Gairebé vuit anys després de l’entrada en vigor de la Llei 19/2014, de 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern, la gestió de les sol·licituds d’accés a la informació pública (en endavant, SAIP) continua sent un gran repte per a les administracions públiques catalanes, que han de donar resposta als múltiples requeriments d’informació per part d’una ciutadania coneixedora dels seus drets. Pel que fa a l’Administració de la Generalitat de Catalunya i el seu sector públic, la gestió d’aquestes sol·licituds es va iniciar l’any 2015, quan es van registrar 303 peticions, que es tramitaven a través d’un formulari electrònic de consultes, queixes i suggeriments. Posteriorment, l’any 2017, es va crear i integrar un tràmit específic al Tramitador Genèric, una eina transversal per a la gestió d’expedients electrònics en el marc de diversos procediments. Es tracta, doncs, d’una eina corporativa que no està dissenyada específicament per a l’exercici del dret d’accés a la informació pública i això comporta, d’una banda, la impossibilitat de crear camps d’informació obligatoris i, de l’altra, la manca de factors condicionants per assegurar la coherència de les dades informades d’acord amb la normativa de transparència aplicable.
A mesura que el volum de sol·licituds entrades ha anat augmentant, també ha augmentat la dificultat de supervisar i gestionar les dades relatives a cada expedient SAIP que, fins al primer semestre del 2022, l’ha fet manualment el personal tècnic de la unitat competent en matèria de transparència. Aquesta evolució representa un increment superior al 144,31% entre el primer any (2016) i el darrer any (2021) amb registre complet. Cada expedient genera una gran quantitat de dades que les persones gestores informen als camps específics del Tramitador Genèric, com ara l’assumpte, la temàtica, el tipus de resolució, les causes de resolució, el format de la informació subministrada o el departament o l'entitat de resolució, entre moltes altres. A més a més, amb l’aprovació del Decret 8/2021, de 9 de febrer, sobre transparència i el dret d’accés a la informació pública, sorgeixen nous ítems a informar, com és el cas de la detecció de la informació sol·licitada més sovint.
En aquest context, la unitat competent en matèria de transparència engega un projecte de robotització automatitzada de processos (RPA) per automatitzar la descàrrega de dades dels expedients SAIP i la revisió posterior. El projecte, que s’ha desenvolupat entre els mesos de febrer i novembre del 2022, ha estat encapçalat pel director general de Dades Obertes, Transparència i Col·laboració i la subdirectora general de Transparència i Dades Obertes. Pel que fa al grup de treball, ha participat el personal tècnic de l’Àrea de Transparència amb el suport i la col·laboració del Servei d'Organització i Administració Digital, el Gabinet Tècnic i l'Àrea TIC.
Així doncs, GOSAIP (sigla de govern obert i sol·licitud d’accés a la informació pública) és un robot dissenyat per consultar diàriament el Tramitador Genèric i descarregar les dades dels expedients nous i dels expedients tancats o dels quals ha transcorregut el termini de resolució. Per assegurar la qualitat d’aquestes dades, el robot aplica més de 200 regles predefinides per l’equip de projecte. Aquestes regles són un conjunt de normes amb les quals el robot valida les dades informades a cada expedient, i verifica que no queda cap dada pendent d’informar i que es respecta la coherència entre les dades ja informades d’acord amb el procediment del dret d’accés a la informació pública.
Si el robot detecta algun tipus de mancança en aquest sentit, envia un correu personalitzat a la darrera persona que ha gestionat l’expedient perquè faci les esmenes oportunes. Per exemple, si la persona gestora informa el camp [Tipus de resolució] amb “Estimada totalment”, el robot verificarà que el camp [Lliurament de la informació] estigui informat amb un “Sí”. En cas que aquest darrer camp estigués informat amb un “No”, enviaria una alerta al gestor, ja que seria incoherent amb el tipus de resolució.
En cas que en el termini màxim d’una setmana no s’hagin fet les modificacions pertinents, GOSAIP envia un segon correu a la llista de distribució, integrada per tots els gestors que tenen permís de gestió sobre un mateix àmbit. Aquests correus no tenen una funció únicament d’alerta, sinó també didàctica, atès que ofereixen acompanyament als gestors per millorar la gestió d’un expedient.
En aquest punt, cal aclarir que encara que l’expedient estigui en estat tancat, si el robot GOSAIP troba alguna incompatibilitat amb les regles de negoci, no descarregarà el PDF de resolució o comunicació substitutòria que posa fi al procediment i, per tant, no es publicaran les dades en obert d’aquella sol·licitud fins que no estiguin totes les dades informades correctament, incloent-hi les metadades relatives a la tipificació correcta del document a descarregar.
En definitiva, tot i que ha estat un procés molt complex per l’elevat nombre de regles aplicables i la necessitat d’establir-hi algunes excepcions, ha comportat un conjunt de beneficis que cal destacar: en primer lloc, una reducció molt important dels procediments manuals amb un estalvi de 4.332 hores, que es destinaven al traspàs i correcció de dades, que actualment es poden dedicar a tasques més qualificades per part de l’equip tècnic; en segon lloc, el procés d’homogeneïtzació i estandardització de les dades, que en millora la qualitat i el nivell de fiabilitat, i finalment, com a conseqüència dels beneficis assenyalats anteriorment, una potenciació de la capacitat de reutilització de més dades de qualitat relatives a les sol·licituds d’accés a la informació pública.
