3. Operacions de l'estat de despeses del pressupost
Les operacions de la gestió pressupostària de la despesa omplen de contingut aquesta unitat 3, que inclou les operacions sobre els crèdits pressupostaris aprovats i les seves modificacions, i les operacions de la gestió de la despesa i de la gestió dels pagaments de caràcter pressupostari.
Completa el contingut de la unitat la referència a les operacions d’exercicis tancats i la comptabilització de les plurianualitats o operacions d’exercicis futurs.
3.1. Operacions de la gestió interna dels crèdits pressupostaris
La gestió pressupostària de l'estat de despeses del pressupost inclou:
- les operacions sobre els crèdits pressupostaris aprovats,
- les seves modificacions,
- la gestió de la despesa i
- la gestió dels pagaments.
Per tal de completar aquestes operacions de l'exercici corrent, cal fer referència a les operacions d'exercicis futurs que registrin les plurianualitats i les relatives a les obligacions pendents de pagar comptabilitzades en l'agrupació comptable d'exercicis tancats.
En lògica correlació amb aquesta disposició normativa, l'aprovació de la no-disponibilitat dels crèdits i la seva reposició a disponible ha de correspondre al ple de l'entitat local (art. 33.3 del Reial decret 500/1990).
El registre comptable d'aquestes operacions (de caràcter potestatiu o voluntari) es realitza sobre el compte 003, "Pressupost de despeses: crèdits definitius", del subgrup 00, "Del control pressupostari: exercici corrent", del grup 0, "Comptes de control pressupostari".
El compte 003, "Pressupost de despeses: crèdits definitius", opera a través dels subcomptes següents:
- 003.0, "Crèdits disponibles"
- 003.1, "Crèdits retinguts per a despeses"
- 003.2, "Crèdits retinguts per a transferències i baixes"
- 003.9, "Crèdits no disponibles"
- El subcompte 003.0, "Crèdits disponibles", recull la totalitat dels crèdits pressupostaris aprovats al llarg de l'exercici, siguin inicials o modificats, i la seva utilització. Al final de l'exercici, la suma del seu haver indicarà l'import total dels crèdits definitius i la suma del seu deure, l'import dels crèdits utilitzats al llarg de l'exercici. El seu saldo creditor, abans del tancament de la comptabilitat, recollirà els crèdits disponibles.
- El subcompte 003.1, "Crèdits retinguts per a despeses", recull les retencions de crèdits que es registren com a consequència de l'expedició de certificats d'existència de crèdit en la tramitació dels diferents expedients de despeses. Al final de l'exercici, la suma del seu haver indicarà l'import total dels crèdits retinguts per a l'autorització de despeses i la suma del seu deure, l'import dels crèdits retinguts utilitzats. El saldo creditor recollirà, abans del tancament, el total dels crèdits retinguts per a despeses pendents d'autorització.
- El subcompte 003.2, "Crèdits retinguts per a transferències i baixes", recull les retencions de crèdit produïdes com a conseqüència de l'expedició de certificats d'existència de crèdit en els expedients de modificació pressupostària per transferència de crèdit i de baixes per anul·lació. Al final de l'exercici, el seu saldo creditor recollirà, abans del tancament, el total dels crèdits retinguts per a transferències o baixes pendents d'aprovació.
- El subcompte 003.9, "Crèdits no disponibles", recull les retencions de crèdit realitzades com a conseqüència de la declaració de no-disponibilitat de crèdits aprovades pel plenari de l'entitat local. Al final de l'exercici, el seu saldo creditor recollirà el total dels crèdits definitius no disponibles i no incorporables.
La normativa pressupostària regula els requisits de motivació i fonamentació de les despeses, les fonts de finançament i la tramitació de cada un dels diferents expedients de modificació dels crèdits pressupostaris.
Cal recordar que la normativa reguladora, legal i reglamentària, remet a les bases d'execució del pressupost la determinació de l'òrgan competent per a l'aprovació dels expedients de modificació de crèdit, llevat dels relatius als crèdits extraordinaris o suplements de crèdit, que han de ser aprovats pel ple amb les mateixes formalitats que l'expedient del pressupost anual.
El registre comptable de les operacions de modificació s'ha de fer en les aplicacions pressupostàries que resultin afectades pel contingut de l'expedient, de manera detallada per a cada una de les aplicacions. Per l'import total de cada una de les modificacions, s'han de fer anotacions en les diferents divisions del compte 002, "Pressupost de despeses: modificacions de crèdits", inclòs dintre del subgrup 00, "Del control pressupostari: exercici corrent", del grup 0, "Comptes de control pressupostari".
Si bé no es tracta d'una modificació de crèdit stricto sensu, la situació de pròrroga pressupostària pot comportar la realització de determinats ajustaments previstos en l'article 21.3 del Reial decret 500/1990, que s'han de registrar comptablement en la divisió 0027 d'aquest compte.
Com a síntesi del que s'ha exposat anteriorment, el compte 002, "Pressupost de despeses: modificacions de crèdits", recull les operacions de les modificacions dels crèdits pressupostaris aprovats per l'òrgan competent i un cop estan definitivament aprovades, i els ajustaments del pressupost prorrogat previstos en l'article 21.3 del Reial decret 500/1990.
Aquest compte funciona a través de les divisions següents:
- 0020, "Crèdits extraordinaris"
- 0021, "Suplements de crèdit"
- 0022, "Ampliacions de crèdit"
- 0023, "Transferències de crèdit"
- 0024, "Incorporacions de romanents de crèdit"
- 0025, "Crèdits generats per ingressos"
- 0027, "Ajustaments per pròrroga pressupostària"
- 0028, "Baixes per anul·lació"
Aquest compte ha de presentar un import igual en el deure i en l'haver en tot moment.
La imatge que trobareu a continuació conté un resum comptable de les operacions anteriors:
3.2. Operacions de la gestió comptable de la despesa
La gestió comptable de la despesa es realitza en les fases conegudes com a ADO, sigla que es forma amb les primeres lletres dels termes següents:
- Autorització
- Disposició o compromís de la despesa
- Reconeixement i liquidació de les Obligacions
a) Autorització
L'autorització inicia el procediment d'execució de la despesa i no implica cap relació amb tercers aliens a l'entitat.
Aquesta operació es pot realitzar sobre un crèdit disponible o sobre un crèdit prèviament reservat per a la tramitació de despeses.
En la comptabilitat pressupostària es recull en el llibre major de despeses del pressupost de l'exercici corrent, incrementant l'import de les despeses autoritzades i minorant el saldo dels crèdits disponibles o dels crèdits reservats.
El suport documental d'aquesta operació es fa amb l'expedició del document A.
Si, per causes administratives degudament fonamentades jurídicament, es produeix l'anul·lació total o parcial d'un expedient de despesa, s'ha de tramitar l'anul·lació de l'operació, que ha de quedar documentada en el document A.
b) El compromís o disposició de despesa
La disposició o compromís de despesa és un acte amb rellevància jurídica per als tercers i vincula l'entitat local a la realització d'una despesa concreta, per un import determinat, amb unes condicions d'execució concretes i determinades i amb un període d'execució igualment concret i determinat.
En la comptabilitat pressupostària es recull en el llibre major de despeses del pressupost de l'exercici corrent, augmentant l'import de les despeses compromeses i minorant el saldo de les despeses autoritzades.
Si, per causes administratives degudament fonamentades jurídicament, es produeix l'anul·lació total o parcial de l'acord administratiu corresponent, s'ha de tramitar l'anul·lació de l'operació, que ha de quedar documentada en el document D.
c) Reconeixement de l'obligació
Des d'un punt de vista pressupostari, significa el naixement d'un crèdit i d'un creditor contra l'entitat local, i genera un passiu exigible en el balanç de l'entitat. De manera general, prèviament al reconeixement de l'obligació ha d'acreditar-se documentalment la realització de l'obra, servei o subministrament, o el dret del creditor, de conformitat amb els acords que van autoritzar i comprometre la despesa.
El reconeixement de les obligacions es comptabilitza en el llibre major de conceptes del pressupost de despeses de l'exercici corrent i l'assentament incrementa l'import de les obligacions reconegudes i minora el saldo dels compromisos de despesa en les aplicacions pressupostàries corresponents.
En la comptabilitat financera, el reconeixement de les obligacions es registra mitjançant un assentament de càrrec al compte que correspongui, segons la naturalesa econòmica de la despesa i abonament al compte 400, "Creditors per obligacions reconegudes. Pressupost de despeses corrent".
El suport documental d'aquesta operació és el document O.
L'anul·lació d'obligacions reconegudes es recull en el llibre major de conceptes del pressupost de despeses, mitjançant un assentament que minora l'import de les obligacions reconegudes en l'aplicació corresponent i incrementa el saldo dels compromisos de despesa.
En la comptabilitat de partida doble es registra amb un assentament idèntic al que es va realitzar en el moment de reconèixer l'obligació però de signe negatiu.
De conformitat amb la normativa reguladora de les hisendes locals, és possible l'aprovació de la despesa en un sol acte administratiu que integri dues o més fases d'execució en una operació mixta que denominarem ADO.
El fitxer adjunt recull els diferents assentaments comptables de les operacions anteriors.
3.3. Operacions de la gestió comptable i administrativa dels pagaments
3.3.1. Amb caràcter general
L'ordenació del pagament és l'operació comptable que reflecteix l'acte en virtut del qual l'ordenador de pagaments, basant-se en una obligació reconeguda i liquidada, expedeix i autoritza la corresponent ordre de pagament contra la tresoreria de l'entitat. Aquesta operació es formalitza documentalment mitjançant una relació comptable comprensiva de les dades necessàries per a realitzar el pagament.
La realització del pagament representa la fase final del procediment de despesa i cal verificar que aquests pagaments tinguin per a l'entitat local un efecte alliberador de les seves obligacions.
La realització del pagament determina el compliment de les obligacions reconegudes a càrrec de l'entitat local i pot significar o no una sortida material de fons, originant operacions en formalització o de pagament efectiu.
Els pagaments efectius es comptabilitzen en el llibre major de conceptes del pressupost de despeses, incrementant l'import dels pagaments realitzats i minorant el saldo dels pagaments ordenats.
En la comptabilitat financera, les dues fases del pagament, segons la regulació actual vigent, es comptabilitzen de forma idèntica mitjançant un assentament al compte 400, "Creditors per obligacions reconegudes. Pressupost de despeses corrent", amb abonament a comptes del subgrup 57, "Tresoreria", per l'import dels pagaments efectuats.
Les anotacions en el compte 400 tenen molta importància en el registre comptable de les operacions d'execució de la despesa i el pagament, ja que la suma de l'haver d'aquest compte indica el total de les obligacions pressupostàries reconegudes netes al llarg de l'exercici, i la suma del seu deure, el total dels pagaments líquids efectuats corresponents a aquestes obligacions. El saldo del compte, que ha de tenir signe creditor, recull l'import de les obligacions reconegudes durant l'exercici en situació de pendents de pagament.
La realització documental del pagament es fa mitjançant relacions comptables que contenen les dades necessàries per a fer els pagaments, que de manera majoritària es fan per transferència bancària. Els pagaments relacionen les operacions d'execució de l'estat de despeses del pressupost amb la tresoreria i per aquest motiu s'han de tractar i desenvolupar com a operacions de la tresoria.
La imatge següent mostra el circuit de la gestió de pagaments directes per la tresoreria, considerant les possibles retencions que s'han de realitzar en el moment de la sortida de fons.
↑ 3.3. Operacions de la gestió comptable i administrativa dels pagaments | ↑ Índex de la unitat
3.3.2. Amb caràcter extraordinari
Un tipus especial de procediment de despesa que inclou el pagament de manera conjunta és el dels "pagaments a justificar". Aquest procediment ha de tramitar-se en els supòsits en què cal atendre despeses de caràcter pressupostari i no es disposa dels documents justificatius de les obligacions en el moment de l'expedició de les ordres de pagament.
La solució prevista legalment consisteix a expedir un document pressupostari a nom del perceptor dels fons, que haurà d'utilitzar aquesta provisió de fons per a la finalitat per a la qual han estat lliurats, no pot superar l'import lliurat i ha de presentar els documents acreditatius de la despesa realitzada en el període establert en la resolució administrativa d'aprovació, període que no pot sobrepassar els tres mesos. En cas que el perceptor no utilitzi tot l'import lliurat, ha de realitzar l'ingrés de la quantitat no utilitzada a l'efecte de la justificació necessària. Un cop acceptada la justificació dels fons lliurats, s'ha de procedir a la imputació econòmica de la despesa realitzada.
En la imatge següent es detallen les fases de gestió del procediment i els assentaments comptables de les operacions.
↑ 3.3. Operacions de la gestió comptable i administrativa dels pagaments | ↑ Índex de la unitat
