Com gestionem els equips en entorns de treball híbrids? Les metodologies àgils, una possible solució

La irrupció del teletreball ha provocat canvis significatius en la dinàmica dels equips. Els principals reptes als quals s'enfronten els equips teletreballant parcialment són:

• Manca de comunicació efectiva: la distància física pot generar desconnexió entre els membres de l’equip i dificultar la transmissió de la informació.
• Dificultat per mantenir la coordinació i l'alineació dels objectius: quan una part de l’equip treballa remotament, pot ser difícil garantir que tots segueixen el mateix ritme i prioritats.
• Pèrdua d’eficiència per interrupcions i falta d’organització: sense un sistema clar de gestió de tasques, és fàcil que les feines s’acumulin o que hi hagi descoordinació.
• Baix compromís i reducció de la motivació: el teletreball pot reduir la sensació de pertinença a l’equip, que afecta la productivitat i l’entusiasme dels treballadors.

Les metodologies àgils són un conjunt de bones pràctiques en el desenvolupament de projectes que tenen l'origen a mitjan dècada dels noranta en el desenvolupament de programari, ja que fins en aquell moment la gestió dels projectes amb eines tradicionals de management era molt criticada per la manca d'agilitat, l'absència de flexibilitat i una capacitat d'adaptació deficient o nul·la. A partir d'aquí es va impulsar una nova forma de treball, amb cicles de lliurament més curts i la participació activa dels clients.

Les metodologies àgils ens ofereixen estratègies que ens poden ajudar a superar els reptes de la gestió del teletreball a través de la flexibilitat, la comunicació constant i la gestió efectiva de tasques.

Les dues metodologies més utilitzades en entorns de treball híbrid són Scrum i Kanban:

• Scrum: Scrum, no és un acrònim, sinó que és una paraula anglesa que vol dir 'melé'. La melé és una jugada del rugbi en què diversos integrants de cada equip, ajupits i agafats, s'empenyen per aconseguir la pilota, la qual ha estat introduïda enmig d'ells, i ho passen a un altre jugador que hi ha al darrere.

En un partit de rugbi, calen molts melers per avançar i aconseguir arribar a l'objectiu final. Són jugades curtes per aconseguir puntuar al partit. En aquest mètode de gestió de projectes, igual que en el terreny de joc, els membres de l'equip poden assolir el seu objectiu mitjançant la revaluació constant de la situació.

La metodologia Scrum facilita la planificació i l'execució de tasques en cicles curts (esprints), i permet una revisió periòdica dels objectius.

• Kanban: Kanban tampoc és un acrònim, sinó que es tracta de dues paraules japoneses kan i ban, la traducció aproximada de les quals és 'targeta visual'.

L'objectiu d'aquest mètode és millorar el flux de treball de l'equip, i alhora augmentar la productivitat i la qualitat del treball. Consisteix a establir un flux de treball constant i organitzat. Només es pot abordar una nova tasca de la llista de tasques pendents quan ha finalitzat la iniciada; és a dir, en lloc de començar noves tasques i fer-les totes de manera més o menys simultània, s'ha de finalitzar cadascuna de les fases en què està dividida la tasca abans de començar la següent.

La metodologia Kanban ofereix una visió clara de l'estat de cada tasca a través d’un tauler visual, fet que millora la transparència i la coordinació.

a) Superar les resistències al canvi

Si les metodologies àgils milloren la productivitat i redueixen errors, per què encara no s'han implantat de manera generalitzada? La resistència al canvi en les organitzacions és un obstacle habitual. La implantació de qualsevol metodologia nova comporta desafiaments, com ara la manca de coneixement, la por a l'error i el pes de la inèrcia de "sempre s'ha fet així".

Per superar aquestes barreres, és essencial:

• Formació i coneixement: no podem aplicar una metodologia sense entendre-la. La formació és clau perquè els equips es familiaritzin amb els conceptes i les eines de treball àgil.
• Pilotar projectes: implantar aquestes metodologies en projectes petits permet aprendre sense grans riscos i adaptar-ne l'aplicació a la realitat de cada equip.
• Canvi cultural progressiu: la transformació cap a models més àgils requereix un canvi de mentalitat. És important involucrar tots els membres de l’equip i demostrar amb resultats els beneficis d’aquestes metodologies.

b) Establir una comunicació clara i regular

• Fer reunions curtes diàries (5-10 minuts) per compartir avanços i dificultats.
• Utilitzar eines de comunicació com Teams o Zoom per mantenir un diàleg fluid.
• Fomentar una cultura de transparència i confiança perquè tots els membres se sentin part de l’equip.

c) Planificar i prioritzar les tasques de manera eficient

• Dividir els projectes en tasques petites i manejables.
• Establir terminis i fites clars i assegurar-se que cada membre entén la seva responsabilitat.
• Utilitzar eines informàtiques per fer un seguiment visual de les tasques.

d) Flexibilitat i adaptació constant

• Revisar els objectius cada setmana per ajustar prioritats.
• Fomentar la retroalimentació i la millora contínua a través de reunions de revisió.

e) Mantenir la motivació i el compromís dels equips

• Reconèixer els èxits de l’equip per mantenir la motivació.
• Organitzar activitats informals per reforçar la cohesió grupal.
• Donar autonomia als membres perquè gestionin la seva feina amb independència.

Les metodologies àgils són una eina fonamental per gestionar equips en entorns de treball híbrids. Permeten estructurar la feina de manera eficient, millorar la comunicació i fomentar un ambient de treball més col·laboratiu. Incorporar aquests mètodes ens ajudarà a adaptar-nos als nous temps mantenint l’eficiència i la qualitat dels nostres treballs. La clau de l’èxit rau en l’adaptabilitat i la capacitat d’experimentar amb diferents eines i estratègies fins a trobar el model més eficient per a cada equip.

En el cas de la implantació que hem efectuat en el Departament d’Intervenció de la Diputació de Girona, ha comportat una millora no només per al seguiment del teletreball, sinó també per a la gestió de tots els projectes i les tasques. Ja fa un any que l’hem implantat i estem totalment satisfets dels resultats.

Per implantar-les, vam necessitar l’ajuda d’experts en aquest tipus de metodologies, una gran motivació per part del personal i constància en l’execució diària del sistema. Aquesta experiència ens ha permès avançar cap a una gestió més eficient i col·laborativa, adaptada a les necessitats actuals de les administracions públiques.