• 4.1. Coherència
• 4.2. Cohesió
• 4.3. Convencions
• 4.4. Última lectura

Revisar consisteix a comprovar que la intenció d’allò que es volia comunicar inicialment s’acompleix amb el resultat final: el text elaborat. És el moment per refer i millorar tots els aspectes que no acabin de funcionar, ja siguin de contingut o gramaticals.

I és en aquesta etapa de revisió que cal fixar-nos en el grau de coherència i cohesió que presenta l’escrit i, com ja hem dit, comprovar que el resultat final s’adequa a la intenció inicial.

La coherència d’un text està relacionada amb la connexió adequada entre les idees i els elements que el conformen. Per saber si un document és coherent cal comprovar:

• Que la redacció s'adequa a la intenció inicial i la formalitat desitjades.
• Que s'ha redactat amb tota la informació necessària i suficient.
• Que hi ha continuïtat entre les idees exposades, sense que hi hagi desequilibris ni contrasentits; és a dir, que es manté una lògica en el discurs.

↑ Índex de la unitat

La cohesió d’un text depèn del conjunt de relacions entre les seves diferents parts; és a dir, es diu que un document està ben cohesionat quan els diferents fragments estan ben lligats els uns amb els altres formant un tot. Per saber si un document és cohesionat cal comprovar:

• Que el pas d’un paràgraf a un altre respon a una evolució en el discurs.
• Que els signes de puntuació organitzen i equilibren el text.
• Que no hi ha incorreccions lèxiques, gramaticals, ortogràfiques, etc.
• Que s'han utilitzat les convencions (majúscules, abreviacions, etc.) de manera correcta i coherent.
• Que s'han utilitzat els recursos tipogràfics de manera coherent i seguint les instruccions pautades pel Programa d’identificació visual (PIV) de la Generalitat de Catalunya.

Però a més d’aquests conceptes clau, també convé tenir en compte si els connectors marquen l'evolució del text i si els signes de puntuació contribueixen a fer més fàcil de llegir-lo.

• Connectors: els connectors són elements lingüístics –conjuncions, locucions conjuntives, sintagmes adverbials i preposicionals, etc.– que expliciten la relació que s’estableix entre diferents fragments de text, ja siguin paràgrafs o sintagmes. Aquesta explicitació de la relació entre elements facilita la lectura dels textos i l’extracció de les idees que s’hi exposen. Així doncs, convé utilitzar aquests punts de referència de manera adequada per fixar les relacions lògiques en cada situació comunicativa i per obtenir textos coherents i cohesionats. En l'enllaç següent hi ha una llista dels connectors més habituals en l'àmbit juridicoadministratiu.

• Signes de puntuació: els signes de puntuació contribueixen a fer més comprensibles els escrits. Serveixen tant per delimitar fragments dins d’una frase o d'un text, com de reflectir els matisos d’entonació que adquiriria el text si en comptes de presenar-se escrit es llegís en veu alta. Els usos més corrents són recollits en el document següent: Signes de puntuació

↑ Índex de la unitat

També convé tenir en compte si es fa un ús adequat d’aspectes relacionats amb les convencions: presentació i tipografia, majúscules i minúscules, abreviacions.

Les qüestions relacionades amb la presentació poden incrementar la llegibilitat de tot el text i estimular-ne la comprensió.

Bona part dels aspectes que es recullen a continuació són extrets del web d'Identitat corporativa de la Generalitat de Catalunya que, tot i no ser d’aplicació per altres administracions públiques, permet establir punts de partida.

• Capçalera: apareix impresa al capdamunt dels documents expedits per un organisme de l'Administració i permet identificar-lo. La capçalera s’acostuma a justificar a l’esquerra (marge superior de 10 mm i marge esquerre de 30 mm).

• Format: en documents administratius, es fa servir el format DIN A4 (210 x 297 mm).

• Justificació: el text s’alinea a l’esquerra (sota de la capçalera que identifica l’òrgan).

• Interlineat: s’hi acostuma a utilitzar l'interlineat anomenat senzill.

• Marges: el marge esquerre és de 30 mm i el dret, de 25 mm. Pel que fa al marge superior és de 10 mm –espai entre el marge superior i la capçalera– i l’inferior, de 35 mm.

• Tipus de lletra:
  • Rodona. Els textos habitualment es redacten en rodona i preferentment s’usa l’helvètica, l'arial o la times new roman, cos 11. Quan es fan citacions literals o quan s'esmenten títols d’articles de revistes periòdiques o parts d'una obra, s'utilitza la rodona entre cometes.
  • Cursiva. La cursiva s'utilitza per remarcar paraules o grups de paraules dins d'un text en rodona –estrangerismes, llatinismes, paraules amb un ús determinat, etc.– i quan s'esmenta el títol d'una obra –llibres, tesis, etc.
  • Negreta. La negreta habitualment es fa servir per destacar determinats elements –títols, paraules, etc.–, però no se n’ha d’abusar.

• Títols i subtítols i numeració: en alguns documents hi poden aparèixer títols, subtítols i apartats; en aquests casos, cal que s’estableixi una jerarquia tipogràfica (cos de lletra, negreta, etc.). Per exemple:

Les majúscules i les minúscules s’apliquen seguint un conjunt de regles, però també d’acord amb les convencions i els costums propis d’institucions i professions (els usos administratius, els llibres d’estil de publicacions, etc.) i també de cada llengua.

L’ús de la majúscula té dues funcions principals: la funció demarcativa (segons la seva situació en el text) i la funció connotativa o distintiva (segons la naturalesa de la paraula), que s'han de fer servir amb coherència; per això convé tenir en compte la publicació Majúscules i minúscules, en què hi trobarem una guia detallada que ens permetrà aclarir els dubtes que se’ns plantegin sobre els usos de les majúscules.

Les abreviacions (abreviatures, sigles i símbols) són reduccions de paraules o frases, que es fan servir per presentar el màxim d’informació en el mínim espai possible. A fi que el seu ús també s'ajusti al principi de coherència, cal seguir els patrons fixats a la publicació Abreviacions.

És convenient tenir present que les abreviacions tenen un pes indubtable en els llenguatges tècnics, ja que es tracta d’un aspecte més propi de l’elaboració funcional dels llenguatges d’especialitat. No obstant això, es recomana no abusar-ne i pensar sempre si aquestes formes abreujades podran ser compreses amb facilitat per a les persones destinatàries dels nostres textos.

D’acord amb l’Ordre de l’Estat de 7 de juliol de 1986, els preceptes legals s'han de citar de forma clara i coherent:

• En les disposicions amb rang de llei, cal esmentar el número i l'any; el dia i el mes, i la denominació, com a mínim.
• En la resta de disposicions, a més a més, cal incloure-hi la publicació oficial en què han aparegut.

↑ Índex de la unitat

Finalment, per tancar el procés de revisió és aconsellable llegir i visualitzar el text amb els ulls de la persona destinatària i fer-nos les preguntes següents:

• L’escrit és congruent, precís i clar?
• S’entén el que s’hi diu?
• Es veu clarament l’evolució de les idees?
• Tota la informació és rellevant?
• Es fa agradable de llegir?
• És coherent el grau de formalitat que s’hi utilitza?
• S’hi detecta alguna incongruència, o algun error gramatical, lèxic o ortogràfic?
• S'han respectat les convencions?

També és recomanable passar el text per la llista de comprovació de la comunicació clara; com més punts de la llista compleixi, més planer i entenedor serà.

↑ Índex de la unitat

← unitat 3 | Inici →