3. La planificació i el treball per objectius
Un expert assessor d’empreses en gestió del temps va voler sorprendre els assistents a la seva conferència. Va treure de sota l’escriptori un pot gran de boca ampla, juntament amb una safata amb pedres de la mida d’un puny, i va preguntar:
- Quantes pedres pensen que caben al pot?
Després que els assistents fessin les seves conjectures, va començar a ficar pedres fins que va omplir el pot. I va preguntar:
- És ple?
Tots se’l van mirar i van assentir. Llavors, de sota l’escriptori va treure un pot amb grava. Va ficar part de la grava dins l’altre pot i el va agitar. Les pedretes van penetrar pels espais que deixaven les pedres grans. L’expert va somriure amb ironia i va repetir:
- És ple?
Aquest cop els assistents van dubtar:
- Potser no.
- Bé!
I va posar sobre la taula un tercer pot amb sorra que va començar a abocar al primer pot. La sorra es va escolar en els petits forats que deixaven les pedres i la grava.
- És ple?
- No!
Va agafar una gerra d’aigua d’un litre i la va començar a abocar al pot.
- Què hem demostrat?
Un alumne va contestar: "No importa si la teva agenda és molt plena, si ho intentes, sempre pots fer que hi càpiguen més coses."
- No!
Aquesta lliçó ens ensenya que si no col·loques les pedres grans primer, mai no podràs col·locar les més petites després. Quines són les grans pedres a la teva vida? La teva família, els teus amics, els teus somnis, la teva salut, la persona que estimes… Recorda, situa-les en primer lloc i la resta trobarà el seu.
Per tant, cal planificar-nos per assolir tots els objectius i saber prioritzar-los.
3.1 La planificació
La planificació de les feines que tenim pendents és essencial per poder disposar d'un ordre i d'uns criteris a l'hora de fer la feina.
La planificació ens permet disposar del control del temps d'acord amb els paràmetres que nosaltres establim, i ha de donar com a resultat la realització de les feines d'una manera més ordenada i àgil. Es pot arribar a pensar que "perdem temps" quan ens dediquem a planificar les coses, però la realitat és tot el contrari. La planificació permet que les activitats es puguin desenvolupar més ràpidament i amb l'ordre que nosaltres establim d'acord amb paràmetres que ens són més beneficiosos per les nostres característiques.
Es calcula que un 20% de les activitats que fem durant la jornada no estan previstes i, per tant, la planificació ha de ser flexible per incorporar, a més del que és obligatori i ja tenim previst, tot allò que vagi sorgint durant la jornada.
A l'hora de planificar les feines, es poden seguir les recomanacions següents:
- Preparar la programació de les activitats abans de començar la jornada: és recomanable fer-ho en acabar la jornada laboral, per tenir-ho a punt quan comencem la nova jornada a primera hora, però també ho podem fer al matí per recordar i ordenar tot el que volem fer durant el dia.
- Deixar temps entre activitat i activitat: a més de les recomanacions que es fan quant a la salut sobre els descansos i estiraments que podem fer durant la jornada laboral, és important deixar uns minuts per als imprevistos (que segur que apareixeran) i també per a trucades, resposta de correus electrònics, consultes a companys, etc.
- Tenir la planificació d'activitats a la vista: d'aquesta manera recordem allò que tenim pendent i podem fer canvis de priorització.
- Prioritzar: quan fem la planificació és important escriure les activitats seguint l'ordre en què volem fer-les. Podem establir criteris que ens siguin més útils, com les hores de més concentració o preveure les tasques més llargues a primera hora.
- Fixar un temps per a cada activitat: és recomanable indicar l'inici i el final de l'activitat que tenim prevista, incorporant, si cal, el temps de les pauses, i sempre ser realistes amb la previsió.
- Acabar les activitats que comencem: quan deixem una activitat a mitges durant molt de temps, necessitem massa temps per posar-nos novament al dia.
- Incorporar la tecnologia per ajudar a planificar-nos: calendari Outlook, Planner, etc.
Estar desconcentrat, allargar les feines, poca organització a la taula, etc., es pot convertir en un hàbit negatiu, és a dir, en un comportament mecànic que resulta difícil de canviar.
3.2 El treball per objectius
Un objectiu és el resultat final que volem assolir (amb el que et sents compromès), mitjançant la realització d'una sèrie d'accions concretes. És l'element bàsic de la nostra planificació, atès que totes les tasques que volem fer són objectius a realitzar.
Per aconseguir realitzar un objectiu, una activitat, una feina, etc., primer hem de definir com ha de ser:
Característiques dels objectius
Els objectius, per estar ben definits, han de tenir unes característiques molt determinades. Han de ser:
- Clars i precisos: una definició breu.
- Possibles: no té cap sentit plantejar-nos la realització d'una activitat que no serà possible aconseguir.
- Formulats en positiu: vull…, he de…, han de ser plantejaments amb una voluntat clara de realització.
- Realitzables: han de ser realitzables amb els recursos de què disposem.
- Exigents i estimulants: com que la realització depèn de la nostra voluntat, en el resultat hem de trobar un estímul.
- Fragmentables en subobjectius: sempre és millor establir objectius a curt termini o fragmentar els que siguin molt complexos. D'aquesta manera, la consecució de petites fites ens dona impuls i confiança a aconseguir l'objectiu final.
- Accessibles: hem de tenir fàcilment a l'abast les eines necessàries per realitzar-los.
- Tenir dates de venciment: hem de preveure una data per a la realització i ha de ser com més realista millor, sense precipitació, però amb un ritme que ens permeti mantenir la il·lusió per aconseguir-los.
- Ben planificats i a la vista: una bona planificació és fonamental per aconseguir-los i hi hem de tenir accés per poder marcar les fites aconseguides.
3.3 La priorització de tasques: la urgència i la importància
Un cop ja hem definit quins són els nostres objectius a realitzar (activitats, feines, previsions, etc.), hem de pensar que no podem fer-los tots al mateix temps, i que es requereix un ordre que s'ha d'efectuar mitjançant l'establiment de prioritats.
3.3.1 Avantatges de prioritzar
La priorització de les tasques és un element essencial: hem de saber què hem de fer primer i per què. Hem de pensar que, quan fem una tasca, aquesta ha de ser única i hem d'estar concentrats a fer-la fins que l'acabem. Tal com ja hem esmentat anteriorment, les tasques que queden interrompudes representen una pèrdua de temps important, perquè hem de tornar enrere a recordar el que havíem fet i seguir el fil des del punt exacte on ho havíem deixat.
Per prioritzar una tasca, ens haurem de centrar en les que són realment importants o necessàries i intentar separar-les de les que no representen un valor afegit. En aquest cas, haurem de valorar si realment s'han de fer i són necessàries, si es poden delegar en altres persones o equips o si es poden reconduir i agrupar-les.
Finalment, l'element essencial per fer-les és determinar la urgència o la importància de l'activitat.
↑ Tornar a 3.3 La priorització de tasques: la urgència i la importància |
↑ Tornar a l'índex
3.3.2 Eines per determinar la urgència i la importància
En primer lloc, començarem per fer una distinció entre el que és la urgència i la importància:
- Urgència: major o menor promptitud amb què es du a terme una tasca.
- Importància: contribució de tasques per aconseguir responsabilitats del lloc.
Matriu d'Eisenhower
La matriu d'Eisenhower no diu què és urgent o important, ja que és una eina de gestió del temps. El que és urgent o important ho decideix un mateix i depèn de les persones, situacions o etapes concretes. Per poder fer ús de la matriu d’Eisenhower, cal classificar les tasques segons la importància i la urgència.
Per elaborar la matriu d'Eisenhower, haurem de fer quatre quadrants i classificar-los amb les lletres A, B, C i D.
De la intersecció de les quatre opcions tenim la classificació següent:
- Tasques preferents (tipus A). Molt urgents i molt importants: absoluta preferència, són essencials.
- Tasques secundàries (tipus B). Poc urgents i molt importants: són tasques que, si es posposen, amb el temps es converteixen en tipus A. Són tasques a planificar (visió de futur).
- Tasques delegables (tipus C). Molt urgents i poc importants: associades a imprevistos i que podem fer conjuntament.
- Tasques opcionals (tipus D). Poc urgents i poc importants: són les tasques no incloses en els apartats anteriors que s’acostumen a fer en moments concrets i/o situacions de relaxació.
L’ordre de prioritats per fer les tasques diàries és: A, B, C i D.
| Molt urgents | Poc urgents | |
|---|---|---|
| Molt importants | Tasques A: Cal ocupar-se de les tasques que s’indiquen en aquest espai immediatament, sense dilació però sense instal·lar-se permanentment en aquesta zona. | Tasques B: Si bé les tasques d’aquest espai poden esperar, és convenient de dur-les a terme abans que es converteixin en urgents; per tant, s’han de prioritzar després de les tasques molt importants i urgents. És l’espai que permet tenir una millor visió de futur i de la qualitat de la direcció. |
| Poc importants | Tasques C: Hi ha el risc de la tirania del que és urgent. Atès que aquestes tasques no tenen una importància significativa, si és possible, s'han de buscar mitjans per fer-les ràpidament (suport, col·laboració, etc.) | Tasques D: Són tasques que, en general, cal evitar. Ens n'hem de plantejar la necessitat. |
La taula que hem vist ens indica que normalment ens hauríem de moure en la zona del quadrant B, és a dir, fer les tasques de manera constant i planificada.
No hem de deixar que les feines arribin a la data límit i es converteixin en tasques urgents, sense marge per fer rectificacions o millores, i que ens comporti un estat d'estrès continu. Hem d'evitar treballar sota pressió constant, perquè comporta esgotament i la possibilitat de fer moltes errades.
Pel que fa al quadrant C, són activitats que són urgents per la necessitat de resoldre-les ràpidament, però no són rellevants per si mateixes; per exemple, una visita imprevista que s'ha d'atendre però que podria haver estat planificada en un altre moment, trucades, etc. Comporten que s'han de fer en un curt termini de temps i, sovint, obliga a canviar d'una feina a una altra per atendre aquesta necessitat de resolució immediata.
Finalment, el quadrant D inclou funcions o tasques que hauríem de revisar i planificar en el temps, però que no tenen habitualment un termini de resolució associat (el podem regular nosaltres) i no tenen una importància rellevant (netejar correus antics sense incidència, endreçar la taula, etc.). Cal distingir el que no caldria fer (feines obsoletes innecessàries) i el que podem fer en altres moments, però sense caure en la procrastinació!
A continuació podeu veure la matriu d'Eisenhower, classificada amb exemples d'activitats i resultats:
| URGENT | NO URGENT | |||
|---|---|---|---|---|
| IMPORTANT | ACTIVITATS RESULTANTS DE: Crisis Problemes de pressió Projectes i activitats orientades a dates límit | RESULTATS: Sensació d'estrès i esgotament Estar contínuament apagant focs | ACTIVITATS RESULTANTS DE: Desenvolupament i previsió Planificació i control Construcció de relacions Detecció de noves oportunitats | RESULTATS: Perspectiva del balanç Disciplina Control Alt grau de creixement Més qualitat de vida Menys crisis |
| NO IMPORTANT | ACTIVITATS RESULTANTS DE: Interrupcions constants Trucades Determinats correus Algunes visites o entrevistes Alguns assumptes de pressió Activitats socials | RESULTATS: Enfocament a curt termini Reputació de camaleó Absència de planificació Sensació de víctima Activitats superficials | ACTIVITATS RESULTANTS DE: Trivialitats Determinades peticions per correu Algunes trucades Pèrdua de temps Activitats agradables | RESULTATS: Sensació de trivialitat Ocupació de temps morts |
↑ Tornar a 3.3 La priorització de tasques: la urgència i la importància |
↑ Tornar a l'índex
