• 5.1 Què entenem per "correu electrònic"?
• 5.2 Quan considerem un correu electrònic com un document d'arxiu?
• 5.3 Tipus de correus electrònics
• 5.4 Polítiques generals de gestió dels correus electrònics
• 5.5 Classificació i arxivament dels correus electrònics
• 5.6 Identificació dels correus de sortida

El correu electrònic s'ha de considerar una tipologia documental més, de la mateixa manera que un document de text o una imatge. Cal ser conscients, però, que la seva gestió presenta un alt grau de complexitat a causa de les seves característiques, que en dificulten el registre i el seguiment. Entre aquestes característiques podem destacar que el correu electrònic permet enviar missatges simples o amb documents annexos, dintre i fora de l'organització.

La dificultat de la seva gestió prové en part del fet que en el correu electrònic es barregen informacions de diversos temes i, de vegades, informacions personals i laborals. Cal anar amb compte de no cometre aquest error.

En el context de la gestió documental, entendrem el correu electrònic com un missatge transmès d'un ordinador a un altre mitjançant un programa de missatgeria.

En altres contextos, podem entendre el correu electrònic simplement com un mitjà de comunicació o, fins i tot, com l'aplicació que ens permet generar i rebre els missatges. És una eina de treball.

Actualment tots els tràmits administratius han de ser electrònics i la gran majoria d’ens locals compten amb un programari gestor documental que ofereix les eines per a gestionar la tramitació dels l’expedients, des de la seva incoació fins el seu tancament, per tant, el correu electrònic, en tant que element extern al sistema, quedarà sense validesa. Excepcionalment, si encara no es tenen les eines informàtiques adients per a la tramitació electrònica, i en el cas que el missatge hagi estat rebut o enviat durant el desenvolupament de les funcions pròpies de l'organització, el considerarem un document d'arxiu. Llavors, caldrà integrar aquests correus electrònics en el sistema corporatiu de gestió administrativa. En aquest sentit, les organitzacions han de ser capaces d'implementar sistemes que permetin capturar tots els missatges i dotar el personal de capacitat per fer aquesta captura.

↑ Tornar a l'índex de la unitat

El que cal tenir ben present és que correu electrònic no té cap validesa per a fer tràmits administratius (ni iniciar procediments, ni notificar, ni autoritzar, etc.)

Considerem que un correu electrònic és un document d'arxiu, i per tant susceptible de ser desat, quan el contingut del correu electrònic sigui important, sobretot si el correu és l'única font d'informació que tenim.

↑ Tornar a l'índex de la unitat

Els correus electrònics bàsicament es divideixen en:

• Missatges rebuts: els missatges, juntament amb la documentació annexa, cal classificar-los i arxivar-los quan arriben. Els missatges es desen en format de text pla (.txt).

• Missatges enviats: en el cas que haguem de desar els correus de sortida, també els classificarem i els arxivarem amb l’expedient que correspongui. Els missatges es desen en format de text pla (.txt).

↑ Tornar a l'índex de la unitat

Per facilitar la gestió del correu electrònic i millorar-ne l'eficàcia com a eina de treball i comunicativa, és important establir alguns criteris d'ús:

1. Escriure missatges de correu electrònic que només facin referència a un assumpte i que siguin tan breus i concisos com sigui possible.
2. Deixar clar en el missatge què és opinió i què és informació.
3. Posar atenció a la redacció dels missatges, i evitar intercalar informacions personals amb laborals.
4. Identificar clarament qui és l'emissor del missatge.
5. Ser conscient que de vegades un missatge de correu electrònic pot ser llegit per persones diferents del destinatari i, en conseqüència, cal tenir cura amb l'ús de les dades personals.
6. En el cas dels correus electrònics de caràcter professional o laboral, evitar l'ús del llenguatge col·loquial.
7. Evitar l'ús d'acrònims en el cas d'enviar un correu electrònic a persones externes no familiaritzades amb el seu significat.
8. Deixar clara la importància i/o urgència del missatge, ja sigui a l'assumpte del missatge o mitjançant les eines que ofereixen els gestors de correu.
9. Especificar sempre que calgui la necessitat de resposta i el termini per rebre-la.
10. Evitar l'ús de textos formatats i gràfics al cos del missatge (sempre que sigui possible, és preferible annexar-los com a document adjunt).
11. En el cas de rebre un missatge adreçat a una altra persona, cal avisar de l'error l'emissor i, sempre que sigui possible, reenviar el missatge al destinatari.
12. Tenir clar qui és el nostre interlocutor per adaptar el missatge a les seves necessitats i valorar si la resposta s'ha de fer mitjançant correu electrònic o bé hi ha mitjans alternatius preferibles.
13. Activar les opcions de notificació de lectura i recepció per evitar missatges innecessaris per confirmar la recepció del correu electrònic.
14. Omplir en tots els correus electrònics el camp Assumpte.

↑ Tornar a l'índex de la unitat

Per gestionar els correus electrònics, utilitzarem les mateixes eines i principis que fem servir per organitzar i classificar la resta de documents de l'organització. Els correus electrònics, tot i les seves especificitats, no deixen de ser documents administratius i, per tant, han de ser tractats en conseqüència.

Arxivarem els correus electrònics a l'administrador de fitxers, juntament amb la resta de documents que formin l'expedient. Això és aplicable tant al missatge com als documents adjunts d'aquest.

En el moment de rebre o enviar un correu electrònic, cal valorar si l'hem d'arxivar a l'administrador de fitxers, l'hem d'eliminar o l'hem de reenviar. En cap cas conservarem els correus electrònics al gestor de correu, ja sigui a la safata d'entrada o en altres carpetes. D'aquesta manera ens assegurem la conservació dels missatges, evitem el col·lapse de la bústia de correu i compartim els correus electrònics en un entorn col·laboratiu. La taula següent és una guia per saber què cal fer amb cada tipus de correu:¹⁾

En tots els casos, evitarem imprimir el correu electrònic si no és estrictament necessari, i en cap cas arxivarem els correus electrònics en suport paper.

Els correus electrònics s'arxiven a la carpeta de l'expedient virtual corresponent de l'administrador de fitxers. Per fer-ho, usarem preferentment el format de text pla (.txt), que és el més adequat per preservar-lo a llarg termini. El format de text pla, a més, té l'avantatge d'ocupar molt poc espai de memòria. En contrapartida, en tractar-se d'un format de text pla, no conserva possibles imatges i formats que hi pogués haver al cos del missatge. En el cas de tenir fitxers adjunts, el format de text pla no permet arxivar-los incrustats al correu electrònic i s'han de desar a part.

Alternatives al format de text que conserven el format del missatge són els formats HTML, PDF i Outlook, que permeten visualitzar els missatges amb les imatges i els formats de text originals. En el cas dels formats HTML i PDF, tampoc no es guarden els fitxers adjunts al missatge. Únicament podem guardar en un sol fitxer el missatge i els adjunts mitjançant el format de missatge d'Outlook. Aquest format, però, no és recomanable, ja que depèn d'una aplicació concreta per poder obrir els missatges.

A la taula següent trobareu un resum dels principals formats en què podem guardar un correu electrònic:

↑ Tornar a l'índex de la unitat

Els correus electrònics que enviem en el marc d'una tramitació, els podem identificar a l'assumpte, de la mateixa manera que identifiquem la resta de documents. Aquesta identificació ens facilitarà l'arxivament posterior del correu a la carpeta corresponent de l'administrador de fitxers.

Per identificar el correu electrònic, a l'assumpte hi posarem el codi de la unitat administrativa, el codi de classificació i un breu resum del contingut.

↑ Tornar a l'índex de la unitat

← Unitat 4 | Inici →