multidisciplinaris de gestió documental
• 3.3 L'arxiu electrònic
• 3.4 El sistema general de gestió de la documentació administrativa aplicat als documents electrònics
• 3.5 Eines electròniques de suport dins la tramitació de l’expedient administratiu
• 3.6 Glossari

Com hem vist a la unitat 1, un sistema de gestió documental ens ha de permetre tenir controlada la documentació des de la creació fins a la destrucció o la conservació permanent del document. A més, s’ha de fer de manera que en tot moment quedi garantida la fiabilitat, la integritat, l’autenticitat, l’accessibilitat i la disponibilitat de la informació que contenen els documents, com s’ha explicat a la unitat 2.

Per poder fer possible la gestió correcta dels documents electrònics, la Generalitat de Catalunya s’ha anat dotant d’un seguit d’eines i de normativa alineada amb la de l’Estat espanyol i la Unió Europea.

Un clar exemple n'és el protocol de gestió de documents electrònics i arxiu de la Generalitat de Catalunya, aprovat per l’Ordre CLT/17/2014, de 14 de maig.

↑ Tornar a l'índex de la unitat

Un dels objectius del protocol és “determinar les condicions tècniques i organitzatives en què s'assenta el model de gestió electrònica de la documentació de l'Administració de la Generalitat de Catalunya, i establir la política de gestió de documents electrònics de la Generalitat de Catalunya i les responsabilitats dels diferents òrgans en la gestió dels documents electrònics”.

El protocol "s'aplica a tots els documents electrònics produïts o rebuts en el desenvolupament de les competències de l’Administració de la Generalitat de Catalunya. Així mateix, s’aplica als organismes i a les entitats autònomes que determina l’article 2.1.a del Decret 56/2009¹⁾. , de 7 d'abril, per a l'impuls i el desenvolupament dels mitjans electrònics a l'Administració de la Generalitat, i a tots els organismes que acordin gestionar la seva documentació de conformitat amb aquest protocol”.

El protocol actua sobre:

• els documents administratius electrònics que formen part d'un procés administratiu electrònic.
• els documents electrònics produïts en entorns ofimàtics que no formen part d’un procés administratiu electrònic, però que són suport i evidència d'altres activitats i funcions de l'Administració.

En ambdues categories, s’hi poden incloure tant els documents nascuts electrònics com les còpies electròniques autèntiques.

El protocol es compon de tres grans blocs, orientats a aconseguir dur a terme una gestió corporativa de la documentació de la Generalitat:

• Principis de gestió de documents. Recullen les grans línies mestres que guien la gestió de documents electrònics.

• Directrius. Són instruccions concretes que es donen als ens de com han d’actuar amb els documents electrònics que gestionen:

• Instruments tècnics. Els bàsics que estableix el protocol són els següents:

El protocol també estableix que es puguin aprovar nous instruments de gestió documental més enllà dels actuals. En aquest sentit, s’ha estandarditzat la denominació dels ens i departaments de la Generalitat i s’ha optat per establir el codi SAC com a identificador de les unitats administratives.

Els instruments són essencials per poder dur a terme diverses accions, com ara, implementar la política de gestió de documents d’una manera automatitzada, interoperar, cercar documentació i informació, etc.

El Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya aprova i manté aquests instruments tècnics, que són d’obligat compliment per a tots els seus ens.

Els canvis introduïts per la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques i la Llei 40/2015, d’1 d’octubre, de règim jurídic del sector públic respecte al que havia establert la Llei 30/1992, de 26 de novembre, de règim jurídic de les administracions públiques i del procediment administratiu comú, no afecten el plantejament del protocol, que de fet proposa un sistema de treball multidisciplinari i flexible capaç d'adaptar-se a les noves necessitats que vagin sorgint, tant per canvis legislatius com tecnològics.

↑ Tornar a l'índex de la unitat

Per fer front als reptes de l’Administració digital, el protocol determina la creació de grups de treball multidisciplinaris (GTM) a cada departament, organisme o entitat dependent o vinculat inclòs dins l’àmbit d’aplicació del protocol. Aquests GTM inclouen, com a mínim, representants de les unitats administratives competents en matèria de tecnologies de la informació i comunicació, de gestió documental i arxiu i d’organització.

Els GTM tenen les funcions següents:

• a) Vetllar per l’aplicació de les directrius i l’ús dels instruments establerts en aquest protocol, incloent-hi els sistemes d’informació ja existents i la seva adaptació.

• b) Proposar, si escau, l’aprovació d’instruccions de l’òrgan competent del departament o ens per precisar la manera d’aplicar-hi les directrius generals establertes en el protocol.

• c) Assessorar la unitat o les unitats promotores de projectes que incloguin la gestió de documents electrònics perquè la seva formulació compleixi les directrius d’aquest protocol.

• d) Validar els projectes que inclouen en el seu abast la gestió de documents electrònics o la conversió de documents en paper o analògics a documents electrònics. D’aquesta validació, n’ha de quedar constància en els informes tècnics corresponents.

• e) Establir, seguint les instruccions de les secretaries generals o òrgans anàlegs dels ens i organismes de la Generalitat i amb els recursos existents, els criteris, els plans d’actuació i els calendaris conduents a transformar els expedients híbrids en electrònics.

• f) Vetllar per l’aprofitament i l’ús eficient dels recursos.

• g) Informar els òrgans corporatius esmentats implicats en la gestió i la conservació dels documents electrònics dels fets substancials relacionats amb aquestes funcions.

• h) Qualsevol altra funció derivada de la implantació de projectes de gestió de documents electrònics.

Al protocol s’estableixen altres criteris de gestió documental, molts dels quals són qüestions tècniques totalment transparents per als usuaris, però n’hi ha alguns que hem de tenir en compte i que treballarem a continuació.

↑ Tornar a l'índex de la unitat

La Generalitat de Catalunya, en el marc del projecte ARESTA, ha optat per la solució iArxiu del Consorci d’Administració Oberta de Catalunya com a solució d’arxiu electrònic. iArxiu és una solució pública i segueix el model OAIS, que a l'àmbit internacional usen els repositoris d’arxiu de les principals administracions públiques. iArxiu dona solució als requisits d’arxiu establerts a l’article 17 de la Llei 39/2015, del procediment administratiu comú de les administracions públiques. Essencialment, permet el manteniment a llarg termini tant dels formats com de les signatures dels documents electrònics.

En el model impulsat per ARESTA, l’arxiu dels expedients s'ha de fer un cop finalitzat l’expedient, quan ja no es pugui interposar cap recurs en via administrativa, d’acord amb el que estableix l’article 17.1 de la Llei 39/2015: "Cada administració ha de mantenir un arxiu electrònic únic dels documents electrònics que corresponguin a procediments finalitzats."

Així, un cop finalitzat un expedient mitjançant la seva aplicació de gestió, s'ha de transferir a iArxiu. L’expedient ha de ser indexat i foliat electrònicament, d’acord amb el que estableix la norma tècnica d’interoperabilitat, i s’ha d'incorporar a l’arxiu electrònic. En aquest moment s’inicia el període de vigència d’aquest expedient. Entenem per vigència el període de temps en el qual els documents disposen de valors jurídics, fiscals, administratius, els quals cal que siguin conservats com a evidència de drets i deures de l’Administració i dels ciutadans. Un cop passat el termini de vigència, que és determinat per les taules d’accés i avaluació documental, els expedients s'han de destruir o bé, si són de conservació permanent atenent al seu valor informatiu i històric, continuaran dins iArxiu fins que no es determini un altre repositori que constitueixi l'arxiu electrònic corporatiu de la Generalitat.

En el model impulsat per ARESTA, cap expedient pot romandre tancat a les aplicacions de gestió, ja que totes les operacions d’eliminació de documents estan centralitzades a iArxiu. Així mateix, en l’eventualitat de judicis o fiscalització per les autoritats competents, l’expedient que s’ha de trametre és el que conserva iArxiu, atès que es pot demostrar la seva integritat i l’historial d’esdeveniments que pugui tenir aquell expedient (ressegellaments, accessos, etc.).

Cada departament i ens disposa a iArxiu d’un fons propi que gestiona la persona responsable del sistema de gestió documental i arxiu de cada organisme.

↑ Tornar a l'índex de la unitat

Els documents electrònics poden tenir diferents orígens, ja que es poden crear i gestionar:

• mitjançant una aplicació de gestió de tràmits, com per exemple el tramitador genèric,
• o bé utilitzant les eines informàtiques, com per exemple la valisa electrònica (eValisa), i les unitats de xarxa disponibles.

Això provoca dues maneres d’aplicar la gestió documental en els documents electrònics: de manera automatitzada, amb la gestió assistida amb eines electròniques, o de manera manual no automatitzada, dins les unitats de xarxa.

Per documents electrònics amb gestió automatitzada entenem els documents creats per eines informàtiques que disposen de sistemes de gestió interns dels documents creat en un procés administratiu.

La gestió automatitzada s’activa en el mateix moment de creació o recepció del document electrònic definida prèviament en els GTM, i ho fa de manera transparent per a l’usuari mitjançant ARESTA, el gestor documental corporatiu de la Generalitat de Catalunya que s’ha d’integrar amb les diferents aplicacions de gestió de tràmits.

ARESTA inclou dues fases dins el cicle de vida dels documents a través de dues plataformes diferents:

• La Plataforma de Serveis de Gestió de Documents (PSGD) que gestiona els expedients i els documents electrònics en fase de tramitació.
• iArxiu, arxiu digital que gestiona els expedients i els documents un cop ja han estat tancats i però es troben en fase de vigència.

Les aplicacions de gestió de tràmits s'han d’adequar a les directrius del protocol de gestió de documents electrònics i arxiu de la Generalitat de Catalunya pel que fa a la identificació dels documents i dels expedients i a la definició de les metadades necessàries per a cada nivell (sèrie documental, expedient i document). També inclouen polítiques de conservació i preservació en aplicació dels calendaris de conservació que determinin la normativa d'avaluació i tria.

Estem parlant de gestions assistides o aplicacions de tramitació, com ara:

• TG (tramitador genèric), per a tràmits adreçats a ciutadans que volen tramitar electrònicament.
• TAIS, per a la tramitació d’ajuts i subvencions.
• TEI (tramitador d’expedients interdepartamental), per a tràmits adreçats a empreses i professionals amb activitat econòmica.
• Diversos sistemes d'informació, específics d'alguns departaments de la Generalitat de Catalunya.

En aquestes aplicacions integrades a ARESTA s’emmagatzemen tots els documents aportats i generats durant la tramitació, així com les evidències de les consultes d’interoperabilitat i altres consultes d’antecedents. D'aquesta manera es forma l'expedient electrònic, entès, tal com estableix la normativa, com el conjunt de documents indexats, numerats i ordenats cronològicament corresponents a un procediment administratiu, qualsevol que sigui el suport i el tipus d’informació continguda. L’expedient electrònic ha d’incloure un índex electrònic que foliï els documents que el componen, signat per l’Administració pública, òrgan o entitat actuant.

Ara bé, els usuaris necessiten unes interfícies o plataformes que actuïn entre les persones i les aplicacions (programes informàtics o màquines). Són els anomenats front-offices: plataformes segures i integrades amb S@rcat (Registre d’entrada i sortida de documents) a través d’una oficina virtual que actua com a registre electrònic. Aquestes plataformes, a més, garanteixen la traçabilitat de les trameses i les actuacions:

• Canal Empresa: el portal per tramitar electrònicament adreçada a empreses i professionals amb activitat econòmica mitjançant la FUE (Finestreta Única Empresarial).

• Gencat tràmits (abans l'Oficina Virtual de Tràmits o OVT): plataforma per a la tramitació electrònica adreçada als ciutadans. Inclou la petició genèrica per tramitar, que és un formulari electrònic que utilitza el ciutadà per adreçar-se a l’Administració quan no existeix una tramitació o un formulari específic.

• EACAT: extranet de les administracions públiques catalanes gestionada pel Consorci d’Administració Oberta de Catalunya (CAOC), la qual s’utilitza per a les trameses entre les administracions catalanes (autonòmica, local i altres administracions públiques com ara universitats, Sindicatura de Comptes, Sindicatura de Greuges, cambres de comerç i altres organismes estatutaris i organismes de dret públic); també amb altres administracions de fora de Catalunya a través del servei d’intercanvi de registres (SIR). Dins l'EACAT els serveis electrònics es poden configurar com a servei específic (per a tràmits concrets) o a través de la tramesa genèrica, que dona cobertura a tots els procediments que no tenen definit un tràmit específic a la plataforma EACAT.

Hi ha documents que es produeixen en un entorn electrònic però no disposen de cap eina que en faciliti la tramitació. Són els que anomenem documents electrònics amb gestió manual no automatitzada. Aquests documents requereixen una actuació per part de l'usuari.

A mesura que es van generant o rebent els documents electrònics, cal arxivar-los dins l’expedient electrònic corresponent en la carpeta que pertoqui a la unitat de xarxa, seguint els criteris determinats en el protocol, que consisteix bàsicament en l'aplicació del quadre de classificació en la descripció del nom de fitxers (documents) i carpetes (expedients).

En aquest escenari, l'aplicació de les normes d'avaluació i tria també és manual.

Les eines electròniques que generen documentació signada electrònicament, com ara rebuts, justificants de tramesa i evidències (en forma de documents PDF o XML), que fan necessari aquest arxivament dins l’expedient electrònic al qual pertanyen, són principalment:

• EACAT (ja comentada al punt anterior dedicat a les aplicacions de gestió externa (front-offices)
• Productes de dades i documents interoperables
• Valisa electrònica (eValisa)
• Còpia electrònica autèntica
• Digitalització segura (o conformada)
• e-NOTUM
• e-TAULER
• Portasignatures digital.

El teletreball ha generalitzat l'ús d'entorns de col·laboració en el núvol, com ara l'Office 365, que ens proporciona l'accés a aplicatius no integrats en les aplicacions transversals corporatives de tramitació electrònica que estan sincronitzades amb ARESTA.

↑ Tornar a l'índex de la unitat

L'Administració pública es dota de diferents eines tecnològiques que permeten donar compliment als requeriments que la legislació exigeix dins l’àmbit de l’Administració digital.

A partir de les lleis 39/2015 i 40/2015, el terme electrònic hauria de ser ja sobrer en qualsevol Administració pública dins l’Estat espanyol. Totes ho han de ser en els processos interns i en les relacions i comunicacions externes (excepte amb els ciutadans que continuïn amb el canal presencial).

Però la tramitació electrònica no ha de ser una reproducció de la tramitació en paper sense més. Alineada amb la simplificació dels tràmits, la tramitació dels procediments administratius en els entorns electrònics ha de ser el pas posterior a una simplificació prèvia d’aquests procediments. Aquest canvi demana unes anàlisis prèvies a escala normativa i organitzativa dels processos, de manera que, a banda de facilitar el tràmit a través de plataformes electròniques, els subjectes obligats als mitjans electrònics i els no obligats que s’hi prestin, s'han de trobar amb uns procediments amb una càrrega documental més baixa.

Aquesta disminució de "paperassa" es basa en altres exigències legals:

• No obligació d'aportar documentació que ja obra en poder de l’Administració.
• No exigir l’acreditació dels requisits per via documental, i substituir-la per declaracions responsables dels sol·licitants en el moment de la presentació de les sol·licituds. L’Administració pot requerir la presentació de la documentació en fases posteriors, com en el moment de la inspecció ex post.

Per la seva banda, l’Administració ha de poder facilitar documentació administrativa que, malgrat ser en format electrònic i amb signatura electrònica, en pugui garantir el valor jurídic en el cas que la persona administrada l’imprimeixi o bé la mateixa Administració hagi de fer notificacions per canal no electrònic en els casos de ciutadans que així ho hagin demanat.

Totes aquestes exigències legals requereixen unes eines tecnològiques que han de facilitar i permetre els serveis electrònics tant per a tràmits interns dins la mateixa Administració com externs.

Les eines informàtiques no han estat concebudes per fer la funció d’un gestor documental, i la capacitat d’informació que hi té cabuda és limitada. En períodes relativament curts de temps (dos o tres anys), s’esborren automàticament els documents electrònics.

• 3.5.1 Eines informàtiques o electròniques
• 3.5.2 Quadre resum de l’arxiu de la documentació generada per les eines corporatives

El Portal d’Administració electrònica (PAE, abans PICA) és el portal on es localitzen la major part de les eines informàtiques o mòduls comuns a disposició dels usuaris. Un cop se’ls ha gestionat l’alta des de les respectives unitats d’organització dels seus organismes, en poden fer un ús manual, és a dir, fora de les aplicacions informàtiques de tramitació.

Les principals eines electròniques que trobem al PAE, l’ús de les quals dona lloc a documents electrònics a gestionar, són les següents:

En aplicació de les exigències d’actuació interoperable entre administracions públiques, aquestes s’han d’interconnectar perquè els ciutadans o les empreses no hagin de tornar a presentar documentació que acrediti dades o situacions requerides en els tràmits i que ja obren en poder de l’Administració.

Aquests productes interoperables són diferents registres o bases de dades tant de la mateixa Generalitat com de l’Administració general de l’Estat als quals els empleats públics hi han d’accedir per fer consultes i extreure el justificant corresponent que acrediti una dada o situació, com, per exemple, estar exempt de deutes tributaris, fet que fa innecessària la presentació del corresponent certificat emès de l’Agència Tributària.

Aquesta consulta s’ha de justificar sempre dins de la tramitació d’un expedient i ha d’obeir a una finalitat. Les unitats d’organització trameten l’alta dels empleats públics per a la consulta dels diferents productes d’interoperabilitat.

Exemples: Registre de la Propietat, Registre Mercantil, Registre de l’Agència Espanyola d’Administració Tributària, etc.

És l’eina que s’ha d’utilitzar per a l’enviament de documentació quan necessitem disposar d’un justificant de la tramesa electrònica entre organismes de la Generalitat o entre unitats i ens del departament.

El mòdul de còpia autèntica serveix per fer una còpia d’un document electrònic signat. La còpia autèntica incorpora un codi segur de verificació (CSV) que és únic i identifica un document electrònic de l’Administració pública, el qual en permet contrastar l'autenticitat i verifica qualsevol còpia autèntica que genera el sistema. També poden anar signades mitjançant segell d'òrgan, atorgant, en aquest cas, un nivell de seguretat més alt. Les còpies autèntiques dels documents electrònics no són documents d’arxiu, a excepció de la còpia electrònica certificada de la resolució. Per conèixer en quines circumstàncies és adequat realitzar la còpia autèntica i com gestionar-la, consulteu la Instrucció 1/2016 de la Secretaria d’Administració i Funció Pública per la qual s’estableixen els criteris i el procediment per a l’elaboració de còpies autèntiques pels òrgans administratius de la Generalitat de Catalunya mitjançant el mòdul eCòpia.

La digitalització segura serveix per donar validesa a la transformació en electrònic d’un document en suport paper. El document digitalitzat en forma segura incorpora el segell de l’òrgan de la Generalitat i també les metadades, que es troben en un fitxer XML annexat de forma automàtica.

És important assenyalar que el document origen en paper que ja es troba a l'arxiu no es pot destruir fins que no s’autoritzi l’eliminació del paper. És l’arxiu central administratiu qui ha d’establir com i quan es poden destruir aquests documents en aplicació de la Instrucció 1/2020 per la qual s’aproven les condicions tècniques i organitzatives per la digitalització conformada de documents.

En el cas de la documentació en paper (original o còpia) que arriba al Registre de part dels ciutadans no obligats a la tramitació electrònica, es retorna als mateixos en cas que l'aportació s'hagi fet presencialment o es posa a la seva disposició per a la seva recollida durant un termini de temps, transcorregut el qual, s'eliminarà. Consulteu la Instrucció per conèixer els terminis.

El mòdul e-NOTUM permet l’enviament d’un avís mitjançant un correu electrònic i/o un sms a un mòbil de la posada en disposició en la seu electrònica de la Generalitat d’una notificació de document o documents, un dels quals normalment és la resolució, tot i que pot ser un altre tipus de document, com ara un certificat o un requeriment. e-NOTUM està connectat a S@rcat, per tant aquestes notificacions queden registrades així com la traçabilitat de l’acceptació, rebuig o rebuig per manca d’accés del destinatari. Consulteu la Instrucció 4/2017 de la Secretaria d’Administració i Funció Pública per la qual es determinen els mitjans electrònics per a la pràctica de les notificacions pels òrgans administratius de la Generalitat de Catalunya per conèixer amb més detall el procediment de notificar electrònicament.

Val a dir que el módul eNotum també disposa de la possibilitat de trametre comunicacions, és a dir, enviaments amb la mateixa mecànica que una notificació però pels casos en els que no es requereix la garantia de control de la posada en disposició de la documentació tramesa ni l'acceptació o rebuig per part del destinatari.

Mitjançant e-TAULER es poden publicar disposicions, edictes i anuncis al tauler electrònic de la Generalitat de Catalunya. Per descarregar correctament el document d’evidències s’ha d’esperar que es retiri l’anunci per obtenir totes les dades de la publicació i les metadades completes.

El PSD és una eina permet la definició de fluxos de signatura i dona suport a la seva execució, facilita la gestió de la delegació de signatures, vistiplaus i genera avisos als usuaris.

↑ Tornar a 3.5 Eines electròniques de suport... | ↑ Tornar a l'índex de la unitat

²⁾

En aquest quadre resum s’indica si els diferents documents i justificants que es generen per l’ús d’aquestes eines s'han de descarregar i arxivar dins l’expedient electrònic o no:

↑ Tornar a 3.5 Eines electròniques de suport... | ↑ Tornar a l'índex de la unitat

↑ Tornar a l'índex de la unitat

← Unitat 2 | Unitat 4 →