• 2.1 El bon orador/a, neix o es construeix?
• 2.2 Com parlar en públic pot millorar molts aspectes de la teva vida (més enllà del laboral)
• 2.3 Els teus punts forts: descobreix els recursos que tens al teu abast
• 2.4 El propòsit
• 2.5 El fil argumental
• 2.6 La teva audiència: què necessiten de tu

A peu de carrer s’escolten expressions com ara "hi ha persones que neixen amb el do de la comunicació" o "no sé com ho fa però, quan parla, tothom se l’escolta". La idea que roman darrera d’aquestes afirmacions és que la comunicació és una mena de "gràcia" que algunes persones posseeixen i d’altres, no. Acceptar aquesta màxima és perillós, ja que voldria dir que l’habilitat de comunicar amb eficàcia estaria només reservada a uns quants. I res més lluny de la realitat.

De fet, totes les persones comuniquen amb èxit. Per demostrar-ho, només cal pensar en el darrer sopar amb amics o en les vacances amb la família. Probablement en ambdues circumstàncies la majoria de nosaltres comuniquem amb eficàcia i sense fer cap esforç: som capaços de fer-nos entendre, de negociar i exposar les pròpies idees davant la mirada atenta de les persones que escolten. En conclusió, de comunicar, ja en sabem.

Algunes persones asseveraran que no és el mateix parlar davant els amics que davant un auditori de desconeguts i que és aquí on rau la dificultat més gran sobre l’art de fer bones presentacions. De fet, comunicar en públic sol generar estrès: hi ha investigacions que indiquen que el 75% de la població pateix globosofia, és a dir, por a parlar en públic. Suor, ganes de vomitar o acceleració del ritme cardíac són alguns dels símptomes més habituals en posar-se davant d’un auditori. També els passa als actors o presentadors de televisió abans d’entrar en escena. Tots ells reconeixen que pateixen nervis abans de les seves intervencions.

Si bé és cert, com dèiem al primer mòdul, que el sistema educatiu no prioritza les habilitats comunicatives, això no hauria de justificar caure en el derrotisme, ja que la majoria de persones comuniquen amb eficàcia en molts entorns (amics, família, etc.). Aquest fet dona una de les primeres claus per aprendre a fer bones presentacions: la naturalitat.

Vegem-ho amb un exemple: una persona de tarannà nerviós, moguda i que parla ràpid, com haurà de fer una presentació per mostrar-se natural? Evidentment, sent ella mateixa i, per tant, movent-se a l’escenari, presentant totes les idees i parlant a un ritme amb tendència a ràpid. Altrament, si es presentés asseguda al bell mig de l’escenari, mig amagada darrere del micròfon i parlant amb una lentitud impostada, perdria autenticitat i credibilitat. I l’audiència ho percebria.

Això vol dir que per fer una bona presentació cal parlar ràpid i moure’s molt a l’escenari? Ni de bon tros! El que s’està afirmant és la necessitat de ser naturals, fer una bona presentació requereix autenticitat. Qui és més creïble, una persona que parla ràpid o una persona que parla amb lentitud? La resposta encertada és que totes dues, sempre que la seva manera de parlar sigui coherent amb la seva personalitat. La clau de volta de les bones presentacions és l’autenticitat, la veracitat que l’orador/a sigui capaç de transmetre. I per fer-ho, evidentment, cal partir de la pròpia essència.

A les següents pàgines d’aquest mòdul es presentaran els tres elements imprescindibles per fer una bona presentació: l’orador/a, el missatge i l’audiència.

↑ Índex de la unitat

Agafar una trucada urgent, participar en una reunió de l’AMPA, presentar un projecte o fer un brindis en un casament, són exemples d’activitats més o menys habituals que impliquen tenir habilitats de comunicació.

Millorar la capacitat de fer bones presentacions tindrà com a resultat:

• Guanyar en eficàcia professional: independentment de la posició que s’ocupi en una organització, qualsevol persona ha de ser capaç de treballar en equip i, per tant, comunicar-se amb la resta de membres, assistir a una reunió, presentar un projecte o relacionar-se amb proveïdors o col·laboradors d’altres àrees.

• Fer-se entendre: aquest punt és especialment rellevant per a les persones que treballen en àmbits professionals molt especialitzats on es fa servir argot, un llenguatge propi. Penseu en enginyers, advocats o professionals de perfil molt tècnic, sovint el principal repte al qual han de fer front és expressar-se amb claredat, és a dir, aconseguir que una audiència no especialitzada sigui capaç d’entendre’ls.

• Incrementar la confiança: parlar en públic és una habilitat que s’entrena i la confiança de l’orador/a és directament proporcional a les hores de rodatge. En aquest sentit, és important entomar el repte de la pràctica des d’una actitud mental d’obertura i d’aprenentatge, basada en l’assaig i l’error. Permetre’s aprendre vol dir jutjar-se menys i obrir-se a noves possibilitats.

• Millorar les relacions socials: hi ha persones que no sempre se senten del tot còmodes en les reunions socials, especialment en trobades en grup, on s’espera que cadascú expressi el seu punt de vista. Per a elles, millorar les habilitats de comunicació té a veure amb ser capaç d’expressar amb assertivitat les pròpies conviccions.

• Dominar diferents registres: ens referim a la importància de la comunicació no verbal, és a dir, tot allò que va més enllà de les paraules i que intervé en l’acte comunicatiu. El cos i la veu estan a disposició de l’orador/a per ajudar-lo a ser més efectiu en la seva comunicació. Aquest factor és especialment rellevant en temps de virtualitat, ja que la comunicació a través de pantalles obliga a potenciar altres elements. Se’ns dubte, també l’ús de la mascareta obliga a recórrer a altres factors (mirada, to de veu, etc.) per comunicar amb eficàcia.

• Persuadir o convèncer: comunicar bé té a veure en gran mesura amb l’art de la persuasió, és a dir, convèncer l’auditori de la validesa d’una proposta. En aquest curs es presentaran eines per connectar les idees pròpies amb les necessitats de l’audiència.

↑ Índex de la unitat

Al temple de Delfos, a l’antiga Grècia, es podia llegir a una de les parets la següent inscripció: "Coneix-te a tu mateix". Els legisladors grecs escrivien les màximes de conducta que volien recordar als seus conciutadans i, entre aquestes, la introspecció o la invitació a l’autoconeixement era una de les importants.

L’oratòria o l’art de parlar amb eloqüència va néixer a Sicília però va ser a Grècia on es va desenvolupar plenament. A la societat d’aquella època el coneixement es transmetia de manera oral i els oradors professionals eren persones que posaven les seves habilitats al servei de la política, el dret o la filosofia.

La tasca dels oradors grecs es pot assemblar a l’encàrrec que rep una persona a qui demanen que prepari una exposició sobre un tema. Podria ser que no se’n considerés experta. En aquest cas, a vegades la primera reacció és de por i dubtes: "no en sé prou", "no em podria preparar", "no soc la persona idònia", "la Maria en sap molt més que jo", etc.

Aquesta reacció és normal i fins i tot pot resultar útil: permet adonar-se de quines són les figures expertes en una matèria i quines són les fonts a consultar per documentar el tema. Aquestes persones que "en saben més" són les fonts que caldrà llegir i estudiar en la preparació de la presentació.

Ara bé, cal assenyalar que altres persones sàpiguen sobre un tema no vol dir que només elles en puguin parlar. De fet, cadascú té una mirada única i original que la fa irrepetible. I per això pren valor la màxima grega de "Coneix-te a tu mateix": comprèn i troba la pròpia essència per oferir una mirada original sobre un tema.

En aquest sentit, és important dedicar uns instants a pensar en la imatge que tenim de nosaltres mateixos i si ens coneixem prou. La forma de percebre’ns determinarà si trobar aquesta veu pròpia és més fàcil o difícil.

Prendre consciència sobre un mateix/a permet guanyar confiança i millorar els resultats: possibilita la proactivitat, alimenta la seguretat i produeix responsabilitat. Ser conscient sobre la pròpia identitat, els valors o les creences personals farà més fàcil trobar la pròpia veu per fer una presentació.

↑ Índex de la unitat

L’art de construir una bona presentació es podria assemblar al procés d’organitzar un viatge: per decidir si el desplaçament es farà en cotxe, avió o tren cal tenir clar quin és el destí, on es vol arribar. Doncs bé, en l’oratòria passa el mateix: primer de tot, per fer una bona presentació, cal tenir clar quin és l’objectiu de la presentació, el sentit de la xerrada.

Sovint, quan es pregunta a una persona què és el que vol transmetre amb la seva presentació, se li fa difícil resumir-ho en una sola frase i comença a construir un relat. Aquest és un mal punt de partida. Per comunicar bé, cal tenir clar quin és l’objectiu de la comunicació, és a dir, quina és la idea que es vol transmetre. I, si es pot formular de manera breu, amb una o dues línies, molt millor. Vegem-ho amb un exemple:

En Daniel lidera un equip de treball format per quatre col·laboradors. Formen un equip comercial. En Daniel prepara una presentació aparentment per informar-los dels resultats del darrer trimestre:

• Quin és l’objectiu de la presentació?
  • Que l’equip sàpiga com estan evolucionant les vendes els últims tres mesos.

• Per a què vols que ho sàpiguen?
  • Perquè vegin que no anem bé.

• Per a què vols que vegin que no aneu bé?
  • Perquè s’adonin que la competència ens està guanyant terreny.

• Per a què vols que se n’adonin?
  • Perquè acceptin que cal canviar la manera com treballem i ser més àgils.

• D’acord, aleshores l’objectiu de la teva presentació és canviar l’organització del teu equip perquè sigueu més àgils.

En aquest exemple es mostra la importància de tenir clar l’objectiu de la comunicació. Com s’ha vist, el que el Daniel vol fer no és una presentació dels resultats dels últims tres mesos sinó promoure un canvi d’organització de l’equip. Adonar-se d’això, tenir clar el propòsit de la comunicació, és fonamental, ja que determinarà l’estructura de la presentació i els recursos que caldrà posar en joc. Seguint amb la metàfora del viatge, sabent quin és el destí es podrà escollir el millor mitjà de transport per arribar-hi.

↑ Índex de la unitat

Fins en aquest punt, ens hem fixat en la figura de l’orador/a i hem destacat la importància de tenir clar el "per a què" de qualsevol presentació i els punts forts o recursos personals que l’orador/a pot posar en joc en el moment de fer l’exposició. En aquest apartat, ens aturarem en un altre element fonamental per al procés comunicatiu: el missatge. Seguint amb la metàfora del viatge, el missatge és el que permet fixar el camí a seguir.

En apartats anteriors hem vist que el propòsit és el "per a què" de qualsevol presentació, l’objectiu que es vol aconseguir. Recordem l’exemple d’en Daniel, aquell responsable d’un equip de comercials que aparentment volia fer una presentació sobre els resultats trimestrals però que, anant una mica més a fons i preguntant-se el "per a què" de la presentació, s’adonava que l’objectiu real era canviar el sistema de treball de l’equip perquè no estaven sent prou àgils. Doncs bé, el fil argumental té a veure amb el missatge que en Daniel haurà de fer servir perquè la idea arribi als seus companys de feina.

En Daniel pot preparar una presentació que ja a la portada digui alguna cosa tipus "Pla per canviar el sistema de treball". També pot optar per titular la presentació amb una frase tipus "Nous temps, noves formes de treball". O, fins i tot, pot començar la presentació presentant els resultats del darrer trimestre per acabar-la llançant un missatge tipus "Et sumes al canvi?". Totes aquestes opcions són possibles, es tracta d’escollir la que sigui més efectiva.

Per valorar quina és la millor opció, el primer pas és establir el missatge de la presentació.

Per escriure un missatge, pot ser útil pensar en l’estructura d’un titular de premsa, una pregunta suggeridora o una afirmació que desperti curiositat, però sobretot el missatge ha de ser comprensible per les persones que escoltaran la presentació.

Un cop s’ha establert el missatge, caldrà definir les idees o els pilars que el sustenten. Ens referim a les idees base de la xerrada que estan directament relacionades amb el missatge.

Seguint amb l’exemple d’en Daniel:

Aquestes idees base serveixen per dividir el missatge en àrees que fan que sigui més comprensible i fàcil de recordar per l’audiència. Cada idea està connectada amb el missatge principal i permet una gran flexibilitat, ja que cada idea base es pot desglossar en subidees. En cas de fer una presentació amb un suport visual, el nombre de diapositives es pot ampliar tot el que es vulgui, el que és rellevant és mantenir l’estructura i la seva vinculació amb el missatge principal.

En el moment de fer una presentació, caldrà tenir clar quin és l’objectiu i el missatge principal. A partir d’aquí, quines són les idees base que el sustenten. A vegades, pot ser útil fer una petita pluja d'idees amb totes les idees que se’ns acudeixin vinculades amb el tema (casos concrets, exemples, estadístiques, notícies, vídeos, definicions, conceptes vinculats, persones de referència, etc.). Un cop posades sobre la taula totes les "candidates" a idees base, caldrà seleccionar les que realment tinguin una vinculació directa amb el missatge i que contribueixin a reforçar-lo.

Es tracta de seleccionar les idees base que realment reforcin el missatge. Tots aquests elements serviran per construir el fil argumental de la presentació.

↑ Índex de la unitat

En aquest apartat abordarem el tercer element imprescindible de tota comunicació: després de fer referència a l’orador/a i al missatge, cal aturar-se en l’audiència. Formulat d’una altra manera, pensar en "qui" rebrà la presentació.

Què saps de les persones que escoltaran la teva presentació? Què esperen de la teva exposició? Són experts en la matèria o serà el primer cop que escolten res de semblant? Què fa que assisteixin a la presentació? Aquestes i moltes altres són preguntes útils que poden ajudar a entendre els interlocutors.

La tècnica de les 6W que utilitza el periodisme pot ser útil en aquest objectiu de conèixer l’audiència. Tot periodista sap que les primeres línies de la seva crònica han de donar resposta a les anomenades "6W", sis preguntes amb les quals es contextualitza la informació.

Aquesta teoria s’anomena "6W" perquè l'origen és anglès i correspon a les sigles següents:

La tècnica de les 6W és un molt bon recurs per assegurar que es proporciona la informació bàsica en una anàlisi, ja sigui de l’audiència o de qualsevol àmbit.

Per fer una bona presentació cal analitzar el possible interès de l’audiència i preparar-se per satisfer-lo, ja que les raons que expliquen l’assistència d’una persona a una xerrada poden ser moltes i variades: aprendre, trobar una motivació, passar una bona estona, per obligació o per fer xarxa en podrien ser exemples. Conèixer què motiva l’audiència és fonamental per adequar el discurs.

↑ Índex de la unitat

← Unitat 1 | Unitat 3 →