1. El llenguatge administratiu com a eina de comunicació en l'àmbit de l'Administració
1.1 Introducció
Una Administració pública moderna, al servei del ciutadà, s’ha de caracteritzar, entre altres aspectes, per dur a terme les seves actuacions amb la màxima eficàcia i transparència possibles.
Si tenim en compte que aquestes actuacions s’expressen principalment a través del canal escrit, sembla lògic pensar que el tipus de llenguatge que s’utilitza en la redacció dels documents administratius ha de ser matèria de reflexió constant.
A més, els documents que concretament s’analitzen aquí (els informes i les resolucions administratives) tenen una rellevància clau en qualsevol procediment administratiu, ja que reflecteixen les actuacions practicades en les fases d’instrucció i les decisions preses pels òrgans competents, les quals han de ser el resultat d’un procés lògic i jurídic. És per això que el tipus de llenguatge que s’hi faci servir i la manera en què es presenti i organitzi la informació són d’una importància cabdal, si es vol aconseguir que la comunicació sigui realment clara i efectiva.
En aquest material plantegem una reflexió dels criteris per elaborar aquests escrits, tant lingüístics com formals, que implica revisar la manera com tradicionalment s’han elaborat aquests documents i per oferir fórmules alternatives, d’acord amb les directrius proposades per la Comissió Assessora del Llenguatge Administratiu i les recomanacions exposades en diversos textos normatius.
La finalitat és analitzar i treballar els aspectes que poden contribuir a fer més intel·ligible aquesta tipologia de textos, sense que per això perdin la funció específica per als quals han estat concebuts.
Hem pensat aquests continguts perquè siguin fonamentalment pràctics, i els hem estructurat en quatre blocs, per facilitar l’anàlisi i la reflexió dels aspectes que cal tenir en compte a l’hora de redactar els informes i les resolucions.
1.2 El llenguatge administratiu com a llenguatge d'especialitat
Dos dels pilars en què es fonamenta la nostra societat són la divisió del treball i la capacitat humana de comunicar pensaments o idees, el llenguatge. La divisió del treball permet que hi hagi persones que s’especialitzin en determinades professions, sectors, camps, etc. De tal manera que, quan aquestes persones es comuniquen amb d’altres amb els mateixos interessos, utilitzen un tipus de llenguatge diferent del que fan servir quan parlen amb els amics o amb la família. És a dir, adapten l’anomenat llenguatge normal o estàndard a unes necessitats de comunicació i de coneixement específiques. El resultat d’aquesta adaptació són els llenguatges d’especialitat.
El llenguatge administratiu, que és el que utilitza l'Administració per donar resposta a les seves necessitats de coneixement, és un llenguatge d’especialitat amb unes estructures molt fixades, ja que s'elabora a partir d'un corpus textual —les lleis—, té un recorregut absolutament marcat —el procediment administratiu: incoació, tramitació i resolució d'un expedient— i, fins i tot, el disseny dels documents és força rígid i prefixat.
Ara bé, tenint en compte la transcendència que les actuacions de l'Administració tenen sobre la vida dels ciutadans, cal que els seus textos, a més de donar resposta a les necessitats de coneixement entre especialistes, siguin prou clars perquè qualsevol persona els pugui entendre. Així doncs, el llenguatge administratiu també ha de preocupar-se per buscar aquelles fórmules que puguin facilitar al màxim la comunicació amb els ciutadans.
1.3 Els trets característics del llenguatge administratiu
Els trets definitoris del llenguatge administratiu són la formalitat i la funcionalitat.
1.3.1 La formalitat
La formalitat té a veure amb:
- El caràcter oficial i representatiu dels textos administratius;
- La necessitat que té aquest tipus de llenguatge d’adaptar-se a un gran ventall de destinataris possibles;
- El caràcter vinculant que tenen, per als destinataris, les decisions que s’hi expressen;
- Els textos s’han de redactar en un to neutre i impersonal, fent prevaler els òrgans davant les persones;
- Evitar els elements lingüístics que puguin denotar un excés d’expressivitat: les exclamacions i interjeccions, les frases de contingut emotiu, l’ús de la segona persona del singular per referir-nos al destinatari, etc.;
- Escollir l’objectivitat sobre la subjectivitat;
- El respecte absolut a les persones.
1.3.2 La funcionalitat
La funcionalitat està relacionada amb l’eficàcia dels textos en el procés comunicatiu. És a dir, amb la necessitat de buscar sempre la màxima precisió, concisió i claredat en els textos, a fi que els missatges siguin ben entesos pels destinataris.
Els exemples es presenten amb unes sigles al final que diferencien entre:
- (INC): exemple incorrecte
- (C): exemple correcte
- (NR): ús no recomanable
- (R): ús recomanable o aconsellable
Per millorar el grau de precisió dels textos convé:
Evitar frases ambigües
Per assegurar l’eficàcia comunicativa dels textos, cal que cada paraula que es triï reflecteixi al màxim la realitat que es vulgui expressar.
- "El cap del Servei d’Obres ha de complimentar la proposta del director." (NR)
- "El cap del Servei d’Obres ha de formalitzar la proposta del director." (R)
Sembla que hagi de fer compliments a la proposta i no que l’hagi de formalitzar.
- "En relació amb el conveni signat entre l’Entitat Metropolitana del Transport i l’Ajuntament de Barcelona, us comunico que aquest organisme [?] ha de fer arribar…" (NR)
A quin organisme es fa referència en aquesta frase?
Prescindir de les paraules multiús
Les paraules multiús (jòquers, crosses) són aquelles que sovint encaixen en qualsevol lloc, i que acaben empobrint la prosa i buidant-la de contingut.
De vegades, paraules com les que es presenten a continuació són tan genèriques i imprecises que, en segons quin context, no volen dir res:
aspecte, cosa, element, fet, informació, problema, tema…
dir, fer, realitzar, procedir, posar, tenir…
bo, interessant, positiu…
- "Cal procedir a aprovar un nou acord marc que permeti la realització de la contractació centralitzada dels serveis de vigilància i seguretat per als departaments de l’Administració de la Generalitat de Catalunya i les entitats que estaran participant en el sistema central d’adquisicions a partir de l’1 de gener de 20XX." (NR)
- "Cal aprovar un nou acord marc que permeti la contractació centralitzada dels serveis de vigilància i seguretat per als departaments de l’Administració de la Generalitat de Catalunya i les entitats que participaran en el sistema central d’adquisicions a partir de l’1 de gener de 20XX." (R)
- "Aquest any el Departament es troba en la situació d'haver de realitzar una de les dues opcions." (NR)
- "Aquest any el Departament ha de triar/escollir/etc./una de les dues opcions." (R)
Rebutjar les falques lingüístiques
Cal vigilar l’abús de falques lingüístiques, és a dir, d’expressions que s’afegeixen innecessàriament en una frase, ja que les falques recarreguen la sintaxi i es converteixen en tics repetitius. A més, les que hi ha entre claudàtors acostumen a utilitzar-se de forma incorrecta.
| [a nivell de] | d'alguna manera | evidentment |
| l'acte de | en qualsevol cas | en aquest sentit |
| el fet que | personalment | el procés de |
| [en base a] | vull dir que | a través de |
| és evident | [literalment] | … |
- "També es pot aconseguir informació de les regulacions a través dels webs dels diferents espais protegits." (NR)
- "També es pot aconseguir informació de les regulacions als webs dels diferents espais protegits." (R)
- "A nivell de Catalunya, la recaptació ha estat superior a la dels mateixos mesos de l’any 20XX." (NR)
- "A Catalunya, la recaptació ha estat superior a la dels mateixos mesos de l’any 20XX." (R)
Per redactar textos més concisos cal:
Concentrar-se en l’essencial
A l’hora de redactar, convé concentrar-se en la informació essencial i prescindir de la informació supèrflua.
- "Amb aquest informe es vol tractar de fer evident que els fonaments bàsics dels quatre projectes proposats són exactament idèntics." (NR)
- "Aquest informe vol fer evident/ vol evidenciar que els fonaments dels quatre projectes proposats són idèntics." (R)
Cal tenir en compte que els incisos que pretenen aclarir no sempre són eficaços.
- "Les conclusions de consens d’aquests grups de treball, consensuades per tots els sectors, s’han sotmès a l’aprovació dels òrgans rectors." (NR)
- "Les conclusions de consens d’aquests grups de treball s’han sotmès a l’aprovació dels òrgans rectors." (R)
- "Article 15.2. El jutge també pot, si ho creu convenient, separar la tutela de la persona…" (NR)
- "Article 15.2. El jutge també pot separar la tutela de la persona…" (R)
Destacar les paraules clau
És important que les paraules clau, les que porten tota la càrrega del significat, apareguin com a subjectes i verbs principals de les seves oracions respectives, i no se subordinin a altres oracions.
- "Hi ha hagut un increment en l’oferta de cursos de formació des que l’atur ha augmentat." (NR)
- "L’oferta de cursos de formació s’ha incrementat des que l’atur ha augmentat." (R)
A més, sovint el recurs a la subordinació és del tot innecessari.
- "Per mitjà d’aquest informe favorable, acredito que és procedent l’atorgament de la llicència de primera ocupació al senyor…" (NR)
- "Informo favorablement sobre l’atorgament de la llicència de primera ocupació al senyor…" (R)
Evitar expressions prefixades
Moltes vegades s’usen algunes construccions prefixades per la tradició que només serveixen per allunyar-se de la manera més corrent d’expressar les idees.
- "Us notifico que avui el director general de Xxxxx ha dictat la resolució adjunta per la qual se us denega la subvenció xxxxx. La qual cosa us comunico per al vostre coneixement i als efectes oportuns." (NR)
- "Us notifico que avui el director general de Xxxxx ha dictat la resolució adjunta per la qual se us denega la subvenció xxxxx." (R)
És molt habitual trobar aquestes frases en les notificacions de resolucions o bé en molts oficis adreçats a les persones físiques o jurídiques. Hem de pensar que l’acte de comunicació o notificació l’hem de fer d’entrada, en el primer paràgraf. Per tant, la frase que normalment es posa al final d’aquests escrits és redundant i buida de sentit: prefixada o estereotipada. A banda, la segona part d’aquesta darrera frase (als efectes oportuns, als efectes escaients, etc.), pot provocar malentesos per a la ciutadania, ja que pot pensar: quin efectes són els que no em diuen?
Suprimir certs complements de nom
Convé no abusar de sintagmes preposicionals amb la funció de complement del nom, perquè poden enfosquir i allargar innecessàriament la frase. És millor simplificar la frase sempre que això no comporti una pèrdua semàntica significativa.
- "La implantació del nou sistema de regulació de comptes corrents simplifica el procés d’administració de fons." (NR)
- "La nova regulació de comptes corrents simplifica el procés d’administració de fons." (R)
Evitar l’ús de "mateix" com a pronom
No hem de fer servir mateix com a pronom. En comptes de la construcció (preposició) + el mateix, la mateixa, els mateixos, les mateixes, podem fer servir:
- pronoms febles (convé recordar que els pronoms en / hi permeten substituir elements introduïts per preposicions).
- possessius de tercera persona: seu, seva, seus, seves.
- demostratius (aquest, aquell, etc.) o bé eliminar-lo.
- "El diputat Xxxxx va presentar l’enquesta d’inversió industrial a Catalunya i va referir-se a la mateixa per explicar l’evolució que ha viscut el sector." (INC)
- "El diputat Xxxxx va presentar l’enquesta d’inversió industrial a Catalunya i va referir-s’hi per explicar l’evolució que ha viscut el sector." (C)
- "Les parts implicades en aquest contracte es reconeixen plena capacitat per subscriure el mateix." (INC)
- "Les parts implicades en aquest contracte es reconeixen plena capacitat per subscriure’l." (C)
- "En l’informe que va emetre el director del centre s’especifiquen el contingut del Projecte i els objectius del mateix." (INC)
- "En l’informe que va emetre el director del centre s’especifiquen el contingut del Projecte i els seus objectius." (C)
- "Un cop s’hagi formalitzat el conveni, el mateix s’ha d’escanejar i incorporar a la base de dades corresponent." (INC)
- "Un cop el conveni estigui formalitzat, aquest / ø s’ha d’escanejar i incorporar a la base de dades corresponent." (C)
No abusar dels verbs predicatius
Les construccions amb els verbs predicatius ser i estar enfarfeguen i allarguen innecessàriament la frase. Els verbs de predicació completa són més clars. D’altres verbs febles, sovint substituïbles, són fer, trobar, semblar, arribar a i haver-hi.
- "Aquestes dades són les corresponents al tercer trimestre." (NR)
- "Aquestes dades corresponen al tercer trimestre." (R)
- "Cal fer la tramesa de la resolució en el termini de deu dies." (NR)
- "Cal trametre la resolució en el termini de deu dies." (R)
Per crear textos més clars cal:
Utilitzar paraules entenedores
Cal utilitzar les paraules i construccions que puguin resultar més clares i entenedores al destinatari del missatge, a fi que la comunicació sigui eficaç. És per això que, com a recomanació general, s’aconsella defugir de l’ús d’arcaismes i cultismes.
La llengua ens permet triar entre paraules més corrents i d'altres de més cultes i menys conegudes. Fora de la terminologia específica o tècnica, cal que emprem les paraules que el lector pugui entendre sense haver de recórrer al diccionari. Fins i tot, encara que el lector en conegui el significat, les paraules poc usuals l'obliguen a aturar-se i a pensar-hi.
- "El repte d’incrementar la qualitat dels serveis de mediació s’ha de visibilitzar des del punt de vista legislatiu." (NR)
- "El repte d’incrementar la qualitat dels serveis de mediació s’ha de /veure/ valorar/ avaluar/ estimar/ etc./ des del punt de vista legislatiu." (R)
- "Nogensmenys contra aquesta resolució es pot interposar recurs…" (NR)
- "Contra aquesta resolució es pot interposar recurs…" (R)
- "Àdhuc els diputats de l’oposició van votar a favor de l’aprovació del Pressupost." (NR)
- "Fins i tot els diputats de l’oposició van votar a favor de l’aprovació del Pressupost." (R)
Si comencem la redacció dels paràgrafs amb atès o vist, és molt possible que no acabem les frases. Tot i que aquests conjuncions són correctes, la recomanació és evitar-les, sempre que sigui possible, a començament de frase, ja que iniciem la redacció amb una subordinació.
Aquesta manera d’introduir els paràgrafs ha estat una pràctica freqüent en la redacció d’informes i resolucions. La recomanació és començar els paràgrafs amb l’ordre lògic de la frase (vegeu l’apartat 3 dels continguts del curs).
- "Atès que la senyora Xxxxx, arxivera del Servei de Prevenció de Riscos Laborals i Règim Interior, està en situació de baixa per maternitat des del 14 de novembre de 20XX fins al 5 de març de 20XX, dia en què a la senyora Mmmmmm, que ocupa actualment aquest lloc de treball, finalitza el seu contracte de substitució." (NR)
- "La senyora Xxxxx, arxivera del Servei de Prevenció de Riscos Laborals i Règim Interior, està en situació de baixa per maternitat des del 14 de novembre de 20XX fins al 5 de març de 20XX, dia en què a la senyora Mmmmmm, que ocupa actualment aquest lloc de treball, se li acaba el contracte de substitució." (R)
La claredat, però, no ha d’anar mai en detriment de la terminologia específica quan aquesta sigui necessària.
- "No hi ha diners per pagar la despesa." (NR)
- "No hi ha consignació pressupostària per respondre de la despesa." (R)
Tendir a la naturalitat
Convé dir les coses de la manera més natural possible, ja que també serà la que resultarà més clara.
- "Una comissió designada a l'efecte estudiarà el problema." (NR)
Comentaris sobre aquesta frase
Si reflexionem bé sobre el que hi ha escrit en aquest frase, veurem que no ens queda clar què s’hi diu:
- La comissió ja s’ha designat?
- La comissió s’ha de designar?
- El verb que s’hi utilitza: designar, és clar?
- Quin és problema que ha fet que calgui crear una comissió perquè l’estudiï?
Per tant, no hi ha claredat ni naturalitat en el missatge.
Propostes de redacció per a aquesta frase:
- "S’ha creat/format una comissió perquè estudiï el problema (també caldria definir quin és el problema)."
- "Cal crear/formar una comissió perquè estudiï el problema (també caldria definir quin és el problema)."
Finalment, si teniu dubtes a l'hora d'escriure, aneu a l'Optimot:
Optimot, consultes lingüístiques, és un servei que ofereix la Secretaria de Política Lingüística en col·laboració amb l'Institut d'Estudis Catalans i el Centre de Terminologia TERMCAT. És un cercador d'informació lingüística que ajuda a resoldre dubtes sobre la llengua catalana.
1.4 La comunicació clara
La majoria dels aspectes esmentats en l'apartat anterior, en particular els que fan referència a la funcionalitat del llenguatge, s'engloben en un concepte més ampli que anomenem comunicació clara. També coneguda com a llenguatge planer o llenguatge ciutadà, és un estil d'escriptura simple i eficient que permet als lectors comprendre fàcilment el text escrit, que es basa en l'ús d'expressions concises i clares, una estructura lingüística ordenada i un bon disseny del document. Aquest estil d'escriptura ajuda el lector a entendre el contingut la primera vegada que el llegeix.
Les administracions públiques han de ser especialment rigoroses a l'hora d'aplicar els principis de comunicació clara, perquè permet que els missatges que rep la ciutadania es puguin entendre amb facilitat. També ha d'impregnar la manera de redactar els tràmits i, fins i tot, els textos jurídics.
En aquest sentit, els informes i les resolucions no són una excepció, i per això hem de procurar que segueixin aquests principis. Algunes de les normes són l'ús de la veu activa, la redacció amb frases curtes, l'ús de llistes i taules si la informació ho necessita, i una bona organització de la informació.
La Generalitat de Catalunya ha elaborat una guia en línia sobre comunicació clara en què es desgranen amb detall les característiques d'aquest estil, s'aporten recursos i exemples, i fins i tot s'hi inclou una llista de verificació per comprovar l'accessibilitat dels nostres textos.
En la unitat següent 2. Criteris generals d'estil en la redacció administrativa aprofundirem amb més detall en alguns elements que impacten en la claredat i llegibilitat dels textos, en particular en els punts 2.2, 2.3 i 2.4.
