6. Implantar les millores seleccionades
Per implantar les millores seleccionades, podem dur a terme dues activitats:
Activitat 1. Aprovar el pla d'implantació de millores
El pla d’implantació consisteix en un document en el qual es representen, mitjançant una taula, les accions de millora, de manera organitzada i prioritzada. Com a mínim, ha de tenir els apartats següents:
- descripció de les millores seleccionades
- nivell de priorització
- ordre (lògic) de desenvolupament
- termini previst d’execució.
Un cop l'equip de treball ha consensuat i elaborat el document, els comandaments competents per raó de la matèria l'han de validar.
Exemple pràctic
Seguim amb el supòsit pràctic vist a les unitats 4 i 5, de millora d'un procediment d'eliminació de documentació administrativa.
L'Arxiu Central Administratiu del Departament d'X veu necessari millorar el procediment intern d'eliminació de documentació administrativa. S'ha constituït un equip de treball amb representants de l'Arxiu Central, les unitats que gestionen un volum elevat de documents i l'Àrea d'Organització, que té competències sobre l'anàlisi dels processos i l'elaboració de procediments del Departament.
Un cop dutes a terme les accions següents:
- analitzar el procés a millorar,
- identificar els punts febles,
- seleccionar les propostes de millora necessàries i
- prioritzar les millores seleccionades,
l'equip de treball elabora un pla d'implantació validat pels comandaments competents en la matèria: la persona titular de la Direcció de Serveis del Departament, la persona responsable de l'Arxiu Central Administratiu i el/la cap de l'Àrea d'Organització.
El document resultant conté la taula següent:
Arxiu Excel editable: 29_taula_implantacio_millores_eda.xlsx
A la taula s'han ordenat les millores numerades per ordre d'implantació. L'equip de treball ha considerat que aquest ordre pot ser simultani per a algunes millores i per això aquestes tenen el mateix número d'ordre.
La priorització de les millores s'ha establert en:
- Alta: cel·les marcades en verd. Correspon a les millores que es poden implantar a curt termini, ja que han obtingut una puntuació entre 5 i 4,5 a la matriu de priorització. Els terminis d'implantació varien entre 7 i 15 dies i entre 15 i 30 dies.
- Mitjana: cel·les marcades en groc. Correspon a les millores que es poden implantar a mitjà termini, ja que han obtingut una puntuació de 3,5 a la matriu de priorització. Els terminis d'implantació són de tres mesos, excepte en una de les millores que es pot allargar fins a sis.
- Baixa: cel·les marcades en vermell. Correspon a les millores que s'han d'implantar a llarg termini. Es tracta de les que han obtingut una puntuació de 3 en la matriu de priorització. Els terminis d'implantació són més llargs: entre sis i nou mesos.
Activitat 2. Redissenyar el procés o dissenyar-ne un de nou
Un cop aprovat el pla d’implantació de millores, si el projecte implica automatitzar i/o implantar els canvis i les millores acceptats en un termini breu o mitjà, s’ha de dissenyar un nou procés o redissenyar-ne l'existent.
Això implica l’elaboració i la detecció de:
- Un nou diagrama de flux (tràmits i tasques).
- Terminis del procediment i dels tràmits.
- Plantilles de la documentació.
- Vinculació amb el registre d’entrada o sortida (si escau).
- Vinculació a altres aplicacions o webs externs.
- Assignació de permisos i accessos en funció del rol.
- Interrelació amb altres processos i subprocessos.
Aquests elements s’han d’incloure en la fitxa del procés, que s’ha de deixar a disposició dels usuaris.
Exemple pràctic
Seguim amb el supòsit pràctic de l'apartat anterior, de millora d'un procediment d'eliminació de documentació administrativa.
Un cop implementades les millores, s'han fet els passos següents:
- Dissenyar un nou procediment, en el qual, en el pas d'identificació de la documentació eliminable, s'ha afegit un resum dels requisits d'eliminació per tipologia de documents, per no haver de consultar les TAAD si no és absolutament necessari. També s'han incorporat al flux del procediment els requisits normatius que no eren a l'anterior.
Document que recull el nou procediment en format PDF accessible: 30_descripcio_procediment_eda_millorada.pdf
- Modificar el format dels impresos i formularis emprats en el procés i convertir-los en PDF, amb signatura electrònica. S'ha unificat en un sol formulari la confirmació o la denegació a les unitats gestores dels documents a eliminar.
- Incorporar les eines d'administració electrònica al procediment: impulsar l'e-VALISA per a les trameses de documentació i incorporar al gestor de tràmits EACAT el tràmit de comunicació a la Comissió Nacional d'Accés, Avaluació i Tria Documental (CNAADT).
- Optimitzar les gestions dutes a terme durant el procés mitjançant el gestor documental del Departament.
Per comprovar l'eficàcia de les millores implementades i corregir les possibles desviacions, s'ha de planificar el seguiment de tot el procés.
