• Introducció
• 2.1 El sistema de captura
• 2.2 El sistema de classificació
• 2.3 El sistema de disposició
• 2.4 El sistema de descripció i recuperació
• 2.5 Què entenem per "document electrònic"

A la unitat 1 ja hem avançat què és un sistema de gestió documental, què ens aporta i de quines eines ens dota.

L'article 1 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d'arxius i gestió de documents, defineix el sistema de gestió documental a Catalunya:

D’acord amb la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i gestió de documents, la primera obligació dels titulars de documents públics és disposar d’un sistema de gestió documental (SGD). Els arxius municipals que formen part del Sistema d’Arxius de Catalunya han de garantir l’aplicació de l'SGD com a requisit per a la pertinença al sistema, d’acord amb el Decret 190/2009, de 9 de desembre, dels requisits dels arxius del Sistema d’Arxius de Catalunya.

Aquestes referències que figuren a la normativa d’arxius s’han de prendre en consideració de manera conjunta amb la normativa de procediment administratiu i Administració electrònica, que remarca la importància de les polítiques de gestió de documents electrònics.

Pel que fa als documents electrònics, cal que cada administració local elabori el seu document de política de gestió de documents electrònics, que ha de ser aprovat i adoptat per la institució.

Són normes de referència el Reial decret 4/2010, de 8 de gener, pel qual es regula l’Esquema Nacional d’Interoperativitat en l’àmbit de l’Administració electrònica, i la Resolució de 28 de juny de 2012, de la Secretaria d’Estat d’Administracions Públiques per la qual s’aprova la Norma Tècnica d’Interoperabilitat de Política de gestió de documents electrònics, així com l’exemple del Protocol de gestió de documents electrònics i arxiu de la Generalitat de Catalunya, aprovat per l’Ordre CLT/172/2014, de 14 de maig.

Segons José Luis Bonal Zazo, "el model integrat és aquell en el qual la gestió de documents s'integra completament en la resta de les activitats de l'organització per formar un tot i s'ocupa del tractament documental a totes les fases del cicle vital dels documents".

Quan treballem amb documentació, tant en paper com electrònicament, ho fem fruit d’unes activitats que responen a unes necessitats concretes. Per garantir la validesa de la nostra feina hem d’assegurar-nos que la documentació que administrem està correctament gestionada i es pot utilitzar en qualsevol moment en què la necessitem. Per aquesta raó s’han desenvolupat les tècniques arxivístiques que expliquem en aquest taller, tenint en compte que cal fer-les servir en el moment just en què hi estem treballant.

L’entorn electrònic ens permet treballar amb els documents des del moment en què es creen i, de fet, amb la gestió electrònica podem desenvolupar les funcions dels diferents elements de l'SGD que apliquem a Catalunya, que analitzem seguidament.

↑ Tornar a l'índex de la unitat

Quan un document és creat fruit d’un procediment, o bé és aportat des de fora del sistema d’acord amb els requisits procedimentals, l’hem d’identificar, ja que d'una altra manera es perdria. Aquestes accions es poden fer amb el suport d’una aplicació de gestió de tràmits corporativa o bé utilitzant les eines ofimàtiques i les unitats de xarxa disponibles.

Per fer-ho, només cal respondre a tres preguntes:

1. Què és? La resposta se sintetitza amb el títol i el codi de classificació d’acord amb la funció en què s'inclou: per fer-ho, utilitzem el quadre de classificació següent del nostre organisme:

2. Quan s'ha fet? Responem a aquesta pregunta amb la data d’inici i final de l’assumpte o tràmit. Normalment, amb l’any n’hi ha prou, però es recomana fer servir la data sencera quan sigui possible, en format any/mes/dia:

3. Qui l'ha fet? Responem a aquesta pregunta amb la unitat responsable de la seva tramitació (el que coneixem com unitat de procedència). Ho fem ajudats pel quadre d’unitats orgàniques, en el qual es recullen els noms de les unitats i el codi que les identifica. Cal aplicar el nom propi de cada entitat local.

↑ Tornar a l'índex de la unitat

La classificació dels documents és clau. Classificant-los ens assegurem saber a quina funció pertanyen, amb quins altres documents i procediments estan relacionats i què n’hem de fer.

Per classificar els documents ens ajudem del quadre de classificació anterior i només cal que responguem unes preguntes:

1. A quina activitat fa referència el document? A l’exemple anterior: 0135 [06.05]. Gestió de les obres de la corporació local i d'infraestructura.

2. En quina funció es classifica aquesta activitat al quadre? 0137 [06.05.02]. Construcció i manteniment dels equipaments municipals / comarcals i/o d'ús públic.

3. A quin nivell de concreció del quadre cal arribar? Cal arribar al màxim de detall, al nivell de sota, 2392 Construcció / manteniment de la Casa de la Vila.

4. Dins de quin expedient o dossier s’insereix el document? Aquí la concreció ja és màxima. Suposem que es tracta dels ascensors de l’edifici central del Departament: Via Laietana, 26.

El resultat final de la classificació seria:

• Codi de procedència: AG27_Serveis Interns i Prevenció de Riscos
• Codi de classificació: 2392 Manteniment de la Casa de la Vila.
• Títol de l’expedient o dossier: plaça de la Vila, 1.

A la unitat 4 veurem amb més detall com aplicar aquest sistema de captura i classificació als documents electrònics que integren els diferents expedients digitals dins la unitat de xarxa.

↑ Tornar a l'índex de la unitat

Definir què fer amb els documents al llarg de la seva vida activa i un cop han assolit la seva funció principal és fonamental perquè el sistema sigui àgil i eficient. En el moment de crear un document hem de saber:

• qui i com hi pot tenir accés.
• durant quant de temps s'hi podrà accedir.
• quin serà el destí final del document.
• quan cal restringir l’accés al document (si s’hi incorporen dades sensibles, l'accés ha de ser restringit).
• quina n'és la unitat responsable, que serà l’única que el podrà gestionar i, fins i tot, modificar d’acord amb el que estableixi el procediment.

Totes aquestes polítiques s’apliquen fins i tot en el moment en què l’assumpte s’ha clos.

Quan l’expedient es tanca, ha de quedar clar què fer-ne: quan de temps es conservarà i què se'n farà quan s’hagi exhaurit aquest període, si es conservarà per sempre, si es destruirà i només se’n recolliran les dades principals, si se’n conservarà només una part, qui hi podrà accedir, com i quan, etc. Aquestes polítiques estan definides per les taules d’accés i avaluació documental (TAAD), i els arxivers tenen la responsabilitat d’implementar-les a l’organització.

↑ Tornar a l'índex de la unitat

Per poder gestionar la documentació, no només cal organitzar-la jeràrquicament mitjançant la classificació. Tampoc n’hi ha prou d'establir les polítiques i els protocols de disposició, cal identificar-la i descriure-la; és a dir, cal saber què és cada document. D’això, se’n diu descripció.

Una bona part d’aquesta tasca es fa en el moment en què es crea el document, com ja hem vist abans. Però cal completar aquesta informació amb els elements que ens permetin trobar un document concret dins el munt de documentació que es produeix cada dia.

De la descripció, se n’encarreguen tots els qui estan implicats en el procediment que genera la documentació. Així, els administratius, els tècnics, els informàtics i, és clar, els arxivers, descriuen el nivell que els pertoca.

↑ Tornar a l'índex de la unitat

• 2.5.1 Característiques
• 2.5.2 Components
• 2.5.3 Les metadades

Els documents electrònics es caracteritzen pel fet que han estat generats i transmesos mitjançant un maquinari i un programari, i perquè necessiten eines tecnològiques per garantir-ne la disponibilitat i poder-hi accedir.

Podríem resumir les característiques bàsiques dels documents electrònics en les següents:

1. Poden ser multiformes, és a dir, es poden combinar simultàniament.
2. Poden ser dinàmics o compostos.
3. Són canviants.
4. Són fàcilment manipulables.
5. Es poden duplicar indefinidament.
6. Són fàcilment transportables.
7. Poden no tenir un suport tangible.
8. Es poden trobar repartits en més d’una unitat d’emmagatzematge.

Hi ha diferents tipus de documents electrònics en funció de les dades que contenen:

1. Documents estables: creats mitjançant un maquinari i un programari, però amb unes característiques similars als documents de paper, p. ex., documents de text o imatges fotogràfiques.
2. Documents acumulatius: totes les informacions noves s’afegeixen a les anteriors sense modificar el contingut existent, p. ex., bases de dades o fulls de càlcul.
3. Documents no acumulatius: s'hi pot afegir informació nova que modifica el contingut dels documents, p. ex., una pàgina web.
4. Documents que combinen diferents característiques de les anteriors, com ara les pàgines web alimentades per una base de dades.

Descripció estructural d'una seqüència de dades en què s'especifica el tipus, la llargada i la disposició de cada element. La informació electrònica s’emmagatzema a les unitats de memòria en llenguatge binari (zeros i uns). En funció del format dels fitxers, el sistema representa la informació d’una manera o d'una altra, i per fer-ho cal una aplicació que sigui capaç de transformar aquesta informació.

Hi ha diferents tipologies documentals en funció del tipus d’informació: documents de text, imatges, etc., i poden haver-hi diferents formats per a cadascuna d’aquestes tipologies (els formats poden competir entre si, i moltes vegades no hi ha un format estàndard), p. ex., una fotografia pot tenir diversos tipus de formats amb característiques diverses (JPEG/JPG, TIF, PNG, etc.). Segons el tipus d’informació del document o l’ús que en vulguem fer, triarem un format o un altre. Cal tenir en compte que hi ha formats que emmagatzemen la informació de manera que pot ser recuperada íntegrament, ja que les dades emmagatzemades són un reflex fidel de les dades originals (formats sense pèrdua), i hi ha formats de compressió amb pèrdua, de manera que, a canvi d’una certa pèrdua de qualitat, es guanya en eficàcia, ja que el fitxer resultant de la compressió ocupa menys espai de memòria. Per exemple: si tenim una imatge fotogràfica que volem publicar, és preferible desar-la en format TIF; en canvi, si la imatge és únicament per consultar-la, la desarem en format JPEG.

Per reconèixer el tipus de fitxer i el format, ens podem fixar en l'extensió: .doc per a documents de Microsoft Word, .jpg o .jpeg per a imatges fixes, etc. També tenim alguns recursos disponibles a la xarxa per saber quin format tenim al davant i les seves especificacions (Filext).

De manera general, per a la conservació a llarg termini triarem formats no propietaris i oberts.

Segons The Florida Center for Library Automation, els formats recomanats per a la conservació a llarg termini són:

El caràcter canviant de la tecnologia fa que els formats esdevinguin sovint obsolets. Cal, per tant, implementar estratègies de canvi (o migració) de formats per garantir que en el futur els fitxers continuaran sent accessibles malgrat l’obsolescència dels formats. Cada entitat ha de vetllar per la preservació a llarg termini pels mitjans que consideri més adients. La Generalitat de Catalunya ofereix als municipis, mitjançant acord, el repositori iArxiu, que té un registre de formats que permet mantenir els fitxers sempre en la versió vigent.

Els documents electrònics, com qualsevol tipus de document, necessiten un suport on escriure la informació. Aquest suport pot ser físic o virtual, però cal assenyalar que, tant en un cas com en l’altre, sempre necessitarem un maquinari per accedir als documents, ja que el suport per si mateix no és suficient per llegir-los, com passa amb els documents tradicionals en suport paper.

De suports, n’hi ha de molts tipus, entre els quals podem destacar els següents:

• Suports magnètics, com ara els disquets.
• Suports òptics, com els CD, DVD, Blu-ray, etc.
• Suports magnetoòptics, com el minidisc o les unitats Zip.
• Memòries flaix, com les memòries USB o els discs durs portàtils.

Els suports físics tenen dos grans problemes: d’una banda, la degradació que pateixen pel pas del temps o per una manipulació incorrecta i, de l’altra, el canvi tecnològic, que fa que els suports esdevinguin obsolets en un període relativament curt de temps. Per evitar aquests problemes, cal conservar els suports en un ambient amb temperatura i humitat controlades, i també cal establir una política de còpia dels documents en suports més moderns, de manera que no calgui conservar maquinari antic per accedir a la informació.

Els documents electrònics presenten unes característiques que marquen diferències importants respecte del suport paper (ara bé, no és la primera vegada en la història que trobem una situació de canvi):

• Ús de símbols o intangibilitat: el contingut d'un document electrònic està representat per símbols o xifres binàries que han de ser descodificats. Quan s'escriu i es grava es codifica; en canvi, quan es llegeix es descodifica. Aquesta característica fa que els documents depenguin del programari.
• Relació entre suport i contingut: el contingut està enregistrat en un suport magnètic o òptic i només és accessible a través de la màquina. Ara bé, es pot migrar a un altre suport, de tipus diferent, sense que això representi una pèrdua d'informació.
• Separació entre entitat física i entitat lògica: l'estructura física i l'estructura lògica d'un document electrònic estan separades. L'estructura física és variable i depèn del maquinari i el programari. L'estructura lògica és la que relaciona les parts que el formen. Totes dues es reconstrueixen quan són llegides per una determinada aplicació informàtica.
• Documents virtuals: el document virtual no existeix sota una forma tangible. Pot ser reconstruït en qualsevol moment, executant de nou els processos que l'han fet aparèixer, a condició que els elements que el van constituir no hagin variat.
• Composició: un document electrònic pot estar format per diversos objectes electrònics; pot contenir alhora diversos tipus de documents o elements textuals, audiovisuals i/o gràfics autònoms i de procedència diversa quant a programaris. Ara bé, estaran vinculats internament mitjançant enllaços.
• Distribució: cadascun dels objectes o diferents fitxers que formen un mateix document pot residir o estar distribuït en diferents ubicacions físiques, com ara l'espai dins un servidor, una unitat de xarxa o la memòria local de l'ordinador.
• Dinamisme: el document electrònic presenta un canvi constant. Per tant, si no hi ha un sistema de gestió de documents electrònics (SGDE) que en controli les versions o actualitzacions, el dinamisme pot arribar a ser un problema.

Característiques específiques dels documents electrònics d'arxiu

Els documents electrònics d'arxiu presenten les mateixes característiques que els documents d'arxiu en suport paper, ja que la seva condició no depèn del suport en què s'enregistra la informació. Per garantir aquestes característiques és imprescindible un sistema de gestió documental:

• Autenticitat: persistència al llarg del temps de les característiques originals del document respecte del context, l'estructura i el contingut.
• Fiabilitat: capacitat d'un document d'arxiu de servir com a evidència fiable. Un document és fiable quan podem considerar que es tracta d'una representació completa i precisa de les transaccions, activitats o fets de què dona testimoni.
• Integritat: el document està complet i no ha estat alterat.
• Identitat: Hi ha dues identitats possibles, les referides al propi document en funció dels atributs que el caracteritzen de forma única i la relativa a les persones físiques o jurídiques que hi han participat a la seva creació.
• Accessibilitat: Accions i eines que permeten -subjectes normalment a regles i condicions legals- localitzar, utilitzar o recuperar els documents.
• Utilitat: és útil el document que pot ser localitzat, presentat i interpretat al llarg del temps.

↑ Tornar a 2.5 Què entenem per "document electrònic" | ↑ Tornar a l'índex de la unitat

Els components necessaris i suficients d'un document electrònic són els mateixos que els de la seva contrapart tradicional, encara que es manifestin de manera diferent: en els documents tradicionals es presenten junts, mentre que en els electrònics es dissocien, és a dir, van per separat. Són els que es detallen a continuació, segons els estudis de diferents autors.¹⁾

És la informació o les dades que conté: text, nombres, taules, imatges, gràfics, so, vídeos, enllaços hipertextuals o diversos tipus d’informació simultània; aleshores esdevé un document compost o multimèdia.

És la manera com s’organitza la informació i com el document és enregistrat, i inclou l’ús de símbols, la presentació, el format, el mitjà, etc. L’estructura fa referència a les relacions entre les dades que constitueixen el contingut, per exemple quines paraules representen una adreça o el cos del text. Dins l’estructura podem diferenciar entre:

• Estructura física: com es distribueix la informació dins el document.
• Estructura lògica: la jerarquia i la relació de les dades que configuren la informació.

És el conjunt de dades referents a l’entorn administratiu i funcional de creació del document, i al marc legal, documental i de procediment. Fa referència a:

• La informació necessària per completar la comprensió dels documents.
• La informació necessària per entendre les activitats i les transaccions en què està implicat el document (validació, responsabilitats, etc.).
• La informació de processos associats als documents (selecció, migració, transferència, etc.).

És la forma en què s'estructura la informació d'acord amb el programari utilitzat per representar-la.

↑ Tornar a 2.5 Què entenem per "document electrònic" | ↑ Tornar a l'índex de la unitat

Les metadades són elements que caracteritzen l’entorn digital i que tenen una funció fonamental en la gestió dels documents electrònics. Metadades significa 'les dades sobre les dades'. De fet, són un conjunt d’informació estructurada que defineixen el context, el contingut i l’estructura dels documents electrònics i que permeten gestionar-los, tot identificant, autenticant i contextualitzant els documents d’arxiu, així com les persones, els processos i els sistemes que creen, gestionen i usen aquests documents. En les sèries documentals i els expedients, també hi ha metadades. Podem diferenciar tres tipus de metadades, d’acord amb la seva funció:

• Metadades contextuals. Ens informen sobre:
  • Els agents implicats en la creació, la recepció i la transmissió del document.
  • La data d’elaboració o de recepció.
  • La relació del document electrònic amb els processos específics de l’organització.
  • Els documents relacionats.

• Metadades sobre l’ús. Ens informen sobre:
  • Els terminis i les condicions d’accés i d'ús.
  • L’historial de l’ús.
  • Les taules d’avaluació documental.
  • L’historial de les eliminacions.

• Metadades del contingut. Ens informen sobre:
  • Com es codifica el document.
  • Com es presenta el document.
  • Com s’estructura el contingut.

Podem aprofitar les metadades per indexar el document, és a dir, per incorporar-hi informació que ens serveixi per identificar-lo, descriure'l i, així, recuperar-lo més fàcilment.

A continuació explicarem com aprofitar les eines que ens dona el sistema operatiu per treballar directament algunes de les metadades del document. Aquests exemples responen a un sistema manual d’introducció de metadades en el document, però l’interessant és que aquesta feina s’automatitza dins d’aplicacions que compten amb un gestor documental com, per exemple, el tramitador genèric (aplicació que s’explica a la unitat 3), ja que és el mateix sistema qui informa les metadades a partir de la introducció de dades per part de l’usuari.

a) Podem treballar amb el document tancat:

• Amb el botó dret cliquem a sobre del document per indexar-lo i triem Propietats:

• Seleccionem la pestanya Sumari:

• A Paraules clau, introduïm les paraules que ens permetran recuperar-lo més endavant amb el cercador de Windows: assumpte, responsable, decret, etc.

b) També podem treballar des del document obert:

• Al menú superior triem Fitxer, i del llistat que es desplega triem Propietats:

• Seleccionem la pestanya Resum:

I ja podem introduir-hi la informació que ens interessi.

Podem incorporar la informació de la manera següent:

• Títol: nom del document.
• Tema: assumpte de què tracta el document.
• Autor: codi i nom de la unitat productora.
• Categoria: codi de classificació d'acord amb el quadre de classificacions de la Generalitat de Catalunya.
• Paraules clau: termes que ens poden ajudar a indexar el document per després recuperar-lo amb més facilitat.

↑ Tornar a 2.5 Què entenem per "document electrònic" | ↑ Tornar a l'índex de la unitat

← Unitat 1 | Unitat 3 →