• 2.1. Emissor i receptor
• 2.2. Neutralitat i objectivitat
• 2.3. Finalitat comunicativa
• 2.4. Missatge
• 2.5. Organització de la informació

Planificar és fixar els objectius que es volen aconseguir amb el text i buscar una estratègia que permeti recollir, seleccionar i ordenar la informació que s’hi vol transmetre.

Abans de començar a escriure és recomanable fer una breu reflexió per analitzar quines són les circumstàncies que porten el redactor a comunicar-se per escrit; és a dir, es tracta de saber quin ha de ser l’objectiu del text, a qui s’adreça, com es vol transmetre el missatge i què es vol aconseguir amb el text.

Cal determinar els tractaments personals o les posicions de l’emissor i del receptor; és a dir, establir el punt des d’on s’emet el missatge o com ens adrecem a qui l’hagi de rebre.

Des de quina posició redacto? Respondre a aquesta pregunta ajuda a construir la posició de l’emissor. Les veus més habituals de l’emissor, que mai no s'han de barrejar, són les següents:

• jo - primera persona del singular: el discurs esdevé directe. comunico, certifico, faig constar, informo, resolc, etc.
• nosaltres - primera persona del plural: veu aglutinadora d’un col•lectiu. acordem, informem, etc.
• construccions impersonals: posició abstracta, neutra, impersonal.

En els textos administratius s'utilitza principalment el tractament de primera persona del singular per a l’emissor, ja que la majoria de documents els signa un òrgan unipersonal.

A qui m’adreço? Contestar aquesta qüestió remet al receptor del missatge, al qual podem tractar amb les formes següents, que tampoc no s'han de barrejar mai:

• vós – 2a persona plural: tractament utilitzat habitualment ens textos juridicoadministratius, que evita ambigüitats tant de gènere com de nombre.

• vostè - tercera persona del singular: tractament de respecte més estès, sobretot en llengua oral.

• tu - 2a persona del singular: en situacions informals o bé en què el missatge vol ser molt proper a l’interlocutor.

En els textos administratius s'utilitza principalment el tractament de vós.

L'ús d'aquest tractament per al destinatari permet recuperar una certa tradició, disposar d'un tret propi del llenguatge administratiu i també evitar marques de gènere quan no se sap si el destinatari és un home o una dona.

Els elements que es modifiquen en un text en fer servir el tractament vós o vostè són els següents:

Tal com ja s’ha comentat cal evitar que en un mateix text es barregin tractaments, tant de l’emissor com sobretot del receptor, ja que l'ús indiscriminat de vós i vostè és un error força freqüent.

Són títols de cortesia que es donen a una persona per la seva dignitat, autoritat, càrrec o categoria social.

Actualment hi ha una tendència a reduir l'ús dels tractaments protocol·laris en els textos administratius, ja que aquests títols no s'adeqüen al tipus de llenguatge planer i democràtic que ha d'utilitzar una Administració moderna.

Malgrat això, es poden mantenir en documents de protocol, com per exemple la invitació o el saluda.

Tot i que, com hem comentat, en aquests documents també es poden obviar els tractaments de protocol.

Els tractaments protocol·laris també poden aparèixer en l'apartat del destinatari de l'escrit, però cal suprimir-los sistemàticament en el nucli del text.

↑ Índex de la unitat

La major part de comunicacions estan circumscrites a un marc normatiu o a un procediment administratiu, i la manera com es presenten ha de reflectir que són resultat de la màxima neutralitat i objectivitat, amb fórmules que desprenguin impersonalitat; és a dir, una certa distància, la qual cosa no vol dir que s’hagin de redactar amb frases impersonals.

S’aconsella donar prevalença als càrrecs en comptes de les persones.

Hi ha casos en què habitualment es fan servir les dues formes: identificació dels càrrecs i nom de les persones, però és preferible que el càrrec precedeixi la identificació nominal.

Totes les expressions que denotin arbitrarietat, subjectivitat o emotivitat no hi tenen cabuda.

També convé evitar possessius aplicats a béns públics i a òrgans administratius, perquè transmeten una sensació de possessió i exclusió inadequades.

Cal, doncs, utilitzar expressions clares i entenedores i transmetre la informació (el missatge) amb la màxima neutralitat i objectivitat possibles.

↑ Índex de la unitat

• Per a què es necessita el document?
• Quin és el seu propòsit comunicatiu?
• Què s’espera obtenir amb l'escrit?

Aquestes preguntes porten a determinar la finalitat comunicativa del text, d’acord amb el que es vulgui aconseguir.

La finalitat dels textos administratius es pot classificar en tres grans blocs: comunicar, acreditar i argumentar, que adquireixen forma externa a través dels gèneres o tipus de documents.

• Funció comunicativa: Aquest propòsit és comú a qualsevol text, però esdevé principal en escrits o fragments d’escrits en què el que es busca és senzillament traslladar una informació, una comunicació, un requeriment, etc., que pot consistir a narrar, descriure, explicar i fins i tot a donar instruccions. Aquesta funció sobretot la trobem en documents com oficis, cartes, convocatòries, comunicats oficials,etc.

• Funció acreditativa: Aquest és l'objectiu principal quan el que es busca és donar fe d’un conjunt de fets o circumstàncies dels quals es té constància que s’han produït i se’n pot demostrar l’existència. Els principals gèneres o tipus de documents que responen a aquest criteri són els certificats, les diligències i les actes.

• Funció argumentativa: Els textos que busquen recollir un recorregut lògic i cronològic en el discurs per expressar un determinat pronunciament o una decisió sobre uns fets que es basen en un marc legal, és a dir, en una argumentació o justificació a partir de la normativa que és d’aplicació a aquests fets, responen a aquesta funció. Els informes i les resolucions són els gèneres en què és més clara aquesta finalitat.

Val a dir que un text pot tenir propòsits diversos, però es tracta de ser capaços de determinar la finalitat principal d'aquest o, si més no, de fixar amb claredat a quina finalitat respon cada un dels fragments que en formen part.

Definir de manera clara la finalitat o l’objectiu comunicatiu d’un text ens ajudarà a elaborar els missatges amb més exactitud i de forma més entenedora, com veurem en l’apartat següent.

↑ Índex de la unitat

El missatge és l'objecte o el contingut de la comunicació, allò que es transmet. Inclou tant la informació com la forma en què aquesta està codificada.

El missatge condiciona tots els altres aspectes de l'acte comunicatiu:

• Intenta reflectir la intenció i pensament de l'emissor.

• S'adequa formalment segons el destinatari previst.

• Usa un codi determinat, que ve donat pel canal; el codi pot fer canviar el missatge (per exemple no és exactament el mateix una oració transmesa en català que en anglès, perquè els termes poden tenir connotacions diferents o referir-se a diferents realitats).

Amb aquest missatge comunicatiu s'intercanvia informació entre les persones que hi intervenen i, en l’àmbit de l’Administració pública, normalment té un caràcter tècnic.

És molt important tenir present que la competència comunicativa ens dona la capacitat de transmetre un missatge amb èxit utilitzant el mitjà adequat i també d'entendre els missatges que altres emeten. També cal recordar que s’ha de ser conscient de què sap i què no sap la persona destinatària del text, i buscar aquells referents que pugui identificar amb facilitat, ja que només així comprendrà la situació comunicativa en què es troba.

Cal determinar el què es vol dir: quin és el missatge fonamental o principal que es vol transmetre i organitzar les diverses idees que s’hi relacionen, distingint entre idees principals i idees secundàries, ja que tan problemàtic és no saber quina és la idea bàsica com creure que totes ho són. Si les nostres idees són confuses, el missatge quedarà dispers i el procés comunicatiu acabarà fallit.

Com es pot identificar una idea principal?

Si en un paràgraf suprimim una frase i, en fer-ho, el paràgraf perd tot el sentit, vol dir que la frase que falta és la principal, és la que interessa mantenir.

A més, el missatge principal ha de complir els requisits següents:

• Ser breu.
• Poder-se resumir en poques paraules.
• Expressar-se amb un verb d’acció.

Si ens cal trametre una documentació, redactarem un ofici en què hi adjuntarem la documentació; aleshores, triarem el verb d’acció principal i començarem el missatge amb la idea principal:

O bé, potser ens cal començar amb un marc referencial, ja que en aquesta situació comunicativa és l’interlocutor del missatge qui ha iniciat la comunicació:

Si ens cal que una persona s’adreci personalment a l’Administració, redactarem una citació en què demanarem a una persona que es presenti a unes dependències determinades i triarem el verb d’acció principal i començarem el missatge amb la idea principal:

Si el que ens interessa és informar sobre algun aspecte, seguirem el mateix procediment que ja s’ha comentat:

↑ Índex de la unitat

Un cop es té fixada la situació comunicativa, s’ha de gestionar la informació en tres passos: recollir-la, seleccionar-la i organitzar-la.

Cal comprovar que es disposa de tota la informació necessària. No es pot tirar endavant si hi falten dades, ja que el text anirà coix i s'haurà d'acabar refent.

Abans de començar a escriure cal saber quina és la informació que haurà de contenir el text.

De vegades, a l’hora de redactar es té tota la informació necessària o bé hi ha la possibilitat d'obtenir-la. En canvi, en altres casos, l’emissor del missatge no disposa d'aquesta informació en el moment inicial.

Així doncs, primer de tot, cal evitar un seguit d’errors que es cometen a l’hora de començar a escriure:

Algunes preguntes que poden ser útils per recollir la informació:

És important respondre’ns aquestes preguntes a fi d’encarrilar millor aquesta primera fase de recollida d’informació.

Un cop es té tota la informació necessària, s’ha de filtrar i veure quines són les dades de què es disposa per triar quines són supèrflues i prescindibles i quines no ho són. Hi ha d’haver la informació necessària i suficient, d’acord amb l’objectiu del missatge comunicatiu.

És important no donar informació per sobreentesa o coneguda per la persona destinatària com tampoc no s’ha de donar més informació que la que és estrictament necessària per comprendre el text.

La distribució que es faci de la informació, l’ha d’imposar l’emissor, però ha de ser prou clara perquè el receptor l’extregui amb l'ordre preestablert.

Per aconseguir una bona distribució de la informació, hi ha diferents tècniques i mètodes que són útils per generar les idees inicials i, a continuació, escriure el text. Aquestes tècniques es poden combinar:

Cal escriure de forma ràpida i sense aturar-se a pensar ni en l’ordre de la informació ni en la gramàtica ni en res més que no sigui anar fent el buidatge que es té al cap. Els processos de planificació, redacció i revisió vindran més endavant. Ara només cal superar el pànic de la pantalla en blanc.

Un cop fet aquest buidatge, cal tornar a llegir el que s’ha escrit fent l’esforç de posar en ordre la informació i triar i destriar aquella que es consideri important i desestimar aquella que no ho és.

Escriptura lliure - Viquipèdia

Un mapa conceptual és una representació esquemàtica dels conceptes d’un tema que mostra les relacions que hi ha entre ells.

Els mapes conceptuals contenen els elements següents:

• Els conceptes: les paraules que tenen significat propi.

• Les paraules d’enllaç: les paraules que s’utilitzen per unir conceptes i indicar quina relació hi ha entre ells.

Un cop elaborat el mapa conceptual, cal revisar-lo per comprovar si les relacions establertes són certes o s'han de modificar, o afegir-ne o eliminar-ne.

Mapa conceptual - Viquipèdia

Es tracta d’anar prenent notes o apunts d’expedients, estudis, projectes, llocs webs, etc., relacionats amb el tema de l'escrit. És necessari anotar les fonts d’on s’obtenen les notes per si cal revisar-les posteriorment.

En el cas que es tingui clara l’estructura general de la informació del text, pot ser útil fer-se un índex amb les parts principals de la informació i anar apuntant en cada apartat les idees que es desenvoluparan en l’etapa de redacció.

L’esquema ha de ser breu i clar i ha de permetre tenir una visió global del contingut del text.

No cal que hi hagi ara un procés lineal d’emplenar les idees sinó que es pot anar apuntant a mesura que les idees vagin sorgint a la ment.

Hi ha diferents tipus d’esquemes que poden ser útils per organitzar la informació d’un text. El que s’utilitza més habitualment és l'esquema numèric:

Aquest mètode és útil en la redacció de documents tècnics perquè estableix una jerarquia molt clara de les idees.

↑ Índex de la unitat

← Unitat 1 | Unitat 3 →