• 3.1. Cada idea, una frase
• 3.2. Distribució en paràgrafs
• 3.3. Estructures gramaticals millorables
• 3.4. Remarques sobre els temps verbals
• 3.5. Resum dels criteris de redacció
• 3.6. Funcions comunicatives dels documents administratius
• 3.7. Els documents administratius

Redactar consisteix a presentar tota la informació pertinent, d’acord amb les característiques intrínseques del document. Per tant, a l'hora d'escriure, la informació, les idees i els fets es comuniquen en unitats lingüístiques: paraules, frases, paràgrafs, textos.

La paraula és la unitat mínima que utilitzem; relacionem paraules en una frase; unim diferents frases seqüenciades lògicament en un paràgraf; i quan lliguem diversos paràgrafs obtenim un text o document. És a dir, donem forma lingüística a les idees i les exposem amb una organització lògica per a cada escrit.

El conjunt de paraules de la frase expressa una idea, un pensament, un concepte complet. La frase és, doncs, aquest conjunt amb sentit complet que permet expressar les idees. Per tant, convé que cada idea quedi recollida en una frase.

Els textos administratius han de ser pràctics i han de transmetre la informació de manera eficaç. A continuació s'exposen algunes recomanacions per redactar frases amb un alt grau d’eficàcia comunicativa.

• a) Ordre neutre
• b) Paraules clau
• c) Frases actives
• d) Sintagma nominal
• e) Incisos
• f) Dislocació
• g) Oracions compostes
• h) Longitud adequada
• i) Sinònims

Per construir una frase bàsica arrenquem amb el subjecte (la persona, cosa, lloc sobre la qual es vol dir alguna cosa): ”La Direcció General”. Continuem amb el predicat (el conjunt de paraules que diuen alguna cosa sobre el subjecte): ”va trametre la llista de beques a les escoles”. En unir subjecte i predicat expressem una idea completa amb el seu ordre lògic.

Així doncs a fi d’expressar les idees amb la màxima claredat, cal que les frases mantinguin l’ordre lògic o neutre:

Convé que les paraules que tenen més pes semàntic apareguin com a subjectes i verbs de les seves respectives oracions, i que no es presentin com a subordinades a altres oracions. D’aquesta manera la frase guanya amb força.

Si els protagonistes del que s’expressa (agent / pacient) coincideixen amb el subjecte i el complement directe, respectivament, la frase guanya en transparència. Aquesta és la característica de les frases actives.

És convenient mantenir l’ordre lineal del sintagma nominal.

Si bé és cert que els incisos poden enriquir la idea bàsica de la frase amb informació complementària, també la poden allargar de manera excessiva fins a fer perdre el fil discursiu. Per tant, cal comprovar que siguin estrictament necessaris i, si és així, situar-los al començament o al final de la frase; sobretot s'ha d'evitar separar el subjecte del verb o el verb del complement directe, llevat que sigui necessari.

Si la condició o excepció és llarga, millor al final:

Si la condició o excepció és curta, millor al principi:

Quan es busca destacar el complement directe d'una frase, el millor és desmuntar l’ordre lineal i traslladar el complement al començament de la frase. En aparèixer l’objecte directe al començament de la frase, s'aconsegueix emfatitzar-lo.

La dislocació permet canviar l’ordre natural de l’oració i substituir les parts desplaçades per pronoms febles. L’efecte que s’obté és semblant al de la passiva perifràstica (punt 3.3) però amb una construcció activa.

Aquest tipus de recurs és molt habitual de la llengua oral, ja que el missatge és molt més ràpid, el que es busca és l’objecte directe i no el subjecte, com ara:

Tot i que també es pot utilitzar en l’expressió escrita, sobretot quan amb el canvi d’ordre de la frase (passiva) aquesta pot resultar molt estrafolària.

A vegades la complexitat del que es vol expressar requereix l’ús d'oracions compostes. En aquest tipus d'oració convé que quedi clara la relació entre els diversos elements, tant si es tracta d’una relació simple –oracions coordinades o juxtaposades– com si és més complexa –oracions subordinades–, per tal de facilitar la comprensió de les idees.

Les oracions coordinades són oracions compostes unides mitjançant una conjunció que, a diferència de les subordinades, si se separen, les dues oracions poden funcionar independentment, és a dir, l'una no depèn de l'altra per tenir sentit. Estan en un mateix nivell sintàctic.

Les oracions coordinades es classifiquen segons el nexe d'unió: copulatives (i, ni), disjuntives (o, o bé) distributives (ni…ni, o…o, ara…ara, els uns…els altres, etc.), adversatives (però, sinó que), explicatives (és a dir, o sigui, això és), il·latives (doncs, per tant, per consegüent), continuatives (i encara, així mateix, fins i tot, ni tan sols).

Les oracions juxtaposades són aquelles que estan unides per signes de puntuació. La relació entre elles pot ser de total independència o una es pot subordinar en sentit a l'altra.

Hi ha oracions compostes formades per una oració principal, independent sintàcticament, i una o més oracions subordinades, introduïdes per una conjunció o locució conjuntiva. Les subordinades depenen gramaticalment de la principal.

Cal evitar frases massa llargues. Per aconseguir escrits dinàmics i comprensibles, les frases no haurien d’excedir les 30 paraules aproximadament. Per tant, és millor segmentar-les amb signes de puntuació i col·locar-hi aquells elements de cohesió que siguin necessaris perquè el lector no perdi el fil discursiu.

La repetició de paraules empobreix l'expressió i dificulta la llegibilitat dels missatges. En aquest sentit, l'ús de sinònims aporta riquesa lèxica, i ens pot ajudar a trobar les paraules més adequades per a cada text i a evitar les més abstractes o ambigües. L'ús de sinònims també permet evitar les expressions comodins, que tenen un significat vague: "cosa, dir, problema, tema, tenir…" En definitiva, els sinònims ens permeten:

• Ser precisos.
• Evitar repeticions.
• Adequar-nos al registre.

Alhora, en el llenguatge tècnic cal ser curosos amb l'ús de sinònims i assegurar-nos que emprem la terminologia específica.

↑ Índex de la unitat

Els paràgrafs recullen el conjunt de frases que desenvolupen una mateixa idea, i es consideren unitats significatives en la mesura que organitzen la informació del text. Cal assegurar-se que cada paràgraf avança un dels punts del raonament que s'està exposant. Aquesta operació ajuda a evitar circumloquis o a tornar a explicar aspectes de què ja s'ha tractat.

El paràgraf és una unitat superior a la frase i immediatament inferior al text, que té identitat temàtica i gràfica (se separa per punt i a part); és a dir, que tracta d'un tema autònom i que es distingeix visualment. La longitud dels paràgrafs determina la imatge i el grau de llegibilitat dels escrits.

Un paràgraf ha de tenir coherència temàtica; és a dir ha de desenvolupar una sola idea o informació del tema general del text. Per exemple, en una ofici en què s'anuncien fets diversos, cal que es tractin cada un d’ells en paràgrafs diferents.

La informació en els paràgrafs es pot estructurar de diverses maneres, però generalment segueix una organització fixa, que respon als elements següents:

Frase inicial o temàtica: que introdueix la idea o el tema i que ha d’aparèixer o bé en la primera frase o bé després de l’element marc –una referència a alguna cosa que hagi fet el destinatari o un marc normatiu que doni cobertura a la idea principal.

Frases de desenvolupament: que s'organitzen a l'entorn de la frase temàtica i arrodoneixen el tema.

Frase final o de cloenda: que tanca el paràgraf amb algun comentari global o de recapitulació.

Connectors o marcadors textuals: elements gramaticals que permeten determinar algun tipus d'ordre o de relació entre les diverses frases i que ajuden a la distribució de la informació.

Així doncs, aquesta unitat intermèdia entre la frase i el text contribueix a l’organització del discurs, ja que permet unificar les frases relacionades amb un mateix aspecte temàtic i marcar la progressió del raonament en canviar de paràgraf. Aquesta progressió, però, ha de quedar ben lligada, ja sigui amb la utilització d’elements anafòrics, de pronoms febles o de la repetició d’elements importants esmentats en frases anteriors. Cal que hi hagi un equilibri entre la informació que ja s'ha anat proporcionant al destinatari i la que s’aporta de nou.

↑ Índex de la unitat

És necessari reflexionar sobre algunes construccions gramaticals que sovint s’utilitzen en la redacció dels textos administratius i que convé evitar bé perquè són incorrectes o bé perquè fan que els textos siguin menys clars.

• a) Frases passives
• b) Nominalització o verb buit
• c) Gerundi
• d) Frases negatives
• e) Ús incorrecte de "mateix"

Les frases passives focalitzen l’atenció en el resultat del verb (el pacient), mentre que qui du a terme l’acció (l'agent) queda relegat a complement.

Passiva perifràstica: es construeix amb el verb ser o ésser en forma personal i el participi d’un verb transitiu que concorda amb el subjecte gramatical.

Aquesta construcció permet ometre el complement agent quan no se sàpiga qui ha realitzat l'acció o bé no es vulgui expressar.

Si bé en aquest cas és preferible utilitzar la passiva pronominal, ja que la passiva perifràstica no és una construcció gaire genuïna en català i és millor no abusar-ne.

Passiva pronominal: es construeix amb un verb transitiu en tercera persona i el pronom es.

Podem reservar l’ús de la passiva en els supòsits següents:

• Per llevar l'èmfasi de fets o argumentacions desfavorables o bé per encobrir la identitat de l'agent.

• Quan en una construcció el subjecte (l’agent) és molt més llarg que l’objecte directe (el pacient).

• Quan el subjecte és molt menys rellevant que l'objecte en la corresponent versió activa.

Tal com s’ha explicat en el punt 3.1, aquesta mateixa finalitat pot ser obtinguda per altres mitjans d'expressió diferents de l'ús de la passiva. Amb la dislocació del complement en qüestió (l'objecte), s'aconsegueix un efecte molt semblant.

La nominalització consisteix en l'ús d'un substantiu en comptes d'un verb, d'un adverbi o d'un adjectiu, sobretot per expressar una acció. L'abús d'aquest recurs enfarfega els textos; en canvi, la verbalització els fa més clars i dinàmics.

La situació extrema de nominalització es produeix quan es fan servir verbs buits (sense contingut semàntic) com ara procedir, realitzar, fer, efectuar, etc., que només troben sentit en el substantiu que els acompanya, que és el que aporta el significat a la frase.

En una línia similar, sovint utilitzem adjectius que podríem evitar perquè no aporten significat a les frases. Són paraules buides:

Aquesta forma verbal facilita la construcció d’oracions subordinades en funció adverbial, però cal tenir en compte que el gerundi ha d’expressar una acció simultània o anterior a l’acció que presenta el verb de l’oració principal.

Gerundi copulatiu o de posterioritat:

No s'ha de fer servir el gerundi per unir oracions que no estan subordinades, ni per indicar que una frase és conseqüència de l'altra, ni per marcar que una es produeix després de l’altra. En comptes del gerundi copulatiu incorrecte, cal fer servir construccions alternatives, com ara nexes copulatius i signes de puntuació.

Gerundi especificatiu:

Per especificar o determinar un concepte, no s'ha de fer servir el gerundi –gerundi especificatiu incorrecte, ja que no és equivalent a un adjectiu especificatiu. L’alternativa són les construccions de relatiu, els adjectius especificatius o els complements de nom.

D’acord amb els criteris de la nova gramàtica del GIEC de 2016, no és aconsellable la presència d’un gerundi en el complement del nom dels sintagmes nominals formats per un nom que designi un canal de comunicació (document, cartell, escrit, carta, trucada, brindis missatge, ordre, resolució, ban, sentència). Amb aquests noms hi escau una oració de relatiu restrictiva, un sintagma preposicional encapçalat per la preposició amb o un sintagma adjectival:

La nova gramàtica també esmenta que hi ha alguns factors que fan més tolerable el gerundi com a complement d’aquesta classe de noms, com ara la presència d’un verb que expressi aparició (aparèixer, sortir, eixir) i el fet que el nom porti un altre complement que precedeixi el gerundi. És el cas d’oracions com ara:

Les frases negatives sempre resulten més difícils d’entendre que les afirmatives. Una frase afirmativa o positiva incideix en l'aspecte més agradable d'un tema i expressa allò que es pot fer, en comptes de remarcar allò que és impossible de fer. També acostumen a proporcionar més informació que les frases negatives i, en general, són més ben rebudes pel lector.

Convé, doncs, expressar els missatges amb estructures afirmatives. I, sobretot, evitar les dobles negacions, ja que distorsionen els missatges.

Les combinacions de no + adjectiu amb qualsevol prefix de negació (a-, des-, i-, in-, im-, etc.) constitueixen un supòsit semblant als casos de doble negació i també s'han d'evitar.

Cal evitar l’ús de mateix com a pronom. Com a alternativa es poden utilitzar els recursos següents:

• Pronoms febles (convé recordar que els pronoms en/hi permeten substituir elements introduïts per preposicions.

• Possessius de tercera persona: seu, seva, seves, etc.

• Demostratius: aquest, aquesta, etc.

• O bé eliminar-lo [ø]

↑ Índex de la unitat

• a) Present d’indicatiu
• b) Construccions d'obligació
• c) Passat
• d) Condicional

Cal utilitzar un estil directe en la redacció de les comunicacions administratives. Per aconseguir-ho s'ha de fer servir el present i evitar les formes impersonals.

Si el que volem és que la persona entengui, sense cap ambigüitat, que ha de fer alguna cosa que és d’obligat compliment, hem de dir-l’hi des de la perspectiva de l’obligació clara i no des de la perspectiva de futur.

El castellà utilitza molt habitualment el futur amb el valor d’obligació en contextos administratius, cosa que pot crear dificultats de comprensió i d'interpretació del missatge.

Formes per indicar prescripció

Les formes habituals d'expressar el matís prescriptiu, instructiu o d'obligació són les següents: Imperatiu conjugat amb la 2a persona del plural (vós).

Formes d'obligació inadequades

Per tal d'utilitzar adequadament les formes del passat, cal tenir en compte el següent:

Perfet - Passat recent: quan es vol presentar una acció ja finalitzada en un temps encara actual (avui, aquest matí, aquesta setmana, aquest mes, etc.) s'utilitza la forma he, has, ha, hem, heu, han, + participi.

Passat anterior perifràstic - Passat acabat: quan l'acció se situa en un període de temps finalitzat (ahir, fa un mes, aquest any, l'any passat, etc.) es fa servir la forma vaig, vas, va, vam, vau/vàreu, van + infinitiu.

Plusquamperfet - Abans del passat: quan es vol indicar un fet anterior llunyà respecte a un moment de referència passat més proper convé fer servir la forma havia, havies, havia, havíem havíeu, havien + participi.

Pel que fa a les oracions condicionals, és recomanable utilitzar el present d’indicatiu en les oracions subordinades que no pas l’imperfet de subjuntiu, d’influència castellana.

Les comminacions i prescripcions sovint estan relacionades amb el compliment de condicions. Les estructures condicionals bàsiques són les següents:

↑ Índex de la unitat

La documentació administrativa és el mitjà d’expressió que utilitza l’Administració per formalitzar la gestió dels assumptes públics.

Per tal de donar una imatge corporativa homogènia de la documentació que genera l’Administració, és molt important racionalitzar, simplificar i adequar tots els documents, tant pel que fa a la forma i com al contingut.

A continuació, es donen algunes normes generals que convé tenir sempre presents a l’hora de redactar documents dins de l’àmbit d’actuació administrativa.

• El redactor no judica ni qualifica els fets o les idees: es limita a comunicar, explicar, etc., narrar amb objectivitat i imparcialitat els fets, excepte que la finalitat del document sigui qualificar-los o valorar-los.
• Els textos s’han de redactar amb un alt grau de formalitat i amb la varietat estàndard de la llengua i s’han d'evitar l'ús d'expressions poc formals o de contingut emotiu.
• No s’ha de pressuposar que el destinatari de la informació coneix cert tipus de dades que poden ajudar a comprendre l’escrit.

En relació amb l’elaboració de l’escrit i al marge de les normes ortogràfiques i sintàctiques, és convenient:

• Evitar les frases no conclusives, és a dir, iniciar una frase i no acabar-la. Aquest defecte és comú quan tenim moltes idees a expressar i, inconscientment, es barregen en l’escriptura. La planificació d’un guió previ ajuda a corregir-ho.
• Establir amb claredat el tema de què es vol tractar, els seus antecedents i les seves causes.
• Fixar una jerarquia en la redacció, que ha de ser lògica i ordenada (subjecte + verb + predicat).
• La lògica de redacció de la frase s’ha de fer extensiva al cos de l’escrit. És a dir, les parts del document s’han de succeir de forma lògica i necessària.

I, finalment, amb quin estil es redactarà l’escrit?

Cal recordar els aspectes que ja hem treballat en l’apartat 1.2 del curs sobre la funcionalitat: precisió, concisió i claredat del missatge.

↑ Índex de la unitat

La documentació administrativa té, principalment, una finalitat comunicativa i informativa. I acompleix dues funcions bàsiques: constatar i notificar els actes administratius.

A l'hora d'elaborar un escrit és necessari triar el document específic que es correspongui amb la finalitat comunicativa:

• Correspondència administrativa: és tota comunicació escrita entre persones, tant si es tracta de documents estrictament oficials o que incorporen actes jurídics (l'ofici i, per tant, la notificació, com a tipus particular d'ofici) com si es tracta de documents de tipus més personal o de caràcter no administratiu (la carta i la circular, entesa, aquesta darrera, com a carta no personalitzada, i no pas com a disposició administrativa).

• Convocatòries: tenen la funció de demanar la presència d'una persona en un lloc i en una data (convocatòria de reunió, citació, invitació).

• Sol·licituds: per mitjà de les quals els particulars poden demanar per escrit alguna cosa sobre una matèria reglada (la sol·licitud o instància) a l’organisme. El recurs també té aquesta funció, tot i que en aquest cas es sol·licita que es revoqui l’acte objecte de recurs, la resolució administrativa.

• Acreditatius: tenen la funció de constatar o acreditar fets que es poden demostrar, ja que consten en arxius, registres, llibres d’actes, etc. (la diligència i el certificat).

• Expositius o informatius: presenten fets sobre una matèria determinada i poden incloure-hi arguments de caràcter normatiu i valoracions prèvies a la decisió final (informe, informe proposta, proposta de resolució).

• Valoratius o decisoris: s’hi fan constar decisions finals, ja sigui per mitjà d’acords d’un òrgan col·legiat (acta de reunió) o bé per decisions d’un òrgan unipersonal (resolució).

↑ Índex de la unitat

A continuació es presenten els documents associats al procediment administratiu amb una breu definició.

Document amb què una persona adreça una petició sobre una matèria reglada a un òrgan o organisme.

Comunicació escrita de caràcter oficial, emesa per un òrgan o organisme i integrada en la tramitació d’un procediment administratiu.

Hi ha dos tipus d’oficis:

• ofici intern: adreçat a un altre òrgan o organisme administratiu.

• ofici extern: adreçat a una persona física o jurídica que no pertany a l’Administració.

Document amb què es trasllada una decisió presa (un acte resolutori - la resolució) sobre un assumpte a la persona interessada (persona física o jurídica). És un tipus d’ofici extern.

Document per mitjà del qual es demana la presència d’algú en un lloc, una data (o bé un termini) i una hora (o bé un horari) determinats, per a portar a terme un tràmit administratiu.

Document per mitjà del qual es dona fe d’un fet, del contingut d’un document o de les circumstàncies que consten en arxius, registres, llibres d’actes, etc.

El certificat administratiu és expedit per un funcionari públic o per una persona autoritzada legalment; generalment és funció dels secretaris, gerents i caps de secció.

Hi ha molts tipus de certificat: laboral, acadèmic, mèdic, d’acords presos per un òrgan de govern, etc.

Certificat intern que es produeix en les actuacions administratives i que acredita un tràmit administratiu. Serveix per constatar la presa de possessió d’una plaça, la modificació d’una remuneració, un canvi de categoria, una compareixença d'una persona davant de l'Administració, etc.

Document per mitjà del qual es demana la presència d’algú en un lloc, en una data i a una hora determinats per dur a terme una reunió.

Document que constata els assumptes tractats, les deliberacions i els acords presos en una reunió d'un òrgan col·legiat.

Les informacions que se solen incloure en una acta de reunió són: dades identificadores de la reunió (data, horari, lloc, etc.), relació de les persones assistents i absents, ordre del dia, desenvolupament de la reunió, acords presos i temes pendents.

Document que presenta una exposició de caràcter informatiu sobre la situació d’un assumpte o sobre els elements necessaris perquè es resolgui.

Si s’analitzen segons el context, els informes poden ser procedimentals (integrats i previstos dins d’un expedient ordinari) o no procedimentals (al marge dels expedients administratius ordinaris). I, segons el contingut, es poden classificar en descriptius o valoratius.

Un tipus específic d’informe és la proposta de resolució.

Un informe s’anomena dictamen quan inclou una valoració o una opinió i l’emet un facultatiu o una comissió tècnica (d’assessorament o consultiva).

Document amb què es pren una determinació o decisió sobre un assumpte que generalment comporta l’acabament del procediment administratiu, previ a l’execució.

Document pel qual es demana a un òrgan administratiu que anul·li o modifiqui una resolució o un acte perquè el recurrent el considera perjudicial per als seus drets.

Hi ha diversos tipus de recurs, segons la matèria que tenen com a objecte i la via d’interposició: d’alçada, de reposició, contenciós administratiu, etc.

Signatura en el format tradicional

En les comunicacions oficials fetes per càrrecs (ofici, citació, informe…), la signatura consta dels elements següents i en l'ordre que s'especifica:

En les comunicacions personals (carta, nota interior, etc.), la signatura consta dels elements següents i en l'ordre que s'especifica:

El càrrec s'escriu amb majúscula inicial si es troba a començament de línia. Si no, s'escriu tot en minúscules perquè és un nom comú. Per exemple:

La datació s'escriu sempre separada del text i segueix l'ordre següent:

La població se separa de la data amb una coma. El dia i l'any s'escriuen amb xifres, i el mes amb lletres. El mes s'escriu amb minúscula inicial. No s'ha d'escriure la preposició a davant de la població ni el nom del dia (dilluns, dimarts…) davant el número del dia. No s'ha de posar cap punt al final de la datació.

↑ Índex de la unitat

← Unitat 2 | Unitat 4 →