6. Suports per a la gestió eficaç del temps
6.1 Suports per a la gestió eficaç del temps
Tal com s'ha vist a la unitat 3 del curs, planificar significa guanyar temps a partir d'una visió de les activitats a fer; en definitiva, més previsió i menys estrès.
La planificació és necessària per aconseguir els objectius laborals i personals establerts.
Moltes vegades, la planificació per escrit és imprescindible i facilitarà la concentració i la valoració dels resultats.
Tenim al nostre abast diverses eines de planificació comunes, com per exemple l’ús de l’agenda, el full de registre diari o la planificació a curt o llarg termini.
Recordeu que, per poder-nos planificar adequadament, cal tenir un primer registre de tot allò pendent a fer, classificar-ho en funció de la importància o la urgència del tema, assignar un temps a cada activitat, planificar-nos per escrit i fer el seguiment del grau d’assoliment del que s'ha planificat per valorar si cal revisar-ho.
Altres eines de gestió, com per exemple els sistemes de gestió de la qualitat, es basen en el cicle de Deming o de la millora contínua, la qual disposa una sèrie d’accions a planificar, uns terminis i responsabilitats per fer-les, una revisió del que s'ha fet i una nova planificació en funció dels objectius assolits.
Es coneix com el cicle de Deming, o PDCA (Pla-Do-Check-Act).
L’ús actual d’un programari informàtic adequat ens ha de permetre gestionar el temps laboral de la manera més eficaç que es pugui; la introducció d’eines com les reunions virtuals o el seguiment de projectes mitjançant entorns col·laboratius, és indispensable per assolir aquests nous objectius.
El correu electrònic és un mitjà de comunicació ràpid, directe i eficient. Permet una resposta immediata i una interlocució directa amb la persona que ens interessa o amb d'altres relacionades asincrònicament; però un ús incorrecte ens pot fer perdre el temps.
Consells sobre l’ús del correu electrònic:
- No sempre la difusió massiva està justificada.
- Cal eliminar missatges no desitjats i donar-se de baixa de llistes de distribució si no ens interessen.
- Cal agrupar els correus en carpetes i directoris.
- En l’assumpte s’ha de posar clar el tema principal.
- Cal utilitzar correctament les normes d’estil. Els missatges, encara que siguin urgents, no s’han d’escriure en majúscules i tampoc no han de ser llargs. Si s’ha d’escriure molt, és millor annexar un document.
- Cal comprovar les adreces electròniques abans de la tramesa.
- Cal eliminar els contactes que ja no siguin necessaris o evitar trametre missatges a destinataris que no formin part del tema a tractar.
- Cal fer servir filtres en la safata d’entrada.
6.2 La millora del nostre entorn laboral
També és important prendre mesures per millorar el nostre entorn laboral, per exemple:
- Gestionar els arxius amb carpetes de treball que incloguin projectes del moment, tasques rutinàries diàries, setmanals, mensuals i informació amb dades de referència (noms, adreces, telèfons, etc.).
- Destinar un temps a netejar arxius i/o carpetes.
- Ordenar la taula: les taules desordenades no ajuden a pensar de manera clara i creativa, així que treu de la taula totes les coses que no necessites per treballar.
Un entorn de treball eficient i còmode ha d’incloure una cadira ergonòmica, il·luminació suficient, un equip que deixi prou espai lliure, accedir a les tasques sense tenir que desplaçar-se gaire lluny, sense soroll, estar a prop d’una finestra, disposar de superfícies netes i tenir condicions ambientals agradables (temperatura).
A continuació s'enumeren consells per millorar el nostre entorn quotidià:
- Buidar la taula de tot allò que no necessitem
- Usar una safata d'entrada i evitar acumular papers
- Distribuir i arxivar els assumptes entrants
- Limitar el flux d'informació
- Establir un sistema personal d'arxiu
- Planificar per avançat
- Programar les activitats
- Dividir els treballs grans en tasques a curt termini
- Fer un seguiment dels progressos
- Delegar quan es pugui
- Establir paràmetres per dir "no"
- Fer i seguir una llista de prioritats
- Agrupar les tasques segons les capacitats requerides
- Mantenir els ulls oberts per trobar dreceres.
6.3 La millora global en la gestió del nostre temps
A continuació, a mode de resum del curs, s'exposen els diversos conceptes globals apresos en relació amb l'optimització del temps laboral, agrupats en els eixos següents:
Planificació de la feina
Únicament es pot mesurar allò que es mesura, per tant és imprescindible conèixer allò que volem fer, planificar-nos per assolir els objectius previstos i poder analitzar després l'eficiència i eficàcia en el grau d'assoliment dels resultats obtinguts, i poder emprendre accions per millorar la gestió del temps.
Anotació de tasques
Allò que no es registra no existeix, per tant és important, per a la traçabilitat i el seguiment, disposar d'un registre de tot allò que volem fer i que acabem fent com a eina de control i registre.
Programació
Si no ens programem, no ens podem planificar, per tant, atenent als criteris de priorització, és important disposar d'un guió diari de tot el que s'ha previst per evitar posposar tasques, preveure imprevistos i gestionar adequadament l'assoliment dels objectius.
Priorització
Un cop hem registrat la nostra planificació, és el moment de prioritzar les tasques. Cal aplicar els coneixements per distingir entre la urgència i la importància i evitar fer tasques en un ordre no adequat, sense deixar-nos guiar pels hàbits que tenim; d'aquesta manera podrem ser proactius i no reactius i, per tant, tindrem sensació de control.
Durant la feina
Mentre executem la planificació prevista, cal fer front als lladres interns i externs del temps que ens anirem trobant resolent les urgències que tinguem i prioritzant les tasques importants.
Organització documental
Durant la resolució de tasques cal tenir present els bons hàbits de gestió, conèixer el nostre cicle corporal, mantenir unes condicions laborals adequades, controlar les feines pendents o disposar d'un sistema de registre i d'arxiu adequat.
L'ús adequat de noves tecnologies ens ajudaran a optimitzar el temps laboral.
