Saltar al contingut principal

El procediment administratiu

Nombre de lectures: 0

← Unitat 3 | Unitat 5 →

4. Aspectes generals de l'activitat administrativa

4.1. L'obligació de resoldre

4.1.1. Resoldre i notificar

La manifestació més representativa del principi d'eficàcia al qual han de moderar la seva actuació les administracions públiques de Catalunya, recollit a l'article 31.1 de la Llei 26/2010, de 3 d'agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya (LRJPACat), és l'obligació de resoldre. En virtut d'aquesta obligació, l'Administració està obligada a dictar resolució expressa i a notificar-la en tots els procediments, qualsevol que sigui la seva forma d'iniciació.

Formulada des de la vessant de la ciutadania, l'obligació de resoldre forma part del dret a una bona administració, que recull la LRJPACat, i que inclou el dret a obtenir una resolució expressa i que sigui notificada dins del temps establert legalment.

L'incompliment de l'obligació de resoldre comporta l'aplicació de les previsions sobre silenci administratiu i la possible exigència de responsabilitat. No obstant això, l'obligació de resoldre no és aplicable en els supòsits de terminació del procediment per pacte o conveni i en els procediments relatius a l’exercici de drets sotmesos únicament al deure de declaració responsable o de comunicació a l'Administració. En els supòsits de prescripció, renúncia del dret, caducitat del procediment o desistiment de la sol·licitud, i de desaparició sobrevinguda de l’objecte del procediment, la resolució ha de contenir la declaració d'alguna de les circumstàncies esmentades amb indicació dels fets produïts i les normes aplicables.

S'ha de parar esment en el fet que l'obligació de resoldre inclou també el deure de notificar la resolució.

Per tant, no n'hi ha prou de resoldre dins de termini. A més, s'ha de notificar la resolució dins del mateix termini, que és comú per a la realització de les dues actuacions administratives.

Aquest deure es manté fins i tot en el supòsit que el gran nombre d'expedients en tràmit permeti suposar que es produirà un incompliment del termini màxim per resoldre, perquè en aquesta circumstància l'òrgan competent per resoldre pot habilitar els mitjans personals i materials necessaris per resoldre en termini.

La responsabilitat del compliment de l’obligació legal de dictar resolució expressa en termini recau sobre el personal que tingui a càrrec seu el despatx dels afers, i en els titulars dels òrgans administratius competents per instruir i resoldre, en l’àmbit de les seves competències. L’incompliment d’aquesta obligació dona lloc a l’exigència de responsabilitat disciplinària, sens perjudici de la que correspongui d’acord amb la normativa aplicable.


↑ 4.1. L'obligació de resoldre | ↑ Índex de la unitat

4.1.2. El termini per resoldre i notificar

La informació sobre els terminis màxims per resoldre i notificar i sobre els efectes que produeix el silenci ha de figurar en el portal web de les administracions públiques degudament actualitzada. Així mateix, aquesta informació s'ha de posar a disposició de les persones interessades, quan l'expedient s'iniciï d'ofici, en la notificació o publicació de l’acord d’iniciació, i quan s'hagi iniciat a instància de part, en la comunicació que s’ha de dirigir a la persona interessada dins dels deu dies següents a la recepció de la sol·licitud iniciadora del procediment, o s'ha d'indicar en aquest cas, a més a més, la data en què la sol·licitud ha estat rebuda per l’òrgan competent.

El termini màxim en el qual s’ha de notificar la resolució expressa és el que fixi la norma reguladora del procediment corresponent. Aquest termini no pot excedir els sis mesos, llevat que una norma amb rang de llei n’estableixi un de superior o així ho disposi el dret de la Unió Europea.

En absència de disposicions expresses sobre el termini màxim per notificar la resolució en la norma reguladora del procediment corresponent, el termini aplicable és de tres mesos.

El termini màxim per notificar la resolució es compta:
  • a) En els procediments iniciats d’ofici, des de la data de l’acord d’iniciació.
  • b) En els procediments iniciats a sol·licitud de la persona interessada, des de la data en què la sol·licitud hagi tingut entrada al registre electrònic de l’Administració o organisme competent per tramitar-ho.


↑ 4.1. L'obligació de resoldre | ↑ Índex de la unitat

4.1.3. La suspensió del termini màxim per resoldre

Durant la tramitació del procediment administratiu es poden produir un seguit de fets sobrevinguts que impliquen la realització de tràmits addicionals d'una durada en molts casos incerta i sobre la qual l'Administració instructora no sol tenir el control.

Exemples:
  • quan s'està en espera de rebre un informe preceptiu que no ha estat emès en termini.
  • quan la prova plantejada per les persones interessades té una dificultat especial i s’estén en el temps més del previst.

No sembla raonable que aquesta durada extra del procediment penalitzi l'Administració que és la responsable de resoldre en termini. O que, quan es duen a terme negociacions amb vista a finalitzar el procediment mitjançant un acord convencional, el temps corri en contra de l'Administració davant l'eventualitat d'un incompliment del termini màxim per resoldre.

Per evitar aquest desequilibri, la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques (LPACAP) estableix la suspensió del termini màxim per resoldre i notificar la resolució com una paralització temporal del transcurs del termini mentre es dona la circumstància que la provoca o, en el seu cas, durant el termini màxim que estableix la Llei, en uns casos amb caràcter facultatiu i en d'altres amb caràcter forçós.

La suspensió facultativa del termini màxim per resoldre un procediment i notificar la resolució pot ser acordada per l'Administració instructora en els casos següents:

  • a) Quan es requereixi la persona interessada per a l’esmena de deficiències o l’aportació de documents i altres elements de judici necessaris, pel temps que transcorri entre la notificació del requeriment i el seu compliment efectiu per part del destinatari, o, si no n’hi ha, pel del termini concedit.
  • b) Quan s’hagi d’obtenir un pronunciament previ i preceptiu d’un òrgan de la Unió Europea, pel temps que transcorri entre la petició, que s’ha de comunicar a les persones interessades, i la notificació del pronunciament a l’Administració instructora, que també se’ls ha de comunicar.
  • c) Quan hi hagi un procediment no finalitzat en l’àmbit de la Unió Europea que condicioni directament el contingut de la resolució de què es tracti, des que es tingui constància de la seva existència, fet que s’ha de comunicar a les persones interessades, fins que es resolgui, fet que també s’ha de notificar.
  • d) Quan se sol·licitin informes preceptius a un òrgan de la mateixa Administració o d’una de diferent, pel temps que transcorri entre la petició, que s’ha de comunicar a les persones interessades, i la recepció de l’informe, que també se’ls ha de comunicar, sense que el termini de suspensió pugui excedir els tres mesos.
  • e) Quan s’hagin d’efectuar proves tècniques o anàlisis contradictòries o diriments proposades a les persones interessades, durant el temps necessari per incorporar els resultats a l’expedient.
  • f) Quan s’iniciïn negociacions amb vista a la conclusió d’un pacte o conveni finalitzadors del procediment, des de la declaració formal sobre això i fins a la conclusió sense efecte, si s’escau, de les negociacions referides.
  • g) Quan per resoldre el procediment sigui indispensable obtenir un pronunciament previ per part d’un òrgan jurisdiccional, des del moment en què se sol·licita, fet que s’ha de comunicar a les persones interessades, fins que l’Administració en tingui constància, fet que també se’ls ha de comunicar.

La suspensió forçosa del transcurs del termini màxim legal per resoldre un procediment i notificar la resolució es produeix en els casos següents:

  • a) Quan una administració pública formuli requeriment previ a la via contenciosa administrativa contra un acte d'una altra administració que constitueixi la base per la qual la primera hagi de dictar en l’àmbit de les seves competències, des que es fa el requeriment fins que s’atengui o, si s’escau, es resolgui el recurs interposat davant la jurisdicció contenciosa administrativa.
  • b) Quan l’òrgan competent per resoldre decideixi portar a terme alguna actuació complementària, des del moment en què es notifiqui a les persones interessades l’acord motivat de l’inici de les actuacions fins que se’n produeixi la terminació.
  • c) Quan les persones interessades promoguin la recusació en qualsevol moment de la tramitació d’un procediment, des que aquesta es plantegi fins que sigui resolta pel superior jeràrquic del recusat.


↑ 4.1. L'obligació de resoldre | ↑ Índex de la unitat

4.1.4. L'ampliació del termini màxim per resoldre i notificar

Una vegada s’hagin esgotat els mitjans personals i materials que es tinguin a l'abast, per evitar l’incompliment del termini màxim per resoldre i notificar com a conseqüència del gran nombre de procediments en tràmit i de manera excepcional, l’òrgan competent per resoldre pot acordar de manera motivada ampliar el termini màxim de resolució i notificació amb un termini addicional no superior al que està establert per a la tramitació del procediment. Contra aquest acord no es pot interposar cap recurs.


↑ 4.1. L'obligació de resoldre | ↑ Índex de la unitat

4.2. El silenci administratiu

4.2.1. La garantia davant de l'incompliment del deure de resoldre

Un cop establerta l'obligació de resoldre, la Llei regula les conseqüències per al cas d'incompliment d'aquesta obligació. El legislador és realista: sap que no es resolen totes les sol·licituds que es presenten i estableix un mecanisme per evitar l'existència de procediments pendents de resolució de manera indefinida. Aquest mecanisme és el silenci administratiu (articles 24 i 25 de la LPACAP i articles 54 i 55 de la LRJPACat), en virtut del qual el transcurs del termini màxim de durada del procediment sense que es notifiqui la resolució equival a la producció d'una resposta positiva o bé negativa respecte a les qüestions plantejades en el procediment administratiu.

Aquesta posició realista de la Llei és una garantia per al ciutadà.

El silenci administratiu contribueix a garantir els drets de la ciutadania i a evitar que la inactivitat de l'Administració esdevingui una manera de desconèixer els drets de les persones interessades.

Si no existís cap previsió en relació amb la falta de resolució de sol·licituds, la simple inactivitat de l'Administració facilitaria la lesió d'aquests drets i seria un obstacle per obtenir la tutela judicial.

A través de la institució del silenci administratiu, la Llei atribueix un sentit a la falta de resolució expressa i de notificació dins del termini màxim de durada del procediment. Aquest sentit, com a regla general, és positiu, favorable o estimatori de la sol·licitud formulada, encara que també pot ser negatiu o desestimatori, quan específicament estigui establert així en els termes que veurem a continuació.

S'ha de destacar, a més a més, que en els casos en què es produeixi silenci positiu, l'acte resultant és un vertader acte administratiu, amb una naturalesa similar a la d'un acte dictat de forma expressa per l'Administració, vinculant per a tots, tant per a les persones interessades com per a l'Administració. En canvi, quan es produeix silenci negatiu, es produeix una ficció jurídica en virtut de la qual les persones interessades poden entendre desestimada la seva pretensió a l'efecte de presentar els recursos que siguin procedents. Aquesta ficció jurídica s'equipara a una resolució denegatòria, però no dispensa l’Administració del deure de resoldre expressament, en el sentit que resulti de la instrucció del procediment administratiu.


↑ 4.2. El silenci administratiu | ↑ Índex de la unitat

4.2.2. Procediments iniciats a sol·licitud de la persona interessada

La regla general és que les persones interessades poden entendre estimades les seves sol·licituds un cop hagi transcorregut el termini màxim sense que s'hagi notificat resolució expressa. S'ha de tenir en compte que l'intent de notificació degudament acreditat dins de termini serveix per donar per complimentat el deure de resoldre i notificar la resolució i impedeix que es produeixi el silenci administratiu.

No s'aplica aquesta regla general, és a dir, el silenci té un sentit negatiu o desestimatori, quan una norma amb rang de llei o una norma de dret de la Unió Europea o de dret internacional aplicable a Espanya així ho estableixin. Quan el procediment tingui per objecte l’accés a activitats o el seu exercici, la llei que disposi el caràcter desestimatori del silenci s’ha de fonamentar en la concurrència de raons imperioses d’interès general.

A més a més, el silenci té efecte desestimatori també en els supòsits següents:

  • Els procediments d'exercici del dret de petició.
  • Els procediments en els quals l'estimació de la sol·licitud impliqui transferir a la persona sol·licitant o a terceres persones facultats relatives al domini públic o al servei públic.
  • Els procediments que impliquin l’exercici d’activitats que puguin danyar el medi ambient.
  • Els procediments de responsabilitat patrimonial de les administracions públiques.
  • Els procediments d'impugnació d'actes i disposicions i de revisió d’ofici iniciats a sol·licitud de les persones interessades. No obstant això, quan el recurs d’alçada s’hagi interposat contra la desestimació per silenci administratiu d’una sol·licitud pel transcurs del termini, aquest s’entén estimat si, un cop arribat el termini de resolució, l’òrgan administratiu competent no dicta ni notifica cap resolució expressa, sempre que no es refereixi a les matèries enumerades en els guions anteriors. Cal remarcar que aquesta peculiaritat no opera amb el recurs de reposició, de manera que la seva no-resolució expressa quan s'hagi presentat contra un acte presumpte permetrà a la persona interessada entendre que s'ha desestimat la seva pretensió.

A més dels supòsits anteriors, la LRJPACat (art.54) estableix l'efecte desestimatori del silenci en els procediments l’estimació de la sol·licitud dels quals pot comportar la concessió d’ajuts i subvencions públiques i, en general, en els procediments que tenen per objecte o es refereixen a la reclamació de quantitats que impliquen el pagament a càrrec de les administracions públiques.

En procediments iniciats a instància de part:
  • el silenci positiu produeix un autèntic acte administratiu resolutori.
  • el silenci negatiu només obre la possibilitat que les persones interessades formulin els recursos oportuns davant la manca de resposta de l'Administració.
Exemples en què el silenci té efecte desestimatori:

Les sol·licituds de llicències d'autotaxi o d'instal·lació de vetlladors al carrer, o de concessió per aprofitar aigües d'un riu i, en general, les sol·licituds d'autorització per utilitzar un espai de domini públic (places, parcs, vies públiques, etc.).

Quan la persona interessada presenta recurs d'alçada procedent contra la prèvia desestimació de la seva sol·licitud per silenci administratiu, si el recurs d'alçada no és resolt o no és notificada la seva resolució en termini, es produeix l'estimació de la pretensió de la persona interessada per silenci administratiu amb caràcter general. Si la sol·licitud original implica l'exercici d'una activitat que pot danyar el medi ambient, el sentit del silenci serà desestimatori.

La producció del silenci administratiu pot incidir en el deure de resoldre:

En els casos d’estimació per silenci administratiu, la resolució expressa posterior a la producció de l’acte només es pot dictar en cas de ser confirmatòria d’aquell, cosa que significa que és una resolució inalterable per l’Administració, excepte que, si escau, la mateixa Administració la revisi d'ofici.


En els casos de desestimació per silenci administratiu, la resolució expressa posterior al venciment del termini l’ha d’adoptar l’Administració sense cap vinculació al sentit del silenci.

Els actes produïts per silenci són eficaços davant de tothom, tant l'Administració com els particulars. Es poden acreditar per qualsevol mitjà admès en dret, en particular mitjançant el certificat que l'Administració instructora té el deure d'emetre d'ofici en el termini de quinze dies des de la finalització del termini màxim per resoldre el procediment, i que la persona interessada pot sol·licitar en qualsevol moment.


↑ 4.2. El silenci administratiu | ↑ Índex de la unitat

4.2.3. Procediments iniciats d'ofici

En aquest cas la falta de resolució i notificació dins de termini produeix els efectes següents (art. 25 de la LPACAP i 55 de la LRJPACat):

Si es tracta d'un procediment del qual es pot derivar el reconeixement o el naixement de drets o d'altres situacions jurídiques individualitzades, el silenci té un sentit desestimatori i, per tant, les persones interessades poden entendre que la resolució presumpta és desestimatòria.

Exemple:
L'Administració inicia la tramitació per ajudar econòmicament un grup de persones desfavorides i transcorre el termini sense notificació de la resolució. Un cop exhaurit el termini, el silenci és negatiu i aquestes persones poden entendre que no rebran la subvenció.

Si es tracta d'un procediment sancionador o de qualsevol altre tipus que sigui susceptible de produir efectes desfavorables, es produeix la caducitat de l'expedient, la qual també posa fi al procediment, ja que l'Administració és obligada a declarar-la mitjançant resolució que ordeni l'arxivament de les actuacions. Aquesta caducitat ha de ser imputable a l'Administració, és a dir, la falta de resolució i notificació no pot estar provocada per una paralització de la tramitació causada per la persona interessada, ja que, en aquest cas, restarà interromput el termini per resoldre i notificar.

Exemple:
Si un expedient sancionador en matèria de trànsit no és resolt i notificat dins del termini màxim establert normativament, es produeix la caducitat del procediment.


↑ 4.2. El silenci administratiu | ↑ Índex de la unitat

4.3. El temps en l'actuació administrativa

4.3.1. Termes i terminis

El termini és el període de temps durant el qual s'ha de produir (o no) un fet amb conseqüències jurídiques. El terme és una data concreta en la qual s'ha de produir (o no) un fet amb conseqüències jurídiques. La LPACAP estableix que els termes i els terminis establerts en una llei obliguen les autoritats i el personal al servei de les administracions públiques competents per tramitar els afers, i també les persones interessades.

Els terminis en els procediments administratius poden ser fixats en hores, dies, mesos o anys.


↑ 4.3. El temps en l'actuació administrativa | ↑ Índex de la unitat

4.3.2. Còmput

Còmput de terminis en hores

És una novetat introduïda per la LPACAP. Els terminis en hores es compten d’hora en hora i de minut en minut des de l’hora i el minut en què tingui lloc la notificació o publicació de l’acte de què es tracti, i no poden tenir una durada superior a 24 hores; en aquest cas, s’han d’expressar en dies. Llevat que per llei o en el dret de la Unió Europea es disposi un altre còmput, quan els terminis s’assenyalin per hores, s’entén que aquestes són hàbils. Són hàbils totes les hores del dia que formin part d’un dia hàbil.

Còmput dels terminis fixats en dies

Els terminis expressats en dies es compten a partir de l’endemà del dia en què tingui lloc la notificació o publicació de l’acte de què es tracti, o des del següent a aquell en què es produeixi l’estimació o la desestimació per silenci administratiu.

  • Regla general: Quan els terminis són fixats en dies només són computables els dies hàbils i queden exclosos del còmput els dissabtes (això és una novetat de la LPACAP), els diumenges i els dies declarats festius.
  • Excepció: Quan d'acord amb la llei o el dret de la Unió Europea els terminis s'assenyalin per dies naturals, s'ha de fer constar aquesta circumstància en les notificacions corresponents.

Còmput dels terminis fixats en mesos o anys

Si el termini es fixa en mesos o anys, aquests es computen a partir de l’endemà d’aquell en què tingui lloc la notificació o publicació de l’acte de què es tracti, o des del següent a aquell en què es produeixi l’estimació o la desestimació per silenci administratiu.

El termini conclou el mateix dia en què es va produir la notificació, la publicació o el silenci administratiu, el mes o l’any de venciment. Si en el mes de venciment no hi ha un dia equivalent a aquell en què comença el còmput, s’entén que el termini expira l’últim dia del mes.


↑ 4.3. El temps en l'actuació administrativa | ↑ Índex de la unitat

4.3.3. Normes generals aplicables als terminis fixats en dies, mesos o anys

  • Quan l’últim dia del termini sigui inhàbil, s’entén prorrogat al primer dia hàbil següent.
  • Quan un dia sigui hàbil en el municipi o la comunitat autònoma en què resideix la persona interessada, i inhàbil a la seu de l’òrgan administratiu, o al revés, es considera inhàbil en tot cas. Aquesta previsió, com veurem en el punt 4.3.5, no és aplicable en el còmput de terminis en els registres electrònics.
  • La declaració d'un dia com a hàbil o inhàbil a l'efecte del còmput de terminis no determina per si mateixa el funcionament de centres de treball de les administracions públiques, l'organització del temps de treball, ni l'accés dels ciutadans als registres.


↑ 4.3. El temps en l'actuació administrativa | ↑ Índex de la unitat

4.3.4. Determinació dels dies hàbils i inhàbils

L'Administració general de l'Estat i les administracions de les comunitats autònomes, amb subjecció al calendari laboral oficial, han de fixar en el seu àmbit respectiu el calendari de dies inhàbils a l'efecte del còmput de terminis.

El calendari aprovat per les comunitats autònomes comprèn els dies inhàbils de les entitats que integren l'Administració local que correspon al seu àmbit territorial, a les quals és aplicable.


↑ 4.3. El temps en l'actuació administrativa | ↑ Índex de la unitat

4.3.5. Còmput de terminis en els registres electrònics

El registre electrònic de cada administració o organisme es regeix a l'efecte de còmput dels terminis per la data i hora oficial de la seu electrònica d’accés.

El funcionament del registre electrònic es regeix per les regles següents:

  1. Ha de permetre presentar documents cada dia de l’any durant les vint-i-quatre hores del dia.
  2. A l'efecte del còmput de termini fixat en dies hàbils, i pel que fa al compliment de terminis per part de les persones interessades, la presentació en un dia inhàbil s’entén efectuada la primera hora del primer dia hàbil següent llevat que una norma permeti expressament la recepció en dia inhàbil. Els documents es consideren presentats per l’ordre d’hora efectiva en què es van presentar el dia inhàbil. Els documents presentats el dia inhàbil es reputen anteriors, segons el mateix ordre, als presentats el primer dia hàbil posterior.
  3. L’inici del còmput dels terminis que hagin de complir les administracions públiques està determinat per la data i hora de presentació al registre electrònic de cada administració o organisme. En tot cas, la data i hora efectiva d’inici del còmput de terminis s’ha de comunicar a qui va presentar el document.

La seu electrònica del registre de cada administració pública o organisme ha de determinar, atenent a l’àmbit territorial en què exerceix les seves competències el titular d’aquella i el calendari de dies inhàbils establert amb caràcter general, els dies que es considerin inhàbils per al còmput de terminis en els registres electrònics. Aquest és l’únic calendari de dies inhàbils que s’aplica a l'efecte del còmput de terminis en els registres electrònics, sense que els sigui aplicable la disposició que té en compte en la determinació dels dies inhàbils els que ho són al municipi o la comunitat autònoma en què resideix la persona interessada.


↑ 4.3. El temps en l'actuació administrativa | ↑ Índex de la unitat

4.3.6. Ampliació de terminis

Ens referim a l'ampliació dels terminis parcials corresponents a tràmits del procediment, no a l'ampliació del termini per resoldre i notificar.

Exemple:

Ampliació del termini atorgat inicialment per l'Administració instructora a la persona interessada perquè atengui un requeriment d'esmena i millora de la seva sol·licitud.

  • Regla general: L'Administració pot concedir l'ampliació dels terminis establerts, d'ofici o a petició de les persones interessades, sempre que no hi hagi un precepte en contra, que les circumstàncies ho aconsellin i que no es perjudiquin drets de tercers.
  • Excepció: L'ampliació de terminis s'aplica en tot cas als procediments tramitats per les missions diplomàtiques i les oficines consulars, i també als procediments que, tot i ser tramitats a l'interior, exigeixen fer algun tràmit a l'estranger o als que comporten la intervenció de persones interessades residents fora d'Espanya.

Termini màxim d'ampliació: L'ampliació no pot excedir la meitat dels terminis establerts.

Tant la petició de les persones interessades com la decisió sobre l'ampliació, s'han de produir abans del venciment del termini en qüestió. En cap cas pot ser objecte d'ampliació un termini ja acabat.

Impossibilitat d'impugnació dels acords sobre ampliació dels terminis: Els acords sobre l'ampliació de terminis o sobre la denegació no són susceptibles de recurs.

Incidències tècniques que afectin les aplicacions: Quan hagin impossibilitat el funcionament ordinari del sistema o l’aplicació que correspongui, i fins que no se solucioni el problema, l’Administració pot determinar una ampliació dels terminis no vençuts, i ha de publicar a la seu electrònica tant la incidència tècnica esdevinguda com l’ampliació concreta del termini no vençut.

Ampliació general de terminis: Quan a conseqüència d'un ciberincident s'hagin vist greument afectats els serveis i sistemes utilitzats per a la tramitació dels procediments i l'exercici dels drets dels interessats que preveu la normativa vigent, l'Administració podrà acordar l'ampliació general de terminis dels procediments administratius.


↑ 4.3. El temps en l'actuació administrativa | ↑ Índex de la unitat

4.3.7. Tramitació d'urgència

La tramitació d'urgència al procediment es pot acordar quan ho aconsellin raons d'interès públic, d'ofici o a petició de la persona interessada.

Reducció dels terminis: Per a la tramitació d'urgència, els terminis establerts per al procediment ordinari es redueixen a la meitat, tret dels relatius a la presentació de sol·licituds i recursos.

No es pot interposar cap recurs contra els acords que declarin l'aplicació de la tramitació d'urgència al procediment.


↑ 4.3. El temps en l'actuació administrativa | ↑ Índex de la unitat

4.3.8. Efectes de la infracció de terminis

Regla general: L'acte administratiu dictat fora de termini és vàlid i produeix efectes, sens perjudici de la possible responsabilitat disciplinària que es pugui derivar del retard comès pel funcionari responsable.

Excepció: La realització d'actuacions administratives fora del termini establert només implica l'anul·labilitat de l'acte quan així ho imposa la naturalesa del terme o termini.


↑ 4.3. El temps en l'actuació administrativa | ↑ Índex de la unitat

4.4. Els documents administratius

4.4.1. Concepte i requisits

La Llei 9/1993, de 30 de setembre, del Patrimoni Cultural Català defineix document com tota expressió en llenguatge oral, escrit, d'imatges o de sons, natural o codificat, recollida en qualsevol mena de suport material, i qualsevol altra expressió gràfica que constitueixi un testimoni de les funcions i les activitats socials de l'home i dels grups humans, amb exclusió de les obres d'investigació o de creació.

Cal distingir entre documents públics, que són els autoritzats per un notari o empleat públic competent, amb les solemnitats requerides per la llei (art. 1216 del Codi civil), i documents privats.

La Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i gestió de documents determina que són documents públics els que produeixen o reben en l’exercici de llurs funcions les persones físiques i jurídiques que s'enumeren en el seu article 6, que són, en general, les administracions públiques i els fedataris públics.

La LPACAP considera documents públics administratius els emesos vàlidament pels òrgans de les administracions públiques.

Els documents públics administratius han de ser emesos per escrit, a través de mitjans electrònics, llevat que la seva naturalesa exigeixi una altra forma més adequada d’expressió i constància.

El RAFME parla de document administratiu electrònic, que és la informació de qualsevol naturalesa en forma electrònica, arxivada en un suport electrònic, segons un format determinat i susceptible d'identificació i tractament diferenciat admès en l'Esquema Nacional d'Interoperabilitat i normativa corresponent, i que hagi estat generada, rebuda o incorporada per les Administracions Públiques en l'exercici de les seves funcions subjectes a Dret administratiu.

Per ser considerats vàlids, els documents electrònics administratius (que és l'expressió emprada per la LPACAP) han de:

  • a) Contenir informació de qualsevol naturalesa arxivada en un suport electrònic segons un format determinat susceptible d’identificació i tractament diferenciat.
  • b) Disposar de les dades d’identificació que en permetin la individualització, sens perjudici de la possible incorporació a un expedient electrònic.
  • c) Incorporar una referència temporal del moment en què s’han emès, amb caràcter general –assenyala el RAFME– mitjançant una marca de temps, que és l'assignació per mitjans electrònics de la data i, en el seu cas, de l'hora a un document electrònic, i quan les normes reguladores ho estableixin expressament, mitjançant un segell electrònic qualificat de temps, que és l'assignació per mitjans electrònics d'una data i hora a un document electrònic amb la intervenció d'un prestador qualificat de serveis de confiança que asseguri l'exactitud i integritat de la marca de temps del document. Els segells electrònics de temps no qualificats seran assimilables amb caràcter general a les marques de temps.
  • d) Incorporar les metadades mínimes exigides.
Les metadades són dades sobre les dades, és a dir, informació sobre els elements essencials que configuren un document i que ens ajuden a identificar-lo, interpretar-lo i gestionar-lo correctament i en faciliten la localització.

Exemple:
Les metadades d'una resolució administrativa són les que ens diuen quina autoritat la signa, la data en què l'ha signada, l'àmbit territorial a què es refereix, la naturalesa de la resolució (autorització, subvenció, sanció, requeriment, etc.) i altres dades que no veiem però que són imprescindibles perquè els sistemes informàtics facin una bona gestió de la resolució.

  • e) Incorporar les signatures electròniques que corresponguin d’acord amb el que disposa la normativa aplicable. No obstant això, els documents administratius electrònics que es publiquin amb caràcter merament informatiu i els que no formin part d’un expedient administratiu, no requereixen signatura electrònica, tot i que sempre s’ha d’identificar l’origen d’aquests documents.

El Decret 76/2020, de 4 d'agost, d'Administració digital, defineix l'actiu digital com la dada o la informació obtinguda o generada en el desenvolupament de les funcions i competències de l'Administració de la Generalitat i de la resta dels subjectes inclosos dins de l'àmbit d'aplicació de l'esmentat Decret que requereix ser documentada i conservada durant un període de temps determinat. El propi Decret posa com a exemples d'actius digitals els fitxers de dades, d'imatges, de sons, de text i multimèdia, així com qualsevol tipus de dada o de representació d'informació, entre els quals hi ha els documents administratius. Mitjançant la gestió arxivística de les dades i dels actius digitals s'assegura la creació, la captura i la gestió d'una informació autèntica, fiable, usable i íntegra que permeti el desenvolupament de les activitats i competències pròpies dels subjectes indicats.

Així mateix, el Decret 76/2020, de 4 d'agost, d'Administració digital, estableix el Catàleg de dades i documents interoperables sota la gestió del departament competent en matèria de polítiques digitals. Aquest Catàleg, que s'integra en el Catàleg de dades i documents interoperables de Catalunya, que gestiona el Consorci Administració Oberta de Catalunya, és la relació actualitzada de dades i documents en poder de l'Administració de la Generalitat i de la resta dels subjectes inclosos dins de l'àmbit d'aplicació de l'esmentat Decret i d'altres Administracions i institucions públiques que es poden obtenir mitjançant els serveis i plataformes habilitades que garanteixen la seguretat, integritat i protecció de les dades de caràcter personal. Les dades i documents que consten en aquest Catàleg es poden consultar a l'efecte de fer efectius els drets de les persones establerts a la normativa de procediment administratiu comú, en particular, el dret a no aportar documents que hagi elaborat qualsevol Administració i el dret de la persona interessada a no aportar documents que ja hagi aportat a qualsevol Administració.


↑ 4.4. Els documents administratius | ↑ Índex de la unitat

4.4.2. Aportació de documents per les persones interessades

Les persones interessades han d'aportar al procediment administratiu les dades i els documents exigits per la normativa aplicable, i poden aportar qualsevol document addicional que considerin convenient. No estan obligades a presentar documents originals, llevat que, de manera excepcional, la normativa reguladora estableixi el contrari.

Quan s'ha de presentar un document original i aquest està en format paper, la persona interessada ha d'obtenir una còpia autèntica electrònica abans de la presentació electrònica.

Les persones interessades no estan obligades a presentar documents elaborats per qualsevol administració, tant si la seva presentació és preceptiva com si és facultativa. En aquest cas, la LPACAP habilita l'Administració pública instructora del procediment a sol·licitar els documents electrònicament, llevat que consti l'oposició expressa de la persona interessada o que la llei aplicable n'exigeixi el consentiment exprés (per exemple, en el cas de les categories especials de dades previstes a l'article 9 del Reglament (UE) 2016/679, de 27 d'abril, general de protecció de dades (RGPD).

Així mateix, les administracions públiques no poden requerir a les persones interessades l'aportació de dades o documents no exigits per la normativa reguladora aplicable o que hagin estat aportats per la persona interessada a qualsevol administració. A aquest efecte, la persona interessada ha d'indicar quan i davant de quin òrgan administratiu va presentar el document perquè l'Administració instructora el sol·liciti electrònicament. De la mateixa manera que en el cas anterior, la LPACAP autoritza l'Administració que faci la consulta, llevat que consti en el procediment l'oposició expressa per part de les persones interessades o que la llei especial aplicable requereixi un consentiment exprés.

En qualsevol cas, l'Administració instructora ha d'informar prèviament la persona interessada sobre els seus drets en matèria de protecció de dades de caràcter personal. Només en el cas que l'Administració no pugui obtenir els documents, i de manera excepcional, pot demanar de nou a la persona interessada que els aporti.

De conformitat amb el Decret 76/2020, de 4 d'agost, d'Administració digital, l'Administració de la Generalitat garanteix en tots els supòsits que la persona interessada s'oposi expressament a la consulta. No obstant això, d'acord amb la normativa vigent de protecció de dades, l'oposició a la cessió per part de la persona titular de les dades no s'admet en el marc d'una investigació o inspecció.

El RAFME estableix en el seu art. 61 les regles aplicables a les transmissions de dades entre Administracions públiques quan les persones interessades no aportin dades i/o documents que ja obrin en poder de les Administracions Públiques i sigui necessari recaptar-los per a la tramitació d'un determinat procediment administratiu.

Amb caràcter general, l'òrgan administratiu encarregat de la tramitació del procediment ha d'accedir electrònicament a les dades, documents o certificats necessaris mitjançant consulta a les plataformes d'intermediació de dades o altres sistemes electrònics habilitats a aquest efecte. Aquest òrgan administratiu ha d'incorporar la informació obtinguda al procediment administratiu corresponent, i ha de deixar constància en els fitxers de l'òrgan, organisme públic o entitat de dret públic cedent de l'accés a les dades o documents efectuat.

Excepcionalment, i quan no sigui possible l'accés electrònic a les dades, la informació pot ser sol·licitada per altres mitjans habilitats a aquest efecte, i s'ha de conservar la documentació acreditativa de la circumstància que va impossibilitar aquest accés electrònic, incorporant-la a l'expedient.

La transmissió de dades ha de dur-se a terme sempre a sol·licitud de l'òrgan o entitat que té al seu càrrec la tramitació del procediment. La sol·licitud ha de tenir el següent contingut:

  • La identificació de les dades requerides i els seus titulars,
  • La finalitat per a la qual es requereixen les dades.
  • Si en la petició de dades intervé un empleat o empleada públic s'ha d'incloure la identificació d'aquesta persona en la petició.

La responsabilitat del correcte accés electrònic a les dades la titularitat de les quals correspongui a un altre òrgan, organisme públic o entitat de dret públic, així com de la seva utilització, en particular, quan les dades als quals s'accedeix tinguin un règim d'especial protecció, correspon a l'òrgan, organisme públic o entitat de dret públic cessionari. Quan per a aquest accés es requereixi el consentiment de la persona interessada, el cessionari serà responsable del requeriment d'aquest consentiment.

La cessió de dades dins d'una actuació administrativa pot dur-se a terme, entre altres formes, de manera automatitzada, entenent-se per tal la consulta realitzada íntegrament a través de mitjans telemàtics en la qual no hagi intervingut de manera directa un empleat o empleada públic.


↑ 4.4. Els documents administratius | ↑ Índex de la unitat

4.4.3. Les còpies dels documents administratius

La LPACAP reconeix a les persones interessades el dret a obtenir còpia dels documents continguts en els procediments de què són part (art. 53.1.a). En aquest sentit, poden sol·licitar, en qualsevol moment, l’expedició de còpies autèntiques dels documents públics administratius que les administracions públiques hagin emès vàlidament, tot formulant una sol·licitud a l’òrgan que va emetre el document original. La còpia s’ha d’expedir en el termini de quinze dies, llevat de les excepcions derivades de l'aplicació de la normativa sobre transparència i accés a la informació pública.

Tenen la consideració de còpia autèntica d’un document públic administratiu o privat les còpies efectuades, en el suport que sigui, pels òrgans competents de les administracions públiques en què quedi garantida la identitat de l’òrgan que ha efectuat la còpia i el seu contingut.

Les còpies autèntiques tenen la mateixa validesa i eficàcia que els documents originals, tot i que les còpies autèntiques de documents privats únicament tenen efectes administratius. El RAFME assenyala que les còpies autèntiques s'han d'expedir sempre a partir d'un original o d'una altra còpia autèntica, i que tenen la consideració de patrimoni documental a efectes de l'aplicació de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d'arxius i documents.

L'expedició de còpies autèntiques de documents públics notarials, registrals i judicials, i també dels diaris oficials, es regeix per la seva normativa específica.

Cada administració pública ha de determinar els òrgans que tenen atribuïdes les competències d’expedició de còpies autèntiques dels documents públics administratius o privats.

Les còpies autèntiques efectuades per una administració pública tenen validesa en la resta d’administracions.

A aquest efecte les diferents administracions poden efectuar còpies autèntiques mitjançant una persona funcionària habilitada o mitjançant una actuació administrativa automatitzada.

Per comprovar la validesa de l'habilitació per efectuar còpies autèntiques, s'ha de portar un registre, o sistema equivalent, on constin les persones habilitades per expedir còpies autèntiques, en el qual han de figurar, almenys, els funcionaris que prestin serveis a les oficines d'assistència en matèria de registres. Aquest registre ha de ser plenament interoperable i estar interconnectat amb els de la resta d’administracions públiques.

En l'àmbit de l'Administració de la Generalitat de Catalunya (que inclou, a aquests efectes, els departaments, els organismes públics i entitats de dret públic vinculats o dependents de l'Administració de la Generalitat i els consorcis adscrits a l'Administració de la Generalitat) aquesta qüestió la regula el Decret 76/2020, de 4 d'agost, d'Administració digital, en el seu art. 48.

Segons el citat Decret, en l'àmbit de l'Administració de la Generalitat, poden efectuar còpies autèntiques, mitjançant una persona funcionària habilitada o una actuació administrativa automatitzada:
  • a) Les oficines d'atenció ciutadana i els punts de registre i digitalització, respecte de la documentació presentada o les dades aportades per les persones.
  • b) Els òrgans competents per a la tramitació dels procediments, respecte de la documentació en paper que presenten les persones interessades, si no s'ha digitalitzat a l'oficina de registre, o respecte de la documentació administrativa que emeten.
  • c) Els arxius centrals administratius dels subjectes que formen part de l'Administració de la Generalitat.

Les sol·licituds de còpies autèntiques de documents públics administratius es registren d'entrada i s'adrecen a l'òrgan emissor del document original.

Les persones interessades poden sol·licitar, davant les oficines de registre habilitades a l'efecte, l'expedició de còpies autèntiques de qualsevol document privat que s'hagi d'incorporar a un expedient administratiu. Les sol·licituds les poden realitzar les persones que s'identifiquin en el document privat, o el seu representant, especificant el procediment al qual s'ha d'incorporar el document objecte de còpia autèntica. L'oficina de registre efectua, mitjançant el sistema d'actuació administrativa automatitzada, la còpia autèntica corresponent, un cop comprovada la identitat o la representació del sol·licitant. En aquest cas, assenyala el RAFME, el procés de digitalització per l'Administració Pública generarà una còpia electrònica que tindrà el mateix valor que la còpia presentada en paper.

Per garantir la identitat i el contingut de les còpies electròniques o en paper, i per tant el caràcter de còpies autèntiques, les administracions públiques s’han d’ajustar al que disposa l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat, l’Esquema Nacional de Seguretat i les seves normes tècniques de desenvolupament.


↑ 4.4. Els documents administratius | ↑ Índex de la unitat

4.5. Els arxius

La Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i gestió de documents defineix arxiu o fons documental com el conjunt orgànic de documents aplegats en un procés natural que han estat generats o rebuts per una persona física o jurídica, pública o privada, al llarg de la seva existència i en l’exercici de les activitats i les funcions que li són pròpies.

Atès que la LPACAP estableix el format electrònic per als documents administratius, els dipòsits en els quals s'han de custodiar aquests documents han de tenir també format electrònic.

La LPACAP introdueix com a novetat l’obligació de cada administració pública de mantenir un arxiu electrònic únic dels documents que corresponguin a procediments finalitzats.

Aquesta obligació s'ha fet efectiva a partir del 2 d’abril de 2021, de manera que l’arxivament dels documents corresponents a procediments administratius ja iniciats amb anterioritat a la data indicada es regeix pel que disposa la normativa anterior. Tot i que, sempre que sigui possible, els documents en paper associats a procediments administratius finalitzats abans de l’entrada en vigor de la LPACAP s’han de digitalitzar d’acord amb els requisits que estableix la normativa reguladora aplicable.

En l'arxiu electrònic s'han de conservar els documents en un format que en permeti garantir l’autenticitat, la integritat i la conservació, així com la consulta independentment del temps transcorregut des que es va emetre. Ha d'estar assegurada la possibilitat de traslladar les dades a altres formats i suports que garanteixin l’accés des de diferents aplicacions. El RAFME exigeix l'establiment de plans i l'habilitació dels mitjans tecnològics per a la migració de les dades a altres formats i suports que permetin garantir l'autenticitat, integritat, disponibilitat, conservació i accés al document quan el format dels mateixos deixi de figurar entre els admesos per l'Esquema Nacional d'Interoperabilitat i normativa corresponent, sempre sota la supervisió de les persones responsables tant de la seguretat com de la custòdia i gestió de l'arxiu electrònic i de les persones responsables de les unitats productores de la documentació.

La Llei 10/2001 estableix que un cop concloses la fase activa (documentació en tràmit o utilitzada habitualment per la unitat administrativa) i la fase semiactiva (documentació que, un cop conclosa la tramitació ordinària, no és utilitzada d’una manera habitual per la unitat que l’ha produïda), s’ha d’aplicar a tots els documents públics la normativa d’avaluació, sobre la base de la qual se’n determina la conservació, per raó del valor cultural, informatiu o jurídic, o bé l’eliminació. Així doncs,

Cap document públic no pot ser eliminat si no se segueixen la normativa i el procediment establerts per via reglamentària.

El Decret 76/2020, de 4 d'agost, d'Administració digital estableix que els expedients administratius finalitzats han de ser transferits a l'arxiu electrònic corporatiu de la Generalitat de Catalunya, en el qual s'han de conservar durant el període de vigència assignat d'acord amb les taules d'accés i avaluació documental. El RAFME especifica que quan es tingui coneixement de l'existència de procediments judicials que afectin o puguin afectar documents electrònics, aquests s'han de conservar a la disposició dels òrgans jurisdiccionals, fins que existeixi constància de la terminació del procediment judicial corresponent en les successives instàncies, per haver recaigut resolució no susceptible de recurs o procediment davant òrgans jurisdiccionals nacionals o internacionals.

Els departaments de l'Administració de la Generalitat de Catalunya, els organismes públics i les entitats de dret públic vinculats o dependents de l'Administració de la Generalitat i els consorcis adscrits a l'Administració de la Generalitat han de fer ús de l'arxiu digital únic corporatiu de l'Administració de la Generalitat, llevat que, per impossibilitat tècnica o funcional, sigui procedent l'ús de solucions tecnològiques no corporatives, tot respectant les garanties que estableixi el Consell Estratègic d'Administració Digital.

L'arxiu digital únic corporatiu de l'Administració de la Generalitat garanteix la implementació de les polítiques de gestió documental, especialment la traçabilitat de l'accés als expedients i documents, el ressegellat, si s'escau, de signatures, el control de les eliminacions de documents i el manteniment de formats.


↑ Índex de la unitat

4.6. Els registres

El registre d'un document administratiu consisteix a anotar informació sobre aquest document. El registre administratiu és la unitat o l'oficina administrativa o l'aplicació informàtica en què s'anota dita informació.

La LPACAP unifica els registres i estableix l’obligació de totes les administracions públiques de disposar d’un registre electrònic general o, si s’escau, adherir-se al de l’Administració general de l’Estat.

En aquest registre electrònic cal assentar tot document que es presenti o es rebi en qualsevol òrgan administratiu, i també s’hi pot anotar la sortida dels documents oficials dirigits a altres òrgans o particulars. La LRJPACat determina que els registres han de ser d'entrada i sortida dels documents, de manera que han de permetre l'anotació fidedigna de la presentació dels documents adreçats a les administracions públiques de Catalunya i dels que aquestes adrecen a altres administracions o als particulars.

La LPACAP possibilita l'existència de registres electrònics propis dels organismes públics vinculats o dependents de cada administració, els quals han de ser plenament interoperables i interconnectats amb el registre electrònic general de l’administració de la qual depenen. Les disposicions de creació dels registres electrònics s’han de publicar al diari oficial corresponent, i han d’especificar, en tot cas, l’òrgan o la unitat responsable de la seva gestió, així com la data i hora oficial i els dies declarats inhàbils. A la seu electrònica d’accés a cada registre hi ha de figurar la relació actualitzada de tràmits que s’hi poden iniciar.

Els registres electrònics de totes les administracions han de ser plenament interoperables, de manera que se’n garanteixi la compatibilitat informàtica i interconnexió, així com la transmissió telemàtica dels assentaments registrals i dels documents que es presentin en qualsevol dels registres.

El registre electrònic permet a les persones interessades presentar qualsevol document o comunicar-se amb les administracions en suport electrònic i a distància. En principi, i llevat dels supòsits en què hi estan obligades, és opcional relacionar-se amb l'Administració per mitjans electrònics, per la qual cosa també es poden presentar documents de manera presencial. En aquests casos, els documents han de ser digitalitzats per l’oficina d’assistència en matèria de registres en què s’hagin presentat per incorporar-los a l’expedient administratiu electrònic. Els originals presentats presencialment s’han de retornar a la persona interessada, excepte que la norma determini que l’Administració ha de custodiar els documents presentats o sigui obligatori presentar objectes o documents en un suport específic no susceptibles de digitalització.

Les administracions poden establir per reglament l’obligació de presentar determinats documents per mitjans electrònics per a certs procediments i col·lectius de persones físiques que, per raó de la seva capacitat econòmica, tècnica, dedicació professional o altres motius quedi acreditat que tenen accés i disponibilitat dels mitjans electrònics necessaris. Així, no es tenen per presentats al registre els documents i la informació el règim especial dels quals estableixi una altra forma de presentació.

Quan la forma electrònica sigui obligatòria per a la persona interessada en un determinat procediment, no tindrà validesa la presentació presencial de documents adreçats a aquell procediment. En aquest supòsit, assenyala el RAFME, l'òrgan administratiu competent per a la tramitació del procediment ha de comunicar aquesta circumstància a la persona interessada i ha d'informar dels requisits exigits per la legislació específica aplicable

Quan en el moment de presentar documents a les administracions públiques calgui abonar alguna quantitat, es podrà fer efectiva mitjançant una transferència dirigida a l’oficina pública corresponent sens perjudici de la possibilitat d’abonar-la per altres mitjans.

Els documents que les persones interessades dirigeixin als òrgans de les administracions públiques es poden presentar:

  • a) Al registre electrònic de l’administració o organisme a què es dirigeixin, així com a la resta de registres electrònics de qualsevol dels subjectes que formen part del sector públic (Administració general de l’Estat, administracions de les comunitats autònomes, entitats que integren l’Administració local i sector públic institucional). Ha desaparegut l'excepció continguda a la LRJPAC respecte de determinades entitats locals que exigia haver subscrit un conveni per poder registrar documentació adreçada a altres administracions.
  • b) A les oficines de correus, tal com s’estableixi reglamentàriament.
  • c) A les representacions diplomàtiques o oficines consulars d’Espanya a l’estranger.
  • d) A les oficines d’assistència en matèria de registres. Les administracions públiques han de mantenir permanentment actualitzat a la seu electrònica corresponent un directori geogràfic que permeti a la persona interessada identificar l’oficina d’assistència en matèria de registres més propera al seu domicili.
  • e) En qualsevol altre que estableixin les disposicions vigents.

Els assentaments que es facin en el registre electrònic s’han d’anotar respectant l’ordre temporal de recepció o sortida dels documents, i han d’indicar la data del dia en què es produeixin. En cada assentament hi ha de constar:

  • un número;
  • un epígraf expressiu de la seva naturalesa;
  • la data i l'hora de presentació;
  • la identificació de la persona interessada;
  • l'òrgan administratiu remitent, si escau, i la persona o òrgan administratiu al qual s’envia; i,
  • si s’escau, una referència al contingut del document que es registra.

Perquè en quedi constància, el registre electrònic ha d'emetre automàticament un rebut consistent en una còpia autenticada del document de què es tracti en què s'inclourà la data i hora de presentació i el número d’entrada de registre, així com un rebut acreditatiu d’altres documents que, si s’escau, l’acompanyin, que en garanteixi la integritat i la no-repudiació.

Un cop registrat el document corresponent, s'ha de remetre sense dilació als seus destinataris des del mateix registre en què s'ha rebut.

El Decret 76/2020, de 4 d'agost, d'Administració digital, ha regulat el Registre electrònic general de l'Administració de la Generalitat. El Registre electrònic general és la plataforma habilitada per a la recepció i remissió de sol·licituds, escrits i comunicacions, i deixa constància telemàtica, mitjançant el sistema d'informació, de l'anotació fidedigna del registre d'entrada i sortida de documents de l'Administració de la Generalitat.

El Registre electrònic general és únic per a tota l'Administració de la Generalitat i es pot consultar a la Seu electrònica de l'Administració de la Generalitat. Admet la presentació de sol·licituds, escrits i comunicacions tots els dies de l'any durant les vint-i-quatre hores. L'hora oficial és la corresponent a la Seu electrònica.

En el supòsit d'interrupció del funcionament del Registre per circumstàncies accidentals o planificades, la Seu ha d'informar d'aquesta circumstància i ha d'indicar, quan s'escaigui, les oficines d'atenció ciutadana i els punts de registre i digitalització en què es pot presentar la documentació alternativament, així com els efectes de la interrupció en el còmput dels terminis. En els tràmits de caràcter permanent, els departaments de l'Administració de la Generalitat de Catalunya, els organismes públics i les entitats de dret públic vinculats o dependents de l'Administració de la Generalitat i els consorcis adscrits a l'Administració de la Generalitat poden establir, mitjançant la norma que reguli el procediment, sistemes alternatius per comunicar o manifestar la voluntat de sol·licitar un tràmit en cas d'interrupció del servei per causes tècniques.

El Registre electrònic general de l'Administració de la Generalitat admet els formats de documents següents:

  • a) Els formularis establerts per a cada procediment d'acord amb el llistat de tràmits de la Seu electrònica, adreçats als departaments de l'Administració de la Generalitat de Catalunya, als organismes públics i les entitats de dret públic vinculats o dependents de l'Administració de la Generalitat i als consorcis adscrits a l'Administració de la Generalitat.
  • b) El formulari genèric que es posa a disposició a la Seu electrònica de l'Administració de la Generalitat, a excepció que s'estableixin formularis específics d'ús obligatori per a les persones interessades. El formulari genèric ha d'identificar l'òrgan o ens destinatari, o les dades que permetin identificar-lo.
  • c) La documentació o les dades que s'aportin posteriorment a la sol·licitud d'inici d'un procediment o els documents que es presentin adreçats a qualsevol Administració pública d'acord amb la normativa de procediment administratiu comú.
  • d) Els documents electrònics o les dades emeses pels òrgans competents i adreçats a altres òrgans o persones interessades. Els documents que es presenten en paper es registren mitjançant una còpia autèntica.

El Registre electrònic general de l'Administració de la Generalitat emet un rebut que acredita la presentació de la documentació, la data i hora de presentació, el número de registre assignat i l'oficina que ha fet el registre d'entrada. A petició de les persones interessades se li lliura en paper una còpia autèntica del rebut. El rebut inclou els documents presentats mitjançant la incorporació del codi segur de verificació, o altres referències que els identifiquin, amb indicació del format en què s'han presentat.

En cas d'incidència dels sistemes d'informació de les oficines, per impossibilitat material o tècnica en l'atenció presencial, els òrgans competents per a la tramitació poden realitzar en diferit la digitalització dels documents presentats i, si escau, l'expedició de la còpia autèntica.

El RAFME estableix previsions sobre alguna de les incidències que es poden produir en en procediment de registre. Assenyala, en primer lloc, que en el cas que es detecti codi maliciós susceptible d'afectar la integritat o seguretat del sistema en documents que ja hagin estat registrats, es requerirà la seva esmena a la persona interessada que els hagi aportat en la forma prevista de manera general. I en segon lloc, s'estableix que quan la grandària dels documents registrats excedeixi la capacitat que es determini per al Sistema d'Interconnexió de Registres, la seva remissió a l'Administració i òrgan al qual van dirigits podrà substituir-se per la posada a la disposició dels documents, prèviament dipositats en un repositori d'intercanvi de fitxers.

El RAFME regula també la presentació de documents en suport no electrònic, indicant que s'ha de dur a terme a través de les oficines d'assistència en matèria de registres. Quan es presentin documents originals o còpies autèntiques en suport no electrònic, des del moment en què siguin digitalitzats conforme al que es disposa en les corresponents normes tècniques d'interoperabilitat, tindran la consideració de còpia electrònica autèntica de document en suport paper amb la mateixa validesa per a la seva tramitació que els documents aportats en suport paper.

Els documents presentats en les oficines d'assistència en matèria de registre han de ser retornats a les persones interessades immediatament després de la seva digitalització o, en cas contrari, restaran a disposició de la persona interessada. Quan els documents presentats per la persona interessada en suport paper o en format electrònic en un dispositiu per qualsevol circumstància no li puguin ser retornats en el moment de la seva presentació, una vegada digitalitzats seran conservats a la seva disposició durant sis mesos perquè pugui recollir-los, independentment del procediment administratiu al qual s'incorporin o de l'Administració Pública al fet que vagin dirigits, tret que reglamentàriament l'Administració corresponent estableixi un termini major.

Transcorregut el termini indicat, la destrucció dels documents s'ha de realitzar d'acord amb la normativa aplicable i sempre que no es tracti de documents amb valor històric, artístic o altre rellevant o de documents en els quals la signatura o altres expressions manuscrites o mecàniques confereixin al document un valor especial.

La disposició transitòria primera del Reial decret 203/2021, de 30 de març, pel qual s'aprova el Reglament d'actuació i funcionament del sector públic per mitjans electrònics, estableix que els documents en suport no electrònic que es trobin en les oficines d'assistència en matèria de registres el 2 d'abril de 2021 i dels quals s'hagi obtingut una còpia electrònica autèntica de conformitat amb els requisits que estableix l'Esquema Nacional d'Interoperabilitat i la seva normativa tècnica complementària, per al seu registre i incorporació al corresponent expedient electrònic, podran ser eliminats a partir del 2 d'abril de 2023.

Per a això serà necessària la comunicació prèvia a l'autoritat qualificadora corresponent, que ha d'anar acompanyada d'una anàlisi de riscos, amb l'especificació de les garanties de conservació de les còpies electròniques i del compliment de les condicions de seguretat que, en relació amb la conservació i arxiu dels documents electrònics, estableixi l'Esquema Nacional de Seguretat, la normativa de transparència, accés a la informació pública i bon govern, la legislació d'arxius i patrimoni històric i cultural i la normativa específica que sigui aplicable.

Així mateix, a partir del 2 d'abril de 2023 podran destruir-se les còpies en paper dels documents presentats per les persones interessades per incorporar-los a un expedient administratiu que es trobin en les oficines de registre i de les quals s'hagi obtingut en el seu moment la corresponent còpia electrònica.


↑ Índex de la unitat

Resum de la unitat 4


L'obligació de resoldre

  • L'obligació de resoldre comporta que l'Administració ha de dictar resolució expressa i notificar-la en tots els procediments dins del termini establert normativament, sigui quina sigui la seva forma d'iniciació. Aquest termini és susceptible de suspensió en els supòsits que estableix la Llei, i és també ampliable excepcionalment i de manera motivada per acord de l’Administració.

  • L’incompliment de l’obligació de resoldre i notificar produeix el silenci administratiu, és a dir, genera una resolució presumpta. En el cas dels procediments iniciats a instància de part, el silenci administratiu té caràcter estimatori llevat que es tracti d’alguna de les matèries a les quals la llei assigna expressament efecte desestimatori. En el cas dels expedients iniciats d’ofici, l'efecte de l'incompliment del deure de notificar la resolució en termini és la caducitat quan l’expedient es susceptible de produir efectes desfavorables, i de desestimació en la resta dels casos.

Els terminis

  • En l’actuació administrativa cal distingir entre terminis i termes. El termini és un període de temps, que pot ser fixat en hores, dies, mesos i anys, mentre que el terme és una data concreta. Els terminis en hores es compten d’hora en hora i de minut en minut des de l’hora i el minut en què tingui lloc la notificació o publicació de l’acte de què es tracti; els terminis en dies es compten a partir de l’endemà del dia en què tingui lloc la notificació o publicació de l’acte de què es tracti, i només es computen els dies hàbils (és a dir, excloent del còmput els dissabtes, els diumenges i els dies declarats festius) llevat que la llei o el dret de la Unió Europea assenyali el termini per dies naturals; finalment els terminis en mesos o anys es computen a partir de l’endemà d’aquell en què tingui lloc la notificació o publicació de l’acte de què es tracti.
  • Per al còmput de terminis, l'Administració general de l'Estat i les administracions de les comunitats autònomes han de fixar en el seu àmbit respectiu el calendari de dies inhàbils d’acord amb el calendari laboral oficial.
  • Els terminis per a tràmits del procediment poden ser ampliats per l’Administració, d’ofici o a instància de part, fins a la meitat dels terminis establerts, llevat que hi hagi un precepte en contra, que les circumstàncies ho aconsellin i que no es perjudiquin drets de tercers. Així mateix, es pot acordar la tramitació d’urgència també d’ofici o a sol·licitud de la persona interessada quan ho aconsellin raons d'interès públic, fet que comporta la reducció a la meitat dels terminis ordinaris del procediment, tret dels relatius a la presentació de sol·licituds i recursos.
  • El còmput de terminis en el registre electrònic de cada administració o organisme es regeix per la data i hora oficial de la seu electrònica d’accés. S'hi poden presentar documents cada dia de l’any durant les vint-i-quatre hores del dia, tot i que la presentació en un dia inhàbil s’entén efectuada la primera hora del primer dia hàbil següent llevat que una norma permeti expressament la recepció en dia inhàbil, i per l’ordre d’hora efectiva en què es va presentar el dia inhàbil.

Els documents administratius

  • Els documents públics administratius són els emesos vàlidament pels òrgans de les administracions públiques. Han de ser emesos per escrit, a través de mitjans electrònics, llevat que la seva naturalesa exigeixi una altra forma més adequada d’expressió i constància.
  • Les persones interessades han d'aportar al procediment administratiu els documents exigits per la normativa aplicable, i poden aportar qualsevol document addicional que considerin convenient. Només estan obligades a presentar documents originals quan, excepcionalment, la normativa reguladora ho exigeixi. Tampoc estan obligades a presentar documents elaborats per qualsevol administració, ja que es presumeix –llevat expressa manifestació de la persona interessada en contra– que autoritza l’administració instructora a obtenir els documents. La Llei reconeix a les persones interessades el dret a obtenir una còpia autèntica dels documents continguts en els procediments en què tenen aquella condició. L’Administració ha de fer les còpies autèntiques per mitjà d'una persona funcionària habilitada o mitjançant una actuació administrativa automatitzada.

Arxius i registres

  • Cada administració pública ha de mantenir un arxiu electrònic únic dels documents que corresponguin a procediments finalitzats, en el qual s'han de conservar els documents en un format que en permeti garantir l’autenticitat, la integritat i la conservació, així com la consulta independentment del temps transcorregut des que es va emetre.
  • Totes les administracions públiques han de disposar d’un registre electrònic general sotmès al principi de plena interoperabilitat, tot garantint la compatibilitat informàtica i interconnexió, així com la transmissió telemàtica dels assentaments registrals i dels documents que es presentin en qualsevol dels registres.


↑ Índex de la unitat

Esquemes de la unitat 4

Amplia l'esquema 1 de la Unitat 4


Amplia l'esquema 2 de la Unitat 4


↑ Índex de la unitat


← Unitat 3 | Unitat 5 →

Torna a munt
× Tanqueu els crèdits
Autoria i llicència

Autors dels materials: Agustí Bel Beltran, Àngel Egea Llanés i Pablo Herráez Vilas

Coordinació tècnica i pedagògica: Servei de Formació per a la Generalitat. EAPC

La imatge de portada és d'Arek Socha i s'ha obtingut a Pixabay.

L'Escola d'Administració Pública de Catalunya, amb la voluntat de contribuir a la lliure difusió del coneixement i seguint el que estableix la Recomanació de la Comissió Europea sobre gestió de la propietat intel·lectual, difon aquests materials sota una llicència creative commons by-nc-sa, cosa que n'autoritza l'ús:

  • citant-ne font i autoria;
  • amb finalitats no comercials;
  • per fer-ne obres derivades que compleixin les condicions anteriors i es difonguin amb el mateix tipus de llicència

Llicència de Creative Commons
Aquesta obra està subjecta a una llicència de Reconeixement-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional de Creative Commons