5. La gestió del correu electrònic
5.1. Què entenem per correu electrònic?
La gestió del correu electrònic presenta un alt grau de complexitat a causa de les seves pròpies característiques, que en dificulten el registre i el seguiment. Entre aquestes característiques, podem destacar que el correu electrònic permet enviar missatges simples o amb documents annexos, dintre i fora de l'organització.
La dificultat de la seva gestió prové en part del fet que en el correu electrònic es barregen informacions de diversos temes i, de vegades, informacions personals i laborals. Cal anar amb compte de no cometre aquest error.
En el context de la gestió documental, entendrem el correu electrònic com un missatge transmès d'un ordinador a un altre mitjançant un programa de missatgeria.
En altres contextos, podem entendre el correu electrònic simplement com un mitjà de comunicació o, fins i tot, com l'aplicació que ens permet generar i rebre els missatges.
En el cas que el missatge hagi estat rebut o enviat durant el desenvolupament de les funcions pròpies de l'organització, el considerarem un document d'arxiu. Cal integrar aquests correus electrònics en el sistema corporatiu de gestió administrativa. En aquest sentit, les organitzacions han de ser capaces d'implementar sistemes que permetin capturar tots els missatges i dotar el personal de capacitat per fer aquesta captura.
5.2. Quan considerem un correu electrònic com un document d'arxiu?
Considerem que un correu electrònic és un document d'arxiu i, per tant, susceptible de ser desat juntament amb la resta de documents que formen un procediment, en els casos següents:
- Quan iniciï, autoritzi o completi una determinada tramitació.
- Quan esdevingui una evidència de les activitats de l'organització.
- Quan el contingut del correu electrònic sigui important, sobretot si el correu és l'única font d'informació que tenim.
- Quan sigui un correu electrònic provinent de l'exterior i formi part d'un procediment.
5.3. Tipus de correus electrònics
Els correus electrònics bàsicament es divideixen en:
- Missatges rebuts: els missatges, juntament amb la documentació annexa, cal classificar-los i arxivar-los quan arriben. Els missatges es desen en format .txt.
- Missatges enviats: en el cas que haguem de desar els correus de sortida, també els classificarem i els arxivarem amb l’expedient que correspongui. El format per desar-los serà .txt.
5.4. Polítiques generals de gestió dels correus electrònics
Per tal de facilitar la gestió del correu electrònic i millorar-ne l'eficàcia com a eina de treball i comunicativa, és important establir alguns criteris d'ús:
- Escriure missatges de correu electrònic que només facin referència a un assumpte i que siguin tan breus i concisos com sigui possible.
- Deixar clar en el missatge què és opinió i què és informació.
- Posar atenció a la redacció dels missatges, evitant intercalar informacions personals amb les laborals.
- Identificar clarament qui és l'emissor del missatge.
- Ser conscient que de vegades un missatge de correu electrònic pot ser llegit per persones diferents del destinatari i, en conseqüència, cal tenir cura amb l'ús de les dades personals.
- En el cas dels correus electrònics de caràcter professional o laboral, evitar l'ús del llenguatge col·loquial.
- Evitar l'ús d'acrònims en el cas d'enviar un correu electrònic a persones externes no familiaritzades amb el seu significat.
- Deixar clara la importància i/o urgència del missatge, ja sigui a l'assumpte del missatge o mitjançant les eines que ofereixen els gestors de correu.
- Especificar sempre que calgui la necessitat de resposta i el termini per rebre-la.
- Evitar l'ús de textos formatats i gràfics al cos del missatge (sempre que sigui possible, és preferible annexar-los com a document adjunt).
- En el cas de rebre un missatge adreçat a una altra persona, cal avisar de l'error l'emissor i, sempre que sigui possible, reenviar el missatge al destinatari.
- Tenir clar qui és el nostre interlocutor per adaptar el missatge a les seves necessitats i valorar si la resposta s'ha de fer mitjançant correu electrònic o bé hi ha mitjans alternatius preferibles.
- Activar les opcions de notificació de lectura i recepció per evitar missatges innecessaris per confirmar la recepció del correu electrònic.
- Omplir a tots els correus electrònics el camp Assumpte.
5.5. Classificació i arxivament dels correus electrònics
Per gestionar els correus electrònics, utilitzarem les mateixes eines i principis que fem servir per a l'organització i la classificació de la resta de documents de l'organització. Els correus electrònics, tot i les seves especificitats, no deixen de ser documents administratius i, per tant, han de ser tractats en conseqüència.
Arxivarem els correus electrònics a l'administrador de fitxers, juntament amb la resta de documents que formin l'expedient. Això és aplicable tant al missatge com als documents adjunts d'aquest.
En el moment de rebre o enviar un correu electrònic, cal valorar si l'hem d'arxivar a l'administrador de fitxers, l'hem d'eliminar o l'hem de reenviar. En cap cas conservarem els correus electrònics al gestor de correu, ja sigui a la safata d'entrada o en altres carpetes. D'aquesta manera ens assegurem la conservació dels missatges, evitem el col·lapse de la bústia de correu i compartim els correus electrònics en un entorn col·laboratiu. La taula següent és una guia per saber què cal fer amb cada tipus de correu1):
| Tipus de correus | Decisió | |
|---|---|---|
| Grup 1 Eliminar | Correus electrònics de caràcter personal. Correus electrònics informatius que no formen part d'un tràmit. La informació que contenen es pot trobar en altres fonts. | ELIMINACIÓ diària. |
| Grup 2 Passar | Correus que arriben a la bústia personal o corporativa i que cal passar a les persones que els han de tramitar o respondre. | ELIMINACIÓ un cop tramès. |
| Grup 3 Arxivar | Correus i fitxers adjunts que arriben per fer qualsevol tipus d'actuació. Correus que s'envien perquè una altra unitat administrativa o altres administracions o persones facin algun tipus de tràmit. | ARXIVAR el fitxer adjunt i el text del correu, si dóna informació del tràmit, a la carpeta de l'expedient electrònic. ELIMINACIÓ del correu de la bústia d'entrada o sortida. |
| Grup 4 Tramitar i arxivar | Correus que informen o formen part d'un tràmit i que cal desar per a informació de la unitat en què es treballa o perquè formen part d'un expedient que ha tramitat la unitat. | ARXIVAR el fitxer adjunt a la carpeta de l'expedient electrònic. ELIMINACIÓ del missatge de la bústia d'entrada o sortida un cop fet el tràmit. |
En tots els casos, evitarem imprimir el correu electrònic si no és estrictament necessari, i en cap cas arxivarem els correus electrònics en suport paper.
Els correus electrònics s'arxivaran a la carpeta de l'expedient virtual corresponent de l'administrador de fitxers. Per fer-ho, usarem preferentment el format de text pla (.txt), que és el més adequat per a la seva preservació a llarg termini. El format pla, a més, té l'avantatge d'ocupar molt poc espai de memòria. En contrapartida, en tractar-se d'un format de text pla, no conserva possibles imatges i formats que hi pogués haver al cos del missatge. En el cas de tenir fitxers adjunts, el format de text pla no permet arxivar-los incrustats al correu electrònic i s'han de desar a part.
Alternatives al format txt que conserven el format del missatge són els formats html, pdf i Outlook, que permeten visualitzar els missatges amb les imatges i els formats de text originals. En el cas dels formats html i pdf, tampoc es guarden els fitxers adjunts al missatge. Únicament podrem guardar en un sol fitxer el missatge i els adjunts mitjançant el format de missatge d'Outlook. Aquest format, però, no és recomanable, ja que depèn d'una aplicació concreta per poder obrir els missatges.
A la taula següent trobareu un resum dels principals formats en què podem guardar un correu electrònic:
| Format | Avantatges | Inconvenients | Recomanació |
|---|---|---|---|
| txt | - Format més estable. - Es pot obrir amb qualsevol editor de text. - Ocupa molt poc espai de memòria. | - Text sense format. - No inclou els fitxers adjunts. | 1 |
| html | - Format estable. - Conserva el format dels missatges. - És possible accedir al contingut del missatge mitjançant qualsevol navegador d'Internet. | - No inclou els fitxers adjunts. | 2 |
| - La lectura del correu es fa mitjançant un lector de pdf que inclouen quasi tots els ordinadors. - Conserva el format dels missatges. | - Format propietari. - Poc estable (depèn de versions). - No inclou els fitxers adjunts. | 3 | |
| Format de missatge Outlook | - Inclou en un únic fitxer el cos del missatge i els fitxers adjunts. - El cos del missatge conserva el format. | - Es tracta d'un format propietari, depèn de l'aplicació que l'ha generat. - Poc estable (depèn de versions). - Els fitxers d'aquest format ocupen més memòria de disc. | 4 |
5.6. Identificació dels correus de sortida
Els correus electrònics que enviem en el marc d'una tramitació, els podem identificar a l'assumpte, de la mateixa manera que identifiquem la resta de documents. Aquesta identificació ens facilitarà el posterior arxivament del correu a la carpeta corresponent de l'administrador de fitxers.
Per identificar el correu electrònic, a l'assumpte hi posarem: el codi de la unitat administrativa, el codi de classificació i un breu resum del contingut.
↑ Tornar a l'índex de la unitat
