Ja hem vist que part de l'èxit d'una bona videoconferència es basa en una bona planificació. Triar el sistema correcte, tenir controlada la imatge, el so i la connexió, establir unes normes, una durada i unes pauses, i tenir una actitud correcta, són punts clau a l'hora d'afrontar la videoconferència. Però un cop comencem hi ha una sèrie d'aspectes que també hem de tenir en compte, que podem tenir una mica preparats o almenys planificats amb anterioritat.

D'una banda, les presentacions o els suports que vulguem compartir a l'hora de fer les nostres intervencions en la videoconferència i, de l'altra, com plantejarem la interacció amb la resta de participants o assistents.

• Presentacions de suport
  • Text
  • Dades
  • Imatges
• Interacció
  • Coneix i presenta’t
  • Empatitza
  • Participació

Quan parlem de presentacions ràpidament ens ve al cap PowerPoint, i segurament per a moltes persones una sensació d'avorriment. En molts casos l'abús d’un mal suport visual provoca desinterès en l'audiència. Per ajudar-nos amb una presentació sense avorrir hem de tenir en compte els aspectes següents:

• Tenim poca capacitat d'atenció: hem de resumir i sintetitzar.
• Tenim sobrecàrrega informativa: hem d'anar al gra.
• Som visuals: acompanyar o intercalar imatges ajudarà a mantenir l'atenció.
• Som curiosos: utilitzar exemples o històries despertarà la curiositat.
• Presenta, explica i resumeix: comença per presentar-se i presentar un guió del que es dirà. A continuació, explicar-lo i desenvolupar-lo i, finalment, acabar destacant els punts clau i resumint el que s’ha explicat.

Encara que a continuació es tractaran alguns aspectes a tenir en compte per poder fer les presentacions visuals més amenes, sempre haurem de tenir clar que la part principal de la presentació és la persona que està presentant i el que està dient. Si en el context d'una videoconferència la persona que està parlant comparteix la pantalla amb una presentació de manera que no es veu durant un llarg període de temps, l'atenció dels assistents baixarà més que si ho fa de manera que la segueixin veient. En cas que tècnicament no sigui possible intercalar diapositives de la presentació amb la persona que presenta, es recomana, doncs, en la mesura del que sigui possible, mantenir el contacte visual amb l’audiència.

↑ Índex de la pàgina

Com a norma general, mai s'ha de posar una gran quantitat de text en les presentacions, per més que l’assistent tingui la capacitat de llegir-ho correctament. Si estem presentant, s'espera que la part important la rebi de la nostra explicació i no de la lectura de la pantalla. I no hem de caure en la temptació de limitar-nos a llegir el que posi en la presentació, sinó que s’ha de sintetitzar el que s’anotarà i intentar no sobrecarregar les diapositives. A l'hora de sintetitzar, es recomana exposar una idea per diapositiva i acompanyar-la amb tres punts o arguments, com a molt, que després amb les nostres explicacions ja desenvoluparem.

Igualment hem d'evitar l'ús de molts tipus de fonts diferents. Es recomana utilitzar com a molt dues fonts, una per als títols i una altra per al text. El mateix passa amb el color del text. No es recomana usar diferents colors indiscriminadament. Es pot utilitzar un color per al títol i un altre per al text, i com a molt algun altre color que s'identifiqui amb la idea que es vol transmetre; per exemple, es pot ressaltar una paraula positiva en verd i una altra de negativa en vermell o la paraula important en negreta o subratllat, però cal evitar l'ús sense sentit de colors, fonts i formats.

↑ Índex de la pàgina

Si s'ha de compartir informació numèrica, una molt bona opció és utilitzar gràfics que ajudin a veure de manera ràpida allò que volem transmetre. Hem de tenir en compte que, igual que en el text, és important que els gràfics siguin clars i que s’apreciï clarament l'ordre de magnitud i les proporcions entre els diferents valors.

Encara que pugui semblar que l'ús de gràfics 3D dona un aspecte més modern a la presentació, se'n desaconsella l'ús per la dificultat d’interpretació de les escales i els diferents valors. Així mateix s'ha de procurar un bon contrast entre els gràfics i el fons usant colors plans i ben diferenciats, en cas de representar valors diferents.

↑ Índex de la pàgina

Com hem dit inicialment, l'ús d'imatges ajuda a captar i mantenir l'atenció de les persones que estan veient la nostra presentació, si bé és important tenir en compte alguns aspectes. Les imatges que utilitzem han d'anar en consonància amb el tipus de presentació que estiguem fent; per exemple, en funció de si és més o menys formal, podrem fer servir un tipus més humorístic o més seriós.

Igualment s'haurà de tenir en compte la interpretació que la nostra audiència pot fer de les imatges que fem servir. Un exemple clar el trobem amb les emoticones. Cada persona té associat un significat a cada una de les emoticones que utilitza, però aquest significat no ha de ser el mateix per a tothom, sobretot si prové de països o cultures diferents; per exemple, si preguntéssim pel significat de les emoticones de la imatge a diferents persones, probablement les respostes serien diferents.

Un cop tinguem clares les imatges que volem fer servir, tenint en compte la interpretació i que concordin amb el missatge de la idea i els valors que volem transmetre, a l'hora de col·locar-les podem fer servir la regla dels terços per intentar que quedin atractives visualment.

Per fer-ho es tracen de forma imaginària dues línies verticals paral·leles que divideixin en tres parts iguals la nostra imatge i fem el mateix traçant dues línies horitzontals paral·leles. Els punts en els quals vulguem centrar l'atenció s’hauran d'encavalcar o d'apropar-se el màxim possible als encreuaments de línia o les línies. Podem veure-ho en els exemples. Una tendència molt comuna és centrar el nostre contingut, però si ho evitem aconseguirem captar millor l'atenció cap als punts importants de la nostra diapositiva.

↑ Índex de la pàgina

En funció del tipus de videoconferència que estiguem fent, un dels punts clau és aconseguir la interacció de la resta d'assistents. Aquest és un dels aspectes que més costen d'adaptar en el canvi d'una dinàmica presencial a una en línia. En aquest sentit veurem alguns consells generals, i més endavant s'explicaran eines que poden ajudar a millorar diversos aspectes de la interacció.

En primer lloc convé que, en la mesura que es pugui, coneguem l'audiència i el context a què ens anem a enfrontar. Si és un curs, cal saber, per exemple, la predisposició dels assistents, si s’han apuntat per iniciativa pròpia o per obligació, si estan treballant mentre estan fent el curs, si el segueixen des de l'oficina o des de casa, des d'un entorn tranquil o bé sorollós, etc. Aquests i molts altres aspectes intervindran a l'hora d'interactuar amb les persones que es connectin, i conèixer-los ens pot ajudar a plantejar millor la sessió. En molts cursos és habitual que els participants rebin prèviament algun tipus d'enquesta o formulari en què es pregunta el nivell de coneixements previs que tenen. Aquest seria un bon moment per preguntar també sobre tots els punts que hem esmentat anteriorment, o sobre qualsevol altre que creguem rellevant a l'hora de preparar la nostra sessió. Igualment és recomanable deixar alguna pregunta oberta perquè ja puguin plantejar dubtes o inquietuds abans d'iniciar el curs. D'aquesta manera, a més de personalitzar la sessió, es pot preparar amb antelació les respostes a aquestes preguntes.

En funció de la durada del curs i del nombre d'assistents, podem plantejar també a l'inici de la primera sessió dedicar uns minuts a passar llista i preguntar a cadascuna de les persones si tenen ja algun dubte i presentar-se o explicar alguna qüestió que els inquieti respecte del curs.

Depenent del grup, aquest moment pot ser més o menys amè i distès, o pot costar trencar el gel. Per intentar donar peu que la gent parli és important començar presentant-se un mateix i fer-ho d'una manera que convidi la resta de persones a participar. El to que s’utilitzi com a presentador/a o formador/a marcarà molt probablement el to de les presentacions dels alumnes i el de la sessió en general.

És important, si hem fet aquestes presentacions o recopilat la informació prèviament, que no es quedi en l'oblit. És recomanable tenir-la anotada i a la vista, de manera que durant el curs puguem fer referència a aquesta informació a l'hora d'anar avançant. Això farà que els alumnes ens percebin més propers i la sessió, més personalitzada.

↑ Índex de la pàgina

Per aconseguir un bon desenvolupament de la sessió és important connectar amb els assistents i apropar-nos-hi. En primer lloc es recomana que en la mesura que es pugui tothom tingui oberta la càmera. Quan ens veiem la cara, encara que no sigui de forma presencial, ja estem aconseguint més proximitat.

Dins de les dificultats que suposa l'entorn en línia, també trobem alguns avantatges que hem de saber aprofitar, com ara la possibilitat de veure en tot moment qui està parlant, ja que en totes les plataformes s'il·lumina el nom de qui parla. En poder identificar la persona que està parlant, podrem mencionar-la pel seu nom en respondre-li i inconscientment l'altra persona se sentirà més propera. Es recomana tenir sempre visible la llista de persones en l'aplicació de videoconferència, precisament per identificar-les. Un punt sobre el qual val la pena d'insistir és la imatge que projectem, com ens mostrem. La col·locació de la càmera a l’alçada dels ulls i una molt bona il·luminació, són bàsics perquè ens puguin veure bé. Un altre dels punts més importants és mirar a la càmera quan es parla. La majoria de vegades el nostre cervell ens traeix i el més fàcil és estar mirant les imatges de les persones amb les quals estem parlant, però si ho fem així no estem mirant a l'objectiu de la càmera, i la sensació que donem als assistents és de no estar-los mirant als ulls, i si això es manté fa que perdem la proximitat amb els nostres assistents.

Així doncs, si s'està intervenint s'ha de mirar com més estona millor a l'objectiu de la càmera. Si es tenen dificultats, un petit truc per aconseguir-ho és col·locar una fotografia de carnet d'algú familiar al costat de l'objectiu de la càmera, de manera que s'enganyi el cervell perquè miri a aquest punt.

↑ Índex de la pàgina

Si hem anat treballant els punts anteriors amb èxit, tindrem ja una bona base per fomentar la participació. Tot i així, en l'entorn en línia es fa més difícil que de manera presencial. Per poder fomentar la participació es recomana:

• Haver deixat clar quines són les regles de participació: si es poden desilenciar i participar lliurement o si han d'aixecar la mà primer.
• Utilitzar un llenguatge que propiciï la participació: sense afirmacions extremadament categòriques o vehements que dissuadeixin de poder fer una pregunta.
• Preguntar recurrentment: sobre els dubtes que es poden tenir o si ha quedat clara l’explicació, i deixar uns segons de silenci a les persones que estiguin dubtant a intervenir.
• Preguntar en general o directament a algú: en concret sobre què ha entès d'allò que hem explicat. D’aquesta manera forcem obligatòriament una resposta.

Si, tot i així, la participació que obtenim no és la que ens agradaria, o es vol potenciar encara més, tenim a disposició programes amb els quals ens podrem ajudar, per exemple, ludificant la sessió. Les eines més típiques, com Kahoot, ens permetran llençar preguntes al nostre auditori, que en respondre guanyaran punts en funció de si han encertat, i es crea així una classificació.

Abans d'usar-los és important assegurar-se bé dels coneixements i les possibilitats dels assistents. El que podria ser una molt bona eina per a un públic que la conegui, pot acabar dificultant la sessió si intentem implementar-la amb uns participants que no tinguin els coneixements o els mitjans necessaris per fer-la servir. Si es considera l'ús d'algunes d'aquestes eines, més endavant les tractarem en detall.

Consells per dinamitzar una jornada en remot:

• Presentació ràpida: Cada participant té un minut per a presentar-se a la resta del grup. Això ajuda a establir una connexió personal entre els participants.
• Preguntes de gel: Els participants han de respondre a una pregunta específica per a "trencar el gel" i iniciar la conversa. Per exemple, "Quin va ser el millor moment del teu cap de setmana?".
• Debat a 3: Els participants es divideixen en grups de tres persones i han de discutir sobre un tema específic. Això ajuda a fomentar la comunicació i la col·laboració entre els participants.
• Joc de rol: Els participants han de fer una simulació de situacions específiques relacionades amb el tema de la videoconferència. Això ajuda a fomentar la comprensió dels temes tractats.
• Kahoot!: Kahoot és un joc de preguntes i respostes en línia que pot ser utilitzat per a afavorir la participació i la interacció entre els participants.
• Brindis virtuals: Els participants han de brindar virtualment per un èxit personal o professional recent que hagin tingut. Això ajuda a establir una connexió personal i a motivar als participants.
• Preguntes a l'atzar: Els participants han de respondre a preguntes al·leatòries relacionades amb el tema de la videoconferència. Això ajuda a fomentar la participació i a mantenir als participants atents.
• Activitats de dibuix: Els participants han de dibuixar una imatge que representi el tema de la videoconferència o la seva opinió sobre el tema. Això ajuda a fomentar la creativitat i a generar noves idees.
• Preguntes per parelles: Els participants han de formar parelles i respondre a preguntes específiques entre ells. Això ajuda a fomentar la comunicació i la comprensió dels altres participants.

↑ Índex de la pàgina

← Preparació | Eines →