• Introducció
• 3.1 Les polítiques de gestió de documents electrònics i arxiu
• 3.2 Àmbit d'aplicació
• 3.3 L'arxiu electrònic
• 3.4 El sistema general de gestió de la documentació administrativa aplicat als documents electrònics
• 3.5 Eines electròniques de suport dins la tramitació de l’expedient administratiu
• 3.6 Glossari

Com hem vist a la unitat 1, un sistema de gestió documental ens ha de permetre tenir controlada la documentació des de la creació fins a la destrucció o la conservació permanent del document. A més, s’ha de fer de manera que en tot moment quedi garantida la fiabilitat, la integritat, l’autenticitat, l’accessibilitat i la disponibilitat de la informació que contenen els documents, com s’ha explicat a la unitat 2.

Per poder fer possible la gestió correcta dels documents electrònics, cal dotar-se d’un seguit d’eines i de normativa alineada amb la de l’Estat espanyol i la Unió Europea.

Ja hem comentat que cada ens de l’Administració local ha d’establir la pròpia política de gestió de documents electrònics (PGDE): un conjunt de protocols i pautes de treball que ha de garantir la disponibilitat dels documents electrònics durant el temps necessari, així com l'autenticitat i la qualitat.

Presentem a continuació els trets comuns que tota política de gestió documental dels ens de l’Administració cal que apliqui d’acord amb la normativa vigent.

↑ Tornar a l'índex de la unitat

El document que recull les polítiques de gestió de la documentació pot rebre noms diferents (protocol, manual, etc.) segons l’ens que l’ha elaborat. Per a aquesta unitat emprarem el terme protocol.

Un dels objectius del protocol és “determinar les condicions tècniques i organitzatives en què es basa el model de gestió electrònica de la documentació de l’ajuntament, el consell comarcal, la diputació, i establir la seva política de gestió de documents electrònics i les responsabilitats dels diferents òrgans en la gestió dels documents electrònics”.

El protocol s'aplica a tots els documents electrònics produïts o rebuts en el desenvolupament de les competències de l’Administració local corresponent.

El protocol actua sobre:

• els documents administratius electrònics que formen part d'un procés administratiu electrònic.
• els documents electrònics produïts en entorns ofimàtics que no formen part d’un procés administratiu electrònic, però que són suport i evidència d'altres activitats i funcions de l'Administració.

En ambdues categories, s’hi poden incloure tant els documents nascuts electrònics com les còpies electròniques autèntiques.

El protocol es pot aplicar a l'entorn de tres grans blocs, orientats a aconseguir dur a terme una gestió corporativa de la documentació de la Generalitat:

• Principis de gestió de documents. Recullen les grans línies mestres que guien la gestió de documents electrònics.
• Directrius. Són instruccions concretes que es donen als ens de com han d’actuar amb els documents electrònics que gestionen:

• Instruments tècnics. Els instruments bàsics que estableix el protocol són els següents:

El protocol també pot establir que es puguin aprovar nous instruments de gestió documental més endavant.

Els instruments són essencials per poder dur a terme diverses accions, com ara implementar la política de gestió de documents d’una manera automatitzada, interoperar, cercar documentació i informació, etc.

Els instruments tècnics seran d’obligat compliment per a tots els seus ens quan l’Administració local pertinent els aprovi i els mantingui.

El plantejament del protocol ha de proposar un sistema flexible capaç d'adaptar-se a les noves necessitats que vagin sorgint, tant per canvis legislatius com tecnològics.

A tall d’exemple, podeu consultar els enllaços a eines de diferents administracions locals: Diputació de Barcelona, Ajuntament de Barcelona, Ajuntament de Girona, Paeria de Lleida i l' Ajuntament de Tarragona.

↑ Tornar a l'índex de la unitat

Per fer front als reptes de l’Administració electrònica, el protocol l'han d'aplicar tots els responsables de la implantació de processos i programes a l’hora de desenvolupar sistemes que produeixin, gestionin i/o rebin documents.

Les principals funcions dels responsables són:

a) Vetllar per l’aplicació de les directrius i l’ús dels instruments que s’estableixin en el protocol, incloent-hi els sistemes d’informació ja existents i la seva adaptació.

b) Proposar, si escau, l’aprovació d’instruccions de l’òrgan competent del departament o ens per precisar la manera d’aplicar-hi les directrius generals establertes en el protocol.

c) Assessorar la unitat o les unitats promotores de projectes perquè incloguin la gestió de documents electrònics perquè la seva formulació compleixi les directrius del protocol.

d) Validar els projectes que inclouen en el seu abast la gestió de documents electrònics o la conversió de documents en paper o analògics a documents electrònics. D’aquesta validació, n’ha de quedar constància en els informes tècnics corresponents.

e) Establir els criteris, els plans d’actuació i els calendaris conduents a transformar els expedients híbrids en electrònics, seguint les instruccions de les secretaries generals o òrgans anàlegs dels ens i organismes de l'Administració i amb els recursos existents.

f) Vetllar per l’aprofitament i l’ús eficient dels recursos.

g) Informar els òrgans corporatius implicats en la gestió i la conservació dels documents electrònics dels fets substancials relacionats amb aquestes funcions.

h) Qualsevol altra funció derivada de la implantació de projectes de gestió de documents electrònics.

↑ Tornar a l'índex de la unitat

L'arxiu electrònic és l'estructura on s'emmagatzemen i es conserven tots els documents i expedients electrònics de l'actuació administrativa. Independentment de com s'implementi l'estructura tecnològica que li dóna suport, l'arxiu electrònic és d'ús comú i obligatori per a totes les dependències de l'Administració local titular. L'arxiu electrònic garanteix la integritat, l'autenticitat, la confidencialitat, la qualitat, la protecció, l'accés, la disponibilitat i la conservació de la documentació.

Els documents i els expedients electrònics definits com a evidència d'un servei, procés o activitat en l'anàlisi, definit en el capítol Conceptes, s'han d'incloure en l'arxiu electrònic per algun dels mètodes definits en el procés descrit en el protocol, i s'hi han de conservar durant el temps que s'hagi establert en el procés descrit.

El Consorci d’Administració Oberta de Catalunya ofereix iArxiu com a solució d’arxiu electrònic, i el posa a disposició de totes les corporacions locals que s’hi vulguin adherir.

L’arxivament dels expedients s'ha de fer un cop finalitzat l’expedient, quan ja no es pugui interposar cap recurs en via administrativa, d’acord amb el que estableix l’article 17.1 de la Llei 39/2015: "Cada administració ha de mantenir un arxiu electrònic únic dels documents electrònics que corresponguin a procediments finalitzats."

Així, un cop finalitzat un expedient mitjançant l’aplicació de gestió, s'hauria de transferir a iArxiu o al repositori local creat a aquest efecte. L’expedient ha de ser indexat i foliat electrònicament, d’acord amb el que estableix la norma tècnica d’interoperabilitat, i s’ha d'incorporar a l’arxiu electrònic. En aquest moment s’inicia el període de vigència d’aquest expedient. Entenem per vigència el període de temps en el qual els documents disposen de valors jurídics, fiscals i administratius, els quals cal que siguin conservats com a evidència de drets i deures de l’Administració i dels ciutadans. Un cop passat el termini de vigència, que és determinat per les taules d’accés i avaluació documental, els expedients s'han de destruir o bé, si són de conservació permanent atenent al seu valor informatiu i històric, s'han de transferir a l’arxiu definitiu corresponent.

↑ Tornar a l'índex de la unitat

Els documents electrònics poden tenir diferents orígens, ja que es poden crear i gestionar:

• mitjançant una aplicació de gestió de tràmits com, per exemple, el tramitador genèric,
• o bé utilitzant les eines informàtiques com, per exemple, la valisa electrònica i les unitats de xarxa disponibles.

Per tant, hi ha dues maneres d’aplicar la gestió documental en els documents electrònics: de manera automatitzada, amb la gestió assistida amb eines electròniques, o de manera manual no automatitzada, dins les unitats de xarxa.

Per documents electrònics amb gestió automatitzada entenem els documents creats per eines informàtiques que disposen de sistemes de gestió interns dels documents, en un procés administratiu.

El ventall d’aplicacions emprades per les diferents administracions locals fa difícil d’establir una descripció unitària de la gestió automatitzada que se’n deriva.

La gestió automatitzada s’activa en el mateix moment de creació o recepció del document electrònic definida prèviament, i ho fa de manera transparent per a l’usuari. El gestor documental corporatiu s’hauria d’integrar amb les diferents aplicacions de gestió de tràmits.

El Consorci de l’Administració Oberta de Catalunya (Consorci AOC) ofereix el programari DESA’L, un servei de repositori digital i disponible a l’EACAT que permet la gestió de documents i expedients electrònics durant el període de tramitació d’aquests, mentre romanen oberts i fins al tancament, moment en què han de ser transferits a l’arxiu digital definit.

Les aplicacions de gestió de tràmits s'han d’adequar a les directrius del protocol de gestió de documents electrònics i arxiu aprovat, pel que fa a la identificació dels documents i dels expedients, i a la definició de les metadades necessàries per a cada nivell (sèrie documental, expedient i document). També haurien d’incloure polítiques de conservació i preservació en aplicació dels calendaris de conservació que determinin la normativa d'avaluació i tria.

En aquestes aplicacions s’emmagatzemen tots els documents aportats i generats durant la tramitació, així com les evidències de les consultes d’interoperabilitat i altres consultes d’antecedents. D'aquesta manera es forma l'expedient electrònic, entès, tal com estableix la normativa, com el conjunt de documents indexats, numerats i ordenats cronològicament corresponents a un procediment administratiu, siguin quins siguis el suport i el tipus d’informació continguda. L’expedient electrònic ha d’incloure un índex electrònic que foliï els documents que el componen, signat per l’Administració pública, òrgan o entitat actuant.

Ara bé, els usuaris necessiten unes interfícies o plataformes que actuïn entre les persones i les aplicacions (programes informàtics o màquines). Són els anomenats front-offices: plataformes segures i integrades amb S@rcat (Registre d’entrada i sortida de documents) a través d’una oficina virtual que actua com a registre electrònic. Aquestes plataformes, a més, garanteixen la traçabilitat de les trameses i les actuacions:

Per a la relació entre l'Administració, la ciutadania i l'empresa, el Consorci AOC ofereix:

• Canal Empresa: el portal per tramitar electrònicament, adreçat a empreses i professionals amb activitat econòmica mitjançant la FUE (Finestreta Única Empresarial).
• L’e-TRAM: mòdul de gestió municipal de sol·licituds i tràmits per Internet integrat a la plataforma del Consorci AOC. Fa possible que els ciutadans des de qualsevol lloc i en qualsevol moment puguin accedir a la informació necessària sobre tràmits locals, iniciar i formalitzar qualsevol sol·licitud o consultar l’estat i el contingut del seus tràmits. L’accés a l’e-TRAM es fa des del web de l’ajuntament.
• EACAT: extranet de les administracions públiques catalanes gestionada pel Consorci AOC, la qual s’utilitza per a les trameses entre les administracions catalanes (autonòmica, local i altres administracions públiques com ara universitats, Sindicatura de Comptes, Sindicatura de Greuges, cambres de comerç i altres organismes estatutaris i organismes de dret públic); també amb altres administracions de fora de Catalunya a través del servei d’intercanvi de registres (SIR). Dins l'EACAT els serveis electrònics es poden configurar com a servei específic (per a tràmits concrets) o a través de la tramesa genèrica, que dona cobertura a tots els procediments que no tenen definit un tràmit específic a la plataforma EACAT.

Hi ha documents que es produeixen en un entorn electrònic però no disposen de cap eina que en faciliti la tramitació. Són els que anomenem documents electrònics amb gestió manual no automatitzada. Aquests documents requereixen una actuació per part de l'usuari.

A mesura que es van generant o rebent els documents electrònics, cal arxivar-los dins l’expedient electrònic corresponent en la carpeta que pertoqui a la unitat de xarxa, seguint els criteris determinats en el protocol, que consisteix bàsicament en l'aplicació del quadre de classificació en la descripció del nom de fitxers (documents) i carpetes (expedients).

En aquest escenari, l'aplicació de les normes d'avaluació i tria també és manual.

Les eines electròniques que generen documentació signada electrònicament, com ara rebuts, justificants de tramesa i evidències (en forma de documents PDF o XML), que fan necessari aquest arxivament dins l’expedient electrònic al qual pertanyen, són principalment:

• EACAT (ja comentada al punt anterior dedicat a les aplicacions de gestió externa (front-offices)
• Productes de dades i documents interoperables
• Còpia electrònica autèntica
• Digitalització segura
• e-NOTUM
• e-TAULER
• Portasignatures digital.

↑ Tornar a l'índex de la unitat

L'Administració pública es dota de diferents eines tecnològiques que permeten donar compliment als requeriments que la legislació exigeix dins l’àmbit de l’Administració electrònica.

A partir de les lleis 39/2015 i 40/2015, el terme electrònic hauria de ser ja sobrer en qualsevol administració pública dins l’Estat espanyol. Totes les administracions ho han de ser en els processos interns i en les relacions i comunicacions externes (excepte amb els ciutadans que continuïn amb el canal presencial).

Però la tramitació electrònica no ha de ser una reproducció de la tramitació en paper sense més. Alineada amb la simplificació dels tràmits, la tramitació dels procediments administratius en els entorns electrònics ha de ser el pas posterior a una simplificació prèvia d’aquests procediments. Aquest canvi demana unes anàlisis prèvies a escala normativa i organitzativa dels processos, de manera que, a banda de facilitar el tràmit a través de plataformes electròniques, els subjectes obligats als mitjans electrònics i els no obligats que s’hi prestin, s'han de trobar amb uns procediments amb una càrrega documental més baixa.

Aquesta disminució de paperassa es basa en altres exigències legals:

• No obligació d'aportar documentació que ja obra en poder de l’Administració.
• No exigir l’acreditació dels requisits per via documental, i substituir-la per declaracions responsables dels sol·licitants en el moment de la presentació de les sol·licituds. L’Administració pot requerir la presentació de la documentació en fases posteriors, com en el moment de la inspecció ex post.

Per la seva banda, l’Administració ha de poder facilitar documentació administrativa que, malgrat ser en format electrònic i amb signatura electrònica, en pugui garantir el valor jurídic en el cas que la persona administrada l’imprimeixi o bé la mateixa Administració hagi de fer notificacions per canal no electrònic en els casos de ciutadans que així ho hagin demanat.

Totes aquestes exigències legals requereixen unes eines tecnològiques que han de facilitar i permetre els serveis electrònics tant per a tràmits interns dins la mateixa Administració com externs.

Les eines informàtiques no han estat concebudes per fer la funció d’un gestor documental, i la capacitat d’informació que hi té cabuda és limitada. En períodes relativament curts de temps (dos o tres anys), s’esborren automàticament els documents electrònics.

• 3.5.1 Eines informàtiques o electròniques
• 3.5.2 Quadre resum de l’arxiu de la documentació generada per les eines corporatives

- El Portal d’Administració Electrònica (PAE, abans PICA) és el portal on es localitzen la major part de les eines informàtiques o mòduls comuns a disposició dels usuaris. Un cop se’ls ha gestionat l’alta des de les respectives unitats d’organització dels seus organismes, en poden fer un ús manual, és a dir, fora de les aplicacions informàtiques de tramitació.

Aquesta consulta s’ha de justificar sempre dins de la tramitació d’un expedient i ha d’obeir a una finalitat. Les unitats d’organització trameten l’alta dels empleats públics per a la consulta dels diferents productes d’interoperabilitat; p. ex., Registre de la Propietat, Registre Mercantil, Registre de l’Agència Espanyola d’Administració Tributària, etc.

-El portal del Consorci Administració Oberta de Catalunya (Consorci AOC) ofereix a l’Administració local tot un seguit d’eines per facilitar la tramitació i la gestió de la documentació electrònica.

• Productes de dades i documents interoperables

En aplicació de les exigències d’actuació interoperable entre administracions públiques, aquestes s’han d’interconnectar perquè els ciutadans o les empreses no hagin de tornar a presentar documentació que acrediti dades o situacions requerides en els tràmits i que ja està en mans de l’Administració.

Sota la denominació Via Oberta, el Consorci AOC engloba els serveis que ha desenvolupat per facilitar la transmissió telemàtica de dades i documents electrònics procedents de les administracions i, en general, de les institucions públiques i entitats, i possibilita la substitució de l’aportació de certificats i altres documents en suport paper en els procediments administratius per part de les persones interessades.

Via Oberta ens apropa així a donar ple compliment al dret dels ciutadans i les empreses a no aportar les dades i els documents que ja estan en mans de les administracions públiques que reconeix la Llei 11/2007, de 22 de juny, d’accés electrònic dels ciutadans als serveis públics (art.6.2.b) i la Llei 26/2010, de 3 d'agost, de règim jurídic i procediment de les administracions públiques de Catalunya (art. 25.4).

El servei e-SET integra les eines que serveix el Consorci AOC i el sistema de treball que conté aquest manual. L'aplicació electrònica de registre associada a aquest punt del sistema de treball, serà la que pugui tenir l'ens sempre que compleixi els requisits d'integració amb el gestor e-SET i amb els serveis del Consorci o, si no n'hi ha, la que serveix el Consorci AOC.

El servei e-SET va néixer l’any 2012 com un projecte col·laboratiu per servir un paquet integrat d’eines i sistema de treball que acompanyi els ajuntaments a travessar la frontera cap a la digitalització, i l’ús eficient de l’Administració electrònica, mitjançant:

L’e-SET té vocació d’esdevenir un estàndard al territori, i desenvolupa amb la col·laboració d’altres entitats supramunicipals serveis d’Administració electrònica bàsics: registre electrònic, e-TRAM, SEU-e, e-TAULER, e-NOTUM, VIA OBERTA, solucions d’autenticació i signatura, i iARXIU.

• Registre electrònic

L’ERES és un registre d’entrada i sortida, tant presencial com electrònic, amb capacitat per enllaçar amb carpetes ciutadanes, tramitadors electrònics (e-TRAM), gestors d’expedients i altres sistemes d’informació de les corporacions amb connectors estàndards.

El MUX és el servei de registre unificat que permet la integració dels serveis del Consorci AOC amb el registre general d’entrades i sortides propi de l’ens.

• L’e-TRAM

L’e-TRAM és el mòdul de gestió municipal de sol·licituds i tràmits per Internet integrat a la plataforma del Consorci AOC. L’accés a l’e-TRAM es fa des del web de l’ajuntament.

L’e-TRAM fa possible que els ciutadans des de qualsevol lloc i en qualsevol moment puguin accedir a la informació necessària sobre tràmits locals, iniciar i formalitzar qualsevol sol·licitud i consultar l’estat i el contingut dels seus tràmits.

• SEU-e i transparència

El servei de transparència del Consorci AOC consta de diferents recursos per donar compliment a les obligacions de la Llei 19/2014, de transparència, accés a la informació pública i bon govern, fruit de la col·laboració amb la Generalitat, mitjançant el Departament de Governació i Relacions Institucionals i l’Escola d’Administració Pública de Catalunya, les diputacions, el Consorci AOC, el Consorci Localret, l’Associació Catalana de Municipis, la Federació de Municipis de Catalunya i el Col·legi de Secretaris i Interventors de Catalunya.

Fruit d’aquesta col·laboració, es posa a disposició dels ens locals els serveis següents: portal de transparència per als ens locals, repositori de dades obertes de transparència dels ens locals de Catalunya, formularis electrònics d’accés a la informació pública, dret de formular propostes i suggeriments, tramesa genèrica i models de documents per al desplegament útil de la Llei de transparència a l’ens.

• EACAT

Per a la tramitació de la multiplicitat de procediments de relació entre les administracions públiques, la plataforma EACAT ofereix un servei de tramitació interadministrativa que fa possible la substitució de les trameses documentals en paper per les corresponents en suport electrònic, mantenint la validesa jurídica i facilitant la integració automatitzada de la informació en els serveis de les administracions catalanes.

Aquests serveis es presten mitjançant l’ús de la signatura electrònica reconeguda, i la gestió dels assentaments electrònics en els registres, de sortida de l’organisme emissor i d’entrada de l’organisme receptor, s’encarrega de proporcionar-los.

És important ressaltar que inclou el servei d’intercanvi de registres amb administracions públiques no catalanes (SIR); aquest servei de l’EACAT té per objecte el registre de les comunicacions telemàtiques que tinguin origen o destí en administracions públiques no catalanes. Així, a través d’aquest servei podem enviar i acceptar o rebutjar els registres rebuts d’altres administracions públiques de fora de Catalunya.

• e-TAULER

L’e-TAULER és un servei que permet la publicació i la gestió d’edictes electrònics mitjançant Internet. És una eina de publicació certificada amb automatismes associats a la gestió de la publicació dels edictes (control de períodes d’exposició, generació de diligències, etc.). L’e-TAULER permet gestionar les evidències electròniques del procés de publicació per garantir els temps d’exposició i la integritat de la informació. No només és una eina d’enviament i de recepció electrònica d’edictes interns, també permet gestionar-ne d’externs, provinents d’altres administracions a través de l’EACAT.

Hem de guardar el PDF de la diligència que porta incrustats els XML de l’evidència de la publicació i de l’evidència de la retirada. Per descarregar correctament el document d’evidències s’ha d’esperar que es retiri l’anunci per obtenir totes les dades de la publicació i les metadades completes.

• e-NOTUM

El mòdul e-NOTUM permet realitzar notificacions d’actes administratius (resolucions, decrets, notificacions per a contractació, notificacions de sancions de trànsit, convocatòries d’òrgans col·legiats, etc.) i comunicacions per mitjans electrònics, amb totes les garanties jurídiques que estableix la normativa vigent.

Com a funcions destacades del servei, el treballador públic té la possibilitat de definir una llibreta de contactes pròpia per als destinataris o grups de destinataris més habituals i podrà realitzar notificacions massives per lots. Pel que fa al ciutadà, pot accedir a les notificacions amb certificat digital o amb una contrasenya d’un sol ús que rebrà a la seva adreça electrònica o telèfon mòbil.

Conservarem el PDF de l’evidència de la notificació signada electrònicament que porta adjunts els documents que es notifiquen i les evidències del procés en XML (però no cal el PDF de còpia autèntica amb CSV que s’adjunta amb la notificació ni els documents adjunts perquè ja consten al PDF de l’evidència de la notificació i a més ja tenim la resolució original firmada electrònicament).

• Digitalització segura: còpia electrònica autèntica

La digitalització segura serveix per donar validesa a la transformació en electrònic d’un document en suport paper.

CÒPIA és un servei de generació de còpies autèntiques amb la finalitat que pugui ser utilitzat per totes les aplicacions i els serveis del Consorci AOC o bé per part d’altres aplicacions en poder de les administracions públiques que tinguin la necessitat de generar còpies autèntiques amb totes les garanties jurídiques que estableix la normativa vigent.

El mòdul de còpia autèntica serveix per fer una còpia d’un document electrònic signat. La còpia autèntica incorpora un codi segur de verificació (CSV) que és únic i identifica un document electrònic de l’Administració pública, el qual en permet contrastar l'autenticitat i verifica qualsevol còpia autèntica que genera el sistema. Les còpies autèntiques dels documents electrònics no són documents d’arxiu, a excepció de la còpia electrònica certificada de la resolució.

És important assenyalar que l’original en paper, l’ha de conservar la unitat, ja que malgrat haver fet la digitalització segura no es pot destruir fins que no s’autoritzi l’eliminació del paper. És el vostre servei d’arxiu qui ha d’establir com i quan es poden destruir aquests documents.

• Portasignatures digital

Aquesta eina permet als seus usuaris centralitzar i agrupar la gestió de la signatura electrònica de documents. Permet la definició de fluxos de signatura, dona suport a la seva execució, facilita la gestió de la delegació de signatures i vistiplaus i genera avisos als usuaris.

↑ Tornar a 3.5 Eines electròniques de suport dins la tramitació de l’expedient administratiu | ↑ Tornar a l'índex de la unitat

En aquest quadre resum s’indica si els diferents documents i justificants que es generen per l’ús d’aquestes eines s'han de descarregar i arxivar dins l’expedient electrònic o no:¹⁾

↑ Tornar a 3.5 Eines electròniques de suport dins la tramitació de l’expedient administratiu | ↑ Tornar a l'índex de la unitat

Aplicatius de tramitació (Back-office): conjunt de sistemes de gestió interns que pot integrar eines o aplicacions informàtiques destinades a la tramitació electrònica d’expedients dels procediments administratius. És d’ús intern de l’Administració però s’ha de poder connectar a l’exterior per interoperar amb altres sistemes, bé d’altres departaments, bé amb plataformes corporatives o bé amb les plataformes (front-office) que utilitzen els ciutadans, les empreses i/o organitzacions a través d’Internet o d’altres mitjans electrònics.

Còpia electrònica autèntica: còpia que té el mateix valor d’evidència que el document a partir del qual ha estat reproduïda i que és expedida per un òrgan que té atribuïda aquesta funció. Les còpies electròniques autèntiques de documents en suport paper, d’acord amb els criteris tècnics establerts per la normativa de gestió documental, s’han de fer a través d’un procés de digitalització segura. Un escaneig d’un document en paper no converteix el document en original electrònic.

Codi segur de verificació (CSV): codi que identifica de manera unívoca un document electrònic i s’utilitza amb l’objectiu que documents en suport electrònic siguin vàlids també en format paper. Pot tenir format de codi de barres, codi QR o ser un codi alfanumèric, i es crea per mitjà del mòdul de còpia electrònica autèntica. Se’n pot verificar l’autenticitat i la integritat al portal de tramitació electrònica (empleats públics) o, si no són d’accés restringit, a la Seu electrònica (ciutadans, empreses i entitats). Tenen el mateix valor d’evidència que el document electrònic a partir del qual han estat produïdes. Tenen validesa en qualsevol procediment extern a l’organització que les ha generades.

Digitalització segura: procés tecnològic de conversió d’un document en suport paper o analògic en un document en format electrònic amb el mateix valor que el document aportat, sigui original o còpia. Mitjançant un segell d'òrgan, la còpia resultant té les mateixes garanties d’autenticitat, integritat i disponibilitat que el document aportat.

EACAT: és l’extranet de les diferents administracions públiques catalanes gestionada pel Consorci Administració Oberta de Catalunya (CAOC). És una plataforma tecnològica segura, des del punt de vista jurídic i tècnic, que permet la tramesa fiable d’informació entre administracions i corporacions i incorpora un registre d’entrada i de sortida, i pot contenir documentació annexa. Aquestes trameses es poden efectuar per mitjà de serveis específics o de serveis genèrics.

Evidència: documentació relativa a una transacció. Una evidència és una prova d’una transacció que es pot demostrar que s’ha creat en el curs normal d’una activitat de negoci i que està intacta i és completa. No es limita al significat legal del terme.

Expedient electrònic: conjunt de documents indexats, numerats i ordenats cronològicament corresponents a un procediment administratiu, qualsevol que sigui el suport i el tipus d’informació continguda. En el cas de l’expedient electrònic ha d’incloure un índex electrònic que foliï els documents que el componen, signat per l’Administració pública, òrgan o entitat actuant. L’índex és un dels elements que garanteix la integritat de l’expedient i en permet la recuperació.

Expedient híbrid: expedient amb una part en format electrònic i la resta en paper. En aquests casos, tant la carpeta en paper com la carpeta electrònica de l’expedient s’han de descriure de la mateixa manera i han de tenir el mateix número d’expedient, perquè es puguin relacionar.

Finestreta Única Empresarial (FUE): és el punt de referència únic dels emprenedors, empresaris i intermediaris en la seva relació amb l'Administració, des d'on poden fer totes les gestions necessàries per desenvolupar la seva activitat, amb independència de l'Administració responsable.

Índex electrònic: relació de documents electrònics que hi ha en un expedient electrònic, signada per l’Administració, òrgan o entitat actuant, segons escaigui, i que té la finalitat de garantir la integritat de l’expedient electrònic i permetre’n la recuperació sempre que calgui.

Metadades: informació estructurada que serveix per identificar, autenticar i contextualitzar els documents electrònics i, de la mateixa manera, les persones, els processos i els sistemes que els creen, gestionen, mantenen i utilitzen. Els documents i l’expedient electrònic han de dur unes metadades mínimes obligatòries amb la finalitat de garantir la disponibilitat, l'accés, la conservació i la interoperabilitat dels documents. Una metadada seria, per exemple, el codi de la unitat administrativa o el codi de classificació de la sèrie documental.

Portasignatures digital: servei corporatiu que permet automatitzar el procés de validació prèvia, és a dir, els vistiplaus i la signatura de documents electrònics. Facilita la gestió individual i/o conjunta de documents pendents de signar mitjançant la definició de fluxos associats a un procediment.

Segell d’òrgan: tipus de signatura electrònica per identificar i signar actes administratius per mitjà de sistemes informàtics sense intervenció directa d’una persona física. No identifica una persona sinó l’òrgan administratiu que ha generat l’acte. Els actes administratius automatitzats que es generen per mitjà de sistemes d’informació programats adequadament inclouen aquest tipus de signatura.

Signatura electrònica: conjunt de dades en format electrònic que identifiquen una persona com a signant d’un document. Es genera per mitjà d’un certificat digital que és el document electrònic que inclou les dades d’identitat, que en el cas del personal de la Generalitat de Catalunya és la T-CAT. Els certificats digitals garanteixen la identitat de la persona, que el document signat no ha estat manipulat i que l’ha emès qui el signa.

Tramesa genèrica EACAT: eina que permet adreçar una sol·licitud o fer una comunicació entre l’Administració de la Generalitat de Catalunya i els ens locals, principalment, sense necessitat de tenir creat prèviament un servei específic a l’EACAT. Per enviar la tramesa o la resposta cal signar-la, per tant és necessari disposar de la T-CAT (certificat digital d'empleat públic).

Tramesa-servei EACAT: tràmit específic de l’EACAT dissenyat a mida per portar a terme trameses concretes entre dos òrgans de manera recurrent i freqüent. Pot incloure tot un procediment sencer, amb comunicacions inicials i de resposta entre l’emissor i el receptor.

↑ Tornar a l'índex de la unitat

← Unitat 2 | Unitat 4 →