En línies generals hem de tenir en compte dos aspectes a l'hora d'enfrontar-nos a les videoconferències en línia. D'una banda, tot el que es refereix als elements tècnics que necessitarem -els dispositius, la connexió, imatge i so- i, de l'altra, aspectes més personals i de l'entorn on es farà. És important establir unes regles de participació i d'intervenció, així com la durada o altres aspectes. A continuació els analitzem.

• Elements tècnics
  • Dispositiu: ordinador, tauleta, telèfon, etc.
  • Connexió
  • Micròfon i altaveu
  • Càmera
• Elements personals
  • Imatge
  • So
  • Regles
  • Durada i pauses
  • Actitud i aparença

Els elements tècnics són una part essencial dels esdeveniments en línia. Les videoconferències, per la seva naturalesa, necessiten un maquinari específic per a dur-les a terme. Els aspectes en què hem de fer especial èmfasi són sobretot quatre:

• El dispositiu
• La connexió
• La càmera web
• El micròfon i els altaveus.

El dispositiu que s’utilitza és una de les parts principals a tenir en compte, tant si es fa servir un ordinador, una tauleta o un dispositiu mòbil. En funció de les necessitats pot convenir més un o un altre. Encara que d’entrada, i de manera general, sempre és més recomanable fer servir un ordinador, poden haver-hi casos particulars en què ens pugui interessar més algun altre tipus; per exemple, si necessitem desplaçar-nos i mostrar diferents espais, un dispositiu mòbil pot ser una bona opció, si pel contrari estem compartint fitxers diferents i treballant amb diversos documents a mostrar per pantalla, l’ordinador és l’opció més recomanable. També pot ser útil poder treballar amb més d'un dispositiu diferent a la vegada. No és estrany connectar-se a una conferència des de més d'un dispositiu a la vegada per poder estar compartint un document des de l'ordinador i simultàniament estar mostrant un altre element des del dispositiu mòbil, si no es disposa de càmera web externa. Aquest recurs també és força utilitzat quan hem de seguir una videoconferència a través d’un ordinador i no tenim micròfon i càmera. La podem seguir des de l'ordinador, però en cas d’haver de participar es pot fer a través del dispositiu mòbil.

D'altra banda haurem de tenir en compte el tipus de programa que farem servir i si està disponible per al dispositiu que volem fer servir. Ens pot condicionar, ja que a més que estigui disponible haurem de tenir en compte que les funcionalitats siguin les que volem.

En alguns, l'aplicació mòbil o la versió web no ens permeten funcions que sí que ens permeten els programes d'escriptori. Per tant, ens veurem obligats a fer servir el programa per a ordinador.

Així mateix, també hem de prestar atenció a les característiques de l'aparell; per exemple, Teams o Zoom no permeten el canvi de fons en dispositius amb processadors antics.

Finalment és molt recomanable fer les videoconferències amb una pantalla externa addicional, que ens permetrà veure el contingut de la videoconferència per una pantalla i treballar en l'altra.

↑ Índex de la pàgina

Un altre aspecte bàsic és la connexió, ja que sense una bona connexió ens serà molt difícil mantenir una videoconferència. Haurem de saber des d'on ens connectarem i a través de quin mitjà. Si ho fem mitjançant un encaminador, pot ser per wifi o per cable, i ADSL o fibra. També haurem de tenir en compte si aquesta connexió serà compartida per altres usuaris en el mateix moment.

En cas de connectar-se a través de xarxes mòbils, haurem de verificar la cobertura del lloc on estiguem i les dades de què disposem.

Per norma general, si es pot, es recomana connectar-se a través de cable directament a un encaminador en una connexió com menys compartida millor. Si ens connectem des de xarxes mòbils cal verificar que disposem d'una bona cobertura 4G i sobretot també una tarifa de dades que suporti la videoconferència que farem. Depenent del programa i del tipus de videoconferència hem de calcular entre 500 Mb i 3 Gb per hora de videoconferència.

↑ Índex de la pàgina

Tot i que l'avantatge de les videoconferències sobre les trucades de telèfon és la possibilitat de veure'ns, l'aspecte més important per poder-la dur a terme segueix sent el so. Necessitarem disposar d'un micròfon per ser escoltats i d'altaveus per poder escoltar.

Respecte dels micròfons, si el tenim incorporat a l'ordinador o el dispositiu que utilitzem, és important saber on està col·locat, i intentar parlar-hi sempre directament. També seria interessant conèixer de quin tipus de micròfon es tracta, si és omnidireccional, que capta el so de totes les direccions, o unidireccional, que el capta només de front. Per a situacions en què només haguem de participar nosaltres amb soroll extern, ens interessa comptar amb un micròfon unidireccional. Per contra, en situacions en les quals vulguem captar més d'una persona parlant o música o so ambient ens interessarà més un micròfon omnidireccional.

En tots dos casos es poden trobar opcions molt variades i de rangs de preu igualment amplis. Per a la majoria d'usos una opció econòmica serà suficient i aportarà una bona qualitat de so. Un micròfon de solapa és una molt bona opció perquè se'ns escolti correctament i tindrem opcions a partir d'uns 10 euros. Aquesta mateixa opció la tindrem també amb cascos incorporats. De manera que tindríem solucionada la part dels altaveus.

Pel que fa als altaveus, tenim també diverses opcions:

• Altaveus del dispositiu: és perfecte si és suficient, així no es necessitarà cap altre perifèric.
• Cascos: recomanables per aïllar-se del soroll extern i evitar molestar o que escolti el contingut de la videoconferència qui està al nostre voltant.
• Altaveus externs: recomanables quan es necessiti més potència i hagi diverses persones escoltant.

També en aquest cas trobarem molta varietat de dispositius i preus. Des d'opcions amb fil per menys de 10 euros a opcions sense fil i amb cancel·lació de soroll que poden arribar a centenars d’euros.

Sempre que es connecti un dispositiu extern cal verificar que el dispositiu el reconeix i que funciona correctament, així com seleccionar-lo en iniciar la videoconferència, ja que per defecte pot quedar seleccionat el dispositiu anterior.

↑ Índex de la pàgina

Si esteu treballant amb un ordinador que incorpora càmera i us fixeu en la resolució, probablement us emporteu una sorpresa. La majoria de les càmeres integrades en els portàtils no arriben a 1 megapíxel de resolució. Però en la majoria dels casos això no ens hauria de preocupar, perquè per norma general les plataformes de videoconferència no emeten a més de 720 píxels d'alçada de resolució, què és la resolució que solen tenir aquestes càmeres. Tot i així, si necessitem tenir més resolució o qualitat d'imatge en general, podrem connectar mitjançant USB una càmera externa.

Hi ha opcions per a totes les butxaques però a partir d'uns 40 euros ja es poden trobar opcions molt vàlides. De totes maneres, com veurem més endavant, per emetre una bona imatge hi ha altres factors més importants a tenir en compte que la càmera, com pot ser la il·luminació.

Al marge de la qualitat d’imatge, un motiu per disposar d’una càmera externa és poder-la col·locar on desitgem, sense hipotecar la posició de l’ordinador, i que se’ns vegi correctament sense haver d’estar mirant la pantalla.

↑ Índex de la pàgina

Encara que es tracti d'una videoconferència, igual que a les reunions presencials, hi ha molts altres aspectes a tenir en compte a l'hora preparar-la, alguns dels quals tan o més importants que els elements tècnics, per transmetre un bon so i una bona imatge i, finalment, desenvolupar eficaçment la videoconferència.

Per transmetre una bona imatge haurem de tenir en compte tres aspectes molt importants.

• La il·luminació: cal tenir el rostre correctament il·luminat sense punts de llum que generin ombres excessives o contrallums que provoquin que se'ns vegi com una ombra. És important preveure on ens col·locarem i a quina hora del dia per tenir en compte l'efecte de finestres que puguem tenir en aquell moment i contrarestar-ho amb persianes, cortines o amb llums per il·luminar els punts que quedin més enfosquits.
• La col·locació: en la mesura que es pugui, ens hem de col·locar de manera que la càmera quedi a la mateixa altura que els nostres ulls, com si es tractés d'un presentador de telenotícies. En cas de disposar d'una càmera web externa, no hauríem de tenir problema per col·locar-la on ens vagi millor. Si, per contra, fem servir la càmera integrada a l'ordinador, és qüestió de mirar d'elevar l'ordinador, per exemple, amb uns llibres, per pujar-lo uns centímetres de la taula i evitar els típics plànols contrapicats de moltes videoconferències.
• El fons i l'entorn: tot i que la majoria de programes de videoconferència ens permeten canviar el fons per una imatge, és convenient que igualment busquem un entorn com més ordenat i neutre millor. D'aquesta manera, encara que no usem un fons personalitzat, o si fallés, no tindrem problema que es vegi alguna de les coses que hi hagi al darrere. D'altra banda, s'ha d'evitar també les zones de pas, per impedir que altres persones puguin ser vistes sense el seu coneixement i evitar distraccions a la resta de persones que participen en la videoconferència.

↑ Índex de la pàgina

Pel que fa al so hi ha dos elements, al marge del micròfon i l'altaveu, que hem de tenir en compte:

• El soroll ambient: són sons aliens a nosaltres que es produeixin en l'entorn on som. Si és possible s'ha de buscar un lloc privat i tancar finestres i portes per evitar al màxim aquest tipus de sons.
• El soroll que generem: són tots els sons que, conscientment o inconscientment, produïm mentre estem parlant o interactuant en la videoconferència. El típic soroll amb el bolígraf, copets a la taula, manipular objectes, menjar, etc. Si en el transcurs d'una reunió presencial ja són molestos, encara ho són més si el soroll es cola en una videoconferència.

Tot i que cada vegada més els sistemes de videoconferència aconsegueixen cancel·lar o mitigar aquests tipus de soroll, és important que s'intenti reduir-los al màxim. En contrapartida, si precisament volem que se senti tot el soroll que ens envolta, haurem de desactivar la cancel·lació de soroll dels programes de videoconferència.

↑ Índex de la pàgina

És important també que qui convoqui la videoconferència estableixi ja d'entrada una sèrie de regles, que permetin que es dugui a terme de manera efectiva. Alguns aspectes que caldria deixar ben indicats podrien ser:

• L'hora d'inici i de finalització: cada vegada més en aquest tipus de reunions la gent encadena una reunió darrere l'altra, i és important la puntualitat tant en començar com en acabar.
• Ús de les càmeres: cal indicar si se sol·licitarà, o fins i tot si serà obligatori que els participants encenguin la càmera.
• Participació: cal recordar als participants de tenir sempre el micròfon tancat si no s'està parlant, i especificar com es produiran els torns de paraula: com es demanarà, qui donarà la paraula i en quin moment es podrà intervenir.

Alguns d'aquests aspectes, com la possibilitat d’activar el micròfon, es poden manipular des de la mateixa configuració de la majoria d'aplicacions, i es pot bloquejar la possibilitat de parlar. Tot i així, en alguns casos ens podria ser convenient comptar amb alguna altra persona de suport al llarg de la videoconferència que ens ajudi a fer respectar les regles; per exemple, moderant o responent comentaris que vagin sortint al xat, si el tenim habilitat.

Aquestes regles, així com el funcionament, es recomana que s'adjuntin a la convocatòria i també es poden projectar mitjançant pantalla compartida abans de l'inici de la reunió, perquè tothom en connectar-se pugui veure com s'ha de comportar.

↑ Índex de la pàgina

Si la puntualitat és un punt clau a tenir en compte, la durada i les pauses que fem tenen una importància especial en les reunions virtuals, perquè la capacitat d'atenció continuada a través de la pantalla es redueix enormement respecte de les reunions presencials; i no solament això, sinó que genera molt més estrès. De fet, estudis realitzats per Microsoft, monitoritzant l'activitat cerebral, recomanen intercalar breus pauses a partir dels 30 minuts de durada.

De totes maneres, això variarà en funció del tipus de videoconferència que fem. No és el mateix una classe magistral de dues hores, en què només estiguem com a espectadors, que una classe participativa amb moments de debat, reflexió, treball en grup, etc. Si bé no hi ha un temps exacte determinat, no és recomanable que estiguem més d'una hora sense fer una pausa, encara que sigui breu.

↑ Índex de la pàgina

Un altre aspecte a tenir en compte és la nostra actitud i aparença en aquest tipus de reunions. Podem caure en l'equivocació de pensar que pel fet de no ser-hi presencialment no hem de complir algunes convencions a les quals estem acostumats en les reunions presencials. Per norma general, s'entén que a la reunió en línia s'ha d'assistir com ho faríem en aquesta mateixa reunió si fos presencial, per exemple, quant a:

• Vestimenta: d'acord amb el tipus de reunió que es tingui, encara que s’estigui a casa. Encara que sigui informal, amb algun company, cal evitar aparèixer amb una vestimenta que no portaríem presencialment a la feina.
• Assistència: si la mateixa reunió fos presencial, no ens aixecaríem a meitat reunió, per tant, probablement tampoc sigui correcte aixecar-se i absentar-se o apagar la càmera durant el transcurs de la videoconferència.
• Comportament: estar menjant, fumant, estirat al sofà o qualsevol altra actitud que no tindríem de manera presencial, també es recomana d'evitar-les.

Encara que fem la reunió des de la comoditat de casa i que ens sembli que aquest tipus de comportaments no interfereix en l'exercici de la reunió, és important tenir-los en compte. El que transmetem és molt més del que diem. Per norma general, hem de partir de la premissa de comportar-nos en una reunió en línia com ho faríem si fos presencial.

↑ Índex de la pàgina

← Introducció | Desenvolupament →