2. L’organització i els hàbits laborals
2.1 Com organitzes el teu temps?
En primer lloc, començarem amb una petita reflexió sobre la nostra relació amb el temps:
- Tens problemes per complir els terminis i acabar les coses dins les dates establertes?
- Dediques temps a tasques que podrien fer altres persones?
- Et manca temps per planificar les tasques i les activitats?
- A l’agenda, arrossegues temes d’un dia per l’altre?
- La taula, sovint la tens plena d’expedients o d'informes endarrerits?
- Els col·laboradors o companys et consulten qüestions que haurien de resoldre ells mateixos?
- Posposes en el temps temes importants perquè cal resoldre assumptes del dia a dia?
- Et falta temps per a les qüestions personals, familiars o socials?
- Sovint et preguntes: on ho vaig anotar? Què faig primer? Serviran tots aquests papers? I després, què he de fer?
La majoria de persones tenim la sensació que estem fent activitats tot el dia però que no arribem mai a tenir temps suficient per a nosaltres, per anar a ballar, fer esport, visitar els amics i la família, llegir llibres, veure sèries, etc. Per millorar aquesta sensació de manca de temps no sembla que hi hagi unes recomanacions màgiques, però optimitzar-ne la gestió sí que depèn exclusivament de nosaltres, de la nostra voluntat i dels nostres hàbits. Per això, ens hem de conèixer, hem de reflexionar i intentar incorporar al nostre dia a dia les eines i les tècniques que més s'adeqüen a les nostres característiques.
Aquest exercici que es proposa pretén fer una primera reflexió sobre com utilitzeu el vostre temps, per detectar les àrees de millora potencial i que és susceptible de ser canviat.
Exercici d'autoavaluació: com utilitzes el teu temps?
En el qüestionari següent indica la columna corresponent segons quina sigui la resposta:
- M: Mai
- V: A vegades
- S: Sovint
| Com utilitzes el teu temps? | M | V | S |
|---|---|---|---|
| 1. Saps quins objectius vols assolir tant en l’àmbit professional com en el personal? | |||
| 2. Coneixes les activitats mitjançant les quals pots assolir els objectius? | |||
| 3. Prepares cada dia una llista de coses a fer? | |||
| 4. Marques prioritats dins de la llista de coses a fer? | |||
| 5. Assignes un temps per a cada activitat i en controles el compliment? | |||
| 6. Fas tots els assumptes que hi ha a la llista? | |||
| 7. Actualitzes per escrit les fites o els objectius professionals i personals? | |||
| 8. Tens la taula de treball neta i ordenada? | |||
| 9. Poses cada cosa al seu lloc? | |||
| 10. Resols les interrupcions de manera eficaç? | |||
| 11. Atens el telèfon, el fax, etc., quan estàs fent alguna cosa relacionada amb les responsabilitats bàsiques del teu lloc de treball? | |||
| 12. Et resulta fàcil trobar el que cerques als arxius? | |||
| 13. Actues amb decisió? | |||
| 14. Reserves cada dia una mica de temps durant el qual poder treballar tranquil·lament, sense interrupcions? | |||
| 15. Tractes de manera adequada les persones que no paren de parlar i es fan pesades? | |||
| 16. Procures evitar els problemes abans que sorgeixin, en lloc d’haver-los de resoldre quan apareguin? | |||
| 17. Fas el millor ús possible del temps? | |||
| 18. Utilitzes de manera eficaç els temps d’espera? | |||
| 19. Compleixes les dates límit amb escreix? | |||
| 20. Ets puntual a la feina, a les reunions i a altres actes als quals assisteixes? | |||
| 21. Delegues o col·labores bé per repartir tasques? | |||
| 22. Els col·laboradors cooperen amb entusiasme en les tasques assignades? | |||
| 23. Després d’una interrupció, pots tornar a la feina sense perdre el ritme? | |||
| 24. Fas cada dia alguna cosa que t'apropi als objectius a llarg termini? | |||
| 25. Treballes sota una tensió excessiva? | |||
| 26. Durant el temps lliure, et relaxes i no penses en la feina? | |||
| 27. La gent sap quin és el millor moment per estar amb tu? | |||
| 28. Dus a terme feines més importants durant les hores de màxima energia? | |||
| 29. Altres persones es poden fer càrrec de la majoria de les teves responsabilitats, si no ets a la feina? | |||
| 30. Tendeixes a ajornar les tasques que no et gratifiquen? | |||
| 31. Comences i acabes els projectes en les dates previstes? | |||
| 32. Saps dir que no quan cal? | |||
| 33. Despatxes els papers només mirant-los una vegada? | |||
| 34. Et preocupa que les reunions en què participes siguin productives per a tothom? | |||
| 35. Anteposes el més important al més còmode, fàcil o gratificant? | |||
| 36. Pots delegar part de la teva feina? | |||
| 37. Analitzes i despatxes ràpidament els papers que arriben a la teva taula? | |||
| 38. Dediques temps a treballar sense interrupcions? | |||
| 39. Deixes les feines més avorrides o desagradables per a un altre moment? | |||
| 40. Saps diferenciar allò que és important d’allò que és urgent? |
Les respostes s’han de classificar en tres apartats: el que es fa sovint (S), de vegades (V) o mai (M).
El que es fa sovint representa allò que es fa bé amb relació a la gestió del temps; el que es fa de vegades comença a indicar àrees que tenen una certa necessitat de millora, i el que no es fa mai és allò que cal modificar substancialment.
2.2 Quins elements poden tenir incidència en la gestió del teu temps?
2.2.1 La procrastinació
La procrastinació és l'hàbit de deixar per a més endavant feines que tenim previstes o que hem de fer i, en molts casos, o bé les deixem de fer o bé les substituïm per d'altres que considerem més agradables, ràpides i fàcils.
Hi ha tasques que ens costa més de fer i d'altres que ens agraden més, això passa sovint en les tasques domèstiques, en què trobem persones que prefereixen anar a comprar abans que planxar o rentar els plats abans que cuinar, però hem de pensar que allò que no ens agrada també s'ha de fer i hem de buscar mecanismes perquè no es quedi de manera permanent a la nostra llista de "tasques pendents".
En l'àmbit laboral, la procrastinació es dona sovint quan hem de fer una tasca que és llarga, que ens resulta incòmoda o que ens ocuparà molta estona. Per aquest motiu, sovint les anem deixant per al final de la jornada però, d'altra banda, sabem que sempre aniran sortint petites feines que ens "obligaran" a endarrerir-ne la realització. Aquestes "excuses" fan que la procrastinació formi part habitualment dels nostres hàbits negatius.
En el nostre vocabulari, l'expressió "Hauria de…" va lligada a la procrastinació i a les tasques que ajornem, per això hem de fixar les tasques i els objectius de manera concreta, perquè no quedin indefinits en el temps. D'aquesta manera, quan la tasca s'hagi de fer obligatòriament i es converteixi en urgent, ens provocarà nervis, estrès i malestar amb nosaltres mateixos per no haver-la fet abans. I això és el que hem d'evitar.
↑ Tornar a 2.2 Quins elements poden tenir incidència en la gestió del teu temps? |
↑ Tornar a l'índex
2.2.2 El perfeccionisme
En principi, podem pensar que el perfeccionisme és una virtut i un avantatge a l'hora de treballar, però un excés de perfeccionisme també es pot convertir en un problema quan allarguem una tasca innecessàriament, que fa que s'endarrereixi tota la resta de feines que tenim previstes.
Per exemple, en un projecte assignat a un equip en què les feines estan programades en unes dates concretes, els terminis s'han de complir obligatòriament per poder lliurar el resultat final a temps i que puguin continuar la feina altres companys. En aquest cas, si una de les persones que forma part del projecte revisa constantment la seva part i no la lliura a temps, afectarà greument el resultat final.
Això no té res a veure amb el fet de treballar malament o de deixar les feines a mitges. La solució és planificar-les bé, fer-les en el temps previst i no revisar innecessàriament la feina que hem fet.
Aquí us deixem un article aparegut a la secció de La Contra de La Vanguardia, de Gabriel Ginebra, sobre la gestió i el perfeccionisme.
↑ Tornar a 2.2 Quins elements poden tenir incidència en la gestió del teu temps? |
↑ Tornar a l'índex
2.2.3 El cicle corporal
Un altre dels elements que també hem de tenir en compte a l'hora de treballar i que també té a veure amb l'hàbit de procrastinar és conèixer el nostre cicle corporal. Tots coneixem persones que un cop sona el despertador ja estan completament actives, mentre que altres persones necessiten una bona estona abans de començar a fer coses que requereixen concentració.
En aquest sentit, és molt important saber distribuir la nostra feina i deixar les activitats que són més llargues o complexes per als moments en què tenim més energia, ja sigui només arribar a la feina, després del cafè, etc., d'aquesta manera la nostra llista de temes pendents no serà tan llarga.
A continuació teniu un gràfic en el qual es relaciona el rendiment respecte de l'activitat biològica del cos, en el qual es pot observar que el rendiment que traiem d'allò que estem fent està directament relacionat amb l'activitat biològica, però s'arriba a un punt on aquest pot decréixer.
↑ Tornar a 2.2 Quins elements poden tenir incidència en la gestió del teu temps? |
↑ Tornar a l'índex
2.3 Les lleis de la productivitat
Hi ha moltes teories i principis sobre la productivitat en el treball. Comentem les que poden ser més representatives:
Llei de Carlson
És important perquè ens indica que quan aturem una feina que estem fent, sigui per una interrupció o bé perquè la deixem per començar-ne una altra, el nostre rendiment es veu perjudicat. En aquest cas, es recomana respectar el temps de treball que ens hem marcat i no deixar que la nostra feina sigui interrompuda.
Llei de Fraisse
Ens indica que el temps és una variable subjectiva en funció del nostre interès cap a l'activitat que fem. Les tasques que no tenen gaire interès per a nosaltres les farem més lentament i sense motivació.
Llei d'Illich
Ens indica que després d'unes hores treballant la nostra productivitat baixa i, fins i tot, es fa negativa. La concentració és un dels aspectes més importants per dur a terme amb eficiència la nostra feina, per aquest motiu és important establir temps de descans quan les feines que hem de fer comporten moltes hores seguides de treball. A mesura que passen les hores, la nostra concentració és menor, hi ha menys productivitat i es produeixen més errades.
Llei de Pareto
També coneguda com la Llei del 80/20, ens indica que, de totes les activitats que fem durant el dia, només un 20% produeixen el 80% dels resultats que obtenim. És a dir, la major part de les nostres activitats no comporten la majoria de resultats, per la qual cosa és important identificar les que siguin més rellevants per aconseguir els objectius que ens marquem.
Llei de Parkinson
Estableix que el treball s'allarga fins a omplir tot el temps que tenim disponible. Aquesta realitat pot comportar algun perill, com per exemple deixar les coses cap a última hora i que ens pugui sorgir algun imprevist el darrer dia de treball que ens impedeixi acabar o lliurar la feina.
Llei de Yerkes-Dodson
Estableix una relació entre el nivell de tensió i la qualitat del rendiment, tal com mostra el gràfic següent:
2.4 Els hàbits laborals... i personals
Començarem aquest apartat explicant una breu història.
Suposa que et trobes amb algú que treballa intensament al bosc, tallant un arbre amb una serra.
- Què esta fent, senyor? —li preguntes.
- Que no ho veieu? —respon amb impaciència—. Estic tallant aquest arbre.
- Se'l veu exhaust —li dius—. Quant temps fa que hi treballa?
- Més de cinc hores, i estic molt cansat. Això no és senzill.
- Per què no fa una pausa d'uns minuts i aprofita per esmolar la serra? Segur que serraria molt més ràpid.
- No tinc temps per esmolar la serra —diu l'home emfàticament—. Estic massa ocupat serrant.
2.4.1 Què és un hàbit?
Un hàbit és un costum, una disposició a actuar d'una determinada manera, de forma repetida, establerta durant un llarg període de temps, que es du a terme de manera inconscient. És una tendència fixada en la ment o en el caràcter.
Començarem fent un petit exercici. Pots unir els punts següents amb quatre línies, sense aixecar el bolígraf del paper?
Si no heu pogut, aquí teniu la solució:
exercici_unir_punts_resolt....png
En tota acció que convertim en un hàbit, sovint intervenen diversos factors:
La personalitat:
- Pràctica: són persones que acostumen a treballar per objectius, puntuals i exigents, que estableixen prioritats.
- Sociable: són persones actives, sovint desordenades, i tolerants.
- Dubitatives: són persones insegures, que donen massa voltes a les coses.
- Detallistes: són persones perfeccionistes i planificadores.
La nostra voluntat. Acostumem a fer:
- El que ens agrada abans que el que ens desagrada
- El que es fa de pressa abans del que costa molt de temps
- El que és fàcil abans del que és difícil
- El que sabem fer abans del que és nou
- El que és urgent abans del que és important
- El que els altres ens imposen abans del que nosaltres hauríem escollit.
La feina que fem i el nostre entorn laboral:
- La classificació del nostre lloc de treball
- La tipologia de tasques que tenim assignades
- Si ocupem un lloc de comandament
- Si el nostre cap ens prioritza les activitats i ens supervisa el treball.
Però, en qualsevol cas, tots aquests elements poden ser modificats perquè depenen de la nostra DISCIPLINA PERSONAL.
↑ Tornar a 2.4 Els hàbits laborals... i personals
↑ Tornar a l'índex
2.4.2 Detecció d'hàbits positius i negatius
Tots coneixem quins són els nostres hàbits positius i negatius, però per gestionar bé el nostre temps hem de modificar els que no fem bé.
Sovint podem trobar com a hàbits negatius no saber prioritzar les tasques, no recordar tot el que tenim pendent, no saber dir "no" a les distraccions, o bé no tenir en compte possibles imprevistos.
Hem de ser conscients dels nostres hàbits negatius, sortir de la zona de confort i establir un pla d'acció per millorar la situació.
↑ Tornar a 2.4 Els hàbits laborals... i personals
↑ Tornar a l'índex
2.4.3 Eines per modificar els hàbits personals
Com podem canviar els hàbits negatius?
Per poder canviar els nostres hàbits negatius, el que hem de fer primer és identificar-los. Utilitza la tècnica següent:
Escriu en un full:
- L'hàbit negatiu que vols eliminar: ha de ser un objectiu concret, saber què vols.
- Quins són els punts negatius si mantinc l'hàbit negatiu.
- Quins són els canvis positius que trobaré quan elimini l'hàbit.
- Quant temps necessito per eliminar-lo. En aquest cas, has de ser realista i no intentar posar terminis massa ajustats.
- Quins recursos necessitaré per aconseguir eliminar-lo (personals, materials, econòmics, etc.).
- Quins són els imprevistos que poden sortir durant el desenvolupament i com els puc resoldre. No ajornis la resolució dels problemes que es plantegin.
- Quin és el millor moment per modificar l'hàbit: tal moment del dia, de l'any, etc., en funció de l'hàbit escollit.
- Qui em pot ajudar i donar suport quan surtin entrebancs.
↑ Tornar a 2.4 Els hàbits laborals... i personals
↑ Tornar a l'índex
