← Preguntes més rellevants | ← Inici del curs
Preguntes més rellevants
Arxius
En la configuració del dret d'accés a la informació pública que estableix la Llei 19/2014, no s'ha diferenciat en funció de si la informació té caràcter històric o no. Així, la Llei ha optat per establir un règim únic aplicable a tota la informació en poder de les administracions públiques, també quan es troba en arxius històrics, de manera que s'ha desplaçat en aquest punt el que regulava anteriorment la Llei 10/2001, d'arxius i documents. Malgrat l'existència, doncs, d'un sistema únic, sovint es generen dubtes en l'àmbit específic de la documentació històrica i les peticions d'accés per part d'investigadors. En aquest bloc s'han recollit aquestes qüestions.
Regla dels 25/50 anys en l'accés a documentació històrica
En un dels vídeos del curs es remet a la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d'arxius i documents, per parlar de terminis de restricció d'accés a documents que contenen dades personals sensibles que poden afectar la seguretat, l'honor, la intimitat o la imatge. A aquest respecte, en el sector dels arxivers hi ha dubtes sobre l'aplicació d'aquests terminis, i en concret el termini dels 50 anys dels documents, ja que molta gent considera que un cop passats els 50 anys del document ja s'hi pot donar accés sense restricció.
Certament, ha generat alguna controvèrsia el tema al qual et refereixes dels 50 anys dels documents, establert a l'article 36 de la legislació d'arxius (Llei 10/2001). Soc conscient que durant molt temps en el sector dels arxius s'aplicava la regla de "o 25 anys després de la mort, o 50 anys del document", i lògicament gairebé sempre s'aplicava aquesta última, ja que era molt més probable que es donés tal circumstància.
Actualment, però, el criteri que exposo en el vídeo del curs i que també vaig reiterar en un apunt anterior, està assumit no només per l'APDCAT, sinó també per la GAIP. El criteri es basa, en primer lloc, en la redacció literal de l'article 36 de la Llei 10/2001, que en els casos ja vistos (honor, intimitat, seguretat i imatge) només permet l'accés si es té el consentiment de la persona afectada, "o quan hagin transcorregut 25 anys des de la mort, o si no es coneix la data d'aquesta -de la mort-, 50 anys des de la producció del document". Així doncs, el precepte no es refereix al cas que es desconegui si la persona ha mort o no, sinó que es refereix al fet que es desconeix "la data de la mort", i per tant es dona per fet que la persona ja ha mort. No tindria sentit que, en el cas de persones mortes amb data coneguda, la protecció s'ampliés 25 anys més enllà de la mort i, en canvi, si es desconegués si la persona és morta o viva, s'apliqués sense més ni més el termini dels 50 anys. El resultat seria la possibilitat de permetre l'accés a dades íntimes de persones vives, sense el seu consentiment.
Com deia abans, aquest criteri l'ha mantingut fa anys l'APDCAT en els seus dictàmens i resolucions, i també l'ha assumit la GAIP, en concret a la resolució de la reclamació 69/2016, relativa a una petició d'accés a expedients de depuració de personal de l’Ajuntament de la Bisbal d'Empordà, i altra documentació municipal dels anys 1936-1939. En el resum que fa la GAIP de la resolució s'indica el següent:
"L’article 36.1 de la llei d’arxius, que segueix en vigor, impedeix accedir a dades personals especialment protegides de persones que han mort fa menys de vint-i-cinc anys. Segons aquest mateix precepte, quan es tingui la certesa que la persona ha mort, però es desconegui la data de la mort, només es pot accedir a les seves dades especialment protegides quan hagin transcorregut cinquanta anys d’ençà de la producció del document que les contingui. Correspon a l’Administració que rep la sol·licitud d’accés comprovar si la persona afectada ha mort o no fa més de vint-i-cinc anys. Només es pot presumir la mort en cas de documents molt antics, en què apareguin dades de persones que han mort amb tota seguretat fa més de vint-i-cinc anys; a dia d’avui, seria el cas dels documents anteriors a 1876. Es pot accedir a la resta de dades personals (no especialment protegides) en haver transcorregut setanta-set anys des de la producció de la documentació que es vol consultar."
En la resolució, la GAIP indica el següent sobre el motiu pel qual acudeix a l'any 1876:
"Una presumpció similar, que eviti haver de consultar el fet i la data de la mort al Registre Civil, només és admissible en cas de documents molt antics, en què apareguin dades de persones que han mort amb tota seguretat fa més de vint-i-cinc anys. A dia d’avui, seria el cas dels documents anteriors a 1876, atès que existeix un registre públic rigorós de les persones més longeves (mantingut pel Gerontology Research Group) i no consta que hi hagi hagut cap persona que hagi viscut més de 115 anys, de manera que tots els potencials afectats ja haurien mort fa més de vint-i-cinc anys, com exigeix l’article 36.1 de la LAGD."
Podeu accedir al contingut sencer de la resolució a l'enllaç.
Accés a dades de persones desaparegudes
I si ens sol·liciten documentació de persones desaparegudes que no tenen declaració oficial de mort o defunció? Un ciutadà sol·licita una còpia en format reutilitzable de la base de dades del Cost humà de la Guerra Civil del Centre d'Història Contemporània de Catalunya. Aquesta base recopila els morts a Catalunya (catalans o no, d'ambdós bàndols) i persones desaparegudes d'aquest període. Entre aquestes, n'hi ha que no tenen declaració oficial de mort o defunció i, per tant, podrien ser vives…
Sobre el cas que planteges hi ha dues reclamacions presentades davant la GAIP, de les quals s'ha demanat l'informe de l'APDCAT, que podeu consultar en els enllaços següents:
També facilito l'enllaç a la resolució de la GAIP.
Accés a dades sobre titulacions
La nostra escola universitària fa una elaboració genèrica de les dades quant a estudiants (nombre o estadístiques), personal, etc. Tot i així, de vegades rebem la petició de proporcionar la relació de titulats (nom de la persona i titulació i si ha acabat els estudis) d'una determinada promoció. Són dades personals i entendria que no es podrien proporcionar les més recents, malgrat que alhora no formen part de les dades especialment protegides per la llei d'arxius. Per tant, s'aplicaria la possibilitat de publicació un cop transcorreguts 30 anys de la producció de l'expedient (tancament d'aquest)? Pot perjudicar a algú en la seva intimitat difondre qui és o no és titulat d'un any? S'aplica la restricció de 25 anys de la mort o 50 anys del document un cop constatada la defunció?
Definir de manera precisa què es considera una dada de la intimitat és complex, perquè el que per a una persona podria ser íntim, per a una altra no. En tot cas, per dir-ho d'una manera senzilla, s’acostumen a equiparar les dades de la intimitat a les que estan incloses en el concepte de "categoria especial de dades" (art. 9 del RGPD), abans denominades “especialment protegides” (art. 7 de la Llei orgànica 15/1999 –LOPD–, ja derogada). Dit això, no sembla que les qualificacions universitàries encaixin en el concepte de la intimitat, si tenim en compte, per exemple, que la llei d’universitats habilita expressament a difondre la identificació de les persones quan es publiquen les notes universitàries.
Per tant, si han passat els 30 anys de l’article 36 de la llei d’arxius, semblaria que efectivament s’aixecaria la limitació i per tant es podria facilitar fins i tot sense donar audiència ni la ponderació posterior, ja que es podria entendre que ja no entra en joc el límit. Però precisament aquest és un cas en què l’aplicació del criteri general que us he explicat em genera algun dubte, per no dir que em grinyola una mica. Em pregunto si entraria en joc la finalitat de la llei de transparència, que és el que mai no hem de perdre de vista. Admeto que en algun cas podria ser-hi present, per exemple si es té dubtes del CV d’un alt càrrec respecte de si efectivament havia aprovat o no uns estudis. Però en altres casos, és a dir en la majoria, la solució que us exposo de manera genèrica en aquest cas concret no em convenç. Com podeu veure, també jo en alguns casos tinc els meus dubtes, que comparteixo amb vosaltres.
Accés a dades amb finalitats històriques i/o de recerca
Una persona no interessada vol accedir a dades personals d'una altra i demana al Departament d'Ensenyament de conèixer el segon cognom i les dades de naixement i defunció d'un antic docent. El cognom serien dades merament identificadores, les dades de naixement les tindríem per raó dels serveis prestats i es ponderarien sobre la base de l'interès històric i de recerca, però les dades de defunció no són dades que constin en el lloc de feina, sinó que constarien en el Registre Civil.
Primer de tot, com a premissa cal recordar que el dret d'accés a informació abasta totes les dades que obren en poder de l'Administració pública, però no una dada que no teniu ni havíeu de tenir, i per tant no hi ha el deure d'acudir a demanar-la i/o d'esbrinar-la per facilitar-la a qui exerceix l'accés (com ara la data de la mort, que consta al Registre Civil). Una altra cosa seria que la circumstància relativa al fet que la persona afectada estigui morta o viva sí que seria rellevant, ja que la protecció de dades s'extingeix amb la mort de la persona. Però en el cas plantejat desconec si teniu constància de la mort o no. Aquest supòsit no seria equiparable al de verificar si han transcorregut 25 anys des de la mort de la persona afectada (art. 36 de la Llei 10/2001), a l'efecte de l'aplicació o no del límit corresponent, per al qual la GAIP considera que recau sobre l'Administració pública el deure de comprovar la data de la mort a aquell efecte.
Així doncs, el cas que planteges seria una sol·licitud d'accés a dades personals d'un tercer, que estableix l'article 24.2, ja que no estarien estrictament vinculades a l'activitat administrativa (p. ex., la data de naixement). Per tant, caldria donar audiència al tercer afectat, si no és que consideréssiu que la sol·licitud no té cap justificació en la transparència ni en la recerca, i per tant el que és procedent és la inadmissió sense més tràmit. Si no és aquest darrer cas, llavors pertocaria donar audiència al tercer, però si us consta la mort de la persona afectada, llavors ja no seria procedent i li podríeu facilitar la informació que teniu -però si no teniu constància de la mort no podríeu fer-ho sense l'audiència.
Accés a dades de persones difuntes
Entenc que les persones difuntes perden el dret a la protecció de dades (excepte les que són especialment protegides). Seria correcte, per tant, donar un certificat o un volant històric d'empadronament d'una persona difunta a una altra que ho sol·liciti, encara que no hi acrediti un interès legítim?
Efectivament, el dret a la protecció de dades desapareix en el moment en què s’extingeix la vida, pel caràcter personalíssim del dret. Això, sens perjudici que, com ja he dit en apunts anteriors i s’explica en els vídeos del curs, si són dades personals que afecten la intimitat, l’honor, la seguretat o la imatge, el termini de protecció s’amplia més enllà de la mort, en concret a 25 anys més enllà, i si es desconeix la data de la mort (però se'n té la certesa), 50 anys des del document.
Per tant, en el cas d’accés a dades del padró d’una persona difunta, en ser dades que en principi no afectarien la intimitat, l'honor, la seguretat ni la imatge, seria procedent facilitar la informació.
Accés a dades de socis d'una entitat
Si una entitat té un fitxer amb els noms dels socis i una altra entitat, per motius d'estudi, recerca o per completar una base de dades relativa a l'exili dels anys 1931-1980, li interessa, entenc que això és comunicació d'informació. Aleshores, caldrà el consentiment de les persones que consten en aquest fitxer, en cas que siguin vius? Estem parlant d'un llistat de persones sòcies d'un casal a l'exterior.
La solució al supòsit que planteges depèn de si l’entitat que gestiona el casal a l’exterior que comentes encaixa en el concepte d’Administració pública o d’entitat inclosa a la llei de transparència, i en concret en la part del dret d’accés, que intueixo que no és el cas. Si està subjecta a la legislació de transparència, caldria atenir-se al que he comentat ja en casos anteriors sobre l’accés a dades d’arxius històrics, és a dir la regla dels 30 anys o dels 25-50 anys si les dades personals afecten la intimitat, la seguretat, l’honor o la imatge.
Però si, tal com intueixo, les dades pertanyen a una entitat privada, fins i tot encara que pel volum d’ajuts percebuts tingués l’obligació de disposar d’un portal de la transparència, això no la sotmetria a la regulació relativa al dret d’accés. Per tant, s’aplicaria en exclusiva la legislació de protecció de dades, de manera que, per al tractament consistent en la comunicació a una altra entitat, caldria disposar d’una base jurídica que li servís de fonament (consentiment, interès legítim), tret que la informació es referís a persones mortes, ja que en aquest cas la legislació de protecció de dades ja no seria aplicable i, per tant, no hi hauria restricció.
Accés a dades del Registre Civil sobre persones difuntes
Un dubte en el cas de demanar informació sobre un familiar mort al Registre Civil. Els jutjats també es regeixen per la mateixa legislació que la resta d'administracions públiques?
Com heu après al curs, si la sol·licitud d'accés es refereix a informació que té regulada de manera específica l'accés, cal acudir a aquesta regulació especial (disposició addicional primera de la Llei 19/2014).
Aquest és el cas del Registre Civil, ja que la Llei 20/2011, del registre civil, conté una regulació específica sobre el règim d'accés. Per tant, ja no cal tenir en compte el que també us he comentat referent a que en principi les restriccions per dades personals no operen si la persona afectada ha mort. Aquesta regulació, la podeu trobar en els articles 80 i següents, i l'article 84 conté una referència concreta al cas de dades de persones difuntes:
"Artículo 84. Acceso a los asientos que contengan datos especialmente protegidos. Sólo el inscrito o sus representantes legales podrán acceder o autorizar a terceras personas la publicidad de los asientos que contengan datos especialmente protegidos en los términos que reglamentariamente se establezcan.
Si el inscrito ha fallecido, la autorización para acceder a los datos especialmente protegidos sólo podrá efectuarla el Juez de Primera Instancia del domicilio del solicitante, siempre que justifique interés legítimo y razón fundada para pedirlo.
En el supuesto del párrafo anterior, se presume que ostenta interés legítimo el cónyuge del fallecido, pareja de hecho, ascendientes y descendientes hasta el segundo grado."
Accés al padró d'habitants
En els arxius històrics, és molt habitual la sol·licitud de consulta del padró d'habitants: estudis de població, estadístiques, cerca de dades concretes, etc. Alguns arxius han determinat que la data de consulta sigui de 50 anys des de la creació del padró, d'altres, de 30 anys. Ateses les dades que hi són recollides, segons el teu parer, quan se'n podria facilitar lliurement la consulta?
Aquesta petició s'ha de tramitar i resoldre conformement a la llei de transparència i, en tractar-se d'informació que conté dades personals d'altres, diferents del sol·licitant, caldria acudir a l'article 24.2 de la Llei 19/2014 i aplicar les regles de ponderació que estableix, entre les quals figura: a) el temps transcorregut i, b) la finalitat de l'accés, i en particular si hi ha finalitat històrica, científica o estadística, així com les garanties que s'ofereixin. Així doncs, sembla que el temps transcorregut jugaria a favor de l'accés, és a dir quan més temps hagués passat, més punts hi hauria a favor de l'accés. També serien punts a favor que la petició la fes un investigador i signés un compromís de confidencialitat (garanties).
Tot això ho has de complementar amb el que disposa l'article 36 de la Llei 10/2001, d'arxius i documents, el qual estableix que les eventuals restriccions a la consulta de documents (accés a informació), s'aixequen als 30 anys si no hi ha una disposició legal en contra, tret que hi haguessin dades personals que afectessin l'honor, la intimitat, la seguretat o la imatge, ja que en aquest cas s'haurien de superar els terminis que explico en un vídeo del curs, és a dir 25 anys després de la mort o 50 anys des del document (en aquest darrer cas sempre que es tingués la certesa de la mort de la persona afectada). D'acord amb això, si han passat 30 anys sembla que es podria facilitar l'accés sense necessitat de donar audiència ni fer ponderació, sempre que les dades facilitades estiguessin entre les que disposa l'article 24.2 de la Llei 19/2014 i, per tant, no hi haguessin categories especials de dades (art. 23).
Terminis de conservació dels documents i possibles usos
Amb referència a la conservació de les dades personals, cada administració ha d'establir el període de conservació d'aquestes? Si en el supòsit que una administració hagi indicat un període concret de conservació de les dades de tipus personal i, havent passat aquest període, hagi d'incoar un expedient d'ofici, pot utilitzar les dades que li consten en els seus arxius (tot i no ser vigents) per tramitar la notificació?
Sobre la conservació dels documents, primerament cal acudir a l’article 9 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i documents, el qual estableix que tots els documents de les administracions públiques s’han de sotmetre a una avaluació en la qual s'ha de determinar el termini de conservació (si ho justifica el seu valor cultural, informatiu o jurídic) o bé l'eliminació. Afegeix que cap document no pot ser eliminat si no se segueix el procediment establert reglamentàriament. Aquesta remissió ens porta a l’article 8 del Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents, que estableix el termini de conservació a través de la Taula d’Accés i Avaluació Documental (TAAD), aprovada pel conseller de Cultura a proposta de la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental (CNAATD).
En el web del Departament de Cultura podeu trobar les TAAD aprovades per a les diferents sèries documentals avaluades, que han d’aplicar les administracions públiques.
Per al cas que s’hagi avaluat la sèrie documental corresponent i, per tant, s’hagi fixat un termini de conservació, aquest termini es pot fer servir precisament per informar la persona interessada en el moment de recollir les seves dades, ja que una de les novetats que ha imposat el RGPD és que cal informar, també, sobre el termini de conservació de les seves dades.
Dit això, i sobre l’incís final de la pregunta relatiu a la possibilitat d’utilitzar unes dades que consten en uns documents que ja s’haurien d’haver eliminat, en puritat un dels principis del RGPD és el de limitació de la finalitat (art. 5.1.b), en virtut del qual les dades que vam recollir per a una finalitat no les podríem utilitzar per a una finalitat diferent (tret d’excepcions). Si la situació amb la qual et trobes és que has de notificar un acte a una persona i desconeixes el lloc o domicili on fer-ho, en lloc d’acudir a la informació d’un expedient anterior, en el qual potser la informació és obsoleta i, per tant, no s’ajusta al principi d’exactitud, el que hauries de fer és aprofitar l’opció que ens brinda l’article 41.4 de la Llei 39/2015, el qual disposa que en els procediments iniciats d’ofici les administracions públiques podem demanar a l’INE (IDESCAT a Catalunya) les dades sobre el domicili de la persona interessada recollides al padró municipal. Això, sens perjudici de la possibilitat de practicar la notificació per mitjans electrònics, encara que les persones físiques no estan obligades a sotmetre's a aquest mitjà de notificació, de conformitat amb l'article 14 de la Llei 39/2015.
Accés a informació en arxius
Per normal general, els arxius conserven expedients tancats i, per tant, no és aplicable la llei de procediment administratiu i sí la resta (llei d'arxius, lleis sectorials, lleis de transparència i protecció de dades). Molt sovint ens trobem que si per donar accés a la informació hem d'aplicar els criteris del procediment establert en la Llei de transparència per tramitar les sol·licituds d’accés, justament el que fem és el contrari de la filosofia del dret d'accés. Cal tenir en compte que moltes vegades les peticions d'accés als arxius no està motivada per un control de la gestió pública ni de la gestió dels recursos, sinó simplement per interès informatiu (històric, familiar, col·lectius, etc.).
De fet, som un servei que sempre hem intentat garantir el dret d'accés a la informació pública i ara ens trobem que justament una llei de transparència dificulta, en molts casos, aquest accés. I amb això no vull dir que no es tingués en compte la protecció de dades, ni la legislació sectorial, sinó tot el contrari.
Molts arxius ho han resolt amb un procediment abreujat que la llei permet, però això ja depèn de la voluntat de cada organització.
Entenc que no tenim una solució màgica per resoldre aquest "conflicte", però en qualsevol cas pretén ser una reflexió en obert i un tema de debat.
Abans de la Llei 19/2014, les peticions d'accés a informació que obra als arxius es gestionava mitjançant la Llei 10/2001, d'arxius i documents. Però la Llei 19/2014 ha volgut incloure en el seu àmbit d'aplicació totes les peticions d'accés a informació pública en poder de les entitats del sector públic, amb independència de la unitat on es trobi la informació (actiu, semiactiu, històric, etc.). Per això, la Llei 19/2014 va modificar els articles de la Llei 10/2001 que fins llavors regulaven el dret d'accés als arxius.
Amb aquesta opció, el legislador català s'ha apartat del criteri de l'àmbit estatal, en el qual s'ha considerat que l'accés a la informació que obra als arxius històrics seria un règim específic del dret d'accés regulat en una norma específica (Llei 16/1985, del Patrimoni Històric Espanyol), i per tant es regeix per aquesta regulació específica, de conformitat amb la disposició addicional 1.2 de la Llei estatal 19/2013 (equivalent a la disposició addicional 1.2 de la Llei catalana 19/2014).
De totes maneres, l'aplicació de la Llei 19/2014 a les sol·licituds d'accés a informació dels arxius no hauria de comportar més restriccions de les que hi havia. Al marge del procediment simplificat que comentes, que ens brinda l'article 34.8 de la Llei 19/2014 i que està regulat a l'article 73 del Decret 8/2021, cal tenir en compte que segueix sent aplicable l'aixecament de les restriccions als 30 anys quan el límit no es refereixi a dades personals que afectin la seguretat, l'honor, la intimitat o la imatge, cas en el qual la restricció s'amplia fins a 25 anys després de la mort de la persona afectada, o si es desconeix aquesta data —però es té la certesa de la mort— fins als 50 anys del document (art. 36 de la Llei 10/2001).
