turisme

Redacció de correspondència administrativa

Nombre de lectures: 0

<< 1. Introducció: conceptes bàsics | 3. La carta >>

2. El correu electrònic

Objectius

  • Conèixer els elements que conformen el correu electrònic
  • Adoptar els criteris necessaris per aconseguir eficàcia i eficiència


http://www.google.es/imgres?q=correu+electr%C3%B2nic&hl=ca&client=firefox-a&hs=vhg&sa=X&rls=org.mozilla:ca:official&biw=1540&bih=831&tbm=isch&prmd=ivns&tbnid=K54gpxkURZVWuM:&imgrefurl=http://mgalijhh10.wordpress.com/2011/05/12/el-meu-correu-electronic/&docid=ADRYk02zmTmNLM&w=500&h=524&ei=2_FMTrPCKM6a-gaPkoz_Bg&zoom=1

El correu electrònic és l’eina a través de la qual es poden redactar, enviar i rebre missatges en una xarxa informàtica.

El món de la correspondència ha viscut un veritable terratrèmol amb la incorporació d'aquesta eina, tant en l'àmbit personal com en el professional. L'estalvi de diners, recursos i temps que ofereix el correu electrònic era impensable no fa gaires anys.

Ara bé, al costat d'un gran nombre d'avantatges també és important veure'n els inconvenients, que de fet es deriven del fet de ser un mitjà de comunicació tan recent.

El primer i més important és confondre el mitjà amb el fons; és a dir, deixar-se endur per la celeritat a l'hora de redactar correus electrònics, pensant-se que es tracta d'una comunicació oral, quan en realitat sempre en queda prova escrita. Per això és tant important ser capaç de trobar el to just a la situació comunicativa.

D'altra banda, en molta correspondència professional, el fet de no poder acreditar fefaentment l'emissor ni la recepció del missatge, fa que en determinades circumstàncies perdi cert sentit usar-lo. Val a dir, però, que aquest segon entrebanc canviarà completament en la mesura que s'estengui l'ús de signatures electròniques i que s'incorporin nous sistemes per justificar la recepció del missatge.

Sigui com sigui, el correu electrònic ha arribat a les nostres vides per instal·lar-s'hi per molt de temps, per tant, val la pena que en comprovem alguns elements formals i que en comentem quatre qüestions.

2.1. Estructura i esquema

Emissor i receptor

A De… ; Identitat…; From… s’identifica l’emissor del missatge. A Per a… ; A…; To… s’hi presenta el destinatari principal –si hi ha més d’una persona, cal separar les adreces per coma o punt i coma. Dels correus, també se’n pot enviar còpia a destinataris secundaris, còpia que pot ser visible (a/c…; Cc…) o oculta (C/o…; CCO…; Bcc…).

Amb la còpia de carbó visible, transmetem la idea “vull que ho sàpigues i que els altres sàpiguen que vull que ho sàpigues”, mentre que amb la copia oculta, “vull que ho sàpigues i no vull que els altres sàpiguen que vull que ho sàpigues”.

Assumpte

El contingut de l’assumpte o tema ha de descriure de forma clara i precisa el contingut del missatge –un sintagma nominal, amb dades específiques.

En contestar un missatge, convé deixar el mateix assumpte. Mai, però, s’ha d’entendre com a part del missatge; és a dir, entendre l’assumpte com una línia de text que continua en el nucli.

Tampoc s’ha de deixar en blanc ni fer-lo servir per crear falses expectatives.

Adjunts

A vegades la informació es transmet amb un document adjunt i el correu és només un canal d’informació.

Cal avaluar si l'adjunt és necessari i si no és millor annexar l’adreça on es pot trobar –una web, un servidor, etc.

Si s’opta per enviar l'adjunt, cal deixar clar en el nucli o bé en l’assumpte l’existència d’aquest arxiu annex, que no ha de pesar més d’un megabyte.

Salutació i comiat

La salutació contribueix a fixar el veritable destinatari, així com el grau de formalitat del correu.

Així, de més formal a menys podem trobar diferents tipus de salutacions: Senyor/a, Benvolgut/uda senyor/a, Benvolgut/uda, Hola, etc.

En el cas que es conegui el destinatari, convé incloure-hi el cognom o bé el nom, quan el to és col·loquial: Senyor Martínez, Hola, Jaume,

El comiat, que indica que ha finalitzat el missatge, ha d’estar en concordança amb la forma de salutació. De més formal a menys, podem utilitzar: Atentament, Ben cordialment, Cordialment, Salutacions, Fins aviat, Records, etc.

Nucli

En el nucli es recull el missatge pròpiament dit, amb la informació principal, que s’ha de presentar de forma ordenada i clara, d’acord amb la finalitat que es persegueixi.

Signatura

La signatura, que tanca el text, ajuda a construir la imatge amb què l’emissor vol que se’l vegi.

És recomanable disposar d’un arxiu de signatures –en la major part de programes es pot configurar. Generalment s’hi inclouen les dades següents: nom i cognoms, càrrec –si és el cas–, l’adreça electrònica, l’organització, l’adreça física, els telèfons i faxos i la pàgina web –si n’hi ha. A la pàgina del Programa d'identificació visual de la Generalitat trobareu més informació sobre la signatura de correu electrònic

Informació addicional

Aquest espai s’aprofita per incorporar informació addicional diversa.

Alguns exemples habituals recullen què s’ha de fer en el cas que s’hagi rebut un correu del qual no se n’és el destinatari o que convé evitar imprimir-lo si no és estrictament necessari, si bé pot incloure qualsevol altra informació secundària.


↑ Índex de la unitat

2.2. Qüestions diverses

a) Tipus de correus

Tal com s’ha avançat, és important deixar clara quina és l’acció principal que es pretén aconseguir amb el correu.

Aquestes accions principals —no s’hi recull el simple trametre o enviar— es poden classificar en quatre grans grups que s’exemplifiquen amb els verbs demanar, informar, donar les gràcies i disculpar-se, si bé en cadascun s’hi poden trobar variants i matisacions. A continuació, doncs, es presenten propostes diverses per a cada grup.

i) Per demanar —sol·licitar, demanar, reclamar, requerir, instar, ordenar, etc., tots responen a aquest objectiu amb diferents intensitats— cal estar segur de què és el que es demana i evitar la dispersió.

A més, la petició convé que sigui breu i específica, educada, i que s’adeqüi a les capacitats del destinatari; altrament, tot resultarà una pèrdua de temps. Algunes de les estructures que poden ser útils per demanar són les següents:

Us agrairia que em féssiu arribar informació sobre…

M'interessaria rebre informació sobre…

Et demano que m'enviïs informació sobre…

Si es demanen diverses coses, cal anar pas a pas, del més important al que ho sigui menys, a fi que quedin clares les diverses peticions.

ii) Per informarcomunicar, informar, recordar, advertir, anunciar, convocar, recomanar, aconsellar, etc., amb tots els matisos que es vulgui— cal presentar les dades ordenades i de forma objectiva i, si es el cas, fer referència a la documentació que s’adjunta.

Us informo que el sorteig d'habitatges de protecció oficial…

Li recordo que ha de presentar la documentació si vol…

Et recomano que presentis una proposta…

iii) Per donar les gràciesagrair, donar les gràcies, etc.— cal tenir present que les gràcies han d’estar en consonància amb el fet que les genera i que és important donar-li a la persona adequada.

En molts correus s’acostuma a afegir un tancament en què es donen les gràcies, però quan aquest és l’objectiu principal cal que aquest missatge aparegui al començament i que no es barregi amb altres accions.

Moltes gràcies per la vostra feina…

Li agreixo de tot cor l'esforç que ha dedicat…

Ha estat un veritable plaer treballar conjuntament…

iV) Per disculpar-sesaber greu, demanar disculpes, lamentar, excusar-se, etc.—, el missatge cal que transmeti sinceritat i versemblança. De fet, fins i tot convé valorar si el correu electrònic és el millor mitjà per disculpar-se.

El primer pas per expressar el sentiment de disculpa és responsabilitzar-se del problema —utilitzeu la veu activa i eviteu les estructures impersonals.

He comès un error…

Lamento haver-vos perjudicat…

Em sap greu que no pugui…

Et demano que m'excusis per no…

A continuació cal evitar introduir les excuses amb un però, i el correu s’ha de tancar amb un pla d’acció per reparar el dany que s’hagi produït.

Si la disculpa està relacionada amb el fet que s’ha trigat molt a respondre —val la pena recordar que dir que no és difícil, i que si bé un no s’ha de donar de forma immediata, tampoc es pot dilatar en el temps— es poden fer servir algunes de les propostes següents:

Em sap molt greu haver-me oblidat de respondre el vostre correu…

Li demano mil disculpes pel retard en la resposta…

No tinc excusa per la descortesia de no haver-te respost…


b) Decàleg

  1. Fixeu l’objectiu i el missatge que voleu transmetre.
  2. Determineu a qui us adreceu i quina imatge vostra voleu transmetre.
  3. Penseu en què sap o què no sap el destinatari, per contextualitzar el missatge.
  4. Si saludeu, recordeu a acomiadar-vos, i a la viceversa.
  5. Organitzeu amb claredat i lògica les idees i expresseu-les amb concisió.
  6. Rellegiu el correu abans d’enviar-lo procurant situar-vos en el lloc de la persona que el rebrà.
  7. Aprofiteu per esmenar totes les deficiències que hi detecteu.
  8. Recordeu que el contingut també entra pels ulls (espais en blanc, recursos tipogràfics, errors mecanogràfics, etc.).
  9. Responeu els missatges en un termini prudencial (no cal que sigui immediatament).
  10. Tingueu present que, del que dieu en un correu, en queda prova escrita.


↑ Índex de la unitat


<< 1. Introducció: conceptes bàsics | 3. La carta >>

Torna a munt