5. Proposar millores en el procés
La fase 5 consta de dues activitats principals:
Activitat 1. Determinar les millores aplicables als punts febles identificats
A partir de la identificació dels punts febles i del seu estudi s’han de formular les propostes de millora corresponents. Seria recomanable que es donés més d’una proposta per punt identificat, per tenir alternatives diverses on escollir.
A l’hora de proposar una millora, és molt important no caure en el recurs fàcil de consignar simplement el punt feble en positiu. Per exemple:
- Punt feble: No es disposa d’informació sobre l’oferta de places disponibles en l’àmbit de tot Catalunya.
- Millora/es: Disposar d’informació sobre l’oferta de places.
En aquest cas s’haurien de concretar les millores d’acord amb la unitat gestora, tenint en compte totes les possibilitats a l’abast:
- Punt feble: No es disposa d’informació sobre l’oferta de places disponibles en l’àmbit de tot Catalunya.
- Millora/es:
- Publicar una disposició de caràcter general per obligar els centres a informar en el termini de 24 hores quan una plaça queda disponible.
- Establir un circuit de treball i un sistema d’informació (o una funcionalitat en el sistema existent) compartit amb els centres que permeti el tractament i la disposició immediata d’aquesta informació.
- No permetre l’emissió del document d’alta de la persona que ocupa la plaça si no s’ha introduït aquesta dada en el sistema d’informació.
Com ja s'ha dit, per a cadascun dels punts febles detectats s'ha de fer una o més propostes. Es tracta d'elaborar una llista exhaustiva que reculli la informació completa amb la descripció de la incidència i l’explicació de les causes. La proposta de millores ha de ser oberta, sense restriccions en un primer moment, ja que aquestes restriccions ja s'efectuaran a l’hora de seleccionar i prioritzar.
Per tal d’ordenar la informació, es recomana fer una taula que classifiqui:
- Les incidències detectades: ja sigui agrupades per fases del procés o bé per la naturalesa o el tipus d’incidència (de tipus informàtic, de normativa, etc.). S’ha de descriure el punt feble i apuntar la causa de la incidència.
- Les propostes de millora proposades: plantejar diverses alternatives de millora per poder fer una tria posterior de la més adequada.
- Un tercer camp d’observacions on se sintetitzin els avantatges i/o inconvenients que es plantegen, si es considera necessari, i l’impacte esperat (en l’àmbit organitzatiu, econòmic, etc.).
A continuació, s'ofereix un model de taula, en format Excel, descarregable: 23_taula_proposta_millores.xlsx
Exemple pràctic
Es continua amb l'exemple pràctic vist a la unitat 4.
L'Arxiu Central Administratiu del Departament X veu necessari millorar el procediment intern d'eliminació de documentació administrativa. S'ha constitut un equip de treball amb representants de l'Arxiu Central, les unitats que gestionen un volum elevat de documents i l'Àrea d'Organització, que té competències sobre l'anàlisi dels processos i l'elaboració de procediments del Departament.
L'equip de treball ja ha analitzat el procés a millorar i ha dut a terme les activitats següents:
- Ha recollit les dades del procediment.
- Ha analitzat la descripció i el diagrama de flux.
- Ha identificat els punts febles.
Basant-se en els punts febles identificats, l'equip de treball ha elaborat unes propostes de millora, que s'han recollit en la taula de punts febles i propostes de millora:
| Incidència / Punt feble | Proposta/es de millora | Observacions |
|---|---|---|
| Per identificar els documents a eliminar, la unitat gestora ha de consultar les taules d’avaluació i accés documental (TAAD), aplicables al Departament. Les taules tenen diverses pestanyes corresponents a diferents tipus de documents, amb els seus requisits d’eliminació. Això fa que l’activitat d’identificació es faci més feixuga per a les unitats gestores, i es pot incórrer en errors. | 1_En el pas d'identificació de la documentació eliminable es pot incloure un resum dels continguts de les TAAD aplicables al Departament, en el qual es detallin les opcions d'eliminació segons els tipus de documents. 2_Proporcionar un correu electrònic de l'Arxiu Central per resoldre els dubtes que tinguin les unitats gestores. 3_Donar la possibilitat que la unitat gestora es reuneixi amb la persona corresponent de l'Arxiu Central prèviament a l'eliminació dels documents, per saber exactament quins documents pot eliminar i per quin procediment. | 1_L'objectiu és que les unitats gestores coneguin els passos per eliminar els documents tenint en compte la seva tipologia i els requisits d'eliminació. El resum inclòs al procediment podria servir de guia. 2_Si s'assessora les unitats gestores prèviament a l'eliminació de documents, es reduirà el nombre d'errors en la identificació del tipus de documents, però requereix més esforç de l'Arxiu Central. |
| Segons la normativa, cada tipus de document té uns requisits d'eliminació que no són al procediment. | 1_Reflectir en el procediment les opcions d'eliminació tenint en compte els requisits de cada tipus de document. S'hauran de redissenyar els passos en funció d'aquestes opcions. 2_Si el procediment inclou una reunió prèvia a l'eliminació, cal explicar els requisits en aquest pas. | Caldrà una nova redacció i un nou disseny del flux. |
| Segons la normativa, no cal comunicar a la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental (CNAADT) l'eliminació de documents amb terminis de conservació inferiors a 5 anys. Aquesta possibilitat no apareix en el procediment. | En el pas de validar l'eliminació, cal afegir l'opció atenent al període de conservació dels documents. | Caldrà una nova redacció i un nou disseny del flux. |
| La recollida de dades durant el procediment es fa mitjançant impresos i formularis en format Word, descarregables. | Valorar amb l'àrea TIC la implantació de formularis en PDF, que es puguin signar digitalment. | És una opció que es pot implementar a curt termini, sense gairebé cost. |
| Per comunicar la decisió de la CNAATD, es fan servir dos formularis: un per confirmar l’eliminació i un altre per denegar-la, però només hi ha un imprès de sol·licitud d’autorització per eliminar els documents. Es podria unificar el tràmit en un sol document? | 1_Valorar amb l'àrea TIC el disseny d'un formulari que serveixi per comunicar a la unitat gestora la decisió de la CNAADT, amb una casella al costat de cada document del qual es confirma l'eliminació. 2_Si és possible, el formulari hauria de replicar de manera automatitzada les dades de l'imprès de sol·licitud d'autorització. | Si bé l'opció és fàcil d'implantar, l'automatització requereix més recursos. Cal valorar-ho amb l'àrea TIC. |
| La tramesa de la documentació es fa per valisa interna. Es genera un volum de paper no desitjat, a més d’allargar el temps de les tasques del procediment. Es pot pensar a utilitzar eines de l’administració electrònica per a l’intercanvi de dades durant el procediment (EACAT, e-VALISA, etc.)? | 1_Aprofitar que, des de l'any 2016, la CNAADT té habilitat el tràmit de proposta d'avaluació i accés documental i comunicacions prèvies a l'eina EACAT. 2_Potenciar l'ús de l'e-VALISA per a les trameses internes Arxiu Central - unitats gestores. Proporcionar identitat digital (TCat) per als tràmits electrònics a les persones de les unitats gestores que ho sol·licitin. | Són millores que es poden implementar a cost zero i a curt termini. |
| Els expedients generats per cada procediment d'eliminació de documents es desen en una carpeta de xarxa compartida per l'Arxiu Central i les unitats gestores, que té una capacitat limitada. L’Arxiu Central demana si es pot dissenyar un sistema que faciliti la gestió dels expedients (entrades, sortides, consultes, etc.). | 1_Demanar a la Direcció de Serveis la integració dels expedients d'eliminació de documentació en el gestor documental del Departament. 2_Demanar a l'Àrea TIC que col·labori amb l'Àrea d'Organització en el disseny d'una aplicació per gestionar els expedients i tenir-ne control. 3_Dissenyar una llista de control per controlar les accions i els tràmits que es fan durant el procediment d'eliminació. | 1_El gestor documental del Departament és encara un projecte incipient i tot just s'està implementant. Encara pot trigar uns mesos a estar plenament operatiu. 2_Valorar si val la pena esmerçar esforços a crear una aplicació de gestió o esperar a integrar-se en el gestor documental. 3_La llista de control és una bona proposta i pot servir per controlar les actuacions durant tot el procediment d'una manera senzilla i efectiva. |
Format PDF accessible: 24_taula_proposta_millores_eda_2.pdf
Format Excel descarregable: 24_taula_proposta_millores_eda.xlsx
Activitat 2. Prioritzar les millores
Després de la selecció de les millores, s’ha d’establir una priorització de les mesures seleccionades per tal de poder establir un calendari posteriorment. Aquesta priorització també s’ha de fer de manera consensuada i acceptada per l’equip de treball.
Per prioritzar les millores, se suggereix tenir en compte dos grups de criteris:
- a) Els associats a les dificultats per implantar les millores: capacitat organitzativa, disposició de recursos materials i humans, oportunitat temporal, etc.
- b) Els associats a l’impacte que la implantació de millores pot tenir sobre el procés i el seu entorn: alineació amb els objectius plantejats quan es va identificar el procés a millorar, urgència de les millores, interès per part de les unitats que han impulsat la millora del procés o del procediment, etc.
Si es considera adient, es poden utilitzar tècniques de priorització que poden ajudar a orientar els criteris que s’han de tenir en consideració. Una de les tècniques és la matriu de priorització de millores.
El seu funcionament és molt semblant al de la matriu de priorització de processos.
Consisteix en una taula:
- A les files, es van llistant les propostes de millora ja consensuades per l’equip de treball. Convé haver fet una tria prèvia i no incloure a la taula les que finalment s’han desestimat o s’ha pensat a posposar-les.
- A les columnes s’inclouen els criteris de priorització. A la plantilla descarregable de més avall hem inclòs els criteris d’impacte i de dificultats per implantar les millores, però es poden tenir en compte altres criteris si l'equip de treball ho considera necessari.
Cada criteri s’ha de ponderar. En aquest cas, es considera que cadascun dels criteris es pondera al 50%.
A partir d’aquí, l’equip de treball puntua cada proposta de millora en relació amb el criteri. Es proposa una escala de puntuació de l’1 al 5. En el criteri d’impacte, l’1 representa un baix nivell d’impacte, mentre que el 5 es considera un alt nivell d’impacte. En el criteri de dificultats d’implantació la puntuació és inversa: l’1 representa la màxima dificultat i el 5, la més baixa.
La puntuació final de cada proposta ha de donar els resultats següents:
- Puntuació entre l’1 i el 3: correspon a les millores que es poden implantar a llarg termini. Consisteix en aquelles que, per poder-les implantar, requereixen l’inici d’un nou projecte, el qual s’ha de planificar en totes les fases. Seria el cas de la implantació d’un nou sistema d’informació, de la revisió de la normativa general o d'altres millores d’abast considerable.
- Puntuació per sobre del 3 fins a 4,5: són millores que necessiten un termini mitjà per implantar-les. Poden ser les que necessiten modificacions normatives puntuals, adaptacions dels sistemes d’informació o d’un altre tipus que impliquen l’actuació d’altres unitats (assessoria jurídica, àrea TIC, etc.).
- Puntuació per sobre de 4,5 fins a 5: són millores que poden emprendre de manera immediata i directament les unitats gestores, ja que no requereixen costos addicionals ni modificacions de normativa o de sistemes d’informació.
Arxiu Excel descarregable: 25_matriu_proritzacio_millores.xlsx
La implantació de les millores s'ha de dur a terme mitjançant un pla d'implantació, que es tractarà a la unitat 6.
Exemple pràctic
Seguim amb el supòsit pràctic de l’apartat anterior, de millora d’un procediment d’eliminació de documentació administrativa.
L’equip de treball ha fet una valoració de punts febles i propostes de millora de les propostes incloses a la taula i ha decidit excloure'n les següents:
- Proporcionar un correu electrònic de l'Arxiu Central per resoldre els dubtes que tinguin les unitats gestores.
- Donar la possibilitat que la unitat gestora es reuneixi amb la persona corresponent de l'Arxiu Central prèviament a l'eliminació dels documents, per saber exactament quins documents podrà eliminar i per quin procediment.
- Si el procediment inclou una reunió prèvia a l'eliminació, explicar els requisits en aquest pas.
Ja que es considera que l'assessorament és una tasca que es du a terme de manera puntual, a petició de les unitats, i que, per tant, no cal que es detalli en el text del procediment. D'altra banda, l'Arxiu té un apartat específic a la intranet departamental on es proporciona informació i dades de contacte.
Sobre les altres mesures, s’elabora una matriu de priorització que ha donat els resultats següents:
Arxiu Excel descarregable: 26_matriu_proritzacio_millores_eda.xlsx
En la matriu de priorització s'observa que les millores d'alt impacte i fàcil implantació obtenen una puntuació més alta (4,5-5). Són les que s'implementaran a curt termini.
Les millores d'alt impacte, però que requereixen la participació d'altres unitats (àrea TIC, Direcció de Serveis, etc.) i, per tant, un nivell més alt de dificultat d'implantació, tenen una puntuació més baixa (3,5-3).
D'aquestes, les que s'han considerat d'implantació més difícil han estat les relacionades amb la integració o l'elaboració de programes o aplicacions:
- La integració del procediment en el gestor documental del Departament és una millora d'alt impacte, però que atès que el projecte d'implantació del gestor està en fase incipient encara pot trigar uns mesos.
- La proposta de creació d'una aplicació provisional per gestionar el procediment, mentre no es desenvolupa el Gestor Documental, també és una millora que implica contractar els serveis del CTTI, l'empresa pública que desenvolupa les solucions informàtiques a la Generalitat de Catalunya, amb totes les gestions internes que implica (contractació, despesa econòmica, etc.).
