← 2. El correu electrònic |
4. L'ofici →
3. La carta
De cartes n'hi ha de moltes menes, però en aquest apartat ens fixem en la carta administrativa: comunicació de caràcter interpersonal que l'Administració utilitza per comunicar continguts diversos que no responen a un procediment administratiu.
El Programa d'identificació visual de la Generalitat de Catalunya, mostra la disposició general dels diferents elements que la conformen i que analitzarem a continuació, però d'entrada facilita que ens fem una idea de la disposició inicial tant del contingut (capçalera, destinatari, salutació, etc.) com dels diferents espais en blanc (marges, alineació, etc.).
3.1. Estructura i esquema
Capçalera
La informació que apareix impresa en aquest bloc permet identificar l’organisme que emet el document. Aquestes dades s’acostumen a justificar a l’esquerra.
Destinatari
S'hi disposen les dades següents:
- Nom i cognoms
- Nom de l'organisme, institució o empresa
- Adreça
- CP i localitat
Salutació
El tipus de salutació depèn del grau de formalitat que, de menys a més formalitat, poden ser:
- Benvolgut senyor,
- Senyor,
- Distingit senyor,
Nucli
El contingut del nucli varia molt d'un document a un altre, però cal que mantingui el grau de formalitat que hàgim establert i que les idees estiguin ben organitzades. De forma general, en un nucli podem trobar un primer fragment de presentació, un o diversos paràgrafs de desenvolupament i un bloc de tancament.
A diferència de l'ofici, en la carta s'hi poden tractar diversos temes.
Podeu consultar els criteris d’estil de redacció a l’enllaç següent: Els criteris d’estil
Comiat
Les fórmules de comiat, també de menys a més formalitat, són:
- Ben cordialment,
- Una salutació cordial,
- Atentament,
- Aprofito l'avinentesa per saludar-vos atentament.
- Us saludo amb respecte.
Signatura tradicional
Els elements de la signatura són:
- Signatura
- Nom i cognoms
- Càrrec
Datació
Cal incloure-hi el següent: Localitat i data (el dia i l'any, en xifres, i el mes, en minúscules).
Amb l’aparició de l’Administració electrònica, la localitat on se signa el document ha esdevingut irrellevant (no es recomana posar el lloc sol ni altres propostes com ara: Barcelona, en la data de la signatura electrònica).
Pel que fa a posar-hi la data, també és irrellevant, perquè aquesta ja consta a la de la signatura electrònica.
Si a la signatura electrònica no hi figura el càrrec, aleshores cal indicar-lo tal com es mostra en el peu de signatura tradicional.
A continuació teniu un enllaç de la recomanació que fa la Generalitat de Catalunya pel que fa a la signatura electrònica.
Informacions addicionals
S'hi pot incloure informació diversa, de segon ordre, sota els epígrafs PS (post scriptum), PD (postdata) o Nota.
3.2. Qüestions diverses
3.2.1 Tractaments personals
L'ús dels tractaments en les cartes:
a) Quan hi ha força confiança entre interlocutors:
- Redactor: primera persona del singular (jo).
- Destinatari: segona persona del singular (tu).
b) Quan es vol un to formal:
- Redactor: primera persona del singular (jo).
- Destinatari: segona persona del plural (vós) o, opcionalment, tercera persona del singular (vostè).
c) Quan es busca crear més distància entre interlocutors:
- Redactor: primera persona del plural (nosaltres).
- Destinatari: tercera persona del singular (vostè).
3.2.2 Tipus de cartes
A l'Administració les cartes sovint cal que traspuïn la màxima objectivitat –la no implicació del redactor–, però això no és obstacle per valorar també el tipus de missatge i d'acord amb això organitzar el contingut.
a) Cartes positives: la informació que presenten és favorable als interessos de les persones destinatàries, que hi reaccionen favorablement.
La millor manera de redactar aquestes cartes és a partir d'un mètode deductiu:
- Exposar, primer, la informació important per, a continuació, presentar les justificacions, les circumstàncies, les condicions i la resta de detalls.
- Tancar amb un aspecte positiu: una felicitació, una visió optimista, una referència a l'actuació del destinatari, etc.
b) Cartes negatives: presenten una informació desfavorable per als interessos de la persona destinatària, que tendeix a refusar (li costa d'acceptar).
En aquests casos es recomana fer servir el mètode inductiu:
- Començar per exposar les circumstàncies generals i les normes d'actuació.
- Continuar analitzant el fet concret objecte de la carta, d'acord amb els punts exposats anteriorment.
- Presentar, finalment, la informació negativa, resultat d'una seqüència lògica, argumentada.
El missatge negatiu ha de ser clar i concís. Es pot acabar amb un missatge que alleugi l'anterior, amb l'oferiment de diàleg, propostes alternatives, etc.
S'ha d'evitar, però, qualsevol ambigüitat o doble sentit, l'abús de paraules negatives –no, negar, denegar, fals, etc.– i l'excés de verbs compassius –lamentar, sentir, saber greu, etc.
c) Cartes persuasives: persegueixen convèncer i influir en la persona destinatària sobre un tema determinat.
Com que inicialment el destinatari és possible que no tingui cap interès pel tema que s'exposa, cal buscar aquells elements que el puguin generar, a fi de convèncer-lo que el que se li ofereix és molt important i de molta utilitat.
El mètode persuasiu acostuma a presentar els passos següents:
- Arrencar amb una introducció atractiva que capti l'atenció de la persona destinatària.
- Recollir, tot seguit, els avantatges.
- Animar-la, finalment, perquè actuï en un determinat sentit.
3.3 Decàleg
- Recordeu que es tracta d’una comunicació interpersonal.
- Determineu els tractaments que utilitzareu tant per al redactor com per al destinatari.
- Plantegeu-vos les idees que voleu exposar i com les penseu distribuir.
- Fixeu l’estructura del nucli i enllaceu adequadament les diferents parts.
- Tingueu present que cada paràgraf desenvolupa una idea, i que canviem de paràgraf quan en desenvolupem una de nova.
- Construïu frases que siguin clares i que resultin fàcils d’entendre.
- Apliqueu l’estructura pròpia de la carta, sobretot en els elements de la signatura.
- Rellegiu la carta amb ulls estranys (com si en fóssiu els destinataris), abans de donar-la per bona.
- Aprofiteu per esmenar totes les incoherències que hi detecteu (ortografia, sintaxi, abreviacions, majúscules, etc.).
- Recordeu la importància de la imatge corporativa (escriviu en representació d'un organisme) i ajusteu-vos als criteris fixats pel vostre organisme (espais en blanc, recursos tipogràfics, etc.)
