Unitat 3. Anàlisi i descripció dels llocs de treball
La unitat 3 desenvolupa els conceptes d'anàlisi i descripció de llocs de treball d'acord amb la seva finalitat i les diferents etapes que els desenvolupen.
3.1 Recollida d'informació
Per analitzar i poder descriure els llocs de treball d'una administració o ens local prèviament cal fer un treball de recollida d'informació relativa als llocs. L'entrevista i el qüestionari són els instruments més freqüents, si bé es poden combinar amb altres eines, com ara l'observació directa, les reunions d'experts o els registres diaris de tasques efectuades per cada empleat, si s'escau.
Abans de fer la recollida d'informació, cal tenir en compte el següent:
- Informar el personal sobre la recollida d'informació. Cal explicar què es farà, per què, com, amb qui i quan, tant de la recollida com de tot el procés que s'acabarà amb l'aprovació d'una RLT. Per fer-ho s'han de convocar reunions de presentació, tant d'equip de govern, com de personal directiu i representants del personal d'un ajuntament o ens local. Si hi ha poc personal, es pot fer mitjançant una reunió o assemblea general. Es recomana un document visual i gràfic per acompanyar les reunions o sessions, així com atendre i respondre les preguntes que es formulin.
- Crear i establir un petit grup de treball que assumeixi la interlocució o la tutorització de la recollida de la informació. Les persones d'aquest grup es recomana que tinguin coneixements de gestió de recursos humans o que hi treballin. Les funcions són de control, informació i supervisió de la recollida.
- Elaborar un calendari amb dates o terminis concrets i un circuit per recollir la informació. També cal preveure el suport o l'ajuda necessària perquè els treballadors la puguin aportar.
Un cop s'hagi fixat el calendari, s'hagi informat a tothom i s'hagin establert els rols de qui controli, impulsi o canalitzi la recollida, es pot posar en marxa d'acord amb la programació i les eines o mètodes establerts.
3.1.1 Observació directa
És un dels mètodes menys utilitzats avui dia. És el més antic històricament i aplicar-lo resulta útil quan l'exercici del lloc es pot apreciar mitjançant l'observació, els temps de treball, i els mètodes i les eines utilitzades pel treballador o treballadora.
L'anàlisi del lloc de treball s'efectua observant l'ocupant del lloc de treball, de manera directa i dinàmica, en ple exercici de les seves funcions, mentre l'analista anota les dades clau de la seva observació en el full d'anàlisi de llocs de treball.
Només és recomanable en els casos de llocs amb funcions que requereixin operacions manuals senzilles i repetitives.
Aspectes positius:
Veracitat de les dades obtingudes, pel fet que s'originen en una sola font i que aquesta sigui aliena als interessos de qui executa el treball. No requereix que l'ocupant del lloc de treball deixi de fer la seva tasca.
És un mètode ideal per aplicar-ho en llocs de treball senzills i repetitius.
Ofereix una correspondència adequada entre les dades obtingudes i la fórmula bàsica de l'anàlisi de llocs de treball: què fa, com ho fa i per què ho fa.
Aspectes negatius:
Com a mètode implica un cost elevat en temps i diners perquè l'analista ha d'invertir bastant de temps. D'altra banda, la simple observació, sense el contacte directe i verbal amb l'ocupant del lloc de treball, pot condicionar dades importants per a l'anàlisi.
No es recomana en els casos de llocs en què l'exercici de les funcions no sigui fonamentalment manual.
3.1.2 Qüestionari
Per fer l'anàlisi se sol·licita al personal que ompli un qüestionari d'anàlisi de llocs de treball i anoti i consideri totes les indicacions possibles sobre el contingut i les característiques del lloc de treball.
Quan es tracta d'una gran quantitat de llocs de treball és més ràpid i econòmic elaborar un qüestionari que es distribueixi a tots els ocupants d'aquests llocs de treball. El qüestionari s'ha d'elaborar de manera que permeti obtenir respostes correctes i informació útil. Abans d'aplicar-ho, s'ha d'informar el personal sobre què és la recollida d'informació i què els demanen, així com del circuit entre llocs de base i comandaments. Cal eliminar-ne els detalls innecessaris, les distorsions, la falta de relació del que es demani o les possibles ambigüitats de les preguntes.
Característiques
La recollida de dades sobre un lloc de treball s'efectua mitjançant un qüestionari d'anàlisi del lloc de treball que omple l'ocupant i, a la vegada, és supervisat pel seu superior seguint un circuit de baix cap a dalt. El superior no ha de censurar o qüestionar la informació que aporti el subordinat. En qualsevol cas pot afegir informació o observacions a la informació recollida.
La participació de l'analista o persona que recull i tracta la informació rebuda, si bé pot ser personal intern o extern de l'Administració o ens, ha de tenir expertesa en recursos humans. L'exercici de la recollida és passiva perquè ha de rebre el qüestionari; la de l'ocupant és activa perquè l'ha d'omplir. No obstant això, en casos de dificultats per part del treballador o treballadora, pot rebre ajuda de l'analista.
Un analista en recursos humans pot tenir les funcions que es recullen en aquest enllaç de l'Ajuntament de Barcelona.
Aspectes positius:
Els ocupants del lloc de treball i els seus caps han d'aportar informació del lloc. D'aquesta manera en proporcionen una visió més àmplia del contingut i les característiques. Aquest mètode és el més econòmic per a l'anàlisi de llocs de treball i és el que més persones abasta, perquè el qüestionari es distribueix a tots els ocupants de llocs de treball i ha de ser retornat amb relativa rapidesa, tan aviat com l'hagin respost.
Aspectes negatius:
Exigeix una acurada planificació i elaboració. El procés d'emissió, recollida i tractament acostuma a ser llarg.
Com a exemple, podeu consultar aquest model de qüestionari d'anàlisi i descripció de llocs de treball, en el qual consten tots els apartats possibles d'informació a recollir d'un lloc de treball.
3.1.3 Entrevista
L'enfocament més flexible i productiu en l'anàlisi de llocs de treball és l'entrevista que l'analista fa a l'ocupant del lloc de treball.
Si està ben estructurada, permet obtenir informació sobre tots els continguts del lloc de treball que es detallen en l'apartat 3.1.4 d'aquesta unitat, la naturalesa i la seqüència de les diverses funcions i tasques que comprèn el lloc de treball, i els perquès i els quan.
Es pot fer en relació amb les habilitats requerides per ocupar el lloc de treball, permet intercanviar informació obtinguda dels ocupants d'altres llocs de treball semblants, verificar les incoherències en els informes i, si és necessari, consultar el supervisor immediat per assegurar-se que els detalls obtinguts són vàlids.
Garanteix una interacció cara a cara entre l'analista i l'empleat, la qual cosa permet l'eliminació de dubtes i desconfiances, sempre que hi hagi assertivitat.
És molt recomanable en ens locals amb pocs llocs de treball. En els casos de molt personal només es recomana entrevistar els comandaments, a partir d'un cert nivell jeràrquic. L'entrevista ha de ser individual.
Característiques:
La recollida de dades és ràpida i directa perquè la participació de l'analista i de l'ocupant del lloc de treball és activa. En aquest sentit es recomana la lectura de l'article de José Carrasco, publicat a la Revista electrònica CEMCI Análisis y descripción de puestos de trabajo en la administración local.
Aspectes positius:
Les dades relatives a un lloc de treball s'obtenen dels qui el coneixen millor. Permet analitzar i aclarir tots els dubtes. És un mètode qualitatiu i aporta molt valor a l'anàlisi a causa de la manera d'obtenir la informació. Es podria aplicar a qualsevol tipus o nivell de lloc de treball, depenent de les dimensions de l'Administració local o ens. És recomanable en administracions locals o ens amb poca plantilla. En els casos de corporacions amb més de 50 empleats es recomana entrevistar només el primer nivell de comandament, sempre que l'entrevista es combini amb el qüestionari d'anàlisi i descripció de llocs de treball.
Aspectes negatius:
Una entrevista mal enfocada pot confondre l'entrevistat i fer que reaccioni negativament, no la comprengui i, per tant, no n'accepti els objectius. Pot generar confusió entre opinions i fets. S'hi ha d'invertir molt de temps i el cost operatiu és elevat, independentment de la realització i l'enfocament.
3.1.4 Combinació d'entrevista i qüestionari
És evident que cada mètode de recollida d'informació té algunes característiques, avantatges i desavantatges en funció del temps, del treball de camp i de l'Administració local o ens en qüestió, sobretot tenint en compte les seves dimensions. En aquest sentit és recomanable utilitzar tant l'entrevista com el qüestionari en grans corporacions, com s'ha dit anteriorment. És convenient plantejar entrevistar els ocupants dels llocs de comandament a més de passar-los un qüestionari i, en canvi, només passar el qüestionari als llocs de base o singulars que no siguin comandaments.
Cal anar amb compte de considerar dins la recollida d'informació llocs temporals, plans d'ocupació o professionals contractats externament. Cal tenir molt clara la situació i la condició de cadascú abans d'entrevistar-lo o passar-li un qüestionari. No s'han d'incloure en el treball de camp un empleat/ada mitjançant un pla d'ocupació o un assessor/a o professional extern i passar-li un qüestionari o entrevistar-lo. Nogensmenys, considerar què és objecte o no de la seva contractació en termes d'anàlisi es pot tenir en compte d'acord amb les seves comeses i la raó de prestar serveis.
3.2 L'anàlisi dels llocs de treball
L'anàlisi és la determinació del contingut d'un lloc de treball, amb les funcions o activitats que s'hi desenvolupen, així com els nivells de formació, habilitat, experiència i esforç necessaris i la responsabilitat que s'exigeix a l'ocupant en el marc d'unes determinades condicions ambientals d'execució de les seves comeses.
Un cop feta la recollida o el treball de camp per saber quins són els llocs de treball de l'Administració, com s'organitzen i quins continguts tenen, cal fer-ne una anàlisi en termes d'identificació, tipus de llocs, estructura organitzativa, dedicació, jornades, funcions, dotació, requisits per a la cobertura, condicions ambientals i/o físiques d'execució del treball, entre d'altres.
L’anàlisi és una tècnica prèvia o paral·lela a la descripció dels llocs de treball.
És una tècnica qualitativa en la qual s’apliquen coneixements de teoria organitzativa i molt de sentit comú. Consisteix bàsicament en una reflexió sobre la racionalitat del lloc, de les seves característiques i del seu encaix en un organigrama.
Una bona anàlisi de la informació recollida permet fer una diagnosi sobre la “salut” de l’organització. Hi podrem observar “encavalcaments" funcionals, cobertura funcional o de serveis, disfuncions, ventall de les línies jeràrquiques, ràtio de subordinats per comandament, adequació d’horaris i jornades, etc.
3.3 La descripció dels llocs de treball
Un cop feta l'anàlisi, cal plantejar-se'n la descripció, la qual ha de tenir en compte els canvis possibles i les esmenes, tant de continguts com de modificació, creació i/o supressió de llocs que, d'acord amb l'anàlisi prèvia, convindrà fer. La finalitat és que l'ens compti amb un manual de funcions ajustat als seus recursos i necessitats. La descripció és una tècnica senzilla: es tracta de descriure les característiques bàsiques d’un lloc, especialment les seves funcions, amb un llenguatge entenedor, en un document apropiat.
No es tracta de fer una simple descripció de continguts, sinó també de recollir i tractar el que s'ha analitzat prèviament. Per tant, cal especificar en què ha de consistir el lloc. No obstant això, si un lloc analitzat es considera que no ha d'estar revisat, modificat o si s'escau, amortitzat, aleshores cal descriure el que és el lloc actualment.
Per descriure les funcions es recomana descriure primer la missió del lloc (objectiu o sentit bàsic). Les funcions s’han de poder descriure en un sol full: es tracta de reflectir les tasques bàsiques, no les parcials d’un procés.
És important també procurar que les descripcions de llocs equiparables tinguin estandarditzades una sèrie de funcions, p. ex., funcions de comandament.
Cal tenir en compte que diverses persones poden explicar de forma molt diferent coses idèntiques: haurem de determinar si ocupen un únic lloc i explicar-ho amb un llenguatge homogeni. La descripció es materialitza en un document físic que s’anomena "fitxa descriptiva de lloc de treball".
Cal tenir molt en compte el següent:
Objectivitat. Cal analitzar el contingut del lloc, no les característiques personals de la persona que l’ocupa.
Contextualització. Cal analitzar els llocs integrats en el seu marc organitzatiu, per la qual cosa la descripció ha de recollir els aspectes fonamentals d’aquest entorn.
Temporalitat. Cal recollir el contingut actual del lloc, no les seves prospeccions de futur. Una altra cosa seria que es consideri que s'ha de modificar, revisar, amortitzar, etc. Aleshores caldria repensar-lo i, per tant, analitzar-lo i proposar les possibles modificacions a introduir.
Homogeneïtat. Requereix coherència interna i rigor tècnic. No s'han de permetre dualitats innecessàries de funcions entre llocs.
Una obra recomanable per a l'anàlisi i la descripció de llocs de treball és Análisis y descripción de puestos de trabajo. Teoría, métodos y ejercicios, de Manuel Fernández-Ríos, 1995, Díaz de Santos SA, ISBN: 978-84-7978-229-0.
Com a material complementari consulteu aquesta guia per elaborar la descripció dels llocs de treball.
3.4 L'organigrama i el manual de funcions
Un organigrama representa les estructures departamentals i els respectius llocs de treball amb les relacions jeràrquiques entre si.
En la descripció d’un lloc de treball, l’organigrama té per objecte facilitar la informació qualitativa sobre l’estructura que configura l’entorn pròxim del lloc.
El manual de funcions és el conjunt de fitxes descriptives dels llocs de treball.
3.4.1 L'organigrama
Concepte i definició
Un organigrama d'una administració local és la representació gràfica de la seva estructura organitzativa, la qual descriu visualment les estructures departamentals i els respectius llocs de treball amb les relacions jeràrquiques entre si.
El primer que hem de conèixer per fer-lo són els elements clau, és a dir, quines dades ha de reflectir. Per tant, cal considerar:
- la cadena de comandament
- l'àmbit de control
- els departaments o unitats de l'administració o ens.
Conceptualment existeixen diferents tipologies d'organigrama, si bé en el cas de les administracions o ens locals sempre parlarem d'un organigrama jeràrquic o funcional.
A tall d'exemple, podeu consultar aquest web, on trobareu diferents tipologies d'organigrama i una proposta d'elaboració.
3.4.1.2 Continguts
L’organigrama d'un ens local inclou tres nivells per a cada lloc:
- Lloc jeràrquic superior al lloc analitzat
- Llocs que depenen del mateix superior jeràrquic
- Llocs subordinats directes del lloc analitzat.
En l’organigrama només han de figurar els noms dels llocs, no els de les persones que els ocupen.
En termes de recursos humans, ha de mostrar totes les unitats i nivells jeràrquics, així com els respectius llocs de treball i els seus nivells.
3.4.1.3 Cadena de comandament
Conèixer la cadena de comandament és essencial. Es tracta de determinar la jerarquia del treball, en definitiva quina comesa i obligacions s'atribueixen a cada lloc, quants nivells de comandament hi ha, quins prenen decisions i qui lidera a qui.
Encara que es tracta d'un aspecte fonamental en una administració o ens molt jerarquitzat, totes han de tenir un organigrama per facilitar la gestió dels seus recursos humans, fins i tot si les relacions entre llocs són molt horitzontals.
Per exemple, si un empleat té dos superiors –dels qui depèn–, podria resultar confús. Si no s'estableix quines responsabilitats té cadascun sobre aquest empleat, en termes de lloc, aquest pot rebre instruccions dispars. O bé podem trobar un lloc que està identificat com a comandament però no té cap lloc associat directament a ell en termes de jerarquia. Se soluciona definint correctament la cadena de comandament.
3.4.1.4 Com fer un organigrama: segmentació dels àmbits, àrees o departaments
La creació de departaments és essencial per a una correcta organització. Es tracta d'una tasca pròpia de l'anàlisi de llocs. Durant aquest procés ja s'haurà registrat en què consisteix cada lloc de treball i com s'organitza amb la resta de llocs; és a dir, cal detallar quants i quins nivells jeràrquics té l'administració local o ens en qüestió.
Com a exemple podeu consultar l'organigrama de l'Ajuntament d'Arenys de Munt, el qual, en concret, esdevé una eina de treball, a més d'una representació gràfica dels llocs de treball de l'Ajuntament.
3.4.1.5 Associar funcions i responsabilitats als llocs
Amb les fitxes dels llocs es poden associar les funcions i responsabilitats a un plànol gràfic o visual. És important dibuixar-ho per eliminar qualsevol redundància o responsabilitat que se superposi entre llocs.
3.4.1.6 Determinar l'àmbit de control
L'àmbit de control (span of control) és el nombre de subordinats que un "supervisor" administra dins una organització estructural. Es tracta de l'amplitud de comandament com a lloc respecte d'altres llocs que estiguin sota el seu càrrec, i a la vegada indica quina dotació d'efectius té, tant si no tenen ningú per sota com si són efectius que a la vegada tenen dotació a càrrec.
Ajuda a definir la independència –o dependència– dels llocs de treball. Per lògica, un lloc amb un gran àmbit de control ha de deixar més llibertat a altres llocs.
3.4.1.7 Com fer un organigrama: de dalt cap a baix
L'anàlisi i la descripció dels llocs han de servir per traçar en un document gràfic els càrrecs i els responsables de cada departament, els comandaments intermedis, etc., fins a arribar als nivells més baixos.
Tots els llocs de treball de l'Administració local o ens s'han d'ubicar en l'organigrama per aportar una visió global.
És la manera més senzilla que els empleats identifiquin tota l'estructura de l'organització i coneguin les seves possibilitats reals de mobilitat interna, un procés que porta intrínseca una transparència fonamental respecte de les responsabilitats que tenen tots els professionals.
3.4.1.8 Eina per millorar la presa de decisions
L'organigrama ha de servir per millorar la presa de decisions. Ha de ser útil, i si no ho és alguna cosa està fallant. Un bon organigrama de treball permet als directius identificar, veure, pensar i dimensionar llocs, distribució de recursos i àmbits de negoci. Ha de ser una garantia d'equilibri global.
Font: Pixabay License. Gratuïta per a usos comercials. No és necessari el reconeixement.
3.4.1.9 Disseny
Com que l'objectiu final d'un organigrama és dibuixar els recursos humans de l'Administració local o ens, el disseny n'és un punt clau. La maquetació ha de ser fàcil de comprendre, entendre i utilitzar: què, qui, com, amb qui, per què, quan i on.
En definitiva, disposar d'un organigrama ha d'ajudar l'Administració local o ens en termes organitzatius. A més, és el pas previ a poder fer la valoració dels llocs de treball.
Hi ha un programari divers per poder fer organigrames. A més de les aplicacions de Microsoft, com Word, Excel, Powerpoint, o de Google, com ara Google Scheets, Google Docs o Google Drive, hi ha les següents:
De pagament: Pago, Cacoo, Factorial, Visio (de Microsoft), Lucidchart Diagrams i Edraw.
Lliures: Canva, Creately, SmartDEraw i GitMind.
Un exemple d'organigrama treballat amb GitMind és el següent:
3.4.1.10 Utilització i vigència
D'acord amb els articles 8 i 9 de la Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació i bon govern, un organigrama ha d'estar aprovat i publicat.
Més enllà de la transparència, l'article 31 del Decret 214/1990, de 30 de juliol, pel qual s'aprova el Reglament del personal al servei de les entitats locals, estableix que s'ha d'incloure en l'expedient d'aprovació de la RLT.
3.5 El manual de funcions
Concepte i definició
El manual de funcions, conjunt ordenat de fitxes descriptives dels llocs de treball, és l'instrument que recull la informació dels llocs.
El manual d'organització forma part del manual de funcions. És el conjunt de fitxes corresponents als llocs de comandament i singulars que indiquen el model d'organització establert. Juntament amb la resta de llocs, és a dir, les fitxes de llocs de treball dels llocs de base, formen el manual de funcions.
3.5.1 Importància
Com a recurs de gestió de recursos humans, té una rellevància enorme en la consecució de resultats. És necessari per a la presa de decisions i per a l'ús intern i diari.
Minimitza els conflictes d'àrees, marca responsabilitats, divideix el treball i fomenta l'ordre dels diferents nivells jeràrquics. Avui és molt necessari tenir aquest tipus de documentació.
A més, com que permet identificar de forma unívoca els llocs, esdevé el factor fonamental per implementar altres sistemes organitzacionals molt efectius, com ara l'avaluació de l'acompliment, la política salarial, el ventall de línies de carrera i d'altres. El manual de funcions s'ha de modificar i actualitzar constantment per adaptar-se als nous temps.
3.5.2 Continguts
La fitxa de cada lloc de treball és un document o format que té com a components principals les següents dades d'un lloc de treball:
- Nomenclatura del lloc.
- Tipologia de jornada i dedicació del lloc.
- Àmbit, àrea, departament i/o unitat orgànica a la qual s'adscriu.
- Missió, objectiu fonamental o raó de ser del lloc.
- Funcions del lloc.
- Requisits del lloc:
- Titulacions que es demanen.
- Permisos de conduir, carnets professionals, homologacions i acreditacions, etc.
- Experiència, si s'escau.
- Condicions d'execució del treball: ambient, soroll i riscos.
- Mèrits rellevants o a tenir en compte per proveir-lo.
Amb aquesta quantitat de dades queda totalment definit un lloc de treball. D'aquesta manera s'eviten antagonismes, s'aclareixen responsabilitats i es pot treballar més eficaçment amb la finalitat d'assolir els objectius de l'organització.
3.5.3 El manual de funcions i la normativa
D'acord amb els articles 29-32 del Decret 214/1990, de 30 de juliol, pel qual s'aprova el Reglament del personal al servei de les entitats locals, disposen de manera indirecta que les funcions dels llocs de treball han d'existir, han de constar i s'han de descriure, tant pel propi concepte de lloc, com per la RLT. S'indica que per a cada lloc hi ha d'haver una breu descripció funcional. Hi ha jurisprudència que determina que no cal que les funcions dels llocs s'incloguin explícitament en la RLT. En concret, es pot consultar en aquest enllaç el resum de la STS de 30 de desembre de 2015: https://cemical.diba.cat/sentencies/fitxersTS/RSTS2555_2014.pdf.
Ara bé, per detallar una breu descripció funcional, abans cal haver fet una anàlisi, una descripció i un manual de funcions, amb tot detall, i els continguts de cada lloc.
↑ 3.5 El manual de funcions |
↑ Índex de la unitat
