5. Seguiment i avaluació d'objectius
5.1. Definició del sistema de seguiment
Un cop has treballat en la planificació dels objectius de la teva unitat i de cadascuna de les persones, convé dissenyar un bon sistema de seguiment.
Si la planificació et permet tenir una visió general de l’activitat de la unitat, l’eina de seguiment et permetrà posar el focus en el moment actual, disposar d’informació de com s’avança en la consecució dels objectius, fer ajustaments i tenir marge per maniobrar i reconduir quan sigui necessari.
La definició del sistema de seguiment de la teva unitat és un aspecte organitzatiu clau que has de compartir amb tot l’equip.
Comencem a plantejar el sistema de seguiment!
5.2. Priorització i gestió de les càrregues de treball
L’establiment dels objectius i el seu encaix amb la priorització estratègica establerta en el Pla de govern, el pla departamental i els pressupostos anuals (a través de les memòries de programa) són elements clau per determinar què cal prioritzar i essencials per enfocar-nos als resultats i a allò que s’espera de nosaltres.
La importància de la priorització
Una de les dificultats més grans en el lloc de treball és saber com prioritzar la feina. Aprendre a prioritzar significa treure més profit del temps limitat que tenim cada dia. És un dels eixos vertebradors de la productivitat i saber prioritzar adequadament pot ajudar-nos en tot, tant a gestionar el temps de treball com a assolir una bona conciliació de la vida laboral i familiar. Conèixer els objectius i les actuacions associades ens ajudarà a prioritzar les tasques en el nostre dia a dia.
Hi trobaràs informació sobre tècniques com la de treballar a partir de llistes de tasques o els mètodes d’Ivy Lee o Warren Buffett, el mètode ABCDE i el de “Menjar-se la granota”, i també aprendre-hi com establir una matriu de prioritats d’Eisenhower, que ens ajuda a separar les tasques “urgents” de les “importants” i reflexionar sobre el "mode rellotge" i el *mode brúixola".
5.3. Com pots plantejar-te el sistema de seguiment d’objectius?
Definir un sistema de seguiment és clau per al bon funcionament del treball per objectius i per a l’enfocament als resultats.
Com te l’hauries de plantejar? Aquestes preguntes, sobre els aspectes clau del seguiment, poden ajudar-te a tenir en compte alguns punts importants.
- Has fet una bona definició d’objectius?
Són assequibles, engrescadors i concrets en el temps?
- Quins objectius o fites intermedis s’han d’aconseguir en els dies o les setmanes vinents?
Defineix les tasques prioritàries i planifica com en faràs el seguiment.
- La definició del sistema ha de ser compartida amb totes les persones de l’equip?
La definició del sistema de seguiment de la nostra unitat és un aspecte organitzatiu clau i, per això, totes les persones membres de l’equip l’han de conèixer, entendre i acceptar.
- Assigna tasques: qui en seran els/les responsables?
Defineix sempre el/la responsable de cada tasca. Recorda que allò que no s’assigna no es farà!
- Defineix l’eina: quina és l’eina més adequada?
Pots definir l’eina de seguiment de tasques en funció de la naturalesa de les tasques. Tria l’eina, però comparteix-la amb l’equip!
Una sola eina o més d’una? Has de definir quan i per a què faràs servir cada eina del sistema. Pensa que el seguiment de la unitat implicarà l’ús d’una o més eines de seguiment. Per això, és important entendre quan i per a què les faràs servir i compartir-ho amb l’equip.
- Planifica les reunions: quines necessitats té l’equip?
Organitza les reunions d’acord amb les necessitats del teu equip. Per exemple, fes reunions diàries, setmanals, de final de projecte, etc.
És convenient programar les reunions amb antelació i amb una periodicitat constant. Pots programar una reunió amb tot l’equip cada setmana o cada quinzena i fer reunions parcials amb més freqüència.
El més important és la regularitat. Les agendes costen d’encaixar si no hi ha un ritme i és important que totes les persones de l’equip sàpiguen en quin moment fem el seguiment.
També convé que durant l’any facis sessions de seguiment individual amb cadascuna de les persones del teu equip per parlar del seu desenvolupament; això ens prepararà per al moment de l’avaluació.
Quan gestionem projectes, segurament hi ha implicades altres persones de l’organització i de fora (proveïdors, etc.). En aquest cas, és convenient que estableixis reunions en diversos nivells que t’ajudin a posar el focus en la visió, les actuacions i els resultats esperats i en el compliment de fites i calendaris (Comitè de Direcció del Projecte i Comitè de Seguiment o Comitè Operatiu). Aquestes reunions estan vinculades al projecte i han de ser complementàries de les que fas regularment amb el teu equip.
- Cal donar feedback?
Fes retorn al teu equip en conjunt i a cada persona de manera individual sobre l’execució i el resultat de les seves tasques.
- Haig de fer servir el mateix sistema de seguiment amb tot l’equip?
No tots els instruments de seguiment s’han d’aplicar a totes les persones de la mateixa manera. Hi ha persones que poden treballar més autònomament per la naturalesa de les seves tasques, però d’altres necessiten un seguiment més freqüent.
5.4. Les eines de seguiment
Segurament voldràs disposar d’una eina de seguiment que, amb un cop d’ull, et permeti saber quines tasques s’estan duent a terme sense haver de preguntar-ho cada vegada a les persones membres del teu equip.
És molt possible que convingui combinar eines diferents: de productivitat personal, de gestió de coneixement o per compartir informació, amb metodologies com Scrum o Kanban, de planificació i control de projectes, o per disposar de quadres de comandament.
És important que d’entrada defineixis quina eina o eines faràs servir. Les reunions amb l’equip i amb les persones seran essencials.
Eines específiques o ús d’eines que tinc a la meva disposició
Si ets una unitat de prestació de serveis o que tramites expedients, ja deus tenir una eina on hi ha la informació i el seu avanç. Informa’t sobre els informes i l’extracció de dades i eines de visualització que té la vostra aplicació.
De manera complementària, o si gestiones projectes, l’ús d’altres eines que tens disponibles a l’Office 365 et pot ser de molta utilitat. Determina quina et serà més útil i forma’t-hi per treure’n el màxim profit.
A través de GenOffice podràs millorar les teves capacitats digitals amb l’ús d’eines de treball, col·laboració i comunicació de Microsoft365.
Hi trobaràs el mapa d’eines:
- Eines de comunicació i gestió documental
- Eines de productivitat
- Eines d’organització i automatització
- Funcionalitats addicionals
Quines eines et són més útils per al seguiment dels objectius de la teva unitat?
Dona un cop d’ull a les següents:
To Do és una aplicació de gestió de tasques simple i poderosa, dissenyada per ajudar a planificar i organitzar el dia a dia d’una manera eficient.
Facilita l’administració de les responsabilitats mantenint el focus en allò rellevant. És una eina excel·lent per fer llistes de tasques personals.
Lists és una aplicació versàtil i poderosa que et permet rastrejar, organitzar i gestionar informació d’una manera eficient. Facilita la creació i el manteniment de llistes personalitzades adaptades a les necessitats del teu projecte.
Planner és una eina intuïtiva i visual de gestió de projectes dissenyada per ajudar a planificar, organitzar i seguir el progrés de tasques d’una manera eficient. És ideal per a tota mena de projectes, simplifica la col·laboració i millora la productivitat. És una eina molt potent per gestionar les tasques d’equip.
La millor manera d’usar aquesta eina és integrar-la en la teva gestió diària. Si vols assignar una tasca a algú del teu equip amb qui prèviament ho has consensuat/comentat, dona d’alta la tasca a Planner i assigna-la a la persona en qüestió i aquesta la rebrà al seu correu immediatament.
Excel és una eina de full de càlcul que ofereix opcions de visualització i anàlisi de dades. Crea informes a mida, pren decisions basades en dades, comparteix llibres de treball amb altres i col·labora en temps real utilitzant Excel per a l’aplicació web o d’escriptori.
Eines per compartir informació i gestió del coneixement:
OneNote és una eina que et permet prendre notes, organitzar i capturar informació en forma de text, imatges, enregistraments d’àudio i més. Pots incrustar una àmplia varietat de continguts, com ara documents, vídeos, clips d’àudio i més. Insereix o vincula contingut directament a les teves notes.
SharePoint és un servei d’emmagatzematge al núvol proporcionat per Microsoft, per crear llocs web. Es pot utilitzar com un lloc segur on emmagatzemar, organitzar i compartir informació des de qualsevol dispositiu, així com accedir-hi.
Teams serveix per connectar-te des de tots els teus dispositius i col·laborar d’una manera més efectiva. L’aplicació inclou funcions com el xat, les reunions, els canals o l’emmagatzematge d’arxius, entre d’altres.
Microsoft Power BI és una eina potent d’anàlisi de dades i visualització, dissenyada per convertir dades complexes en informes i quadres de comandament interactius i fàcils d’entendre. Facilita la presa de decisions basades en dades.
Comparativa d’eines per al seguiment de tasques i objectius
Mira aquest resum comparatiu de tres de les eines, que hem extret de la Guia de gestió d’equips en remot, i pensa quina s’adapta més a les teves necessitats.
Visualització del seguiment
És aconsellable tenir previst com volem mostrar el seguiment: normalment farem servir el format d’informe o taula, o la visualització de dades a través de gràfics i quadres de comandament.
Informe o taula
Si decideixes fer servir una taula per al seguiment habitual de les tasques durant l’any, encara és més important que sigui fàcil d’obtenir i d’automatitzar. Pensa en la freqüència amb què vols fer-ne el seguiment per no carregar el teu equip excessivament amb la incorporació de les dades.
Quadres de comandament
Les solucions tipus Power BI permeten automatitzar aquestes visualitzacions per filtrar o interactuar amb les dades. Parla amb la teva àrea TIC o forma algú del teu equip per treballar-hi.
Aquí el repte és treballar amb gràfics o petits quadres de comandament que et permetin veure fàcilment l’avanç de la gestió d’una manera més intuïtiva i controlar-ne els desviaments. Un quadre ben estructurat permet veure d’un cop d’ull els aspectes rellevants de la gestió molt més que una taula, si es disposa de poc temps per revisar-la.
5.5. Reunions i entrevistes de seguiment i avaluació
Reunions amb l’equip
Una part molt important del procés de seguiment i avaluació dels objectius són les reunions amb el teu equip.
En la reunió comprova si s’han fet o s’estan fent les activitats previstes i com s’estan fent. Tingues en compte, també, si s’han fet activitats no previstes i si cal incorporar-les a la planificació. Fes un seguiment del calendari per veure si hi ha retards i quines en serien les causes.
Així doncs, revisa amb l’equip:
- Quins són els resultats assolits respecte de la planificació prevista?
- Què s’ha hagut d’ajustar? Per quins motius?
- Què no hem assolit? Per quines causes? Què hem après?
- Què hem assolit correctament? Per què ha anat bé?
- Quines tasques o inputs que no estaven planificats han aparegut? Què podem fer per millorar aquest aspecte?
- Què hem de canviar/millorar?
Les reunions d’equip són imprescindibles a l’hora de fer tant el seguiment de la planificació com l’avaluació dels objectius.
El procés d’avaluació
El procés comença amb la teva autoavaluació
El procés d’avaluació s’inicia amb l’autoavaluació de les competències professionals i dels objectius que s’han fixat per a l’any, per a la unitat i per a cada persona de l’equip.
La participació activa de totes les persones en la seva avaluació com a punt de partida és un element de responsabilització del desenvolupament professional propi.
Com hi pots contribuir?
- Durant tot l’any, sigues conscient de la necessitat de contribuir als objectius de la teva unitat amb la teva actuació, ja que t’avaluaran per la teva contribució als resultats.
- En el moment de fer la teva autoavaluació, sigues sincer/a i objectiu/iva respecte al teu desenvolupament, ja que facilitarà un diàleg posterior amb el cap o la cap.
- Identifica les necessitats d’aprenentatge i formació que t’ajudarien a millorar el teu desenvolupament professional.
L’entrevista d’avaluació
En el moment d’avaluar hauràs de fer una entrevista/reunió amb la persona avaluada. Recorda que s’ha de desenvolupar des d’un enfocament constructiu. A més de l’assoliment d’objectius, caldrà parlar de les competències.
Cal pensar, també, en l’impacte que han tingut les accions o els comportaments concrets i, en cas que sigui un comportament que calgui eliminar, cal pensar què es podria haver fet diferent.
L’entrevista s’ha de fer tenint en compte aquests requisits:
- Consens: hi ha d’haver un debat constructiu entre el treballador o la treballadora i el cap o la cap.
- Personalització: l’avaluació ha de ser única i particular per a cada treballador o treballadora.
- Participació: ha de permetre que el col·laborador o la col·laboradora tingui part activa en la identificació dels seus punts forts i febles.
L’avaluació es pot veure interferida per una sèrie de dificultats, principalment degudes a causes perceptives o interpretatives, que cal tenir en compte per poder-les evitar i/o minimitzar.
- Fer judicis precipitats.
- Puntuar automàticament de forma homogènia tots els indicadors.
- Valorar a partir d’un únic comportament, per important que et sembli.
En comptes d'això, cal:
- Llegir atentament el contingut de cada ítem i atorgar a cadascun la puntuació que correspongui separadament.
- Discriminar les conductes i evitar puntuar automàticament amb la puntuació més alta. Una persona pot tenir un nivell molt alt en un ítem i mitjà en un altre
En acabar l’entrevista és el moment de fer balanç del desenvolupament professional de la persona del nostre equip i d’analitzar les necessitats d’una forma objectiva per assolir els objectius en el futur:
- És el moment de reconèixer la feina ben feta, que és un element de motivació i compromís.
- També és el moment de fer una revisió conjunta dels aspectes susceptibles de millora o desenvolupament.
- És important que l’entrevista d’avaluació acabi amb un pla d’acció per establir les accions per millorar determinats comportaments que permetin fomentar el desenvolupament professional (aquestes accions poden anar des d’accions formatives, fins a accions d’aprenentatge intern, canvis en els processos de treball, establiment de reunions periòdiques, accions de mentoria o tutorització quan escaigui, etc.). Incorpora aquest pla d’acció a la definició dels objectius de l’any vinent.
Si ets la persona avaluada: com hi pots contribuir?
- Prepara’t per a un diàleg constructiu i una escolta activa d’allò que el cap o la cap et comentarà com a resultat de la seva avaluació.
- Aprofundeix en els aspectes que no coincideixin amb la teva pròpia valoració (en positiu o en negatiu) preguntant pels comportaments concrets que els han motivat i donant-hi la teva visió.
- Contribueix a tancar l’entrevista amb esperit de millora i amb propostes clares per millorar el teu desenvolupament.
I, finalment, pensa que el cicle de planificació i avaluació comença de nou cada any!
