Saltar al contingut principal

Redacció de correspondència administrativa

Nombre de lectures: 0

← 3. La carta | Inici →

4. L'ofici



Dins de la correspondència administrativa, l'ofici és el document amb què l'Administració comunica qüestions relacionades amb la tramitació d'un expedient administratiu a d'altres òrgans de l'Administració o bé a la ciutadania.

És un document monotemàtic i de caràcter formal, en la mesura que s'insereix en un procediment administratiu i respon a continguts reglats.

Hi ha dos tipus d'oficis: l'extern i l'intern –estructuralment presenten lleus diferències que detallem a continuació.

  • L'ofici extern és el que s'adreça a una persona física o jurídica.
  • L'ofici intern és el que es fa servir per a comunicacions entre òrgans administratius, tant de la mateixa Administració com d'una altra Administració.

Encara que molt sovint la forma s'acaba assimilant entre un tipus i un altre, cal tenir present que el missatge no es pot expressar de la mateixa manera, ja que no és el mateix adreçar-se a algú que té coneixements del funcionament de l'Administració que a algú a qui no es pot pressuposar aquest coneixement. En aquest darrer cas, sempre caldrà ser més explícit.

4.1. Estructura i esquema

L'ofici és l'eina de caràcter oficial que l'Administració utilitza per comunicar qüestions regulades per un procediment administratiu.

Hi ha dos tipus d'ofici:

  • ofici extern: entre l'Administració i l'administrat, sigui una persona física o jurídica.
  • ofici intern: entre òrgans administratius.

4.1.1 Ofici extern

Capçalera

La informació que apareix impresa en aquest bloc permet identificar l’organisme que emet el document. Aquestes dades s’acostumen a justificar a l’esquerra.

Destinatari

S'hi inclouen les dades següents:

  • Nom i cognoms
  • Nom de l'organisme, institució o empresa
  • Adreça
  • CP i localitat

Salutació

La salutació és opcional en l'ofici extern i, si s'utilitza, ha de ser la més formal, que és Senyor, o Senyora,

Nucli

Varia molt d'un document a un altre, però el contingut cal que mantingui el grau de formalitat que hàgim establert i que les idees estiguin ben organitzades. De forma general, en un nucli podem trobar un primer fragment en què es presenta l'acció directa (Us informo, us comunico, etc.) o bé hi pot haver un marc referencial (En relació amb la vostra sol·licitud en la qual demaneu…, us informo que…) i un o diversos paràgrafs de desenvolupament; a diferència de la carta, no hi ha un bloc de tancament.

Podeu consultar els criteris d’estil de redacció a l’enllaç següent: Els criteris d’estil

Comiat

Si se saluda, cal acomiadar-se amb la mateixa formalitat: Atentament,

Signatura tradicional

Els elements de la signatura són:

  • Càrrec (introduït per l'article El/La)
  • Signatura
  • Nom i cognoms

Datació

Cal incloure-hi el següent: Localitat i data (el dia i l'any amb xifres i el mes en minúscules).

Signatura electrònica

Amb l’aparició de l’Administració electrònica, la localitat on se signa el document ha esdevingut irrellevant (no es recomana posar el lloc sol ni altres propostes com ara: Barcelona, en la data de la signatura electrònica).

Pel que fa a posar-hi la data, també és irrellevant, perquè aquesta ja consta a la de la signatura electrònica.

Si a la signatura electrònica no hi figura el càrrec, aleshores cal indicar-lo tal com es mostra en el peu de signatura tradicional.

A continuació teniu un enllaç de la recomanació que fa la Generalitat de Catalunya pel que fa a la signatura electrònica.

Signatura electrònica

Informacions addicionals

S'hi pot afegir informació diversa, de segon ordre, sota els epígrafs Annexos o Nota.


4.1.2 Ofici intern

Capçalera

La informació que apareix impresa en aquest bloc permet identificar l’organisme que emet el document. Aquestes dades s’acostumen a justificar a l’esquerra.

Identificació del document

En els oficis interns, tradicionalment s'ha fet servir aquest bloc per facilitar la gestió dels oficis. Les dates que hi apareixen són: data, referència nostra (R/N), referència vostra (R/V) i el motiu pel qual es redacta l'ofici (Assumpte)

Data:

R/N: R/V:

Assumpte:

L'altra possibilitat és reduir aquesta informació a la referència i l'assumpte:

Ref.:

Assumpte:

En aquest cas, aquesta informació se situa per sota el destinatari i per sobre del nucli, i aleshores la data es col·loca al final, com en l'ofici extern.

Destinatari

S'hi inclouen les dades següents:

  • Càrrec (l'ofici intern s'adreça al càrrec)
  • Nom de l'organisme o institució
  • Adreça
  • CP i localitat

Nucli

El contingut del nucli varia molt d'un document a un altre, però cal que mantingui el grau de formalitat que hàgim establert i que les idees estiguin ben organitzades. De forma general, en un nucli podem trobar un primer fragment en què es presenta l'acció directa (Us informo, us comunico, etc.) o bé hi pot haver un marc referencial (En relació amb la vostra petició sobre…, us informo/comunico que…) i un o diversos paràgrafs de desenvolupament; a diferència de la carta, no hi ha un bloc de tancament.

Podeu consultar els criteris d’estil de redacció a l’enllaç següent: Els criteris d’estil

Signatura

Els elements de la signatura són:

  • Càrrec (introduït per article El/La)
  • Signatura
  • Nom i cognoms

Datació

Quan no s'ha inclòs en l'apartat d'Identificació del document, hi posem: Localitat i data (el dia i l'any amb xifres i el mes en minúscules).

Signatura electrònica

Amb l’aparició de l’Administració electrònica, la localitat on se signa el document ha esdevingut irrellevant (no es recomana posar el lloc sol ni altres propostes com ara: Barcelona, en la data de la signatura electrònica).

Pel que fa a posar-hi la data, també és irrellevant, perquè aquesta ja consta a la de la signatura electrònica.

Si a la signatura electrònica no hi figura el càrrec, aleshores cal indicar-lo tal com es mostra en el peu de signatura tradicional.

A continuació teniu un enllaç de la recomanació que fa la Generalitat de Catalunya pel que fa a la signatura electrònica.

Signatura electrònica

Informacions addicionals

S'hi pot afegir informació diversa, de segon ordre, sota els epígraf Annexos o Nota.

Exemples d'oficis

Podeu consultar aquest enllaç dels continguts de documents administratius per veure exemples d'oficis dels dos tipus.


↑ Índex de la unitat

4.2. Qüestions diverses

4.2.1 Tractaments personals

En el cas dels oficis i per aconseguir la formalitat adequada, els tractaments són:

  • Redactor:primera persona del singular (jo).
  • Destinatari: segona persona del plural (vós).

4.2.2 Tipus d'oficis

La principal distinció entre els oficis, tal com ja hem vist, està relacionada amb el destinatari, i per això distingim entre:

  • Ofici extern: adreçat a una persona física o jurídica
  • Ofici intern: adreçat a un altre funcionari

A més, dins dels oficis externs, podem establir una subclassificació a partir de la finalitat del document i del moment del procediment que, entre d'altres, poden ser:

  • Citació: quan es demana la presència d'una persona, un dia, una hora i un lloc determinat. La citació pot ser a dia cert o a termini –en aquest segon cas, no es fixa un dia, sinó un període de temps, en un horari determinat. A més, inclou les conseqüències de no comparèixer el dia assenyalat.
  • Notificació: es fa servir per traslladar decisions administratives –resolucions, acords i actes administratius que afectin els drets de les persones interessades– i té unes característiques concretes previstes en l'article 40 i següents de la Llei 39/2015, d'1 d'octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques.
  • Requeriment: és la comunicació que s'utilitza per demanar a la persona interessada que esmeni, corregeixi o presenti una determinada documentació o que faci alguna actuació. A més inclou una referència al fet de no fer-ne cas en el termini previst. I també té unes característiques concretes previstes en l'article 68 de la Llei 39/2015, d'1 d'octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques.

Finalment, dins els oficis interns, també hi trobem un tipus específic de comunicació: el comunicat intern. S'utilitza sobretot quan la comunicació es produeix dins d’un mateix organisme –en l'actualitat, el correu electrònic substitueix en molts casos aquest tipus de comunicació.

4.3. Decàleg

  1. Recordeu que es tracta d’una comunicació relacionada amb la tramitació administrativa.
  2. Establiu qui és el destinatari (ofici intern o extern).
  3. Fixeu l’objectiu i el missatge que voleu transmetre (verb principal: trametre, comunicar, notificar, requerir, advertir, etc. + descripció de l’acció concreta) o bé, primer, poseu-hi un marc referencial (En relació amb la vostra sol·licitud en què demaneu…, us comunico que…) i, després, el verb de l'acció principal.
  4. Tingueu en compte que es tracta d’un document monotemàtic.
  5. Determineu els paràgrafs i la informació que ha de contenir cadascun.
  6. Busqueu la manera més neutra i objectiva d’expressar les idees.
  7. Apliqueu l’estructura pròpia de l’ofici, intern o extern, segons les circumstàncies.
  8. Rellegiu l’ofici amb ulls estranys (com si fóssiu la persona destinatària), abans de donar-lo per bo.
  9. Aprofiteu l'ocasió per esmenar totes les incoherències que hi detecteu (ortografia, sintaxi, abreviacions, majúscules, etc.).
  10. Recordeu la importància de la imatge corporativa (escriviu en representació de l'Administració) i ajusteu-vos als criteris fixats pel vostre organisme (espais en blanc, recursos tipogràfics, etc.)


↑ Índex de la unitat


← 3. La carta | Inici →

Torna a munt
× Tanqueu els crèdits
Autoria i llicència

Els continguts van ser elaborats per Xavier Pejó (2011).

Revisions posteriors: Núria Altés i Juan, i Arnau Flórez Canals.

Coordinació tècnica i pedagògica: Servei de Formació per a la Generalitat (EAPC).

La imatge de portada és de Wokandapix i s'ha obtingut de Pixabay.

L'Escola d'Administració Pública de Catalunya, amb la voluntat de contribuir a la lliure difusió del coneixement i d'acord amb el que estableix la Recomanació de la Comissió Europea sobre gestió de la propietat intel·lectual, difon aquests materials sota una llicència creative commons by-nc-sa. N'autoritza doncs el seu ús amb la condició de:

  • citant-ne font i autoria;
  • amb finalitats no comercials;
  • per fer-ne obres derivades que compleixin les condicions anteriors i es difonguin amb el mateix tipus de llicència.

Llicència de Creative Commons
Aquesta obra està subjecta a una llicència de Reconeixement-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional de Creative Commons