La documentació administrativa és el mitjà d’expressió lingüística que utilitza l’Administració per formalitzar la gestió dels assumptes públics.

Per tal de donar una imatge corporativa homogènia de la documentació que genera l’Administració de la Generalitat de Catalunya, és molt important racionalitzar, simplificar i adequar, tant pel que fa a la forma com al contingut, tots els documents que s’hi facin servir.

A continuació, es donen algunes normes generals que convé tenir sempre presents a l’hora de redactar documents dins de l’àmbit d’actuació administrativa.

• El redactor no judica ni qualifica els fets o les idees: es limita a comunicar, explicar, etc., narrar amb objectivitat i imparcialitat els fets, excepte que la finalitat del document sigui qualificar-los o valorar-los.

• Els textos s’han de redactar amb un alt grau de formalitat i amb la varietat estàndard de la llengua i s’han d'evitar l'ús d'expressions poc formals o de contingut emotiu.

• No s’ha de pressuposar que el destinatari de la informació coneix cert tipus de dades que poden ajudar a comprendre l’escrit. Per tant, cal pensar si el destinatari de la informació té coneixement o no d’algun antecedent i no donar per fet que ja el coneix; és a dir, la importància del context.

Per exemple, quan un text expositiu breu, com un correu electrònic o un ofici, s'adreça a algú, cal començar per contextualitzar la comunicació si el destinatari ja té algun coneixement respecte del que se li vol transmetre; o si bé aquest és el primer contacte, cal articular una primera frase perquè qui rebi el text sàpiga de què se li parla i continuï llegint.

En relació amb l’elaboració de l’escrit i al marge de totes les normes ortogràfiques i sintàctiques, és convenient:

• Evitar les frases o oracions no conclusives, és a dir, iniciar una frase i no acabar-la. Aquest defecte és comú quan tenim moltes idees a expressar i, inconscientment, es barregen a l’escriptura. La planificació d’un guió previ ajuda a corregir-ho.

• Establir amb claredat el tema que es vol tractar, els seus antecedents i les seves causes.

• Fixar una jerarquia en la redacció, que ha de ser lògica i ordenada (subjecte + verb + predicat).

• Fer extensiva la lògica de redacció de la frase en el cos de l’escrit. És a dir, les parts del document s’han de succeir de forma lògica i necessària.

I, finalment, amb quin estil es redactarà l’escrit?

Cal recordar els trets d’estil que caracteritzen els llenguatges tècnics pel que fa a la seva funcionalitat: precisió, concisió i claredat del missatge.

En el procés de redacció de textos es poden distingir tres etapes: la planificació, la redacció i la revisió. Ara bé, aquestes etapes no són independents les unes de les altres, sinó que s’entrellacen per confeccionar una trama final, el text.

• 2.1 Introducció a la comunicació clara
• 2.2 Recomanacions respecte de les frases
• 2.3 Problemes respecte de les frases
• 2.4 Consells per construir frases clares i expressives
• 2.5 Altres aspectes que convé evitar
• 2.6 Els paràgrafs

La comunicació clara, també coneguda com a llenguatge planer o llenguatge ciutadà, és un estil d'escriptura simple i eficient que permet als lectors comprendre fàcilment el text escrit, que es basa en l'ús d'expressions concises i clares, una estructura lingüística ordenada i un bon disseny del document, segons el TERMCAT. Aquest estil d'escriptura ajuda el lector a entendre el contingut la primera vegada que el llegeix.

A l'Administració, l'ús del llenguatge planer permet que les comunicacions que rep la ciutadania (notificacions i avisos, sancions, respostes a consultes…) siguin clares i es puguin entendre amb facilitat. També permet que els tràmits estiguin redactats d'una manera entenedora i que tothom els pugui fer sense demanar l’ajuda o, fins i tot, que els textos jurídics siguin comprensibles per a la majoria de la població.

La comunicació clara va dirigida a tota la població, independentment de l'edat, del grau d'alfabetització, del lloc on es troba, dels mitjans econòmics de què disposa, etc., i està basada en una sèrie de normes de redacció que faciliten la comprensió dels textos. Algunes d’aquestes normes són l'ús de la veu activa, la redacció amb frases curtes, l'ús de llistes i taules si la informació ho necessita i l'organització de la informació.

En la mesura del possible, el llenguatge planer ha d'impregnar tots els textos elaborats per l'Administració pública, molt especialment aquells adreçats a la ciutadania. Per aquest motiu, la Generalitat de Catalunya ha elaborat una guia en línia sobre comunicació clara en què es desgranen amb detall les característiques d'aquest estil, s'aporten recursos i exemples, i fins i tot s'hi inclou una llista de verificació per comprovar l'accessibilitat dels nostres textos.

La frase, expressió amb sentit complet, és una peça clau en l’articulació dels textos.

En aquest apartat es fan recomanacions per obtenir frases més clares.

Sempre que sigui possible, cal redactar les diferents idees que integren un paràgraf en estructures simples –oracions simples o compostes en què quedi clara la relació de subordinació, juxtaposició o coordinació–, ja que així es facilita la comprensió d’aquestes idees.

Dins d’un paràgraf, la primera frase ha de ser la més important; de la mateixa manera que, dins d’una frase, les primeres paraules també ho han de ser.

És millor col·locar les frases subordinades al final, ordenades de més curtes a més llargues. Si la subordinació apareix a l’inici, el lector llegeix les circumstàncies i les dades complementàries abans que la idea nuclear.

Els incisos, que si bé és cert que enriqueixen la idea bàsica de la frase amb informació complementària, també l’allarguen fins a l’exageració. Si no s’hi posa mesura, fan perdre el fil discursiu.

Els incisos s’han de col·locar en els llocs que molestin menys i que no separin les paraules que estiguin relacionades, com per exemple el subjecte i el verb o el verb i el complement directe (S + V / V + CD).

També és convenient que les paraules amb pes significatiu es converteixin en subjectes i verbs principals de les frases, a fi d’evitar que apareguin com a elements subordinats. Així la frase guanya força i transparència.

Si es volen textos més clars, concisos i precisos, es recomana buscar l’ordre natural de la frase, és a dir, el que presenten les frases actives.

Si els protagonistes reals del que s’explica (agent i pacient) coincideixen amb el subjecte i l’objecte gramaticals, respectivament, la frase guanya en transparència.

A vegades, però, el que el redactor vol destacar no és el subjecte, sinó el complement directe. Per aconseguir-ho, cal desmuntar l’ordre de la frase activa i fer una dislocació.

La dislocació permet desordenar l’ordre natural de l’oració i substituir les parts desplaçades per pronoms febles. L’efecte que s’obté és semblant al de la passiva perifràstica –de la qual es parlarà a continuació, però amb una construcció activa.

↑ Torneu a dalt

En aquest apartat es reflexiona sobre alguns problemes relatius a les frases que convé evitar.

Cal evitar l’abús de:

• Frases passives
• Frases massa llargues
• Construccions nominals
• Construccions de gerundi

En català, com en la majoria de les llengües romàniques, hi ha dues classes de construccions passives, la passiva perifràstica i la passiva pronominal.

• La passiva perifràstica es construeix amb el verb ser o ésser en forma personal i el participi d’un verb transitiu que concorda amb el subjecte gramatical.

• La passiva pronominal es construeix amb un verb transitiu en tercera persona i el pronom es.

Cal tenir en compte que les frases llargues costen més de llegir que les curtes. I si es vol que els textos siguin fluids convé que les frases no superin les 30 paraules aproximadament.

A més, cal recordar que cada frase ha de correspondre a una idea o pensament i que s’ha de marcar amb un punt i seguit o bé amb un punt i coma.

Les construccions nominals són aquelles que tendeixen a utilitzar llargues estructures integrades per substantius, en lloc de fer servir un verb simple, un adverbi o un adjectiu. Aquest tipus de construcció té l’origen en una malentesa voluntat de precisió, ja que a vegades es pensa, erròniament, que la verbalització fa que els conceptes perdin força.

L’abús de construccions nominals és molt habitual, i tot i no ser incorrectes, fan els escrits poc àgils.

El cas més extrem de construcció nominal apareix amb l’ús de perífrasis compostes d’un verb gairebé sense contingut semàntic –procedir a, realitzar, fer, efectuar, etc.– i un nom que aporta el significat.

Les frases subordinades de gerundi tendeixen a encarcarar la redacció i a dificultar la comprensió de la frase.

Cal recordar que perquè aquestes oracions siguin correctes, l’acció que indica el verb en gerundi ha de ser simultània o anterior a la del verb principal, però mai posterior.

Però són sempre incorrectes les oracions subordinades introduïdes amb un gerundi copulatiu de posterioritat o conseqüència i amb un gerundi especificatiu.

El gerundi copulatiu de posterioritat és una construcció incorrecta quan s’utilitza per enllaçar dues oracions sense que hi hagi una relació de subordinació.

Si el que es vol és esmentar un fet que és conseqüència d’un altre o que es produeix després d’un altre, tampoc es pot utilitzar l’anomenat gerundi de conseqüència.

El gerundi especificatiu és el que s’utilitza incorrectament per introduir una frase especificativa o determinativa.

D’acord amb els criteris de la nova gramàtica del GIEC de 2016, no és aconsellable la presència d’un gerundi en el complement del nom dels sintagmes nominals formats per un nom que designi un canal de comunicació (document, cartell, escrit, carta, trucada, brindis missatge, ordre, resolució, ban, sentència). Amb aquests noms hi escau una oració de relatiu restrictiva, un sintagma preposicional encapçalat per la preposició amb o un sintagma adjectival:

La nova gramàtica també esmenta que hi ha alguns factors que fan més tolerable el gerundi com a complement d’aquesta classe de noms, com ara la presència d’un verb que expressi aparició (aparèixer, sortir, eixir) i el fet que el nom porti un altre complement que precedeixi el gerundi. És el cas d’oracions com ara:

↑ Torneu a dalt

1. Les idees més rellevants és millor presentar-les en una frase simple.
2. La millor manera d'escriure una frase i no equivocar-se és respectar l'ordre lògic subjecte-verb-complements.
3. Quan en una frase es vol ressaltar alguna paraula, cal posar-la al principi.
4. Quan dues idees estan relacionades entre si i tenen la mateixa importància, cal presentar-les en oracions coordinades unides per una conjunció o expressió que les enllaci.
5. Les frases positives proporcionen més informació i són més agradables per al lector que les negatives.
6. Cal evitar l’ús de les dobles negacions perquè dificulten la comprensió de la frase.
7. La veu activa fa guanyar vida al text perquè és més directa.
8. Es pot utilitzar la veu activa per als fets agradables i reservar l'ús de la passiva (pronominal) per a les comunicacions desfavorables.
9. Si cal remarcar una idea, és preferible que el subjecte de l'oració que l'expressi sigui una persona o una cosa concreta.
10. El llenguatge específic i la profusió de detalls destaquen la importància d'un passatge.
11. Cal evitar les expressions en què l'autor d'un text eludeix la responsabilitat d'allò que afirma.
12. En les enumeracions, s'han d'expressar tots els elements de la mateixa forma.

↑ Torneu a dalt

Quan no feu referència a una persona concreta utilitzeu –sempre que sigui possible– formes neutres com ara alumnat (en lloc d’alumnes), professorat, la persona interessada (en lloc dels interessats), etc. Quan es tracti d’una persona d’identitat coneguda, feu servir la forma femenina del càrrec o de la professió si és una dona. Ex.: la cap de la Secretaria, la directora, etc. (en lloc del cap de la Secretaria, el director).

Consulteu La Guia d’usos no sexistes de la llengua en els textos de l’Administració de la Generalitat de Catalunya.

Utilitzeu-les només en casos justificats per la manca d’espai. Pel que fa a les sigles, recordeu que la primera que les esmenteu les heu de desplegar i després posar la sigla entre parèntesis Escola d’Administració Pública de Catalunya (EAPC).

Consulteu Abreviacions.

Aquests tractaments solament escauen en situacions solemnes.

Feu servir les formes més modernes: es diu, perquè, fins i tot, el seu / la seva.

Recordeu que els noms dels càrrecs s’escriuen amb inicials minúscules.

Consulteu Majúscules i minúscules.

↑ Torneu a dalt

Els paràgrafs recullen el conjunt de frases que desenvolupen una mateixa idea, i es consideren unitats significatives en la mesura que organitzen la informació del text. Cal assegurar-se que cada paràgraf avança un dels punts del raonament que s'està exposant. Aquesta operació ajuda a evitar circumloquis o a tornar a explicar aspectes de què ja s'havia tractat.

Cal recordar que la longitud dels paràgrafs determina la imatge i el grau de llegibilitat dels escrits.

Un paràgraf ha de tenir coherència temàtica; és a dir ha de desenvolupar una sola idea o informació del tema general del text. Per exemple, en una ofici en què s'anuncien fets diversos, cal que es tractin cada un d’ells en paràgrafs diferents.

La informació en els paràgrafs es pot estructurar de diverses maneres, però generalment segueix una organització fixa, que respon als elements següents:

• Frase inicial o temàtica: que introdueix la idea o el tema i que ha d’aparèixer o bé en la primera frase o bé després de l’element marc –una referència a alguna cosa que hagi fet el destinatari o un marc normatiu que doni cobertura a la idea principal.

• Frases de desenvolupament: que s'organitzen a l'entorn de la frase temàtica i arrodoneixen el tema.

• Frase final o de cloenda: que tanca el paràgraf amb algun comentari global o de recapitulació.

• Connectors o marcadors textuals: elements gramaticals que permeten determinar algun tipus d'ordre o de relació entre les diverses frases i que ajuden a la distribució de la informació.

O bé, es poden visualitzar les idees i eliminar els connectors textuals.

Així doncs, el paràgraf és una unitat textual que facilita l’organització del discurs, ja que permet unificar les frases relacionades amb un mateix punt i marcar la progressió del raonament en canviar de paràgraf. Aquesta progressió, però, ha de quedar ben lligada, ja sigui amb la utilització d’elements anafòrics, de pronoms febles o de la repetició d’elements importants esmentats en frases anteriors. Cal que hi hagi un equilibri entre la informació que el destinatari ja coneix i la que s’aporta de nou.

↑ Torneu a dalt

← Unitat 1 | Unitat 3 →