Les subvencions nominatives es poden justificar d'acord amb el que estableix el conveni que reguli la subvenció nominativa. El conveni té naturalesa de base reguladora, per tant, és en el conveni on cal establir la determinació de l'objecte de la subvenció i els seus beneficiaris, d'acord amb l'assignació pressupostària, el termini i la forma de justificació per part del beneficiari del compliment de la finalitat per a la qual es va concedir la subvenció i de l'aplicació dels fons percebuts.
En relació amb la forma de justificació de les subvencions, la normativa (art. 69 del RGLS) estableix tres modalitats generals: el compte justificatiu de despesa, la justificació per mòduls i la justificació d’estats comptables. D’aquestes tres modalitats, a la pràctica, les subvencions nominatives es justifiquen mitjançant el compte justificatiu de despesa i la justificació d’estats comptables.
Així doncs, en funció de la modalitat que s'adopti per a la justificació de la subvenció nominativa, la documentació presentarà una forma o una altra; tenint en compte que, tal com indica l'article 71 del Reglament de la Llei general de subvencions (Reial decret 887/2006, de 21 de juliol), "la justificació de la subvenció té l'estructura i l'abast que es determini en les corresponents bases reguladores", és a dir, el conveni que se subscrigui o en la resolució per la qual es concedeix la subvenció.
El compte justificatiu ha de contenir la documentació que s'enumera en l’article 72 del Reial decret 887/2006: el beneficiari ha de presentar la memòria econòmica i una memòria d’actuació, que serà revisada per l’òrgan concedent, el qual també ha de comprovar la justificació adequada de la subvenció.
- La memòria econòmica ha de contenir com a mínim una relació de les despeses i les inversions de l’activitat, les factures o els documents probatoris, el certificat del taxador independent degudament acreditat i inscrit en el corresponent registre oficial, en el cas d'adquisició de béns immobles; si s'escau, els criteris de repartiment dels costos generals o indirectes, i a més una relació detallada d'altres ingressos o subvencions que hagin finançat l'activitat subvencionada amb la indicació de l'import i la seva procedència.
- La memòria d’actuació ha de contenir les activitats executades i els resultats obtinguts.
També cal recordar que la rendició del compte justificatiu constitueix un acte obligatori del beneficiari, en la qual s'han d'incloure, sota responsabilitat del declarant, els justificants de despesa o qualsevol altre document amb validesa jurídica que permeti acreditar el compliment de l'objecte de la subvenció pública. La forma del compte justificatiu i el termini de rendició són determinats per les corresponents bases reguladores de les subvencions públiques.
A manca de previsió de les bases reguladores, el compte justificatiu ha d'incloure la declaració de les activitats executades que han estat finançades amb la subvenció i el seu cost, amb el desglossament de cadascuna de les despeses incorregudes, i la presentació s'ha de fer, com a màxim, en el termini de tres mesos des de la finalització del termini per executar l'activitat.
L’altra modalitat de justificació de les subvencions nominatives és la justificació mitjançant estats comptables, segons estableix l’article 80 del RLGS. Aquesta modalitat s’ha de disposar en les bases reguladores o conveni i ha de complir els dos requisits següents: la quantia de la subvenció s’ha de poder deduir directament dels estats financers incorporats a la informació comptable de preparació obligada pel beneficiari i aquesta informació comptable ha d’estar auditada.
Un altre aspecte a tenir en compte en les subvencions nominatives és la tipologia de beneficiaris, que acostumen a ser entitats sense ànim de lucre, concretament fundacions i associacions.
Aquestes entitats es classifiquen en tres grups: entitats grans, entitats mitjanes i entitats reduïdes. Per classificar-les dins de cadascun dels grups, han de complir dos dels tres requisits que s’enumeren a continuació. Perquè una fundació o associació sigui considerada entitat gran ha de complir els requisits següents: que l’actiu sigui superior a 2,85 M€, una xifra anual d’ingressos ordinaris superior a 5,7 M€ i una mitjana de treballadors empleats superior a 50. Les entitats mitjanes són les que tenen un actiu inferior a 2,85 M€, una xifra anual d’ingressos ordinaris inferior a 5,7 M€ i una mitjana de treballadors empleats entre 10 i 50 treballadors. En últim lloc, les entitats reduïdes són les que tenen un actiu inferior a 1 M€, una xifra anual d’ingressos ordinaris inferior a 2 M€ i una mitjana de treballadors empleats inferior a 10 treballadors.
Quan els beneficiaris són fundacions o associacions petites tenen pocs mitjans per complir totes les obligacions de la tramitació i la gestió de subvencions.
En el món local la subvenció prevista nominativament en el pressupost és la modalitat de subvenció directa que més s’utilitza.
Els principals objectes de les subvencions nominatives municipals són: donar suport a activitats de promoció i difusió de la cultura popular, suport a programacions i jornades d’activitats musicals, suport a activitats de creació i difusió de les arts escèniques, suport a activitats de promoció i difusió de la cultura popular i tradicional catalana, suport a la difusió i promoció del col·leccionisme, suport a les activitats de creació i difusió literària, i suport a les activitats esportives, entre d’altres.
Un aspecte a comentar de les subvencions nominatives és l’atorgament de bestretes de la subvenció per l’Administració local. El percentatge de la bestreta atorgat està per sobre del 70% de l’import subvencionat. Cal tenir en compte que la majoria dels beneficiaris són associacions de caràcter local i fundacions classificades com a entitats reduïdes i, per tant, necessiten els recursos econòmics per executar l’activitat; és a dir, sense la subvenció no es faria l’activitat musical o l’obra de teatre o la festa major del poble.
De la revisió de la justificació dels expedients de subvencions nominatives, recollida en diferents informes de fiscalització elaborats pel Tribunal de Comptes i altres òrgans de control extern, com la Cambra de Comptes de Navarra, la Cambra de Comptes d'Andalusia i la Sindicatura de Comptes de Catalunya, s’han detectat les incidències següents:
- L'objecte que consta al conveni i el que consta a la memòria justificativa són diferents, sense que quedi acreditada a l'expedient la vinculació entre ambdós conceptes. No s'ha pogut constatar la correspondència entre les activitats previstes en el conveni i les activitats efectivament executades que consten en la memòria de justificació d'activitats.
- En relació amb les bestretes de subvencions nominatives, l’entitat fa pagaments en concepte de bestretes de les subvencions atorgades en percentatges variables que en alguns casos arriben al 100% de l'import, sense prestació de garanties per part dels beneficiaris i sense que quedi justificat a l'expedient.
- El conveni instrumental de la subvenció nominativa disposa que s'ha de fer un primer pagament del 50%, en concepte de bestreta, a la signatura del conveni, i el pagament de la resta de la subvenció un cop presentada la justificació prèvia. No consta que s'hagi constituït cap garantia per efectuar el pagament de la bestreta ni cap justificació de per què no s'ha constituït.
- De la revisió del compte justificatiu es localitzen factures que no tenen la naturalesa de despesa subvencionable, ja que no s'estima que fossin necessàries per organitzar l'activitat objecte de la subvenció.
- En el compte justificatiu s'han localitzat factures que indiquen que la prestació del servei s'ha fet abans o fora del termini objecte de subvenció.
- L'entitat beneficiària no presenta la justificació de la subvenció dins el termini establert a la resolució de concessió.
- En la revisió del compte justificatiu es detecten factures justificatives emeses pels proveïdors i acceptades per l'ens en les quals no es detallen els preus unitaris dels serveis facturats, o no es compleixen els requisits formals de les factures (NIF, nom del proveïdor, adreça del client, tipus d'IVA).
- En la revisió de diversos expedients de subvenció no consta el compliment de l'obligació de presentació de tres pressupostos.
- Les despeses de personal justificades inclouen una indemnització per acomiadament, que s'ha imputat íntegrament al compte justificatiu, malgrat que és una despesa que s'ha meritat durant diferents exercicis. En l'expedient fiscalitzat no consten els justificants de pagament de les liquidacions de la Seguretat Social. A l'expedient no consta cap document on quedi justificat el nombre d'hores de treball de cada treballador que s'han d'imputar a les actuacions que es duen a terme.
- La justificació dels estats comptables s’ha presentat fora del termini establert en el conveni.
Per acabar, les incidències detectades en la revisió de la justificació de les subvencions nominatives són similars a les que es detecten en la revisió quan el procediment d’atorgament és el de concurrència competitiva. Un aspecte a tenir en compte pels òrgans concedents seria l'homogeneïtzació del contingut dels convenis i especificar clarament la forma i el calendari de la justificació, sobretot quan els beneficiaris són entitats reduïdes (associacions i fundacions).
