4. L'ofici
Dins de la correspondència administrativa, l'ofici és el document amb què l'Administració comunica qüestions relacionades amb la tramitació d'un expedient administratiu a d'altres òrgans de l'Administració o bé a la ciutadania.
És un document monotemàtic i de caràcter formal, en la mesura que s'insereix en un procediment administratiu i respon a continguts reglats.
Hi ha dos tipus d'oficis: l'extern i l'intern –estructuralment presenten lleus diferències que detallem a continuació.
- L'ofici extern és el que s'adreça a una persona física o jurídica.
- L'ofici intern és el que es fa servir per a comunicacions entre òrgans administratius, tant de la mateixa Administració com d'una altra Administració.
Encara que molt sovint la forma s'acaba assimilant entre un tipus i un altre, cal tenir present que el missatge no es pot expressar de la mateixa manera, ja que no és el mateix adreçar-se a algú que té coneixements del funcionament de l'Administració que a algú a qui no es pot pressuposar aquest coneixement. En aquest darrer cas, sempre caldrà ser més explícit.
4.1. Estructura i esquema
L'ofici és l'eina de caràcter oficial que l'Administració utilitza per comunicar qüestions regulades per un procediment administratiu.
Hi ha dos tipus d'ofici:
- ofici extern: entre l'Administració i l'administrat, sigui una persona física o jurídica.
- ofici intern: entre òrgans administratius.
4.1.1 Ofici extern
Capçalera
La informació que apareix impresa en aquest bloc permet identificar l’organisme que emet el document. Aquestes dades s’acostumen a justificar a l’esquerra.
Destinatari
S'hi inclouen les dades següents:
- Nom i cognoms
- Nom de l'organisme, institució o empresa
- Adreça
- CP i localitat
Salutació
La salutació és opcional en l'ofici extern i, si s'utilitza, ha de ser la més formal, que és Senyor, o Senyora,
Nucli
Varia molt d'un document a un altre, però el contingut cal que mantingui el grau de formalitat que hàgim establert i que les idees estiguin ben organitzades. De forma general, en un nucli podem trobar un primer fragment en què es presenta l'acció directa (Us informo, us comunico, etc.) o bé hi pot haver un marc referencial (En relació amb la vostra sol·licitud en la qual demaneu…, us informo que…) i un o diversos paràgrafs de desenvolupament; a diferència de la carta, no hi ha un bloc de tancament.
Podeu consultar els criteris d’estil de redacció a l’enllaç següent: Els criteris d’estil
Comiat
Si se saluda, cal acomiadar-se amb la mateixa formalitat: Atentament,
Signatura tradicional
Els elements de la signatura són:
- Càrrec (introduït per l'article El/La)
- Signatura
- Nom i cognoms
Datació
Cal incloure-hi el següent: Localitat i data (el dia i l'any amb xifres i el mes en minúscules).
Amb l’aparició de l’Administració electrònica, la localitat on se signa el document ha esdevingut irrellevant (no es recomana posar el lloc sol ni altres propostes com ara: Barcelona, en la data de la signatura electrònica).
Pel que fa a posar-hi la data, també és irrellevant, perquè aquesta ja consta a la de la signatura electrònica.
Si a la signatura electrònica no hi figura el càrrec, aleshores cal indicar-lo tal com es mostra en el peu de signatura tradicional.
A continuació teniu un enllaç de la recomanació que fa la Generalitat de Catalunya pel que fa a la signatura electrònica.
Informacions addicionals
S'hi pot afegir informació diversa, de segon ordre, sota els epígrafs Annexos o Nota.
4.1.2 Ofici intern
Capçalera
La informació que apareix impresa en aquest bloc permet identificar l’organisme que emet el document. Aquestes dades s’acostumen a justificar a l’esquerra.
Identificació del document
En els oficis interns, tradicionalment s'ha fet servir aquest bloc per facilitar la gestió dels oficis. Les dates que hi apareixen són: data, referència nostra (R/N), referència vostra (R/V) i el motiu pel qual es redacta l'ofici (Assumpte)
Data:
R/N: R/V:
Assumpte:
L'altra possibilitat és reduir aquesta informació a la referència i l'assumpte:
Ref.:
Assumpte:
En aquest cas, aquesta informació se situa per sota el destinatari i per sobre del nucli, i aleshores la data es col·loca al final, com en l'ofici extern.
Destinatari
S'hi inclouen les dades següents:
- Càrrec (l'ofici intern s'adreça al càrrec)
- Nom de l'organisme o institució
- Adreça
- CP i localitat
Nucli
El contingut del nucli varia molt d'un document a un altre, però cal que mantingui el grau de formalitat que hàgim establert i que les idees estiguin ben organitzades. De forma general, en un nucli podem trobar un primer fragment en què es presenta l'acció directa (Us informo, us comunico, etc.) o bé hi pot haver un marc referencial (En relació amb la vostra petició sobre…, us informo/comunico que…) i un o diversos paràgrafs de desenvolupament; a diferència de la carta, no hi ha un bloc de tancament.
Podeu consultar els criteris d’estil de redacció a l’enllaç següent: Els criteris d’estil
Signatura
Els elements de la signatura són:
- Càrrec (introduït per article El/La)
- Signatura
- Nom i cognoms
Datació
Quan no s'ha inclòs en l'apartat d'Identificació del document, hi posem: Localitat i data (el dia i l'any amb xifres i el mes en minúscules).
Amb l’aparició de l’Administració electrònica, la localitat on se signa el document ha esdevingut irrellevant (no es recomana posar el lloc sol ni altres propostes com ara: Barcelona, en la data de la signatura electrònica).
Pel que fa a posar-hi la data, també és irrellevant, perquè aquesta ja consta a la de la signatura electrònica.
Si a la signatura electrònica no hi figura el càrrec, aleshores cal indicar-lo tal com es mostra en el peu de signatura tradicional.
A continuació teniu un enllaç de la recomanació que fa la Generalitat de Catalunya pel que fa a la signatura electrònica.
Informacions addicionals
S'hi pot afegir informació diversa, de segon ordre, sota els epígraf Annexos o Nota.
Exemples d'oficis
Podeu consultar aquest enllaç dels continguts de documents administratius per veure exemples d'oficis dels dos tipus.
4.2. Qüestions diverses
4.2.1 Tractaments personals
En el cas dels oficis i per aconseguir la formalitat adequada, els tractaments són:
- Redactor:primera persona del singular (jo).
- Destinatari: segona persona del plural (vós).
4.2.2 Tipus d'oficis
La principal distinció entre els oficis, tal com ja hem vist, està relacionada amb el destinatari, i per això distingim entre:
- Ofici extern: adreçat a una persona física o jurídica
- Ofici intern: adreçat a un altre funcionari
A més, dins dels oficis externs, podem establir una subclassificació a partir de la finalitat del document i del moment del procediment que, entre d'altres, poden ser:
- Citació: quan es demana la presència d'una persona, un dia, una hora i un lloc determinat. La citació pot ser a dia cert o a termini –en aquest segon cas, no es fixa un dia, sinó un període de temps, en un horari determinat. A més, inclou les conseqüències de no comparèixer el dia assenyalat.
- Notificació: es fa servir per traslladar decisions administratives –resolucions, acords i actes administratius que afectin els drets de les persones interessades– i té unes característiques concretes previstes en l'article 40 i següents de la Llei 39/2015, d'1 d'octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques.
- Requeriment: és la comunicació que s'utilitza per demanar a la persona interessada que esmeni, corregeixi o presenti una determinada documentació o que faci alguna actuació. A més inclou una referència al fet de no fer-ne cas en el termini previst. I també té unes característiques concretes previstes en l'article 68 de la Llei 39/2015, d'1 d'octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques.
Finalment, dins els oficis interns, també hi trobem un tipus específic de comunicació: el comunicat intern. S'utilitza sobretot quan la comunicació es produeix dins d’un mateix organisme –en l'actualitat, el correu electrònic substitueix en molts casos aquest tipus de comunicació.
4.3. Decàleg
- Recordeu que es tracta d’una comunicació relacionada amb la tramitació administrativa.
- Establiu qui és el destinatari (ofici intern o extern).
- Fixeu l’objectiu i el missatge que voleu transmetre (verb principal: trametre, comunicar, notificar, requerir, advertir, etc. + descripció de l’acció concreta) o bé, primer, poseu-hi un marc referencial (En relació amb la vostra sol·licitud en què demaneu…, us comunico que…) i, després, el verb de l'acció principal.
- Tingueu en compte que es tracta d’un document monotemàtic.
- Determineu els paràgrafs i la informació que ha de contenir cadascun.
- Busqueu la manera més neutra i objectiva d’expressar les idees.
- Apliqueu l’estructura pròpia de l’ofici, intern o extern, segons les circumstàncies.
- Rellegiu l’ofici amb ulls estranys (com si fóssiu la persona destinatària), abans de donar-lo per bo.
- Aprofiteu l'ocasió per esmenar totes les incoherències que hi detecteu (ortografia, sintaxi, abreviacions, majúscules, etc.).
- Recordeu la importància de la imatge corporativa (escriviu en representació de l'Administració) i ajusteu-vos als criteris fixats pel vostre organisme (espais en blanc, recursos tipogràfics, etc.)
