Al mòdul anterior hem parlat del llenguatge no verbal, és a dir, de com podem convertir cos i veu en aliats. A continuació, abordem una pregunta també rellevant en l’art de fer bones presentacions: com traslladem totes les claus de la comunicació verbal i no verbal a l’entorn en línia?

És una qüestió important, especialment avui, quan el teletreball s’està implantant en molts àmbits i sectors de l’Administració. Estan sorgint noves formes de treball i la presencialitat ja no és imprescindible, la qual cosa ens obliga a desenvolupar les nostres habilitats comunicatives també en entorns en línia i, per tant, a ser persones capaces de fer bones presentacions en mitjans digitals.

Pel que fa a la comunicació per pantalles, acostuma a haver-hi dos bàndols clarament oposats. D'una banda, hi ha les persones que estan molt còmodes treballant des de casa i comunicant-se amb els companys de feina a través de pantalles. De l'altra, hi ha les persones que n’estan tipes de tanta virtualitat i que asseguren que la comunicació en línia mai podrà substituir el contacte físic.

Més enllà de les opinions particulars, és cert que la comunicació per pantalles ha vingut per quedar-s'hi. El teletreball s’implanta cada cop amb més força i les xarxes socials més reeixides basen els continguts en la imatge audiovisual. Per tant, caldrà que ens plantegem com fer bones presentacions davant un auditori situat a quilòmetres de distància, que ens segueix de manera remota.

Algunes persones afirmen que quan han de fer un seminari web o una presentació en línia senten que la seva comunicació es torna rígida, menys natural. D’altres diuen que prefereixen que els seus interlocutors apaguin les càmeres perquè així no els veuen les cares i es posen menys nervioses. Altres persones, en canvi, declaren que se senten més còmodes quan tothom té les càmeres enceses, perquè les fa sentir més properes a l'audiència.

Sigui com sigui, tot el que hem vist en mòduls anteriors sobre gestió d’emocions abans de fer una presentació caldrà que ho apliquem també a les presentacions en línia.

• 7.1 Tipus d’esdeveniments en línia
• 7.2 Ingredients que ha de tenir una bona presentació en línia
• 7.3 Aspectes a tenir en compte abans de fer una presentació en línia

Abans d’entrar a parlar de les eines i els recursos que podem posar en joc en la comunicació per pantalles, voldríem citar els diferents tipus d’esdeveniments en línia. Els seminaris web s’han posat de moda i són efectius per comunicar-nos amb audiències àmplies quan tenim un ponent potent. Ara bé, al costat dels seminaris web existeixen altres formats que et poden ajudar a transmetre el missatge de manera efectiva:

• Entrevista a una persona referent: una bona manera de captar interès per part de la teva audiència en línia és organitzant una entrevista a una persona referent del teu sector. Aquesta és una iniciativa interessant quan tenim un repte de convocatòria, és a dir, quan volem atraure audiències a la nostra presentació.

• Panell d’experts: semblant a l’anterior, podem organitzar una presentació en línia on convidem un grup d’experts en la matèria. Aquest format servirà per connectar amb diferents audiències i assegurar un cert dinamisme de l’acte.

• Sessió de preguntes i respostes: un altre format interessant a explorar seria la gravació d’un vídeo o una sessió de preguntes i respostes. Es convida totes les persones interessades en la temàtica a adreçar les seves preguntes, es recopilen i s’enregistra un vídeo amb les respostes. Amb aquest format ens assegurem la transmissió de la informació i la vinculació de la comunitat.

• Dinars en línia: a poc a poc es van posant de moda i procuren recrear el que seria un dinar de feina. Ambdues persones se situen davant la càmera amb el plat (o la carmanyola) i parlen mentre mengen. Seria la transposició literal del dinar de feina a l’entorn en línia.

• El seminari web sovint adopta la forma d’una persona experta adreçant-se a una audiència remota. Aquest format permet formular preguntes en directe a través del xat o aixecar la mà per prendre la paraula. Segons la plataforma tecnològica que es faci servir, permet dividir l’audiència en grups reduïts per generar dinàmiques o reflexions en grups més petits.

Aquest llistat no està fet amb vocació d’exhaustivitat sinó que ens orienta sobre possibles alternatives al seminari en línia. Així mateix, quan ens plantegem quin és el millor format per a la nostra presentació, val la pena que també coneguem en profunditat els recursos que ens ofereix la plataforma tecnològica que farem servir.

Les eines de videoconferència ens permeten fer la nostra presentació i generar un intercanvi amb l’audiència de manera individual o grupal. Les més populars són les següents:

• Skype: eina molt coneguda però aparentment superada per plataformes més modernes. Skype permet compartir pantalla, xatejar amb l’audiència i compartir arxius.

• Google Meet (versió empresarial) o Google Hangout (versió per a particulars) vinculades a un compte de Gmail. Cal estar atents en cada moment al nombre de persones que es poden connectar en la versió gratuïta, ja que Google ho ha anat ampliant els darrers temps.

• Microsoft Teams: el principal objectiu d'aquesta eina és la col·laboració en equip. Reuneix en un espai comú les aplicacions de col·laboració necessàries per treballar en equip, com ara xats individuals i grupals, converses d'equip, videoconferències, notes, accés a contingut compartit i moltes més. És l'eina habitual en l'entorn corporatiu.

• Zoom: molt popular, és probablement la que ofereix una millor qualitat en la transmissió de la imatge. L’audiència s’afegeix a la presentació seguint un enllaç que cal enviar prèviament. A les funcionalitats esmentades anteriorment, cal afegir la possibilitat de gravar la sessió, llançar preguntes a l’audiència i la creació de sales petites per treballar en grups reduïts. Cal recordar que és de pagament, però té una versió gratuïta amb limitacions.

• Jitsi Meet: és l’equivalent a Zoom, amb codi obert i gratuïta. Com les anteriors, permet gravar la sessió, compartir pantalla o obrir un fil de xat.

Al costat de les eines de videoconferència, cal esmentar que hi ha eines per fer emissions en directe, com YouTube Live, Periscope o Facebook Live. A diferència de les anteriors, serveixen per emetre en temps real, tot i que només pot fer-ho la persona que fa de ponent (en les anteriors, l’audiència pot prendre la paraula). Ens serviran quan cal fer una presentació per a un grup gran de persones que no requereixi interacció de viva veu amb elles.

L’oferta que tenim a l’abast és immensa. Podria ser que a la vostra organització treballeu amb una plataforma que no hem esmentat. No hi ha cap problema, el que és important és destinar un temps a explorar l’eina que faràs servir el dia de la teva presentació per conèixer les funcionalitats i els recursos.

↑ Índex de la unitat

A continuació us oferim una sèrie de recomanacions per a la vostra presentació en línia. Algunes també són aplicables a les presentacions presencials, tot i que les adaptarem a l’entorn digital.

• Sigues el primer a arribar: en cas que hagis organitzat tu mateix/a la presentació, et recomano que et connectis 10 minuts abans. Val la pena que tinguis activada la sala d’espera i que quan estiguis a punt, donis accés. Idealment podria ser 5 minuts abans de l’hora estipulada per començar la sessió. Aquests 5 minuts són l’espai per establir conversa amb els assistents i agrair-los l'assistència. A més, és probable que aquest diàleg t’ajudi a rebaixar els nervis, ja que podràs empatitzar amb les persones que estan a l’altra banda.

• Dona la benvinguda: a més de ser el/la primer/a a arribar, procura donar la benvinguda a tots els assistents. Evidentment, si parlem d’un auditori on és una possibilitat real. Voldria que plantegessis la presentació en línia en els mateixos termes que la presencial: a mesura que les persones arriben a la sala, les saludes i els dones les gràcies per venir. Farem el mateix en l’entorn digital.

• Escriu el teu nom: la majoria de plataformes permeten que els assistents puguin escriure el seu nom. Et proposo que els animis a fer-ho, ja que et permetrà tenir un registre de participació i poder-te adreçar a cadascú pel seu nom. Aquest és un avantatge del món en línia respecte de la presencialitat!

• Trenca el gel: abans d’entrar en matèria i mentre dones uns minuts de marge per a les persones que arriben un pèl tard, et proposo que puguis començar a interactuar amb les que ja estan connectades. Potser podries llançar una pregunta a través del xat perquè les persones expressin l'opinió. Per exemple, formular una pregunta sobre el tema que presentaràs i que generi debat. Això et permetrà iniciar la presentació recollint el que sent l’audiència.

• Càmera i micròfon, encesos: evidentment, si ets la persona que fa la presentació, la teva càmera haurà d’estar encesa. També el micròfon. Encendre i apagar el micròfon constantment ens pot despistar i podem començar a parlar sense adonar-nos que el teníem apagat. Quan això passa, perdem frescor i connexió.

• Que passin coses: tot i que no hi ha consens sobre el temps que pot passar una persona concentrada en una presentació en línia, la majoria d’experts recomanen generar interacció amb l’audiència cada 20 minuts. Algunes eines que et poden ajudar en aquest sentit són:

• Atenció a la durada: com en la presencialitat, alerta amb la durada de les nostres presentacions. Que les estiguem fent en un entorn en línia no vol dir que hagin de ser més breus o extenses de les que faríem si compartíssim sala amb l’audiència. Cal ser curosos amb la durada compromesa. Si està previst que la presentació duri 20 minuts, organitza el teu guió perquè duri 20 minuts, ni més ni menys.

• Tingues cura de les eines gràfiques: de nou, presentar de forma remota no ens dona legitimitat per fer servir eines gràfiques poc cuidades. Totes les recomanacions que veurem al mòdul següent ens serviran també per a l’entorn en línia. Deixa’m afegir que la gent acostuma a agrair una diapositiva final de resum del contingut (si la poses, veuràs que de sobte apareixen mòbils i persones fent-li una fotografia).

• No et distreguis amb els xats durant la presentació. Intentar llegir els xats mentre parles pot arribar a ser molt complicat, i molt més si no hi estàs acostumat. Si demanes als participants que xategin les seves respostes o comentaris a una pregunta que has plantejat, és recomanable aturar la conversa i participar directament en els xats llegint-los en veu alta i comentant-los.

• Grava la presentació: l’entorn en línia ens permet enregistrar la nostra presentació amb molta més facilitat. Particularment em sembla recomanable fer-ho per diverses raons. En primer lloc, perquè et permetrà veure com has presentat, analitzar-te i definir àrees de millora. En segon lloc, perquè compartint l’enllaç amb els assistents tens una segona oportunitat d’impactar-los amb el teu missatge. El que cal fer sempre és demanar autorització als assistents per una qüestió de drets d’imatge.

↑ Índex de la unitat

Parlem ara d’una qüestió important: com ens hem de situar davant de la càmera i altres aspectes que hem de tenir en compte.

• 7.3.1 Aspectes tècnics que has de tenir en compte abans de fer una presentació en línia
• 7.3.2 Posició que hem de tenir davant de la càmera

• Equip tècnic: tens la tecnologia necessària per poder fer una presentació en línia? Amb la paraula tecnologia s'engloben aspectes com la connexió a internet, l’ordinador o dispositiu, els auriculars o la càmera. El més fonamental és tenir una bona connexió a internet, una bona qualitat d’imatge i de so. En aquest sentit, pot ser una bona idea tenir uns auriculars amb micròfon incorporat i fer algunes proves prèvies de so.

• Il·luminació: és un punt cabdal, ens atreviríem a dir que tan o més rellevant que el dispositiu que fem servir. Una llum potent i de bona qualitat millora dràsticament la qualitat de la imatge. Imaginem que en alguna ocasió hauràs assistit a una reunió on gairebé no podies veure el rostre d’algun dels participants, ja fos perquè estava totalment negre o perquè estava massa il·luminat. Per resoldre aquest problema, al mercat es poden trobar cèrcols de llum. Són una opció fàcil, ja que es poden adaptar a telèfons mòbils i ordinadors i són regulables. Si no vols comprar res, assegura't que la llum, ja sigui natural o artificial, sempre et vingui de cara. No és recomanable que tinguis una finestra al darrera, ja que cremarà el fons. Tampoc és recomanable posar fonts de llum als costats perquè podrien provocar ombres al rostre.

• Tingues cura del fons de pantalla: es tracta que planifiquis prèviament on ubicaràs l'ordinador el dia de la presentació. Val la pena dedicar uns instants a pensar en el fons de pantalla i en tots els elements que les persones veuran un cop comenci la presentació, ja que et poden ajudar a reforçar el missatge o, en cas contrari, restar-te credibilitat:

↑ 7.3 Aspectes a tenir en compte abans de fer una presentació en línia | ↑ Índex de la unitat

Recordem en aquest punt la importància de mantenir un contacte visual amb l'audiència. En l'entorn digital és igual d'important que, quan parlis, l'audiència senti que els mires directament. Per això cal mirar directament a la càmera del teu ordinador, no a la pantalla ni als altres participants. Requereix una mica de pràctica, però fa que l'espectador senti que l'estàs mirant directament.

• La càmera no ha d’estar ni massa alta ni massa baixa: cal que la situïs a l’alçada dels ulls. Si la poses massa alta, l'audiència veurà la teva coroneta i, si la poses massa baixa, surt la papada, tan poc estètica.

• Fixa’t també en tots els elements que entren dins del pla: l'ideal seria que hi hagués una mica d’aire per sobre del cap i la part superior de les espatlles. Per acabar-ho d’ajustar, pots elevar l’ordinador posant-hi llibres a sota o modificar l’alçada de la cadira. Vigila que no quedis massa lluny, de tal manera que l'audiència no et pugui veure la cara.

• Alerta amb l’efecte mirall: es nota molt quan un ponent està més pendent de la seva pròpia imatge que de l'audiència. En aquest sentit, la recomanació seria assegurar que estem còmodes amb la imatge que transmetem per la pantalla abans que comenci la sessió i, un cop iniciada, deixar de prestar-hi atenció. Pot ajudar que moltes plataformes de videotrucades permeten fer més petita la nostra imatge.

• Tingues cura dels detalls: recorda que, tot i que facis la presentació des de casa, continues estant en un entorn laboral i, per tant, cal cuidar tots els elements que cuidaries en una reunió presencial. Em refereixo al vestuari o a l’organització de l’espai.

• No oblidis la comunicació no verbal: aspectes com la mirada o el somriure es tornen fonamentals en les videotrucades i presentacions en línia. Recorda també la gesticulació, especialment de mans i braços, per ampliar de manera natural tot allò que estàs dient.

• Recorda la posició d’apertura: esquena recta i espatlles obertes per comunicar apertura als interlocutors.

I un últim consell: si no estàs parlant, però tens la càmera encesa, assegura't de seguir mantenint una bona posició i actitud davant la càmera.

↑ 7.3 Aspectes a tenir en compte abans de fer una presentació en línia | ↑ Índex de la unitat

← Unitat 6 | Unitat 8 →