Saltar al contingut principal

Documents administratius: criteris de redacció i models

Nombre de lectures: 0

← Unitat 1 | Unitat 3 →

2. Els criteris d’estil en la redacció administrativa

La documentació administrativa és el mitjà d’expressió lingüística que utilitza l’Administració per formalitzar la gestió dels assumptes públics.

Per tal de donar una imatge corporativa homogènia de la documentació que genera l’Administració de la Generalitat de Catalunya, és molt important racionalitzar, simplificar i adequar, tant pel que fa a la forma com al contingut, tots els documents que s’hi facin servir.

A continuació, es donen algunes normes generals que convé tenir sempre presents a l’hora de redactar documents dins de l’àmbit d’actuació administrativa.

  • El redactor no judica ni qualifica els fets o les idees: es limita a comunicar, explicar, etc., narrar amb objectivitat i imparcialitat els fets, excepte que la finalitat del document sigui qualificar-los o valorar-los.
  • Els textos s’han de redactar amb un alt grau de formalitat i amb la varietat estàndard de la llengua i s’han d'evitar l'ús d'expressions poc formals o de contingut emotiu.
  • No s’ha de pressuposar que el destinatari de la informació coneix cert tipus de dades que poden ajudar a comprendre l’escrit. Per tant, cal pensar si el destinatari de la informació té coneixement o no d’algun antecedent i no donar per fet que ja el coneix; és a dir, la importància del context.

Per exemple, quan un text expositiu breu, com un correu electrònic o un ofici, s'adreça a algú, cal començar per contextualitzar la comunicació si el destinatari ja té algun coneixement respecte del que se li vol transmetre; o si bé aquest és el primer contacte, cal articular una primera frase perquè qui rebi el text sàpiga de què se li parla i continuï llegint.

En relació amb l’elaboració de l’escrit i al marge de totes les normes ortogràfiques i sintàctiques, és convenient:

  • Evitar les frases o oracions no conclusives, és a dir, iniciar una frase i no acabar-la. Aquest defecte és comú quan tenim moltes idees a expressar i, inconscientment, es barregen a l’escriptura. La planificació d’un guió previ ajuda a corregir-ho.
  • Establir amb claredat el tema que es vol tractar, els seus antecedents i les seves causes.
  • Fixar una jerarquia en la redacció, que ha de ser lògica i ordenada (subjecte + verb + predicat).
  • Fer extensiva la lògica de redacció de la frase en el cos de l’escrit. És a dir, les parts del document s’han de succeir de forma lògica i necessària.

I, finalment, amb quin estil es redactarà l’escrit?

Cal recordar els trets d’estil que caracteritzen els llenguatges tècnics pel que fa a la seva funcionalitat: precisió, concisió i claredat del missatge.

En el procés de redacció de textos es poden distingir tres etapes: la planificació, la redacció i la revisió. Ara bé, aquestes etapes no són independents les unes de les altres, sinó que s’entrellacen per confeccionar una trama final, el text.

2.1 Introducció a la comunicació clara

La comunicació clara, també coneguda com a llenguatge planer o llenguatge ciutadà, és un estil d'escriptura simple i eficient que permet als lectors comprendre fàcilment el text escrit, que es basa en l'ús d'expressions concises i clares, una estructura lingüística ordenada i un bon disseny del document, segons el TERMCAT. Aquest estil d'escriptura ajuda el lector a entendre el contingut la primera vegada que el llegeix.

A l'Administració, l'ús del llenguatge planer permet que les comunicacions que rep la ciutadania (notificacions i avisos, sancions, respostes a consultes…) siguin clares i es puguin entendre amb facilitat. També permet que els tràmits estiguin redactats d'una manera entenedora i que tothom els pugui fer sense demanar l’ajuda o, fins i tot, que els textos jurídics siguin comprensibles per a la majoria de la població.

Escriure en llenguatge planer és explicar la informació amb claredat, sense utilitzar paraules innecessàries o argot tècnic. És, també, transmetre tota la informació de manera breu i clara.

La comunicació clara va dirigida a tota la població, independentment de l'edat, del grau d'alfabetització, del lloc on es troba, dels mitjans econòmics de què disposa, etc., i està basada en una sèrie de normes de redacció que faciliten la comprensió dels textos. Algunes d’aquestes normes són l'ús de la veu activa, la redacció amb frases curtes, l'ús de llistes i taules si la informació ho necessita i l'organització de la informació.

En la mesura del possible, el llenguatge planer ha d'impregnar tots els textos elaborats per l'Administració pública, molt especialment aquells adreçats a la ciutadania. Per aquest motiu, la Generalitat de Catalunya ha elaborat una guia en línia sobre comunicació clara en què es desgranen amb detall les característiques d'aquest estil, s'aporten recursos i exemples, i fins i tot s'hi inclou una llista de verificació per comprovar l'accessibilitat dels nostres textos.

Consulteu la guia de la Generalitat de Catalunya sobre Comunicació clara


↑ Torneu a dalt

2.2 Recomanacions respecte de les frases

Tal com ja s’ha comentat en la presentació, en cada un dels punts que es tracten en aquest apartat del material, hi trobareu exemples amb la finalitat de fer més entenedora la part explicativa.

Els exemples es presenten amb unes sigles al final que volen diferenciar el següent:
  • els que són gramaticalment incorrectes (INC),
  • d’aquells que sovint no són recomanables (NR) i
  • dels que es proposen com a recomanables o aconsellables (R).

La frase, expressió amb sentit complet, és una peça clau en l’articulació dels textos.

En aquest apartat es fan recomanacions per obtenir frases més clares.


↑ Torneu a dalt

Estructures simples

Sempre que sigui possible, cal redactar les diferents idees que integren un paràgraf en estructures simples –oracions simples o compostes en què quedi clara la relació de subordinació, juxtaposició o coordinació–, ja que així es facilita la comprensió d’aquestes idees.

Dins d’un paràgraf, la primera frase ha de ser la més important; de la mateixa manera que, dins d’una frase, les primeres paraules també ho han de ser.

És millor col·locar les frases subordinades al final, ordenades de més curtes a més llargues. Si la subordinació apareix a l’inici, el lector llegeix les circumstàncies i les dades complementàries abans que la idea nuclear.

  • "Com que gairebé tres quartes parts del nous llocs de treball es creen en el col·lectiu dels homes, l’increment de l’ocupació ha beneficiat més aquest col·lectiu." (NR)
  • "L’increment de l’ocupació ha beneficiat més el col·lectiu dels homes, ja que gairebé tres quartes parts dels nous llocs de treball es creen en aquest col·lectiu." (R)

Incisos

Els incisos, que si bé és cert que enriqueixen la idea bàsica de la frase amb informació complementària, també l’allarguen fins a l’exageració. Si no s’hi posa mesura, fan perdre el fil discursiu.

Els incisos s’han de col·locar en els llocs que molestin menys i que no separin les paraules que estiguin relacionades, com per exemple el subjecte i el verb o el verb i el complement directe (S + V / V + CD).

  • "El sector serveis, per la seva part, amb un creixement del valor afegit brut d’un 5,5%, ha obtingut un dels millors resultats dels últims anys." (NR)
  • "El sector serveis ha obtingut un dels millors resultats dels últims anys, amb un creixement del valor afegit brut d’un 5,5%." (R)


  • "El Departament de Salut, durant l'any passat, amb un cost aproximat de mig milió d'euros, va dur a terme, a fi d'incentivar els bons hàbits alimentaris a l'escola, la campanya Per estudiar t'has d'alimentar!" (NR)
  • "Durant l'any passat, el Departament de Salut va dur a terme la campanya Per estudiar t'has d'alimentar!, a fi d'incentivar els bons hàbits alimentaris a l'escola, amb un cost aproximat de mig milió d'euros." (R)

També és convenient que les paraules amb pes significatiu es converteixin en subjectes i verbs principals de les frases, a fi d’evitar que apareguin com a elements subordinats. Així la frase guanya força i transparència.

  • "Hi ha hagut una millora en la taxa d’ocupació des que s’han aplicat els nous contractes." (NR)
  • "La taxa d’ocupació ha millorat des que s’han aplicat els nous contractes." (R)

Frases actives

Si es volen textos més clars, concisos i precisos, es recomana buscar l’ordre natural de la frase, és a dir, el que presenten les frases actives.

(CCT/CCL) + S + V + CD + CI + C Circumstancials

"Avui el director X ha dictat una resolució referent a l’adquisició de cinc vehicles per a la policia."

Si els protagonistes reals del que s’explica (agent i pacient) coincideixen amb el subjecte i l’objecte gramaticals, respectivament, la frase guanya en transparència.

S (agent) + V + CD (pacient) + altres complements

"El Servei d’Urbanisme va presentar les noves tecnologies a la Comissió."

A vegades, però, el que el redactor vol destacar no és el subjecte, sinó el complement directe. Per aconseguir-ho, cal desmuntar l’ordre de la frase activa i fer una dislocació.

La dislocació permet desordenar l’ordre natural de l’oració i substituir les parts desplaçades per pronoms febles. L’efecte que s’obté és semblant al de la passiva perifràstica –de la qual es parlarà a continuació, però amb una construcció activa.

"Les noves tecnologies, les va presentar el Servei d’Urbanisme a la Comissió."


↑ Torneu a dalt

2.3 Problemes respecte de les frases

En aquest apartat es reflexiona sobre alguns problemes relatius a les frases que convé evitar.

Cal evitar l’abús de:

  • Frases passives
  • Frases massa llargues
  • Construccions nominals
  • Construccions de gerundi

Eviteu l'abús de frases passives

En català, com en la majoria de les llengües romàniques, hi ha dues classes de construccions passives, la passiva perifràstica i la passiva pronominal.

  • La passiva perifràstica es construeix amb el verb ser o ésser en forma personal i el participi d’un verb transitiu que concorda amb el subjecte gramatical.
S (pacient) + ser/ésser + participi + per C agent

"Alguns negocis són oberts sense llicència pels propietaris."

"Les noves tecnologies van ser exposades a la Comissió pel Servei d’Urbanisme."

  • La passiva pronominal es construeix amb un verb transitiu en tercera persona i el pronom es.
es + V (transitiu) 3a persona

"Alguns negocis s’obren sense llicència."

"Es van exposar les noves tecnologies a la Comissió."

Cal recordar que sempre és millor redactar les frases en activa que en passiva: s'aconsegueix un estil més clar i directe.

Eviteu les frases massa llargues

Cal tenir en compte que les frases llargues costen més de llegir que les curtes. I si es vol que els textos siguin fluids convé que les frases no superin les 30 paraules aproximadament.

"El curs passat, 69.029 docents van fer formació continuada de matèries com ara: innovació, tecnologies de la informació i la comunicació, escola inclusiva, gestió de centres i serveis educatius, i millora personal i desenvolupament professional, amb l’objectiu d’actualitzar els seus coneixements i apostar per la renovació pedagògica per millorar la pràctica professional." (NR)

"El curs passat, 69.029 docents van fer formació continuada de matèries com ara: innovació, tecnologies de la informació i la comunicació, escola inclusiva, gestió de centres i serveis educatius, i millora personal i desenvolupament professional. L’objectiu d’aquesta formació és actualitzar els seus coneixements i apostar per la renovació pedagògica per millorar la pràctica professional." (R)

A més, cal recordar que cada frase ha de correspondre a una idea o pensament i que s’ha de marcar amb un punt i seguit o bé amb un punt i coma.

Compte amb redactar frases excessivament llargues que ocupen tot un paràgraf i aleshores costen més de seguir.

Eviteu les construccions nominals

Les construccions nominals són aquelles que tendeixen a utilitzar llargues estructures integrades per substantius, en lloc de fer servir un verb simple, un adverbi o un adjectiu. Aquest tipus de construcció té l’origen en una malentesa voluntat de precisió, ja que a vegades es pensa, erròniament, que la verbalització fa que els conceptes perdin força.

"L’exercici d’aquesta acció de reclamació de filiació permet l’acumulació de l’acció d’impugnació de la filiació contradictòria." (NR)

"L’exercici de reclamar la filiació permet acumular l’acció d’impugnar la filiació contradictòria." (R)
"En el cas d'una excessiva preocupació dels col·laboradors per la gramàtica pot ser útil la coneixença d'aquestes tècniques de redacció i l'anàlisi dels seus defectes durant l'escriptura d'informes." (NR)

"En el cas que els col·laboradors es preocupin excessivament per la gramàtica pot ser útil que coneguin aquestes tècniques de redacció i que analitzin els defectes que tenen mentre escriuen informes." (R)

L’abús de construccions nominals és molt habitual, i tot i no ser incorrectes, fan els escrits poc àgils.

El cas més extrem de construcció nominal apareix amb l’ús de perífrasis compostes d’un verb gairebé sense contingut semàntic –procedir a, realitzar, fer, efectuar, etc.– i un nom que aporta el significat.

"El cap del Servei d’Obres ha procedit a la denegació de l’autorització perquè l’empresa Infinity SL realitzi l’enderrocament de les finques, situades als números 33 i 35 del carrer Verdaguer." (NR)

"El cap del Servei d’Obres ha denegat l’enderrocament de les finques, situades als números 33 i 35 del carrer Verdaguer, a l’empresa Infinity SL." (R)

"El cap del Servei d’Obres ha denegat a l’empresa Infinity SL l’enderrocament de les finques, situades als números 33 i 35 del carrer Verdaguer." (R)

Eviteu les construccions de gerundi

Les frases subordinades de gerundi tendeixen a encarcarar la redacció i a dificultar la comprensió de la frase.

Cal recordar que perquè aquestes oracions siguin correctes, l’acció que indica el verb en gerundi ha de ser simultània o anterior a la del verb principal, però mai posterior.

"Recordant la figura de l’il·lustre escriptor, el president va inaugurar l’acte."

Però són sempre incorrectes les oracions subordinades introduïdes amb un gerundi copulatiu de posterioritat o conseqüència i amb un gerundi especificatiu.

Gerundi copulatiu de posterioritat o de conseqüència

El gerundi copulatiu de posterioritat és una construcció incorrecta quan s’utilitza per enllaçar dues oracions sense que hi hagi una relació de subordinació.

Si el que es vol és esmentar un fet que és conseqüència d’un altre o que es produeix després d’un altre, tampoc es pot utilitzar l’anomenat gerundi de conseqüència.

  • "Es va incendiar l’edifici calculant-se les pèrdues en 200.000 euros." (INC)
  • "Es va incendiar l’edifici i les pèrdues es calculen en 200.000 euros." (C)


  • "La Comissió ha discutit amb profunditat aquest tema, comunicant el secretari els acords de la Comissió al Departament." (INC)
  • "La Comissió ha discutit amb profunditat aquest tema i el secretari ha comunicat els acords de la Comissió al Departament." (C)


  • "En la reunió el cap del Servei Informàtic va presentar el nou programa de gestió, demanant-li els assistents els avantatges que incorporava." (INC)
  • "En la reunió el cap del Servei Informàtic va presentar el nou programa de gestió i els assistents li van demanar els avantatges que incorporava." (C)

Gerundi especificatiu

El gerundi especificatiu és el que s’utilitza incorrectament per introduir una frase especificativa o determinativa.

  • "S’ha publicat una Ordre establint l’atorgament de subvencions a les zones afectades de la pesta porcina." (INC)
  • "S’ha publicat una Ordre que estableix / per la qual s'estableix l’atorgament de subvencions a les zones afectades per la pesta porcina." (C)


  • "Divendres passat es va publicar la resolució nomenant el nou gerent de l'Incasol." (INC)
  • "Divendres passat es va publicar la resolució per la qual es nomena /en la qual es nomena el nou gerent de l'Incasol." (C)


  • "En relació amb la vostra sol·licitud demanant una beca menjador, us comunico que el director ha dictat la resolució, adjunta, atorgant-vos-la a partir de l’inici del curs escolar 20XX-20XX." (INC)
  • "En relació amb la vostra sol·licitud en què / en la qual demaneu una beca menjador, us comunico que el director ha dictat la resolució, adjunta, en què / per la qual us l’atorga a partir de l’inici del curs escolar 20XX-20XX." (C)

D’acord amb els criteris de la nova gramàtica del GIEC de 2016, no és aconsellable la presència d’un gerundi en el complement del nom dels sintagmes nominals formats per un nom que designi un canal de comunicació (document, cartell, escrit, carta, trucada, brindis missatge, ordre, resolució, ban, sentència). Amb aquests noms hi escau una oració de relatiu restrictiva, un sintagma preposicional encapçalat per la preposició amb o un sintagma adjectival:

  • "Hi ha un cartell que avisa / en què s’avisa que no es pot passar (i no pas un cartell avisant que…)"
  • "És un ban que prohibeix fer foc / amb la prohibició de fer foc (i no un ban prohibint…)."
  • "És una sentència absolutòria de l’acusat / que absol l’acusat (i no una sentència absolent l’acusat)."

La nova gramàtica també esmenta que hi ha alguns factors que fan més tolerable el gerundi com a complement d’aquesta classe de noms, com ara la presència d’un verb que expressi aparició (aparèixer, sortir, eixir) i el fet que el nom porti un altre complement que precedeixi el gerundi. És el cas d’oracions com ara:

  • "Ha aparegut un ban de l’alcalde prohibint l’alcohol."
  • "Per aquells dies sortí un edicte de Cèsar August ordenant que es fes el cens de tot l’Imperi."
En canvi, no són construccions de gerundi ben formades:
  • "Han llegit un ban de l’alcalde prohibint l’alcohol."
  • "Era un edicte de Cèsar August ordenant que es fes el cens."
  • "Han llegit un ban de l’alcalde que prohibeix l’alcohol."
  • "Era un edicte de Cèsar August que ordena que es fes el cens."
Cal evitar tant les construccions de gerundi copulatiu o de posterioritat, com les de gerundi especificatiu.


↑ Torneu a dalt

2.4 Consells per construir frases clares i expressives

  1. Les idees més rellevants és millor presentar-les en una frase simple.
  2. La millor manera d'escriure una frase i no equivocar-se és respectar l'ordre lògic subjecte-verb-complements.
  3. Quan en una frase es vol ressaltar alguna paraula, cal posar-la al principi.
  4. Quan dues idees estan relacionades entre si i tenen la mateixa importància, cal presentar-les en oracions coordinades unides per una conjunció o expressió que les enllaci.
  5. Les frases positives proporcionen més informació i són més agradables per al lector que les negatives.
  6. Cal evitar l’ús de les dobles negacions perquè dificulten la comprensió de la frase.
  7. La veu activa fa guanyar vida al text perquè és més directa.
  8. Es pot utilitzar la veu activa per als fets agradables i reservar l'ús de la passiva (pronominal) per a les comunicacions desfavorables.
  9. Si cal remarcar una idea, és preferible que el subjecte de l'oració que l'expressi sigui una persona o una cosa concreta.
  10. El llenguatge específic i la profusió de detalls destaquen la importància d'un passatge.
  11. Cal evitar les expressions en què l'autor d'un text eludeix la responsabilitat d'allò que afirma.
  12. En les enumeracions, s'han d'expressar tots els elements de la mateixa forma.


↑ Torneu a dalt

2.5 Altres aspectes que convé evitar

La discriminació per motiu de sexe

Quan no feu referència a una persona concreta utilitzeu –sempre que sigui possible– formes neutres com ara alumnat (en lloc d’alumnes), professorat, la persona interessada (en lloc dels interessats), etc. Quan es tracti d’una persona d’identitat coneguda, feu servir la forma femenina del càrrec o de la professió si és una dona. Ex.: la cap de la Secretaria, la directora, etc. (en lloc del cap de la Secretaria, el director).

Consulteu La Guia d’usos no sexistes de la llengua en els textos de l’Administració de la Generalitat de Catalunya.

La utilització sistemàtica d’abreviatures i sigles en lloc de les paraules senceres

Utilitzeu-les només en casos justificats per la manca d’espai. Pel que fa a les sigles, recordeu que la primera que les esmenteu les heu de desplegar i després posar la sigla entre parèntesis Escola d’Administració Pública de Catalunya (EAPC).

Consulteu Abreviacions.

L’ús dels tractaments protocol·laris en els documents de tramitació ordinària

Aquests tractaments solament escauen en situacions solemnes.

La utilització d’arcaismes com ara hom diu, car, àdhuc, llur, etc.

Feu servir les formes més modernes: es diu, perquè, fins i tot, el seu / la seva.

L’abús de les majúscules

Recordeu que els noms dels càrrecs s’escriuen amb inicials minúscules.

Consulteu Majúscules i minúscules.


↑ Torneu a dalt

2.6 Els paràgrafs

Els paràgrafs recullen el conjunt de frases que desenvolupen una mateixa idea, i es consideren unitats significatives en la mesura que organitzen la informació del text. Cal assegurar-se que cada paràgraf avança un dels punts del raonament que s'està exposant. Aquesta operació ajuda a evitar circumloquis o a tornar a explicar aspectes de què ja s'havia tractat.

Cal recordar que la longitud dels paràgrafs determina la imatge i el grau de llegibilitat dels escrits.

Compte amb:

Redactar frases excessivament llargues que ocupen tot un paràgraf i aleshores costa més de seguir-ne el fil discursiu.

O bé,

Redactar paràgrafs - frase amb un estil telegràfic.

Un paràgraf ha de tenir coherència temàtica; és a dir ha de desenvolupar una sola idea o informació del tema general del text. Per exemple, en una ofici en què s'anuncien fets diversos, cal que es tractin cada un d’ells en paràgrafs diferents.

La informació en els paràgrafs es pot estructurar de diverses maneres, però generalment segueix una organització fixa, que respon als elements següents:

  • Frase inicial o temàtica: que introdueix la idea o el tema i que ha d’aparèixer o bé en la primera frase o bé després de l’element marc –una referència a alguna cosa que hagi fet el destinatari o un marc normatiu que doni cobertura a la idea principal.
  • Frases de desenvolupament: que s'organitzen a l'entorn de la frase temàtica i arrodoneixen el tema.
  • Frase final o de cloenda: que tanca el paràgraf amb algun comentari global o de recapitulació.
  • Connectors o marcadors textuals: elements gramaticals que permeten determinar algun tipus d'ordre o de relació entre les diverses frases i que ajuden a la distribució de la informació.
"La valoració global del projecte és notablement positiva a causa de diversos factors. En primer lloc, els tècnics han elaborat un informe elogiós que destaca la funcionalitat i l'adequació a l'entorn de la construcció. En segon lloc, el pressupost del projecte és econòmic i s'adapta a les fórmules de finançament previst. En tercer lloc, és també la proposta que l'Associació de veïns defensa, de manera que s'eviten possibles controvèrsies. En definitiva, totes les parts implicades accepten el projecte com la millor solució possible."

O bé, es poden visualitzar les idees i eliminar els connectors textuals.

"La valoració global del projecte és notablement positiva pels motius següents:

  • Els tècnics han elaborat un informe elogiós que destaca la funcionalitat i l'adequació a l'entorn de la construcció.
  • El pressupost del projecte és econòmic i s'adapta a les fórmules de finançament previst.
  • L'Associació de Veïns també defensa aquesta proposta, de manera que s'eviten possibles controvèrsies.

En definitiva, totes les parts implicades accepten el projecte com la millor solució possible."

Així doncs, el paràgraf és una unitat textual que facilita l’organització del discurs, ja que permet unificar les frases relacionades amb un mateix punt i marcar la progressió del raonament en canviar de paràgraf. Aquesta progressió, però, ha de quedar ben lligada, ja sigui amb la utilització d’elements anafòrics, de pronoms febles o de la repetició d’elements importants esmentats en frases anteriors. Cal que hi hagi un equilibri entre la informació que el destinatari ja coneix i la que s’aporta de nou.


↑ Torneu a dalt



← Unitat 1 | Unitat 3 →

Torna a munt
× Tanqueu els crèdits
Autoria i llicència

Elaboració (2019): Núria Altés i Juan.

Revisions posteriors: Núria Altés i Juan, i Arnau Flórez Canals.

Coordinació tècnica i pedagògica: Servei de Formació per a la Generalitat (EAPC).

La imatge de la portada és de Gerd Altmann i s'ha obtingut a Pixabay.

L'Escola d'Administració Pública de Catalunya, amb la voluntat de contribuir a la lliure difusió del coneixement i d'acord amb el que estableix la Recomanació de la Comissió Europea sobre gestió de la propietat intel·lectual, difon aquests materials sota una llicència creative commons by-nc-sa. N'autoritza doncs el seu ús amb la condició de:

  • citant-ne font i autoria;
  • amb finalitats no comercials;
  • per fer-ne obres derivades que compleixin les condicions anteriors i es difonguin amb el mateix tipus de llicència.

Llicència de Creative Commons
Aquesta obra està subjecta a una llicència de Reconeixement-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional de Creative Commons