5. El procés d’elaboració d’un document
Abans de començar a redactar un document és recomanable que llegiu els punts següents.
Penseu que, perquè la comunicació sigui eficaç en un escrit, aquest ha de ser objectiu, simple, clar i precís.
5.1 Quin document voleu elaborar?
Escolliu correctament el document que heu d’elaborar. Tingueu en compte:
- a qui va adreçat.
- quina funció té. Podeu consultar la unitat 4. Les funcions comunicatives dels documents administratius.
- quina normativa el regula. Si teniu algun dubte, consulteu la Unitat 6. L'anàlisi de la documentació administrativa on trobareu les característiques del document concret.
5.2 De quines parts consta i quina disposició ha de tenir el document que heu escollit?
Consulteu l’esquema del model de document escollit i seguiu-lo. Tingueu en compte també les normes gràfiques de presentació que fixa el Programa d’identificació visual de la Generalitat de Catalunya.
5.3 Quina informació ha de contenir?
Seleccioneu la informació pertinent per a l’objectiu que us proposeu i deixeu de banda la que no sigui rellevant. Busqueu la simplificació.
5.4 Com heu d’ordenar aquesta informació?
Estructureu el text en paràgrafs de manera que cada un correspongui a una unitat de missatge. Seguiu un ordre lògic, així aconseguireu una comprensió pertinent i ràpida. Trobareu les indicacions necessàries a l’apartat d’Estructura i les parts de què consta a l’esquema de cada document explicat a la Unitat 6. L'anàlisi de la documentació administrativa.
5.5 Quina varietat de la llengua és l’adequada?
Penseu que el llenguatge administratiu és un llenguatge d’especialitat o tecnolecte que serveix per a les comunicacions internes de l’Administració i externes, o sigui entre l’Administració i les persones administrades. El fet que sigui un tecnolecte que s’usa per adreçar-se a la ciutadania implica que sigui més assequible que altres llenguatges tècnics. En conseqüència, s’apropa a la varietat estandarditzada, amb un nivell més aviat elevat de codificació normativa i amb els trets que caracteritzen els tecnolectes:
- lèxic i fraseologia propis
- precisió conceptual per evitar ambigüitats
- expressió senzilla, clara i entenedora per garantir l’eficàcia comunicativa
- formalitat i objectivitat per evitar implicacions personals i subjectives.
Consulteu l’apartat de Terminologia i Fraseologia, per exemple a l’Optimot.
5.6 Heu aconseguit el que us proposàveu?
Repasseu el document i comproveu que sigui clar i que:
- sigui adequat a la situació comunicativa i a les normes gramaticals
- estigui ben cohesionat (connectors, puntuació, pronoms…)
- sigui coherent tant pel que fa al contingut com a la forma (reviseu també les convencions gràfiques, família tipogràfica, majúscules i minúscules, abreviacions…).
També és recomanable passar el text per la llista de comprovació de la comunicació clara; com més punts de la llista compleixi, més planer i entenedor serà.
Per a més informació, podeu consultar els recursos lingüístics que hi ha disponibles al web del Departament de Justícia.
