8. Funcionament electrònic del sector públic
La Llei 40/2015 detalla quines són les eines electròniques de les entitats del sector públic i quins requisits han de complir per tal de garantir el dret i les obligacions que tenen els interessats a relacionar-se electrònicament amb l'Administració.
L'article 14 de la Llei 39/2015, d'1 d'octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques, disposa que les persones físiques poden escollir en tot moment si es comuniquen amb les administracions públiques per exercir els seus drets i obligacions a través de mitjans electrònics o no.
En tot cas, estan obligats a relacionar-se a través de mitjans electrònics amb les administracions públiques els subjectes següents:
- Les persones jurídiques.
- Les entitats sense personalitat jurídica.
- Els qui exerceixin una activitat professional per a la qual es requereixi la col·legiació obligatòria, per als tràmits i les actuacions que portin a terme amb les administracions públiques en exercici de l’activitat professional esmentada (notaris i registradors de la propietat i mercantils).
- Els qui representin un interessat que estigui obligat a relacionar-se electrònicament
amb l’Administració.
A banda de la relació electrònica i dels seus requisists, la Llei 40/2015 preveu també el funcionament mitjançant l'automatització de procediments.
Tot seguit detallarem quines són les eines que faciliten la tramitació electrònica dels procediments:
8.1 El portal d'internet
És un punt d’accés electrònic públic que permet l’accés a través d’internet a la informació publicada i, si s’escau, a la seu electrònica corresponent.
8.2 La seu electrònica
És l’adreça electrònica que correspon a una administració pública o bé a un o diversos organismes públics o entitats de dret públic per exercir les seves competències.
L’establiment d’una seu electrònica comporta la responsabilitat del titular respecte de la integritat, la veracitat i l’actualització de la informació i els serveis als quals es pugui accedir a través d’aquella per tramitar procediments.
Cada administració pública ha de determinar les condicions i els instruments de creació de les seus electròniques, d'acord amb els principis següents:
- Transparència
- Publicitat
- Responsabilitat
- Qualitat
- Seguretat
- Disponibilitat
- Accessibilitat
- Neutralitat i interoperabilitat
- Identificació de l’òrgan titular de la seu, així com els mitjans disponibles per formular suggeriments i queixes.
Les seus electròniques han de disposar de sistemes que permetin establir comunicacions segures sempre que siguin necessàries.
8.3 Certificats electrònics d'òrgan
En tot cas, la publicació a les seus electròniques d’informacions, serveis i transaccions ha de respectar els principis d’accessibilitat i ús d’acord amb estàndards oberts i, si s’escau, els que siguin d’ús generalitzat pels ciutadans.
És obligatòria la utilització de certificats electrònics reconeguts o qualificats que garanteixin la identificació de les persones.
Les administracions públiques es poden identificar amb l’ús d’un segell electrònic mitjançant un certificat electrònic reconegut o qualificat que compleixi els requisits exigits per la legislació de signatura electrònica.
Aquests certificats electrònics han d’incloure el número d’identificació fiscal i la denominació corresponent de l’òrgan, així com, si s’escau, la identitat de la persona titular en el cas dels segells electrònics d’òrgans administratius.
És obligatori publicar la relació de segells electrònics utilitzats per cada administració pública, incloent-hi les característiques dels certificats electrònics i els prestadors que els expedeixen.
8.4 Actuació administrativa automatitzada
Es tracta de qualsevol acte o actuació efectuat íntegrament a través de mitjans electrònics per una administració pública en què no hagi intervingut de manera directa cap empleat públic.
L’establiment de procediments automatitzats requerirà d'una decissió o resolució expressa aprovada per l'òrgan competent indicant:
- La definició de les especificacions
- La programació
- El manteniment
- La supervisió i el control de qualitat i, si s’escau, l'auditoria del sistema d’informació i del seu codi font
- L'òrgan responsable als efectes d’impugnació.
També s'ha de triar quin tipus de sistema d’identificació estableix, com ara:
- El segell electrònic d’administració pública, òrgan, organisme públic o entitat de dret públic, basat en un certificat electrònic reconegut o qualificat que compleixi els requisits exigits per la legislació de signatura electrònica.
- El codi segur de verificació vinculat a l’administració pública, òrgan, organisme públic o entitat de dret públic, en els termes i condicions establerts, i es permet en tot cas la comprovació de la integritat del document mitjançant l’accés a la seu electrònica corresponent.
8.5 Signatura electrònica del personal al servei de les administracions públiques
Per garantir la traçabilitat i la identitat del sistema electrònic, els empleats públics i les autoritats han d’utilitzar la signatura electrònica.
Assegurament i interoperabilitat de la signatura electrònica: una conseqüència lògica de l’obligació de la tramitació dels procediments mitjançant sistemes electrònics és determinar quins actes o documents inclouran certificats electrònics i que aquests documents puguin circular de forma lliure i sense restriccions informàtiques més enllà dels entorns on es van elaborar. Per aquest motiu la norma preveu, d'una banda, que es determinin els tràmits i informes que incloguin una signatura electrònica reconeguda o qualificada i avançada basada en certificats electrònics reconeguts o qualificats de signatura electrònica, i de l'altra, la superposició d’un certificat electrònic en cas que no s'utilitzin certificats electrònics reconeguts o qualificats.
8.6 Relacions electròniques entre administracions
La norma també estableix l’obligatorietat que les administracions es relacionin entre si de manera electrònica i en tot cas respectant la protecció de dades de caràcter personal, que es limita estrictament a les que són requerides als interessats per la resta d’administracions per tramitar i resoldre els procediments i les actuacions de la seva competència, d’acord amb la seva normativa reguladora.
Cada administració ha de facilitar l’accés de la resta d’administracions públiques a les dades de què disposi relatives als interessats, i especificar les condicions, els protocols i els criteris funcionals o tècnics necessaris per accedir a les dades esmentades amb les màximes garanties de seguretat, integritat i disponibilitat.
8.7 L'Esquema Nacional d'Interoperabilitat i l'Esquema Nacional de Seguretat
Per tal de garantir que la interoperabilitat es pugui desenvolupar de forma eficient i segura, s’estableixen uns criteris i unes recomanacions que han de complir les administracions quan desenvolupen procediments electrònics.
8.8 Reutilització de sistemes i aplicacions propietat de l'Administració
El disseny i l'execució de creació d’aplicacions o sistemes informàtics són en general prestacions que requereixen una especialització notable que consumeixen temps i recursos de les administracions, per aquest motiu la norma disposa que aquest cost pugui ser recuperat per la repercussió mitjançant la cessió d’aquest programes a altres administracions. Per aquesta raó estan obligades a posar-les a disposició de les administracions que ho demanin mitjançant l’actualització dels seus directoris de programes o aplicacions.
D'altra banda, també s’exigeix que, amb caràcter previ a l’adquisició, el desenvolupament o el manteniment al llarg de tot el cicle de vida d’una aplicació, han de consultar en el directori general d’aplicacions, dependent de l’Administració general de l’Estat, si hi ha solucions disponibles per ser reutilitzades, que puguin satisfer totalment o parcialment les necessitats, millores o actualitzacions que es volen cobrir, sempre que els requisits tecnològics d’interoperabilitat i seguretat ho permetin.
En aquest directori, hi han de constar tant les aplicacions disponibles de l’Administració general de l’Estat com les disponibles en els directoris integrats d’aplicacions de la resta d’administracions. En cas que hi hagi una solució disponible per a la reutilització total o parcial, les administracions públiques estan obligades a usar-les, llevat que la decisió de no reutilitzar-la es justifiqui en termes d’eficiència, de conformitat amb l’article 7 de la Llei orgànica 2/2012, de 27 d’abril, d’estabilitat pressupostària i sostenibilitat financera.
