El Reial decret 625/2014, de 18 de juliol, pel qual es regulen determinats aspectes de la gestió i control dels processos per incapacitat temporal en els primers 365 de durada, estableix a l'article 7.1 que el facultatiu que expedeixi els comunicats mèdics de baixa, confirmació i alta n'ha de lliurar dues còpies al treballador o treballadora, una per a l'interessat i una altra per a l'empresa. El treballador o treballadora l'ha de lliurar a l'empresa en el termini de tres dies comptats a partir del mateix dia que s'expedeixen els comunicats mèdics de baixa i de confirmació de la baixa. En el cas dels comunicats mèdics d'alta amb destinació a l'empresa, el treballador o treballadora l'ha de lliurar en les 24 hores següents al moment en què s'ha expedit.
Així doncs, és inqüestionable que l'obligació de tramitar el lliurament d'aquests documents a l'empresa, tant en els supòsits de baixa o confirmació com en els d'alta mèdica, recau sobre el treballador o treballadora. Aquesta obligació es complementa amb la que tenen els serveis públics de salut o, si escau, les mútues col·laboradores amb la Seguretat Social, de remetre immediatament -com a màxim el primer dia hàbil següent a l'expedició- aquests mateixos comunicats de baixa, confirmació i alta a l'Institut Nacional de la Seguretat Social (INSS) per via telemàtica. S'imposa la mateixa obligació a les empreses des del moment en què reben del treballador o treballadora el document corresponent, que l'han de remetre a l'INSS mateix a través del Sistema RED en el termini màxim de tres dies hàbils comptats a partir del moment en què es rep amb les dades corresponents a l'empresa emplenades.
S'ha plantejat, no obstant això, quin ha de ser el mitjà adequat perquè els treballadors facin arribar aquests documents a les seves empreses, qüestió que no queda resolta en la norma, atès que no s'hi fa cap referència a quin mitjà ha de lliurar els esmentats documents. En la Sentència 150/2022, de 16 de novembre de 2022, de la Sala Social de l'Audiència Nacional, es planteja un supòsit en el qual una empresa elabora un manual de comunicació de baixes mèdiques, que estableix que els comunicats mèdics de baixa, confirmació i alta s'han de remetre a l'empresa mitjançant una aplicació informàtica que l'empresa mateixa ha implantat, anomenada “Creatio”, i que no es poden enviar per correu electrònic. A aquest efecte, en el manual es diu que l'usuari ha d'accedir a l'aplicació, codificar el cas dins d'un elenc de possibilitats, adjuntar el comunicat mèdic en format PDF, emplenar una sèrie de camps referits al remitent i les dades contingudes en el comunicat mèdic com ara tipus de baixa, entitat emissora, durada de la baixa, data d'inici de la baixa, data d'expedició del comunicat i data d'alta mèdica, i indicar-ne el motiu.
La Sala Social de l'Audiència Nacional entén que, en tractar-se d'una obligació de fer imposada legalment al treballador o treballadora, ha de ser aquest qui determini com emplenar el document, especialment quan no s'estableix res sobre aquest tema en el conveni col·lectiu. L'empresa no pot imposar unilateralment, per tant, un determinat procediment de comunicació d'aquests documents mèdics ja que, atesos els diversos sistemes de comunicació i remissió d'informació existents actualment, és raonable que el treballador o treballadora pugui optar per lliurar presencialment els comunicats a l'empresa (la qual cosa resulta poc lògica atès que està malalt), per remetre'ls per correu ordinari (la qual cosa comporta que el destinatari el rebi amb un cert retard), o per mitjà de sistemes electrònics de comunicació, com ara fotografiar el document i remetre'l via WhatsApp o escanejar-lo i remetre'l per correu electrònic. Són aquests procediments els que l'empresari nega imposant l'ús del manual que els representants sindicals dels treballadors afectats rebutgen, amb raó.
En definitiva, el que imposa aquest manual és que el treballador o treballadora hagin de participar de manera obligada en la gestió administrativa informatitzada del comunicat mèdic que remet i amb això el mandat empresarial s'excedeix de la simple obligació de lliurar aquest comunicat a l'empresari, i l'obliga a "col·laborar" en el tractament informàtic. Aquesta obligació afegida no té cap suport legal que la justifiqui, especialment quan, com hem indicat abans, la determinació del mitjà pel qual s'acompleixi el lliurament del comunicat mèdic a l'empresari correspon al treballador o treballadora.
