L'article 21.6 de la Llei 23/2015, de 21 de juliol, ordenadora del sistema d'Inspecció de Treball i Seguretat Social, va establir que els funcionaris actuants han d'estendre diligència per escrit de cada actuació que realitzin amb ocasió de les visites als centres de treball o de les comprovacions efectuades mitjançant compareixença del subjecte inspeccionat en dependències públiques. Aquesta disposició comporta la derogació de l'obligació empresarial de tenir un llibre de visites a cada centre de treball, si bé la Inspecció ha estès diligències en els llibres en els casos en què les empreses encara en disposaven.
La mateixa llei disposava que, mitjançant una ordre del titular del Ministeri d'Ocupació i Seguretat Social, es determinarien els fets i actes que s'hagin d'incorporar a les diligències, el seu format i la seva remissió als subjectes inspeccionats, tenint en compte que, en la mesura del que sigui possible, s'han d'utilitzar mitjans electrònics i no s'han d'imposar obligacions a les persones interessades per adquirir o emplenar qualsevol classe de llibres o formularis per efectuar aquestes diligències.
Doncs bé, en el Butlletí Oficial de l'Estat de 12 de setembre de 2016 s'ha publicat l'Ordre ESS/1452/2016, de 10 de juny, per la qual es regula el model de diligència d'actuació de la Inspecció de Treball i Seguretat Social. S'estableix que els inspectors de Treball i Seguretat Social i els subinspectors laborals, amb ocasió de cada visita als centres de treball o comprovació per compareixença del subjecte inspeccionat en dependències públiques que realitzin, han d'estendre una diligència sobre aquesta actuació, amb subjecció a les regles establertes en aquesta ordre ministerial. S'ha estendre una diligència per cada visita o comprovació, que reflecteixi les matèries o els aspectes examinats i altres incidències concurrents.
El contingut d'aquestes diligències ha de ser el següent:
a) Lloc i data d'expedició de la diligència, determinant si aquesta diligència s'ha practicat amb ocasió de visita o comprovació per compareixença.
b) Identificació del funcionari actuant i cos a què pertany. Si l'actuació la fa més d'un funcionari, incloent-hi els tècnics habilitats que acompanyin l'inspector de Treball i Seguretat Social, la diligència, l'ha de subscriure l'inspector que dirigeixi les actuacions, qui ha de ressenyar la identitat dels altres funcionaris que hi hagin intervingut.
c) Dades de l'empresa/centre de treball en què es realitza l'actuació inspectora, fent constar, quan sigui possible, la informació següent: nom/raó social, NIF, activitat, adreça de correu electrònic i domicili del centre de treball.
d) Nom i cognoms, DNI/NIE, si escau, de la persona que hagi atès el funcionari actuant en el desenvolupament de les actuacions, quan hagi prestat la seva col·laboració, així com el caràcter o la representació amb què intervé.
e) Circumstàncies de la col·laboració dels representants dels treballadors en el desenvolupament de les actuacions, si s'hagués produït.
f) Matèries o aspectes examinats i altres circumstàncies concurrents.
Les diligències s'han d'estendre en el model que apareix a la mateixa ordre i s'han de lliurar al subjecte inspeccionat, que l'ha de conservar a disposició de la Inspecció de Treball i Seguretat Social durant un termini de cinc anys, a comptar de la data d'expedició de cadascuna.
Finalment, les empreses també han de conservar a disposició de la Inspecció de Treball i Seguretat Social els llibres de visites i els models de diligència estesos amb anterioritat a l'entrada en vigor d'aquesta ordre, per un període de cinc anys, a comptar des de la data de l'última diligència realitzada.
