• 2.1. Estructura i esquema
• 2.2. Tipus de correus
• 2.3. Decàleg
• 2.4. Exemples de correus electrònics

El correu electrònic és avui dia l’eina habitual per redactar, enviar i rebre missatges en una xarxa informàtica. El món de la correspondència ha canviat molt amb la incorporació d'aquesta eina, tant en l'àmbit personal com en el professional. L'estalvi de diners, recursos i temps que ofereix el correu electrònic era impensable fa uns anys.

El primer i més important és confondre el mitjà amb el fons; és a dir, deixar-se endur per la celeritat a l'hora de redactar correus electrònics, pensant-se que es tracta d'una comunicació oral, quan en realitat sempre en queda una prova escrita. Per això és tan important ser capaç de trobar el to just a la situació comunicativa; és a dir, tenir clar el tipus de relació que volem establir (d’amistat, de feina, professional, jeràrquica, cordial, etc.).

A banda del gran nombre d'avantatges, també és important veure els inconvenients que es deriven del fet de ser un mitjà de comunicació tan ràpid al qual, massa sovint, es dedica poc temps a pensar sobre alguns errors que es poden cometre. Per tant, abans de redactar un missatge de correu electrònic, cal reflexionar i avaluar la situació comunicativa per buscar respostes a les qüestions que ja s'han plantejat en l'apartat 1 i que ara volem recordar:

Analitzem aquesta pregunta:

Què en sap el destinatari, del que li vull dir?

A aquesta pregunta hi ha dues respostes possibles:

O bé en té coneixement, perquè ha fet alguna cosa o ha dut a terme alguna acció en relació amb el que li anem a dir; o bé, no en sap res.

• Si el destinatari ja té algun coneixement del tema, l’emissor ha d’utilitzar aquesta informació per contextualitzar el missatge. Alguns connectors que ajuden a introduir el context són: en relació amb, amb referència a, quant a, pel que fa a, referent a, relatiu a, respecte de/a, etc.

• Si el destinatari no té cap coneixement del tema, l’emissor ha de construir una primera frase que faciliti que el destinatari entengui de què se li parla i que sigui prou atractiva perquè continuï llegint.

És cert, però, que començar sempre resulta difícil. Per arrencar, doncs, podem partir d’una frase clixé, que és buida de significat, com per exemple: l'objectiu d'aquest text és…, que ens ajudarà a centrar el missatge, però que després ja eliminarem.

A continuació mostrem alguns elements formals i comentem algunes qüestions sobre els missatges de correus electrònic.

Emissor i receptor

A De… ; Identitat…; From… s’identifica l’emissor del missatge. A Per a… ; A…; To… s’hi presenta el destinatari principal –si hi ha més d’una persona, cal separar les adreces per coma o punt i coma. Dels correus, també se’n pot enviar còpia a destinataris secundaris, còpia que pot ser visible (a/c…; Cc…) o oculta (C/o…; CCO…; Bcc…).

Amb la còpia de carbó visible, transmetem la idea “vull que ho sàpigues i que els altres sàpiguen que vull que ho sàpigues”, tot i que no li demanem que actuï; mentre que amb la còpia oculta “vull que ho sàpigues i no vull que els altres sàpiguen que vull que ho sàpigues”.

Assumpte

El contingut de l’assumpte o tema ha de descriure de forma clara i precisa el contingut del missatge –un sintagma nominal, amb dades específiques.

En contestar un missatge, convé deixar el mateix assumpte. Mai, però, s’ha d’entendre com a part del missatge; és a dir, entendre l’assumpte com una línia de text que continua en el nucli.

Tampoc s’ha de deixar en blanc ni fer-lo servir per crear falses expectatives.

Adjunts

A vegades la informació es transmet amb un document adjunt i el correu és només un canal d’informació.

Cal avaluar si l'adjunt és necessari i, si no ho és, és millor annexar l’adreça on es pot trobar o escriure-hi l'enllaç corresponent –un web, un servidor, etc.

Si s’opta per enviar l'adjunt, cal deixar clar en el nucli o bé en l’assumpte l’existència d’aquest arxiu annex.

Salutació i comiat

La salutació contribueix a fixar el veritable destinatari, així com el grau de formalitat del correu.

El comiat, que indica que ha finalitzat el missatge, ha d’estar en concordança amb la formalitat de la salutació.

A continuació hi trobareu uns quadres en què s'indiquen les correspondències de les fórmules de salutació i comiat.

Quadre amb les correspondències de les fórmules de salutació i comiat més cordials: destinataris amb molta confiança.

Quadre amb les correspondències de les fórmules de salutació i comiat d’àmbit professional (formals) de més cordials a més formals.

Nucli

En el nucli es recull el missatge pròpiament dit, amb la informació principal, que s’ha de presentar de forma ordenada i clara, d’acord amb la finalitat que es persegueixi.

Una de les millors maneres d’organitzar la informació és determinar la jerarquia entre les idees principals i les idees secundàries.

Compareu els textos 1 i 2:

També cal tenir en compte els tractaments personals que hi utilitzarem, sempre d'acord amb el grau de formalitat que hi volem establir. Consulteu el quadre dels tractament personals a l'apartat 1.1 Les Veus.

Signatura

La signatura, que tanca el text, ajuda a construir la imatge amb què l’emissor vol que se’l vegi.

És recomanable disposar d’un arxiu de signatures (els programes ens les permeten configurar). Generalment s’hi inclouen les dades següents: nom i cognoms, càrrec –si és el cas-, l’adreça electrònica, l’organització, l’adreça física, els telèfons i faxos i la pàgina web –si n’hi ha. A la pàgina del Programa d'identificació visual de la Generalitat trobareu més informació sobre la signatura de correu electrònic

Informació addicional

Aquest espai s’aprofita per incorporar informació addicional diversa.

Alguns exemples habituals recullen què s’ha de fer en el cas que s’hagi rebut un correu del qual no se n’és el destinatari o que convé evitar imprimir-lo si no és estrictament necessari, si bé pot incloure qualsevol altra informació secundària.

↑ Índex de la unitat

Tal com s’ha avançat, és important deixar clara quina és l’acció principal que es pretén aconseguir amb el correu.

Aquestes accions principals —no s’hi recull el simple trametre o enviar— es poden classificar en quatre grans grups que s’exemplifiquen amb els verbs demanar, informar, donar les gràcies i disculpar-se, si bé en cadascun s’hi poden trobar variants i matisacions. A continuació, doncs, es presenten propostes diverses per a cada grup.

a) Per demanar –sol·licitar, demanar, reclamar, requerir, instar, ordenar, etc., tots responen a aquest objectiu amb diferents intensitats– cal estar segur de què és el que es demana i evitar la dispersió.

A més, la petició convé que sigui breu i específica, educada, i que s’adeqüi a les capacitats del destinatari; altrament, tot resultarà una pèrdua de temps. Algunes de les estructures que poden ser útils per demanar són les següents:

Si es demanen diverses coses, cal anar pas a pas, del més important al que ho sigui menys, a fi que quedin clares les diverses peticions.

b) Per informar –comunicar, informar, recordar, advertir, anunciar, convocar, recomanar, aconsellar, etc., amb tots els matisos que es vulgui– cal presentar les dades ordenades i de forma objectiva i, si és el cas, fer referència a la documentació que s’adjunta.

c) Per donar les gràcies –agrair, donar les gràcies, etc.– cal tenir present que les gràcies han d’estar en consonància amb el fet que les genera i que és important donar-les-hi a la persona adequada.

En molts correus s’acostuma a afegir un tancament en què es donen les gràcies, que no s'ha de considerar mai com un comiat, però, quan aquest és l’objectiu principal, cal que aquest missatge aparegui al començament i que no es barregi amb altres accions.

d) Per disculpar-se –saber greu, demanar disculpes, lamentar, excusar-se, etc.–, el missatge cal que transmeti sinceritat i versemblança. De fet, fins i tot convé valorar si el correu electrònic és el millor mitjà per disculpar-se.

El primer pas per expressar el sentiment de disculpa és responsabilitzar-se del problema —utilitzeu la veu activa i eviteu les estructures impersonals.

A continuació cal evitar, sempre que sigui possible, introduir les excuses amb un però, i el correu s’ha de tancar amb un pla d’acció per reparar el dany que s’hagi produït.

Si la disculpa està relacionada amb el fet que s’ha trigat molt a respondre —val la pena recordar que no és difícil, i que si bé un no s’ha de donar de forma immediata, tampoc es pot dilatar en el temps— es poden fer servir algunes de les propostes següents:

1. Fixeu l’objectiu i el missatge que voleu transmetre.
2. Determineu a qui us adreceu i quina imatge voleu transmetre.
3. Penseu en què sap o què no sap el destinatari, per contextualitzar el missatge.
4. Recordeu de saludar i d'acomiadar-vos, d'acord amb el grau de formalitat del missatge.
5. Organitzeu amb claredat i lògica les idees i expresseu-les amb ordre, cohesió i concisió.
6. Rellegiu el correu abans d’enviar-lo procurant situar-vos en el lloc de la persona que el rebrà.
7. Aprofiteu per esmenar totes les deficiències que hi detecteu.
8. Recordeu que el contingut també entra pels ulls (espais en blanc, recursos tipogràfics, errors mecanogràfics, etc.).
9. Responeu els missatges en un termini prudencial (no cal que sigui immediatament).
10. Tingueu present que, del que dieu en un correu, en queda prova escrita.

↑ Índex de la unitat

De: Nom i cognoms
Enviat: XX de desembre de 20XX
Per a: Nom i cognoms
Assumpte: Re: convocatòria de consulta preus de mercat (20XX/02-CP) - Modificada

Senyor,

En relació amb el procediment de contractació de consulta de preus de mercat, us informo que m’han comunicat que no vàreu signar l'acta de la reunió amb una signatura digital (certificat digital), de manera que la vostra proposta quedarà sense efecte. Així mateix, us faig saber que l'informe corresponent es penjarà a l'anunci de licitació del Perfil del contractant a partir del dia XX de novembre de 20XX, que correspon a aquesta consulta preliminar de mercat.

Atentament,

Nom i cognoms
Responsable de Sistemes – Departament de Serveis Informàtics
Adreça
Telèfon : xxx xxx xxx
www.xxxxxx.cat

De: Nom i cognoms
Enviat: XX de desembre de 20XX
Per a: Nom i cognoms
Assumpte: router per a la nova seu de Xxxxx

Bon dia, Nom,

En relació amb el projecte del trasllat de la seu de Xxxxxx, tot i que la sala de comunicacions de la nova oficina encara no està llesta, seria convenient que ens donis una data de compromís de quan consideres que estarà acabada i perfectament condicionada, ja que així nosaltres ens podem avançar i coordinar-ho amb la companyia Xxxxx, amb la finalitat de tancar-ho com més aviat millor. Hauràs vist que poso en còpia els meus companys Xxxxxx i Xxxxxx perquè també n’estiguin al cas.

Cordialment,

Nom i cognoms
Càrrec – unitat/òrgan
Adreça
Tel. xxx xxx xxx | vvvopca@xxxx.cat
www.xxxxxx.cat

De: Nom i cognoms
Enviat: XX de desembre de 20XX
Per a: Departament de Recaptació Executiva
Assumpte: suspensió i baixa per canvi de nom

Senyors/senyores,

Us comunico que, d’acord amb les instruccions del XXxxxx, en data XX de novembre de 20XX, he portat a terme l’actuació que us detallo a continuació:

• Número d’expedient: XXXX (embargament IBI)
• Fase de l’expedient: XXX embargament béns immobles en tràmit
• Titular: DNI- Nom i cognoms
• Actuació: suspensió i baixa per canvi de nom: codi municipi- núm. fix
• Rebuts sobre els quals he fet l'actuació

Atentament,

Nom i cognoms
Càrrec – Departament de Xxxxxxxx
Adreça
Telèfon : xxx xxx xxx | mmmg@xxxx.cat
www.xxxxxx.cat

De: compres
Enviat: 3 d’octubre 20XX
Per a: Nom i cognoms
Assumpte: pressupost per a material d’oficina

Bon dia,

El Servei d’Assistència al Territori té la necessitat de comprar un segell automàtic, segons el model que us adjunto, en format PDF. Per tant, necessito que m’envieu un pressupost al més aviat possible.

Pel que fa al segell de notificació, que està inclòs en el mateix fitxer PDF, de moment no el necessito perquè encara en tinc en estoc.

Cordialment,

Nom i cognoms
Contractació, Aprovisionament i Expropiacions
Àrea de Serveis Interns
Adreça
Tel. xxx xxx xxx - ext. 1xxx | vvvopca@xxxx.cat
www.xxxxxx.cat

De: Nom i cognoms
Enviat: XX de juny de 20XX
Per a: grup SAT
Assumpte: inici d’obres T-XXX

Senyors/senyores,

Us informo que el proper dilluns, 1 de juliol, s’iniciaran les obres a la carretera T-XXX, entre el les poblacions de Xxxxxx i Xxxxxxx (PK 0+000 i PK 2+050 aproximadament), que pertanyen al Projecte de millores puntuals de seguretat i drenatge a diverses carreteres de la xarxa local del Xxxxxx - any 20XX, i que consistiran, principalment, en l’execució de cunetes transitables i un itinerari per a vianants separat de la calçada, mitjançant pilones, per tal de pacificar el trànsit de vehicles i vianants.

Aquestes obres, que duraran un mes, no afectaran el trànsit ja que, puntualment, es donarà pas alternatiu.

Atentament,

Nom i cognoms
Projectes i Obres
Servei d'Assistència al Territori
Adreça
Tel. xxx xxx xxx - ext. 1xxx | vvvvv@xxxx.cat
www.xxxxxx.cat

De: Nom i cognoms
Enviat: XX d’octubre 20XX
Per a: Nom i cognoms
Assumpte: sol·licitud de documentació per a la contractació com a infermera

Benvolguda senyora Xxxxx,

Us informem que s'han iniciat els tràmits per a la vostra contractació com a infermera al Col·legi Públic d’Educació Especial (CPEE) Xxxxx i que, per poder-la gestionar, cal que ens feu arribar, el més aviat possible, la documentació emplenada i signada següent:

• Autorització SMS per rebre notificacions electròniques.
• Model 145 per calcular les vostres retencions fiscals.
• Formulari de dades bancàries segellat per la vostra entitat bancària.
• Declaració responsable.
• Certificat mèdic emès pel metge de capçalera, en paper timbrat, que s'adquireix als estancs. Aquest document no cal que ens el presenteu abans de començar a treballar, perquè de vegades el metge triga a donar hora; quan el tingueu, ja ens el fareu arribar per correu intern.
• Títol acadèmic original.

La documentació requerida, la podeu avançar escanejada responent aquest correu electrònic. Tot i que el dia que us avisem per signar el contracte heu de portar els originals de tota la documentació.

Us comuniquem que les dades de contacte de la directora del CPEE Xxxxx són les següents:

Sra. Xxxx Xxxxx
Telèfon: XXX XXX XXX

Cordialment,

Nom i cognoms
Unitat de Planificació i Organització
Àrea de Recursos Humans
Adreça
Tel. xxx xxx xxx - ext.1xxx | ccccccgfg@xxxx.cat www.xxxxxx.cat

De: Nom i cognoms
Enviat: XX de xxxx de 20XX
Per a: Incidències Recursos Humans
Assumpte: incidències en marcatges del 8 i 9 de setembre de 20XX

Bon dia,

Tal com m’heu indicat telefònicament, us informo de la incidència amb els meus marcatges perquè en pugueu fer la correcció. El dia 8 de setembre, vaig demanar una hora d’afers personals, tal com em van indicar els companys que ho havia de fer, per justificar l’assistència a un prova de selecció, aliena al Servei Xxxx.

El dia 9 de setembre, vaig intentar fer el mateix, ja que es tractava de la mateixa situació (una segona prova), però em va ser impossible, perquè l’aplicació no em va permetre acabar l’acció, ja que encara estava pendent la vostra aprovació del permís del dia 8 de setembre.

Com que no puc fer cap acció més fins que no conformeu la sol·licitud del dia 8 de setembre, i per tal que registreu les meves absències amb els marcatges i conceptes corresponents, us indico a continuació els detalls i marcatges adients de cadascun dels dies:

Resto a l’espera de la vostra confirmació que tot ha quedat correcte a l’aplicació i al còmput general; en cas contrari, us demano que m’informeu del protocol a seguir per fer-ho correctament en properes ocasions, ja que al mes d’octubre em trobaré en la mateixa situació.

Us agraeixo per endavant la vostra comprensió i ajuda.

Cordialment,

Nom i cognoms
Auxiliar Administrativa
Unitat de Gestió Administrativa
Adreça
Telèfon : XXX XXX XXX
www.xxxxxx.cat

De: Nom i cognoms
Enviat: XX de xxxx de 20XX
Per a: Nom i cognoms (diverses persones destinatàries)

Assumpte: reunió de la Unitat de Qualitat el 22 de xxx de 20XX

Benvolguts senyors,
Benvolguts senyores,

Per indicació de la Dra. Xxxx Xxxx, referent de Qualitat i Seguretat de la Gerència de Xxxxx, us convoco a la reunió de la Unitat de Qualitat, que es farà el 22 de xxx de 20XX, de les 8.30 a les 10.30 hores, a la sala de reunions de la Direcció d’Atenció Primària, edifici D, 1a planta.

Us envio l’ordre del dia de la reunió i l’acta de la reunió anterior.

En cas que no hi pugueu assistir, cal que m’ho notifiqueu uns dies abans per escrit.

Cordialment,

Nom i cognoms
Referent administratiu de la Unitat de Qualitat
Direcció d’Atenció Primària de Xxxxxx
Institut Català de la Salut
Adreça
Telèfon : XXX XXX XXX
www.xxxxxx.cat

De: Nom i cognoms
Enviat: XX de xxxx de 20XX
Per a: Nom i cognoms (diverses persones destinatàries)
Assumpte: reunió de la Unitat de Qualitat el 22 de xxx de 20XX

Benvolguts senyors,
Benvolguts senyores,

Per indicació de la Dra. Xxxx Xxxx, referent de Qualitat i Seguretat de la Gerència de Xxxxxx, us convoco a la reunió de la Unitat de Qualitat.

• Dia: 22 de xxx de 20XX
• Horari: de 8.30 a 10.30
• Lloc: sala de reunions de la Direcció d’Atenció Primària, edifici D, 1a planta.

Us envio l’ordre del dia de la reunió i l’acta de la reunió anterior.

En cas que no hi pugueu assistir, cal que m’ho notifiqueu uns dies abans per escrit.

Cordialment,

Nom i cognoms
Referent administratiu de la Unitat de Qualitat
Direcció d’Atenció Primària de Xxxxxx
Institut Català de la Salut
Adreça
Telèfon : XXX XXX XXX
www.xxxxxx.cat

De: Nom i cognoms
Enviat: 1 d’abril de 20XX
Per a: Nom i cognoms
Assumpte: sol·licitud de dades de gats i gossos abandonats 20XX

Senyora,

Em sap greu no haver atès la vostra sol·licitud d’informe en relació amb nombre de gats i gossos abandonats que s’han recollit a les dependències policials de l’Ajuntament de Xxxxxx durant l’any 20XX.

Hem tingut una incidència al servidor local de la Policia i no se n’han pogut recuperar les dades fins al dia d’avui, motiu pel qual no disposava de la informació necessària per omplir el qüestionari, que ara us adjunto amb les dades sol·licitades. Espero poder estar encara a temps de participar, com cada any, en l’estudi que fa la vostra Fundació.

Us reitero, de nou, les meves disculpes i us agraeixo el vostre interès.

Atentament,

Nom i cognoms
Auxiliar Administrativa
Unitat Administrativa de la Policia Local
Adreça
Telèfon : XXX XXX XXX
www.xxxxxx.cat

De: secretaria@xxxxxx.cat
Enviat: 31 de març de 20XX
Per a: Nom i cognoms
Assumpte: Tramesa de documentació de l’expedient 3/20XX

Senyor,

En relació amb el vostre correu electrònic del 25 de març de 20XX, en el qual em comuniqueu que no us he enviat tota la documentació referent a l’expedient 3/20XX, que havíeu demanat el 15 de març de 20XX, us comunico que he revisat la documentació que us vaig adjuntar i que teniu raó, ja que en la documentació annexa no hi vaig afegir el document número 5.

Així doncs, us envio una altra vegada tota la documentació que demanàveu amb referència a l’expedient 3/20XX.

Us demano disculpes pels problemes que us hagi produït no tenir encara tota la documentació sol·licitada.

Atentament,

Nom i cognoms
Departament de Secretaria
Unitat
Adreça
Telèfon : XXX XXX XXX
www.xxxxxx.cat

De: Nom i cognoms
Enviat: 12 de març de 20XX
Per a: Nom i cognoms
Assumpte: RV: Queixa sobre el funcionament del web del Consell

Senyor,

En relació amb el vostre correu de queixa sobre la impossibilitat de poder-vos descarregar, del web del Consell Comarcal, el model normalitzat de la sol·licitud de subvenció de 20XX per a entitats culturals de la comarca, us demanem disculpes sobre aquest fet, que obeeix a causes sobrevingudes.

Com bé sabeu, el temporal del mes passat va provocar grans danys a la comarca. Al Consell Comarcal un llamp va afectar els servidors informàtics i, malauradament, va provocar una pèrdua d’informació a la pàgina web. És per causa d’aquesta incidència que no us heu pogut descarregar la sol·licitud esmentada en el termini establert.

Us informo que ja hem solucionat la incidència i que, el passat dia 9 de març de 20XX, la Presidència del Consell Comarcal va dictar una resolució que prorroga el termini per presentar les sol·licituds de subvenció de l’àmbit de la cultura fins al pròxim dia 20 de març.

Amb la finalitat que pugueu descarregar-vos sense dificultat la sol·licitud, us adjunto a continuació l'enllaç següent:

https://cccccccccccccc/xxxxxxxxxxxxxxxx

Atentament,

Nom i cognoms
Secretaria General
Adreça
Telèfon : XXX XXX XXX
www.xxxxxx.cat

De: Nom i cognoms
Enviat: XX de xxxxx de 20XX
Per a: Nom i cognoms
Assumpte: Resposta a la reclamació per a la inscripció al curs de nadons

Senyor Xxxxx,

Us informo que he rebut la vostra queixa en relació amb la tramitació de la inscripció al curs de natació del 1r trimestre per a nadons, de 4 a 8 mesos, que vam iniciar el passat dissabte, en el qual no figura inscrit el vostre fill, Xxxxxx Xxxxx tot i haver-la efectuada.

Us voldria demanar disculpes per aquest fet. Efectivament, he comprovat que la inscripció, la vau tramitar en data 10 d’abril de 20XX de forma presencial. No obstant això, per un error en la transcripció no ha quedat registrada.

També us informo que, malauradament, ja no hi ha places disponibles en el grup que sol·licitàveu i que tampoc hi ha la possibilitat d’ampliar-lo, atès que la normativa ho impedeix.

Tanmateix, si és del vostre interès, hi ha places disponibles per al grup dels divendres, en horari de 17 a 18 h; en cas contrari, si no hi esteu interessat i preferiu esperar i inscriure al vostre fill al 2n trimestre en el grup de dissabte, us compensarem amb un descompte del 25% en la quota d’inscripció.

Us reitero les meves disculpes i resto a la vostra disposició per a qualsevol aclariment que necessiteu.

Atentament,

Nom i cognoms
Cap de la Secció d’Admissions
Adreça
Telèfon : XXX XXX XXX
www.xxxxxx.cat

↑ Índex de la unitat

← 1. Introducció: conceptes bàsics | 3. La carta →