• 1.1. Introducció
• 1.2. Formalitat i funcionalitat
• 1.3. Terminologia i fraseologia administratives
• 1.4. Comunicació clara

El llenguatge administratiu és el model de llengua que l’Administració utilitza en les seves comunicacions, tant internes –entre òrgans i funcionaris, entre administracions– com externes –entre l'Administració i la ciutadania. Aquest model es conforma tenint en compte els aspectes següents:

• Varietat estàndard: La varietat estàndard és el punt ideal de partida per al llenguatge administratiu, ja que permet crear discursos homogenis per a tots els destinataris, sense necessitat d'adaptar-los a les diferents varietats geogràfiques i socials.

• Llenguatge d'especialitat: Tenint en compte que l’Administració interactua en un gran ventall de sectors específics (dret, educació, medi ambient, salut, etc.), el llenguatge administratiu és un llenguatge d’especialitat que empra terminologia i fraseologia específiques.

• Estructura fixada: És un llenguatge que s'elabora a partir d'un corpus textual –les lleis–, amb un recorregut absolutament marcat –el procediment administratiu: incoació, tramitació i resolució d'un expedient– i, fins i tot, el disseny dels documents és força rígid i prefixat.

• Eina bàsica: El llenguatge és una eina bàsica per a l’Administració, que ha de permetre expressar les seves actuacions amb el màxim rigor i la màxima transparència, i fer-les accessibles i intel·ligibles al conjunt de la ciutadania.

• Modernitat i tradició: Tot i tractar-se d’un llenguatge conservador, amb certs usos i formes fixats per la tradició, ha d'oferir respostes a les necessitats d'una societat moderna i democràtica com l'actual, sotmesa a un canvi constant.

• Ús igualitari: El llenguatge administratiu, que no admet cap expressió discriminatòria per raó de raça, religió, sexe, etc., també ha de contribuir a reflectir el paper de la dona en la societat, tot aplicant un ús igualitari en les diverses formes lingüístiques. La Guia d'usos no sexistes de la llengua en els textos de l'Administració de la Generalitat de Catalunya recull una sèrie d'orientacions i recomanacions en aquest sentit. Aquest és un dels recursos inclosos en la Guia de recursos digitals sobre llenguatge inclusiu i no sexista de l'Institut Català de les Dones.

↑ Índex de la unitat

Tenint en compte la transcendència que les actuacions de l'Administració tenen sobre la vida dels ciutadans, cal que els seus textos, a més de donar resposta a les necessitats de coneixement entre especialistes, siguin prou clars perquè qualsevol persona els pugui entendre. Així doncs, el llenguatge administratiu també ha de preocupar-se per buscar aquelles fórmules que puguin facilitar al màxim la comunicació amb els ciutadans. Per aconseguir-ho, aquest llenguatge s'ha de cenyir a dos criteris bàsics d'estil, en constant equilibri: la formalitat i la funcionalitat.

Té a veure amb el caràcter oficial i representatiu dels textos administratius, amb la necessitat que té aquest tipus de llenguatge d’adaptar-se a un gran ventall de destinataris possibles i amb el caràcter vinculant que tenen, per a tots ells, les decisions que s’hi expressen.

A efectes pràctics, la formalitat del llenguatge administratiu comporta que els textos s’hagin de redactar en un to neutre i impersonal, fent prevaler els òrgans davant les persones i defugint de tots els elements lingüístics que puguin denotar un excés d’expressivitat, com per exemple, les exclamacions i interjeccions, les frases de contingut emotiu, l’ús de la segona persona del singular per referir-nos al destinatari, etc. Així mateix, cal que prevalgui l’objectivitat sobre la subjectivitat, i que es mantingui sempre el ple respecte a les persones.

Aquesta necessitat de formalitat del llenguatge administratiu ve exigida pels aspectes següents:

• Caràcter representatiu i institucional: Tot i que en el text hi aparegui la signatura d'una sola persona −un càrrec−, el text transmet la imatge de tota una institució oficial: la imatge corporativa de l’Administració.

• Matèria de què tracta: El que es pot dir o s’ha de dir, i fins i tot el moment per dir-ho, acostuma a estar establert i regulat per preceptes normatius.

• Canal de comunicació: En les actuacions administratives, majoritàriament s’utilitza el canal escrit. La Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques estableix que les notificacions s'han de practicar, preferentment, per mitjans electrònics.

• Necessitat d’objectivitat i neutralitat: El llenguatge administratiu no pot incloure opinions ni criteris subjectius. El to de la comunicació ha de ser impersonal i la persona que redacta s'ha d'inhibir de qualsevol contribució personal.

Està relacionada amb l’eficàcia dels textos en el procés comunicatiu per assegurar que l'intercanvi d'informació i la comunicació entre emissor i receptor es produeix amb la màxima efectivitat i eficiència. És a dir, en la necessitat de buscar sempre la màxima precisió, concisió i claredat en els textos, a fi que els missatges siguin més fàcils de llegir i de comprendre per les persones destinatàries.

• Precisió: Requereix que s’eviti l'ambigüitat i que s’utilitzin els termes de forma unívoca. Cal usar la terminologia i la fraseologia específiques, pròpies d’aquest àmbit professional, que permeten definir els conceptes amb exactitud. Els textos ambigus i amb dobles sentits poden generar malentesos i conflictes.

• Claredat: A l'hora d'escriure cal escollir aquells recursos i expressions que resultin més naturals i fàcils d’entendre i, per tant, cal fer servir un llenguatge accessible. Un text clar és un escrit que flueix i que permet entendre'n tot el contingut sense grans esforços. La claredat s'ha d'equilibrar amb la necessitat de precisió del punt anterior, que fa que sovint s’hagin d’emprar paraules amb un significat diferent del que prenen en el llenguatge corrent.

• Concisió: Cal fer l’esforç per concentrar-se en la informació important i saber prescindir de tot el que resulti redundant, accessori i superflu. Es tracta de presentar la informació de la manera més breu possible; tot i que no s'ha de confondre concisió amb brevetat, ja que la “pretesa brevetat” no pot anar mai en detriment del contingut.

Cal, doncs, que els textos administratius responguin als principis i als criteris de formalitat i funcionalitat que s’acaben de descriure.

↑ Índex de la unitat

Amb les paraules construïm frases; amb les frases, paràgrafs; amb els paràgrafs, textos. Aquestes tres unitats són les parts integrals que ens permetran redactar els escrits.

La primera unitat és, doncs, la paraula.

Per exemple, el terme "convocatòria" transmet un concepte.

El conjunt de paraules de la frase “convocar un concurs públic” -segona unitat-, expressen un concepte complet. I el paràgraf recull el conjunt de frases que desenvolupen una mateixa idea.

La terminologia i la fraseologia són el conjunt de mots i expressions específics d’un àmbit de coneixement determinat, que permeten expressar amb exactitud els conceptes propis de l'àmbit.

En el cas del llenguatge administratiu, en què la terminologia i fraseologia constitueixen un element distintiu, la distància entre unitats de significat i el món de referència no és tan gran com en altres llenguatges d’especialitat.

El fet que bona part de les activitats de l'Administració siguin de caràcter social fa que, a més de lèxic estrictament tècnic, en la terminologia i fraseologia administrativa s’hi recullin termes semitècnics i del vocabulari general, que, per ampliació o especialització, adquireixen un ús concret i diferenciat de la llengua general. A l'exemple següent, apareix en rodona el significat general dels mots domicili i adreça i en cursiva la definició especialitzada pròpia del llenguatge administratiu:

En les comunicacions oficials, l’Administració no ha de fer servir termes que denotin significats emocionals:

Amb aquest mateix sentit de precisió, cal evitar l’abús de verbs com ara: realitzar, efectuar, quan hi ha termes més específics que expressen la idea que es vol transmetre sense generar cap mena d’ambigüitat.

En usar la terminologia i la fraseologia administratives, cal tenir en compte les recomanacions següents:

• S'ha de fer servir quan sigui necessària: és a dir, quan ens calgui precisar la comunicació amb termes tècnics que sovint responen a l’aplicació de normativa.

• Alhora, cal evitar tecnicismes excessius. Sovint, quan redactem continguts especialitzats, utilitzem tecnicismes que la majoria dels lectors desconeixen. En els textos adreçats a un públic general, hauríem d'afavorir termes coneguts.

Si és imprescindible emprar tecnicismes, cal fer-ho amb moderació i definint-los breument amb paraules planeres.

• S'ha d'utilitzar amb un significat unívoc: si un terme és polisèmic (té diferents significats) s'ha de redactar la frase de manera que el context determini quina és l'accepció utilitzada.

• Cal evitar les interferències català/castellà: un dels principals problemes terminològics en català és la interferència amb el castellà a partir de traduccions literals o de males adaptacions.

Es constata, doncs, que la terminologia de l'àmbit de l’Administració pública recull vocabulari, termes i expressions de totes les àrees amb què interactua (dret, educació, medi ambient, salut, etc.); és a dir, de pràcticament tota la societat. Per això convé prendre una certa actitud d'alerta en les paraules que es fan servir, amb precisió i correcció, a fi que s'ajustin realment al significat que es vol transmetre.

Per conèixer i usar la terminologia i la fraseologia administratives en les formes acceptades i normalitzades, podeu consultar la base de dades Justiterm, del Departament de Justícia, que recull terminologia, fraseologia i altres expressions de l'àmbit del dret administratiu.

També podeu utilitzar el cercador Terminologia jurídica del Termcat, on trobareu els termes específics de dret administratiu i d'Administració electrònica.

El llenguatge planer, també conegut com a comunicació clara o llenguatge ciutadà, és un estil d'escriptura simple i eficient que permet als lectors comprendre fàcilment el text escrit, que es basa en l'ús d'expressions concises i clares, una estructura lingüística ordenada i un bon disseny del document, segons el TERMCAT. Aquest estil d'escriptura ajuda el lector a entendre el contingut la primera vegada que el llegeix.

A l'Administració, l'ús del llenguatge planer permet que les comunicacions que rep la ciutadania (notificacions i avisos, sancions, respostes a consultes…) siguin clares i es puguin entendre amb facilitat. També permet que els tràmits estiguin redactats d'una manera entenedora i que tothom els pugui fer sense demanar l’ajuda o, fins i tot, que els textos jurídics siguin comprensibles per a la majoria de la població.

La comunicació clara va dirigida a tota la població, independentment de l'edat, del grau d'alfabetització, del lloc on es troba, dels mitjans econòmics de què disposa, etc., i està basada en una sèrie de normes de redacció que faciliten la comprensió dels textos. Algunes d’aquestes normes són l'ús de la veu activa, la redacció amb frases curtes, l'ús de llistes i taules si la informació ho necessita i l'organització de la informació.

En la mesura del possible, el llenguatge planer ha d'impregnar tots els textos que elabora l'Administració pública, molt especialment aquells adreçats a la ciutadania. Per aquest motiu, la Generalitat de Catalunya ha elaborat una guia en línia sobre comunicació clara en què es desgranen amb detall les característiques d'aquest estil, s'aporten recursos i exemples, i fins i tot s'hi inclou una llista de verificació per comprovar l'accessibilitat dels nostres textos.

A efectes del llenguatge administratiu, la comunicació clara s'aplica a dos àmbits principals:

La tria dels mots és essencial per assolir un nivell alt de comunicació clara.

• Llenguatge clar: Ús d'expressions clares i concises perquè tothom entengui els textos.
• Sinònims: Utilitzar sinònims aporta riquesa lèxica i precisió al text.
• Connectors: Ajuden a enllaçar les idees, reforcen la coherència del missatge i faciliten la comprensió.
• Adverbis: Es recomana no abusar dels adverbis acabats en -ment.
• Adjectius: Consells per emprar els adjectius de forma correcta.
• Què cal evitar: Tecnicismes, paraules buides, oracions passives, frases negatives, construccions impersonals…

Més informació a l'apartat de Vocabulari de la guia de comunicació clara.

La presentació de la informació també té un impacte sobre la comunicació clara.

• Ordre sintàctic: L'ordre natural de construir frases és: subjecte + verb + complements del verb.
• Brevetat i concisió: La informació com més concisa i més breu sigui, millor s'entén.
• Llistes: Si tens un grup d'ítems relacionats, fes una llista.
• Puntuació: Coma, punt i coma, punt, dos punts… s'han d'utilitzar correctament.
• Incisos: Si vols afegir informació en una frase, fes un incís.

Més informació a l'apartat d'Estructura de la guia de comunicació clara.

↑ Índex de la unitat

← Inici | Unitat 2 →