• 8.1 Eines visuals
• 8.2 Com fer presentacions
• 8.3 Vestuari
• 8.4 Preveure la disposició a la sala
• 8.5 Cal escriure la presentació: sí o no?
• 8.6 Ningú no neix ensenyat: l’assaig
• 8.7 Anticipa situacions imprevistes

Preparo un PowerPoint, sí o no? Aquesta és una pregunta habitual quan hem de fer una presentació. Darrera d’aquesta qüestió, ja sigui sobre el PowerPoint, el Prezi o qualsevol altre programari, hi ha el dubte de si utilitzar imatges, fotografies, vídeos o il·lustracions pot ajudar a potenciar una presentació. La resposta, en general, és que sí: qualsevol recurs que millori la força explicativa d’una presentació és benvingut. Ara bé, cal assegurar-se que aquest recurs realment aporti contingut. En cas de dubte, en prescindirem.

La raó principal que explica aquest criteri és que quan es mostren diapositives o imatges en una pantalla, s’està demanant a l’audiència que faci un doble esforç. D'una banda, que llegeixin o vegin el que es mostra a les imatges i, de l’altra, que escolti el o la conferenciant. Per tant, se li està demanant que faci dues coses simultàniament. Això tindrà un impacte en la connexió que es pugui establir amb el o la ponent i també en la capacitat de prestar atenció. Quan parlem en públic, l’orador/a i les seves paraules són el més rellevant i qualsevol suport que fem servir s’hi haurà de sotmetre -un PowerPoint mai no pot robar protagonisme a qui parla.

Si s’aposta per fer servir eines visuals, fora bo seguir aquestes recomanacions:

• Una imatge val més que mil paraules. A vegades la millor manera d’explicar una cosa és mostrant-la. Pensem, per exemple, en un o una artista plàstic que ha de fer una presentació sobre les seves obres. Sens dubte, la millor manera de fer-ho és mostrant fotografies de les seves pintures, les quals s’intercalaran amb les seves explicacions. El més rellevant en aquests casos és que imatges i explicacions estiguin ben acoblades, ja que la temptació és oblidar les explicacions i que la presentació es converteixi en una successió de diapositives.

• Recorda: una imatge = una idea. Cal evitar les diapositives amb moltíssima informació o gràfiques impossibles de llegir a primera vista. La consigna és clara: cada diapositiva només pot contenir una idea.

• Projecta una imatge només quan hi facis referència. En la resta de moments, deixa la pantalla en negre: no és recomanable deixar diapositives en pantalla mentre no s’hi està fent referència perquè es cansa el públic. De nou, li estem demanant que presti atenció a dos elements: l’orador/a i la imatge projectada.

• Sensibilitat estètica. Cal assegurar el sentit estètic del material que es presenta a l’audiència. No tindria sentit invertir molt temps a preparar una bona presentació per després descuidar el material que es presentarà en pantalla. Fer-ho, ens restaria credibilitat. Per tant, tingues cura també de les imatges, fotografies, vídeos o gràfiques que mostraràs.

• Prioritza les imatges per davant de la paraula a les diapositives. La raó és simple: es tracta de reservar la paraula a l’orador/a i reforçar el discurs amb la projecció d’imatges a la pantalla.

• Qualitat per sobre de quantitat. Com hem dit abans, cal assegurar la qualitat i la pertinença de les imatges que es fan servir, perquè incloure moltes diapositives no garanteix l’eficàcia comunicativa, al contrari, pot arribar a confondre i, fins i tot, avorrir. Comparteix les imatges que realment aportin valor, que realment complementin allò que estàs dient.

↑ Índex de la unitat

A continuació proposem una sèrie de recomanacions per fer bones presentacions.

PowerPoint és probablement l’eina més coneguda però no l'única. Prezi o Google Slides, l’eina de Google, s’han popularitzat recentment. Parlem de programari desenvolupat específicament per dissenyar presentacions, que combina plantilles i recursos gràfics a disposició de la persona usuària. Una altra bona eina pot ser Canva, una plataforma de disseny gràfic amb plantilles que la persona usuària pot personalitzar. Independentment del programari que s’esculli, el que cal tenir en compte és que la tecnologia ha d’estar al servei de l’orador/a i no a la inversa. Per tant, cal evitar les conferències en què l’orador/a projecta una presentació magnífica des del punt de vista gràfic, però que després no utilitza apropiadament; per exemple, quan no la domina prou i té dificultats per passar diapositives o, en una situació contrària, quan l’orador/a està més pendent de la pantalla que del seu públic. Per tant, escull el programari que et faci la vida fàcil.

Si es vol incloure text, cal assegurar-se que sigui llegible. En aquest sentit, és important escollir una tipografia que faciliti la lectura —millor de pal sec— i una mida que no obligui el públic a esforçar-se -dependrà de la tipografia, però mai per sota de 24 pt. Alerta també amb els textos inserits en les imatges que després no es poden llegir perquè s'hi perden. Simplement afegint un fons de color a la caixa de text resoldrem el problema. És important que, un cop s’hagi escollit la tipografia i la mida de títols i de text, es mantingui al llarg de tota la presentació, perquè li donarà coherència. Cal evitar els subratllats i les cursives, perquè són difícils de llegir, i endavant amb la negreta.

En general, s'han de mostrar-se a sang, és a dir, ocupant tota la pantalla (sense deixar marges) i és fonamental que tinguin una bona resolució per veure-les amb nitidesa. És molt desagradable el pixelat que obliga a forçar la vista. Si has d’incloure els crèdits de les fotografies, caldrà fer-ho en algun lloc on no desviï l’atenció del públic, potser fins i tot en una diapositiva al final de la presentació.

Pot ser una eina molt potent per utilitzar en una presentació. Com a norma general, es recomana que no duri més de 30 segons i, com s’ha vist anteriorment, es farà servir només quan expliqui quelcom que no es pot explicar en paraules. Com en el cas de les fotografies i de la part gràfica, cal parar atenció a l’estètica: un vídeo mal produït pot restar credibilitat.

Aquest "assaig" s'ha de fer tenint en compte tots els elements com, per exemple: l’USB té memòria suficient per transportar-la? Es pot enviar per correu electrònic? Millor guardar-la al núvol? En quin format la guardo perquè les tipografies no canviïn?

L’orador/a s'haurà d’assegurar que tots els recursos de la presentació es mostren com desitja: són correctes les transicions? Massa ràpides? Lentes? Es llegeix amb claredat? Els vídeos es reprodueixen automàticament? Cal tenir clars tots aquests detalls, així el dia de la presentació totes les energies es focalitzaran en la locució i no en els dispositius tecnològics.

D'altra banda, també cal preveure els aspectes tècnics que requereixen els recursos visuals: en quin ordinador es projectarà? Aquest ordinador té el programari necessari per obrir la presentació? La podria guardar en un format alternatiu com a mesura de prevenció? La sala té altaveus? Tots aquests elements són fonamentals. Una bona manera d’anticipar-se a qualsevol fallada és enviar la presentació amb antelació als organitzadors i confirmar que tot funciona correctament. No tinguis por de fer-te pesat/ada, al contrari, segurament els organitzadors també agraeixen tenir-ho tot sota control.

↑ Índex de la unitat

L’orador/a ha decidit utilitzar elements visuals i ja té preparada la presentació que farà servir. Ara és el moment de preveure la roba que durà el dia de la conferència. L’objectiu, com en el cas de la tecnologia, és anticipar qualsevol motiu de preocupació i resoldre’l abans del dia de la presentació, i la roba és quelcom que es pot decidir amb antelació. A grans trets, algunes de les preguntes que poden ser útils sobre la qüestió del vestuari són:

Hi ha algun protocol? Cal consultar a l'organització si hi ha algun codi de vestuari per evitar situacions desagradables. Preguntar sobre la vestimenta habitual en els seus esdeveniments ajudarà a decidir quin és la més adequada.

Com anirà vestit el públic? La roba de l’orador/a pot contribuir a facilitar la connexió amb el públic, així que val la pena saber quin és el seu estil habitual per mudar-se lleugerament per sobre de l'habitual, anar un pelet més arreglats.

La presentació s’enregistrarà? Aquesta és una pregunta important, sobretot per assegurar la qualitat de la imatge. Per exemple, en cas d’enregistrament, cal evitar americanes o camises que puguin fer moarè o preguntar sobre el fons de l’escenari per evitar vestir una peça del mateix color.

Faràs servir micròfon de diadema, inalàmbric o amb petaca? També és una pregunta important que condicionarà el vestuari. Per exemple, hi ha micròfons que s’han d’agafar a la cintura i, per tant, serà més còmode dur un pantaló que un vestit (en el cas de les dones). El micròfon de diadema afecta qüestions com les arracades, i pot arribar a resultar molt incòmode.

↑ Índex de la unitat

Tradicionalment, la persona que havia de pronunciar una conferència s’ubicava darrere d’un faristol. Aquesta era una disposició molt còmoda per a la persona que havia de parlar, però poc comunicativa per al públic. Còmoda perquè el faristol permet tenir les notes, llegir i atorga un cert sentit de protecció. Ara bé, per al públic, és poc motivant veure algú llegir un text darrera d’un faristol. Pensa en tots els elements exposats en mòduls anteriors sobre llenguatge no verbal i que desapareixen quan es parla darrere un faristol. En aquest sentit, si hi ha la possibilitat d’escollir, el faristol, la taula o qualsevol moble que s’hi assembli sempre serà la darrera opció.

Cal adaptar-se a l’espai on és previst que es farà la presentació, ja que no és el mateix parlar en una sala de reunions davant de cinc persones que en un escenari davant de cinc-centes.

La millor opció sempre és visitar l’espai prèviament o, fins i tot, fer un assaig in situ. Si no és possible, almenys cal tenir una idea de com és per preveure la ubicació d’elements tan importants com l’ordinador, la pantalla, el públic i anticipar l’espai disponible per al o la ponent.

És important comprovar on estarà ubicat l’ordinador des del qual es projectarà la presentació. Cal estar segurs que el passador de diapositives és capaç de connectar-s’hi des de la distància a la qual es parlarà. En cas de no comptar amb passador, cal ubicar l’ordinador en algun lloc que no molesti la projecció però que sigui còmode per al o la ponent.

Una altra recomanació té a veure amb la pantalla i l’auditori. La consigna és no donar l’esquena al públic ni posar-se de perfil en cap circumstància. Per tant, si el o la ponent es vol aturar en alguna diapositiva i assenyalar-hi físicament algun element, haurà de cuidar de no ensenyar l’esquena al públic i procurar fer-ho amb el tronc de cara a l’auditori.

Un cop conegut l’espai on es farà la presentació i la disposició dels elements tecnològics, cal pensar en els recursos memorístics. Alguns ponents, la minoria, no fan sevir cap recurs mentre fan la presentació. Evidentment, es tracta de la millor opció, ja que la connexió amb el públic és molt més potent en no haver-hi cap obstacle o mediació. Ara bé, també és cert que no totes les persones gaudeixen d’aquest nivell d’entrenament ni totes les presentacions mereixen el volum de feina previ que implica fer una presentació sense cap tipus de nota. A més, sortir a l’escenari amb unes anotacions per fer servir en cas d’emergència és el menor dels mals possibles.

En aquest sentit, la majoria de persones hauran de recórrer a algun element de seguretat per sortir a l’escenari. Ens referim a les notes, ja siguin textos, diapositives, targetes, monitors o breus apunts:

Hi ha persones que fan servir les diapositives que es projecten com a guia de la conferència. Com ja s’ha citat anteriorment, és important cuidar aquestes diapositives perquè no s’acabin convertint en la transcripció del text del o de la ponent. Les imatges poden guiar el o la ponent entre els principals punts de la presentació i servir de recurs memorístic.

Paper on s’escriuen els grans blocs de la presentació. Com en el cas anterior, serveix de guió per al o la ponent, per recordar l’estructura del discurs. No s’hi escriu el text sencer sinó les idees principals que connectaran amb els principals blocs de la presentació.

A vegades un breu apunt no és suficient, així que es pot recórrer a targetes amb notes, on es detalla una mica més el contingut. Per exemple, és un recurs que fan servir els presentadors de televisió i que es veu clarament, són les targetes que porten a les mans amb el logotip del programa. Habitualment tenen un format tipus fitxa, de la mida d'una mà. És important numerar-les.

És la versió moderna de tots els recursos anteriors. El funcionament de les notes a la tauleta és exactament el mateix, només que estèticament es transmet una imatge més moderna. Com sempre que entra en escena la tecnologia, és fonamental dominar-ne l'ús per ser capaç de reaccionar a situacions imprevistes.

En sales especialitzades a fer presentacions es poden trobar recursos com els monitors de retorn o, fins i tot, els teleapuntadors. Els monitors de retorn són unes pantalles que només pot veure l’orador/a i que li mostren les notes que ha escrit per a cada diapositiva. Els teleapuntadors són unes pantalles de vidre que només veu l’orador/a, on es projecta el discurs. Tot i que el llegeix, dona la sensació que estigui parlant. És el recurs que fan servir habitualment els presentadors d’informatius i la majoria de polítics quan fan discursos. Ambdós recursos són molt útils, però només per a les persones que són capaces de llegir alhora que mantenen una certa connexió amb el públic. Aquesta és una habilitat que requereix pràctica i entrenament.

↑ Índex de la unitat

La qüestió de les notes ens condueix directament a una altra de les preguntes que es formulen moltes persones: cal escriure tota la presentació?

Algunes persones se senten còmodes posant per escrit fil per randa tot el que diran en la presentació. L’avantatge és clar: poden introduir totes les correccions que estimin necessàries i compartir el text amb els organitzadors o les persones que considerin oportunes. Aquestes són les presentacions que parteixen de textos íntegres i que comporten un risc molt clar: que el o la ponent perdi frescor i que soni poc espontani. Sens dubte, el públic reacciona molt millor a una presentació pronunciada que a una presentació recitada (sona impersonal i distant).

Una altra opció és la de les presentacions no escrites que, evidentment, no vol dir no treballades. En aquest cas, no es tracta d’escriure fil per randa el que es dirà sinó de plantejar una bona estructura que guiarà pels elements principals. Per tant, el o la ponent no s’esforçarà a recordar una frase escrita prèviament sinó a recordar el tema i trobar la millor manera d’explicar-lo amb les paraules del moment. Aquestes són presentacions que sonen fresques, vives, autèntiques. Però, un cop més, cal recalcar que, encara que no s’escriguin íntegrament, no vol dir que no es preparin.

Optar per un estil o per l’altre dependrà del o de la ponent. Sens dubte, es tracta d’escollir la millor opció per a cadascú. Ara bé, en ambdós casos, ja sigui una presentació escrita o una de no escrita, cal fer una tasca de memorització.

Com assenyala Anderson, si observessis a un amic que, durant una setmana, intenta memoritzar una presentació, trobaries les etapes següents: durant els primers dies, el teu amic resultaria bastant convincent però també una mica desestructurat. Encara no se sabria la presentació fil per randa però s’esforçaria a transmetre les idees. Uns dies després, ja notaries un canvi. Ara ja se sabria les frases de memòria però, per contra, hauria perdut frescor, sembla que reciti. Finalment, si el teu amic persistís, patiria un altre canvi significatiu: al final de la setmana, ja se sabria el text i li resultaria tan fàcil pronunciar-lo que ja podria prestar atenció al significat de les paraules i a centrar-se en la connexió.

↑ Índex de la unitat

La clau d’una bona presentació és l’assaig, sens dubte. Com més s’assagi, més possibilitats que la presentació surti bé. A més, assajar repetidament contribueix a la memorització dels continguts de manera no intencionada.

La millor opció és assajar davant de familiars, amics o, si no es pot, en soledat. Però sempre que es pugui, és preferible fer-ho davant de persones de confiança a qui poder-los demanar retroacció.

Ara bé, la meta de l’assaig no és la perfecció. La meta de l’assaig és interioritzar els continguts perquè el dia de la presentació flueixin de manera natural i l’orador/a es pugui concentrar en el significat de les paraules i connectar amb el que està dient. Per tant, val la pena assajar, i fer-ho amb actitud de concentració.

Un altre element imprescindible en els assajos té a veure amb el temps. Cal prendre’s el rellotge seriosament. La presentació haurà de durar el temps que hagi definit l’organització i el repte és comunicar totes les idees amb el temps que s’ha determinat. Una bona idea és gravar cadascun dels assajos amb un cronòmetre per mesurar la durada i poder fer les correccions que calguin.

• Es recomana assajar una presentació, com a mínim, cinc o sis cops. Els primers serviran per consolidar l’estructura de la presentació i els darrers assajos ja permetran atorgar una certa sensació de seguretat a l’orador/a.
• Com s’ha apuntat anteriorment, sempre que es pugui, valdrà la pena assajar davant d’altres persones, ja que la seva retroacció pot ser d’una gran utilitat.
• Cal fer-ho amb actitud de concentració i com si fos un assaig general, i procurar recrear la situació. Per tant, evita interrupcions.
• Atenció al temps: cal cronometrar-se i assegurar que la presentació dura el temps definit amb els organitzadors. Ara bé, caldrà controlar la tendència a accelerar el ritme: parlar més ràpid no significa que les idees arribin millor.

↑ Índex de la unitat

"L’ordinador no funciona". Per anticipar-se a qualsevol problema tècnic val la pena assegurar-se de tenir les notes de la presentació en paper i en format electrònic. No costa gens imprimir un guió de la presentació.

"L’ordinador no llegeix la presentació". Pot ser degut al fet que s’ha treballat amb sistemes informàtics diferents o versions diferents del programari. Perquè això no passi, sempre és recomanable enviar la presentació als organitzadors amb temps i comprovar les compatibilitats. Així mateix, és una bona idea que l’orador/a porti una còpia de la presentació en un llapis USB i en format PDF. Tampoc no seria sobrer tenir una versió al núvol.

"Atac de tos". L’aigua és la millor amiga de qualsevol orador/a. Si la persona pateix un atac de tos sobre l’escenari, cal apartar el micròfon i tossir amb tranquil·litat. Beure aigua i, un cop recuperada, tornar a parlar al públic. Serà un èxit si es fa una mica d’humor sobre la situació viscuda.

"M’han reduït el temps a la meitat". Això pot passar, especialment quan la presentació forma part d’una jornada amb altres presentacions. En aquest cas, no cal patir. És lícit demanar uns minuts per reestructurar la presentació. Caldrà focalitzar-se en els elements que aporten més valor a l’audiència.

"Els nervis em traeixen". No passa res, a tothom li pot passar. Recorda les línies dedicades a parlar de la força de la vulnerabilitat. Mostrar-se vulnerable és mostrar-se autèntic i això està reservat només a les persones valentes. No tinguis por de mostrar-te fràgil davant del públic, ja que empatitzarà amb tu.

↑ Índex de la unitat

← Unitat 7 | Unitat 9 →