4. Les funcions comunicatives dels documents administratius
Per poder posar ordre en un text, cal tenir clar què és el que volem aconseguir, quin objectiu tenim. Els escrits administratius tenen, principalment, una finalitat comunicativa i informativa. I acompleixen dues funcions bàsiques: constatar i notificar els actes administratius. És important que quan elaborem un document concret sapiguem a què respon cada part o la seva totalitat, i quina és la millor forma per plantejar-la.
Correspondència administrativa
Funció de comunicació escrita entre persones, tant si es tracta de documents estrictament oficials o que incorporen actes jurídics (l'ofici i, per tant, la notificació, com a tipus particular d'ofici) com si es tracta de documents de tipus més personal o de caràcter no administratiu (la carta i la circular, entesa, aquesta darrera, com a carta no personalitzada, i no pas com a disposició administrativa).
Convocatòries
Funció de demanar la presència d'una persona en un lloc i en una data (convocatòria de reunió, citació, invitació).
Sol·licituds
Per mitjà de les quals els particulars poden demanar per escrit alguna cosa sobre una matèria reglada (la sol·licitud o instància) a l’organisme. El recurs també té aquesta funció, tot i que en aquest cas es sol·licita que es revoqui l’acte objecte de recurs, la resolució administrativa.
Acreditatius
Funció de constatar o acreditar fets que es poden demostrar, ja que consten en arxius, registres, llibres d’actes, etc. (certificat i diligència).
Expositius - informatius
Presenten fets sobre una matèria determinada i poden incloure-hi arguments de caràcter normatiu i valoracions prèvies a la decisió final (informe, informe-proposta, proposta de resolució).
Valoratius o decisoris
S’hi fan constar decisions finals, ja sigui per mitjà d’acords d’un òrgan col·legiat (acta de reunió) o bé per decisions d’un òrgan unipersonal (resolució).
Quadre de tipus documental
El Quadre de tipus documentals és un instrument tècnic que permet tipificar els documents administratius i establir la correspondència amb els tipus estatals en les operacions d’interoperabilitat.
El Quadre de tipus documental disposa d’una guia d’utilització que concreta el seu ús i la seva aplicació.
Guia d’utilització del quadre de tipus documentals
