Europa parteix d’una forta tradició en la configuració dels elements que conformen el que ara entenem per administració electrònica o digital.
La Comunicació de la Comissió, de 26 setembre 2003, al Consell, al Parlament Europeu, al Comitè Econòmic i Social Europeu i al Comitè de les Regions, anomenada “El paper de l'Administració electrònica en el futur d'Europa”, va delimitar el concepte d’administració electrònica europeu com “l'ús de les TIC en les administracions públiques, combinat amb canvis organitzatius i noves aptituds, amb la finalitat de millorar els serveis públics i els processos democràtics i reforçar el suport a les polítiques públiques".
La Comunicació de la Comissió, de 9 de març de 2021, al Parlament Europeu, al Consell, al Comitè Econòmic i Social Europeu i al Comitè de les Regions, anomenada “Brúixola Digital 2030: l'enfocament d'Europa per al decenni digital”, consolida el projecte europeu de transformació digital definitiu a deu anys vista, amb una clara incidència en l’àmbit de les administracions públiques. Del decàleg d’objectius establerts per la Comissió destaquem el quart objectiu, relatiu a la digitalització dels serveis públics. La Comissió considera necessari arribar al 2030 a uns serveis públics en línia accessibles, interactius, avançats, eficients, personalitzats, segurs i privats, i afavorits per la votació electrònica en la presa de decisions.
Abans d’arribar a l’excel·lència que predica Europa, és possible que els municipis s'hi acostin, encara que sigui d'una manera modesta, apostant per les actuacions amb més automatismes i menys errors, que no requereixen un esforç econòmic i tecnològic important però sí la convergència de dos elements: l’actuació administrativa automatitzada i el secretari o secretària municipal.
1. El règim jurídic de l’actuació administrativa automatitzada
La consolidació del model català d'administració electrònica consagrat a la Llei 26/2010, del 3 d’agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya (LRJPA), i a la Llei 29/2010, del 3 d'agost, de l'ús dels mitjans electrònics en les actuacions del sector públic de Catalunya, situen de forma pionera al punt central dels canvis normatius la relació electrònica entre la ciutadania i l’Administració catalana.
A aquests efectes, el capítol I del títol III de la Llei 26/2010 regula l’actuació administrativa automatitzada, i s'admet amb un seguit de condicionants: s’ha d’executar per mitjà del sistema de signatura electrònica; no ha de comprometre la titularitat competencial dels òrgans administratius i només és admesa per als actes que siguin susceptibles de ser suportats per una programació parametritzada en termes objectius.
L’article 41 de la Llei 40/2015, d’1 d’octubre, de règim jurídic del sector públic (LRJSP), amb caràcter bàsic, regula l’actuació administrativa automatitzada en els mateixos termes que l’antecessora Llei 11/2007, de 22 de juny, d’accés electrònic dels ciutadans als serveis públics. L’apartat 1 de l'article 41 defineix l’actuació administrativa automatitzada com qualsevol acte o actuació efectuada íntegrament a través de mitjans electrònics per una administració pública en el marc d'un procediment administratiu i en la qual no hagi intervingut de forma directa un empleat públic. És necessari l'establiment previ per l'òrgan competent de les especificacions, la programació, el manteniment, la supervisió i el control de qualitat i l’oportuna auditoria del sistema d'informació i del seu codi font, i la indicació de l'òrgan responsable a l'efecte d'impugnació. És interessant el paper rellevant que li atorga el preàmbul del Reial decret 203/2021, de 30 de març, pel qual s'aprova el Reglament d'actuació i funcionament del sector públic per mitjans electrònics (RAFSPME) -que desenvolupa la LRJSP-, que destaca la importància de l’automatisme administratiu, recordant el Pla de digitalització de les administracions públiques 2021-2025 del Ministeri d’Assumptes Econòmics i Transformació Digital, i la necessitat de donar un “salto decisivo en la mejora de la eficacia y eficiencia de la Administración Pública, en la transparencia y eliminación de trabas administrativas a través de la automatización de la gestión, en una mayor orientación a la personalización de servicios y a la experiencia de usuario”.
La novetat de l’article 13 del RAFSPME en relació amb l’actuació administrativa automatitzada és la remissió al que disposa la disposició addicional vuitena del Reial decret 128/2018, de 16 de març, pel qual es regula el règim jurídic dels funcionaris d'Administració local amb habilitació de caràcter nacional (RFHN), és a dir, integra el que reconeix el RFHN: considera òrgans administratius el col·lectiu de funcionaris locals amb habilitació de caràcter nacional en l’exercici de les seves funcions reservades.
2. L’exercici electrònic d’algunes funcions reservades dels secretaris municipals
L’apartat 3 de l’article 44 de la LRJPA indica que l’ús d’una actuació administrativa automatitzada no afecta la titularitat de la competència dels òrgans administratius. Una primera aposta senzilla però que compta amb l’aval normatiu és substituir l’actuació dels secretaris pel sistema de l’actuació administrativa automatitzada en les certificacions i les notificacions, en les quals no han d’intervenir mitjançant l’emissió d’un judici humà. Dita actuació és garantida pels sistemes de signatura electrònica, per l’actuació administrativa automatitzada que disposa l’article 42 de la LRJSP i els articles 20 i 21 del RAFSPME.
Els apartats b, e, f i h de l’article 3.2 del RFHN disposen respectivament la fe pública del secretari o secretària consistent a notificar les convocatòries de les sessions que celebrin el ple, la junta de govern i qualsevol altre òrgan col·legiat de la corporació en què s’adoptin acords que la vinculin a tots els components de l’òrgan col·legiat, en el termini establert legalment o reglamentàriament; transcriure al llibre de resolucions, sigui quin en sigui el suport, les que dicti la presidència i els membres de la corporació que resolguin per delegació d’aquesta i les de qualsevol altre òrgan amb competències resolutives; certificar tots els actes o resolucions de la presidència i els acords dels òrgans col·legiats decisoris, així com els antecedents, llibres i documents de l’entitat local i anotar en els expedients, sota signatura, les resolucions i els acords que recaiguin, així com notificar aquestes resolucions i acords en la forma que estableixi la normativa aplicable. El conjunt d’aquestes actuacions poden ser susceptibles de ser automatitzades, i cal tenir en compte sempre que la secretaria disposi del control de la programació d'aquestes actuacions i el codi font de l'aplicació, en vista de l’apartat 2 de l’article 41 de la LRJSP. D’aquestes funcions destacarem l’acte automàtic de constància electrònica vinculat a l’acte administratiu, la notificació i la certificació d’aquest.
L’apartat 2 de l’article 40 de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques (LPAC), preveu el contingut material de les notificacions, incloent-hi el text íntegre de la resolució, amb indicació de si posa fi o no a la via administrativa, els recursos, els òrgans administratius o jurisdiccionals per interposar-los i el termini. L’exigència legal de dit article suposa incloure els tradicionals peus de recursos dins la resolució o acord, i és innecessària la intervenció del secretari o secretària en la pràctica de la notificació posterior de la resolució signada pel president o presidenta o alcalde o alcaldessa, que hauria de contenir els recursos pertinents, com així exigeix la LPAC i conseqüentment la fe pública substituïda per l’automatisme de llurs funcions. De fet, les notificacions tradicionals efectuades per les secretaries no afegeixen res més que el peu de recursos pertinent. Això comporta que l’automatització de les funcions reservades concentren tres actuacions tradicionals diferents de la fe pública dels secretaris: la certificació de la resolució, la notificació i la transcripció en el llibre de resolucions –sens perjudici de la discutida “anotar als expedients sota signatura”.
Si a aquesta actuació afegim la integració –també automàtica- amb altres plataformes –és a dir, la invocació de l’exigència legal de la interoperabilitat- als efectes de complir les obligacions de transparència, publicitat (p. ex., e-Tauler) i l’obligació de l’apartat 2.j de l’article 3 del RFHN de disposar que es publiquin els actes o acords quan sigui preceptiu o tan sols per fer efectiva la notificació electrònica (p. ex., e-Notum) amb certificat de segell d’òrgan, l’actuació humana en aquesta fase només és la signatura del president o presidenta o alcalde o alcaldessa, per desfermar el seguit d’actuacions automàtiques que es podran generar en el mateix moment, de manera que s'eviten passos intermedis, errors i demores en la tramitació administrativa. Així mateix, un recurs eficaç i eficient vinculat a les obligacions del secretari o secretària a l’apartat 2.j de l’article 3 del RFHN, és la substitució de la seva facultat certificant en els llibres o registres de la corporació, on la certificació s’assegura que es fa sobre la base de dades corresponent sense intervenció de cap empleat públic en aquesta operació (p. ex., en certificacions de padró), i amb vista també de l’apartat 5 de l’article 61 del RAFSME, que permet la cessió de dades dins d'una actuació administrativa, entenent-se per aquesta la consulta feta íntegrament a través de mitjans telemàtics en la qual no hagi intervingut de manera directa un empleat públic.
L’habilitació legal de l’exercici de l’automatisme –i en un grau més elevat la intel·ligència artificial-, la situem en els articles 40 i 41 de la LRJSP i l’apartat 1 de l’article 13 del RAFSPME –i a Catalunya l’article 44 de la LRJPA. Aquests quatre articles ens permetran configurar el canvi de paradigma de determinades funcions de fe pública. Cal perdre la por d'aplicar-ho.
