4. Els lladres del temps
4.1 Els lladres del temps
Un cop tenim els criteris de planificació interioritzats, cal ser conscients de totes les incidències que n'afectaran el desenvolupament i l'assoliment i que comportaran, moltes vegades, que haguem de tornar a planificar-nos per assolir els objectius previstos en els terminis fixats.
Dins de l’argot de la gestió dels temps, aquest conjunt d’incidències es denominem "lladres del temps", perquè com la paraula ens indica, incideixen en el tempo de les coses i fan que el temps que havíem previst dins de l’etapa de planificació s’allargui moltes vegades de forma involuntària, imprevista o imprevisible.
La dimensió d’un lladre del temps és determinada no només en termes quantitatius, sinó també en termes qualitatius, ja que aquestes interrupcions comporten, d'una banda, una pèrdua de temps en relació amb la tasca planificada i, de l'altra, afecten la nostra capacitat de concentració i, per tant, de producció els instants següents a l'aparició.
Per descomptat, cert tipus d’interrupcions formen part de la nostra tasca diària, però cal intentar gestionar-les per reduir i minimitzar-ne la durada i els efectes sobre el nostre treball i, per tant, sobre la nostra planificació.
Podem tenir la següent classificació dels lladres del temps en funció de l'origen:
- Lladres interns
- Lladres externs.
4.2 Els lladres interns
Denominem "lladres interns" els que estan associats a la personalitat de cadascú i, per tant, estan directament relacionats amb els hàbits personals.
Per tant, és important reflexionar sobre la nostra pròpia personalitat i, per tant, sobre quins hàbits tenim, ja que dues persones diferents tindran lladres interns diferents; per aquest motiu cal identificar els nostres lladres del temps, per poder establir accions eficaces per fer-hi front.
En aquest sentit és important ser conscients de les funcions que desenvolupem dins de les organitzacions, ja que algunes vegades els mateixos hàbits personals poden afectar negativament el desenvolupament d'algunes tasques (i per tant podrien ser considerats un lladre intern), i poden comportar, en altres casos, un avantatge per assolir els objectius planificats.
A continuació, s'enumeren alguns lladres interns a mode d'exemple:
- No tenir uns objectius definits de la feina a fer.
- No planificar el treball quotidià de forma estructurada.
- La falta de dades a l'hora d'iniciar nous projectes o activitats.
- La tendència a voler-ho fer tot massa perfecte en temes urgents.
- No ser capaços de prendre decisions quan correspongui.
- No disposar d'un ordre tant físic com cronològic, que fa que moltes vegades tinguem diversos temes oberts a l'hora i que no acabem de tancar-ne cap.
- Ser incapaços de delegar feines que no es corresponen amb el nostre càrrec o posició a l'organització.
- Resistir-nos als canvis organitzatius o de funcionament.
- La ineptitud per dir "no" o el fet d'estar sempre disponibles per a tothom.
4.3 Els lladres externs
A més dels lladres interns que hem vist a l'apartat anterior, hi ha una sèrie de variables, extrínseques a nosaltres mateixos, que poden exercir una influència directa en la consecució de les fites establertes i que de manera directa poden afectar la nostra planificació.
Aquestes variables, conegudes com a "lladres externs", depenen de les condicions del nostre lloc de treball, de l'entorn en el qual ens movem, del personal que ens envolta o, moltes vegades, del tipus de feina que pretenem fer o del lloc que ocupem en una organització.
A continuació s'enumeren alguns d'aquests lladres externs:
- Rebre trucades telefòniques imprevistes o inútilment llargues.
- El costum d'estar sempre disponible per a tothom.
- Haver de donar les mateixes instruccions de manera repetitiva.
- Rebre visites imprevistes.
- Dedicar massa temps a reunions interminables o mal preparades.
- Haver de fer gestions administratives excessivament burocràtiques.
- Gestionar el correu electrònic inapropiadament.
- Fer altres funcions o tasques no pròpies del teu treball.
- El fet de treballar amb segons quina tipologia de companys o caps.
4.4 Recomanacions per evitar els lladres
Davant de l'aparició dels lladres del temps, hem de tenir mecanismes per combatre’ls i evitar que afectin les nostres planificacions.
A continuació s'exposen a mode d'exemple algunes reflexions que us poden ajudar:
Davant de la manca d'organització:
- Recordar que les coses no es perden, simplement són fora del seu lloc.
- Tenir a la taula només el que és necessari, per exemple, els projectes actius o els recursos més utilitzats.
- Disposar de safates d’entrada i de sortida de tasques per evitar acumulacions inadequades.
- Limitar o optimitzar el flux documental o administratiu en les gestions que fem.
- Tenir arxius organitzats que facilitin la cerca de documentació.
- Practicar el principi d’un lloc per a cada cosa i cada cosa al seu lloc.
- Col·locar el telèfon al costat oposat de la mà amb què s’escriu per poder prendre notes amb facilitat.
- Aplicar els conceptes d'importància i d'urgència en la gestió de tasques.
- Lliurar els documents (o correus electrònics) a les persones a qui correspongui gestionar-los per evitar gestions innecessàries.
- Evitar còpies o duplicats innecessaris.
- Fer còpies de seguretat.
Davant dels contactes socials:
- Recordar que les persones, a banda de necessitats econòmiques, també tenen necessitats de caràcter social, per la qual cosa cal reconèixer i acceptar els contactes socials a la feina però evitar que es converteixin en un lladre del temps. Tenir present que el problema sorgeix quan la freqüència i la durada superen els límits raonables.
- Establir límits temporals als temps de descans, als cafès, etc.
- Evitar ser interromput o interrompre els altres.
- Disposar de temps sense interrupcions i protegir-se’n.
- Aïllar-se per desenvolupar algunes tasques.
Davant de visites inesperades:
- Disposar d'un filtre, si és possible, que en gestioni l'aparició (per exemple, mitjançant la figura d'un secretari/ària o un col·laborador/a.
- Establir hores fixes per a consultes i hores en què no es pugui ser interromput.
- Disculpar-se per no poder atendre la visita i establir una nova cita apel·lant a una urgència, impossibilitat, etc.
- Manifestar les limitacions temporals des del començament.
- Tenir un rellotge damunt la taula.
- Romandre a peu dret, o posar-s’hi i anar cap a la porta quan es vulgui acabar la visita.
- Emprar la comunicació no verbal: mirar el rellotge, fer gestos d’impaciència, etc.
- Ser breu en les respostes.
- Si la visita és d’un company, anar al seu despatx en lloc de rebre’l al teu.
- Educar els col·laboradors perquè resolguin les qüestions en què no cal la intervenció del superior.
Davant de l’ús del correu electrònic:
- No utilitzar el correu electrònic per a situacions que requereixen un acord ràpid (dia i hora per a una reunió); emprar el telèfon i l’agenda.
- Si es tracta d’un tema urgent, trucar primer per telèfon per garantir que el correu s’obrirà.
- Descriure l’assumpte de manera breu i clara.
- Utilitzar la negreta per ressaltar els conceptes, millor que les majúscules (tot i que el destinatari pot no veure el format del missatge segons el gestor de correu que utilitzi).
- Enviar els missatges llargs com a arxius adjunts.
- Utilitzar el correu electrònic amb persones que parlen molta estona per telèfon.
- Comprovar el correu regularment, i no constantment.
