Dins de les diverses fases del procediment subvencional (art. 23-27 de la Llei general de subvencions, LGS), la justificació de les subvencions té una importància medul·lar.
Tradicionalment, a la fase de justificació, podem distingir dos àmbits que el perceptor ha d’acreditar:
- a) El compliment de la finalitat
- b) L’aplicació dels fons.
D’una manera més concreta, l'article 98.1 del Text refós de la Llei de finances públiques de Catalunya condiciona el reconeixement de l’obligació subvencional i el pagament posterior al fet que l’òrgan concedent acrediti que ha comprovat, sobre la subvenció:
- a) La justificació adequada de les despeses imputades a la subvenció
- b) L'execució de la totalitat de l’objecte de la subvenció
- c) El compliment de les condicions i les seves finalitats.
Ara i aquí no ens correspon ocupar-nos dels aspectes relatius a l'execució de l’activitat objecte de la subvenció i al compliment de les condicions i finalitats que van fonamentar la concessió de la subvenció. Pel que fa a la justificació de les despeses sí que sembla adient fer algunes consideracions, com a resultat de l'entrada en vigor, el 7 de desembre, del Reial decret 1007/2023, de 5 de desembre.
La norma ha fixat un període per adaptar els sistemes informàtics de facturació que finalitzarà l’1 de juliol del 2025, amb els requisits que s’han d'adoptar i modificant aspectes destacables del Reglament aprovat pel Reial decret 1619/2012, de 30 de novembre, pel qual es regulen les obligacions de facturació.
Dins de les modalitats de justificació de les subvencions, tant les acollides al Reglament de la LGS com a l’Ordre ECO/172/2015, amb les diverses modificacions, la presentació de les factures com a element acreditatiu de les despeses efectuades comporta que l’òrgan gestor, en primera instància, i els altres òrgans competents, en segona instància, actuïn amb la cura necessària davant dels documents aportats amb el compte justificatiu, o que han permès l’acreditació per mòduls o la formulació dels estats comptables o l’informe d’auditor, segons la modalitat que fixin les bases reguladores de les subvencions.
La forma més habitual d'acreditar les despeses que integren una subvenció és la factura. Actualment únicament hi ha només dos tipus de factures:
- a) Factura completa
- b) Factura simplificada (els antics “tiquets”).
Fora dels supòsits molt taxats establerts que permeten l'emissió de la factura simplificada, els empresaris o professionals obligats a expedir factura han d'emetre una factura completa, sempre segons el que disposa el Reial decret 1619/2012, de 30 de novembre, pel qual s’aprova el Reglament pel qual es regulen les obligacions de facturació, que ja va incorporar la primera regulació de la factura electrònica.
Modificacions al Reglament de facturació
Les factures electròniques es van generalitzar amb la Llei 25/2013, de 27 de desembre, d'impuls de la factura electrònica i creació del registre comptable de factures al sector públic.
Les bases reguladores de les subvencions poden fixar la tipologia de les factures que cal incorporar a la justificació d’una subvenció, però amb cura de fer-ho abans que el perceptor de la subvenció hagi fet la despesa, doncs no sembla lògic demanar-li una càrrega d’execució impossible. En cap cas les bases, en tractar sobre les factures, poden ignorar les regulacions de l’Administració Tributària abans esmentades.
Sobre el contingut formal de les factures ens remetem a l’article 6 del Reglament de facturació i a l’article 24 de Codi civil. Pel que fa als límits temporals per a l’expedició de factures, disposem dels articles 11, 17 i 18 del Reglament de facturació.
El Reglament aprovat pel Reial decret 1007/2023, de 5 de desembre, de forma clara enuncia la voluntat del legislador d’adreçar-se a les pimes, les microempreses i els autònoms per incidir sobre les necessitats d'estandardització i modernització de sistemes i programes informàtics o electrònics que suporten els processos comptables, de facturació i de gestió d'empresaris i professionals.
La modernització que predica la norma exigeix:
- a) Assegurar la interconnexió de tals sistemes informàtics i la seva compatibilitat amb els sistemes informàtics de clients, proveïdors i administracions públiques.
- b) Assegurar la qualitat de la informació, la confiança en la inalterabilitat indeguda de les dades, la traçabilitat d'aquestes i la interdicció de l'ús de l'anomenat "programari de supressió i manipulació de vendes".
Requisits dels programes informàtics per a facturació electrònica
Conceptualment una factura electrònica és, abans de res, una factura; és a dir, té els mateixos efectes legals que una factura en paper. Recordem que una factura és un justificant del lliurament de béns o la prestació de serveis. Una factura electrònica és una factura que s'expedeix i es rep en format electrònic, sobre el qual ara l’Administració continua regulant diversos aspectes.
De forma objectiva, la norma vol regular els requisits que qualsevol sistema informàtic apliqui en els processos de facturació. Resten afectats tots els que desenvolupin activitats econòmiques, ja que el legislador fixa com a condicions essencials per al registre de les factures, tant la completa com la simplificada, els quatre punts següents:
- a) Garantir la seva integritat
- b) Conservació
- c) Accessibilitat
- d) Llegibilitat.
Aquesta norma no s'aplica als obligats al subministrament immediat d'informació (SII), a alguns supòsits del règim d'agricultura, ramaderia i pesca, i a una sèrie d'operacions que ja restaven excloses de l'obligació de facturar. Igualment queda fora de la seva aplicació determinada facturació d'energia elèctrica i les documentades en factures per operacions efectuades a través d'establiments permanents a l'estranger.
El nou Reglament està en sintonia amb la Llei 11/2021 de mesures de prevenció i lluita contra el frau fiscal sobre la facturació per assegurar l'estandardització de sistemes i programes informàtics i evitar la modificació de les factures una vegada emeses.
Les principals novetats que presenta el Reglament que estableix els requisits que han d'adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suportin els processos de facturació, són les següents:
- a) S'eliminen les modificacions que tenien a veure amb la coneguda numeració “especial” de les sèries de factures expedides pels sistemes d’intercanvi d’informació financera (SII) als quals és aplicable el Reglament.
- b) Desapareixen els esments al codi identificatiu de caràcter alfanumèric.
- c) En resum, les modificacions al Reglament de facturació es limiten bàsicament a exigir que totes les factures (completes i simplificades) expedides pels SII als quals és aplicable el Reglament hauran d'incorporar la representació gràfica d’un codi QR que contingui algunes dades de la factura, d'acord amb les especificacions que es determinin en la corresponent ordre ministerial, actualment pendent de promulgació. Si la factura és electrònica, el QR es pot substituir pel contingut que representa. Així mateix, si els sistemes són Veri*factu, hauran d'incloure una frase que així ho indiqui.
- d) Els obligats a expedir factures als quals és aplicable el Reglament hauran de tenir operatius els seus SII adaptats a les característiques i els requisits que s'estableixen en aquest i en la seva normativa de desenvolupament abans de l'1 de juliol de 2025.
- e) Els productors (i, conseqüentment, els comercialitzadors) de SII hauran d'oferir els seus productes adaptats totalment al Reglament en el termini màxim de nou mesos des de l'entrada en vigor de l’ordre ministerial que el desenvolupa. No obstant això, els SII inclosos en els contractes de manteniment de caràcter pluriennal contractats abans d'aquest últim termini, hauran d'estar adaptats al contingut del Reglament. En aquest mateix termini màxim de nou mesos, l’AEAT ha de disposar en la seva seu electrònica del servei de recepció de registres de facturació per als sistemes Veri*factu.
S'inclou la definició de SII, en considerar que el sistema informàtic de facturació és el conjunt de maquinari i programari utilitzat per expedir factures mitjançant les accions següents:
- a) Admetre l'entrada d'informació de facturació per qualsevol mètode.
- b) Conservar la informació de facturació, ja sigui mitjançant el seu emmagatzematge en el propi sistema informàtic de facturació o mitjançant la sortida a l'exterior en un suport físic de qualsevol tipus i naturalesa o a través de la remissió telemàtica a un altre sistema informàtic, sigui o no de facturació.
- c) Processar la informació de facturació mitjançant qualsevol procediment per produir altres resultats derivats, independentment d'on es faci aquest procés, que pot ser en el propi sistema informàtic de facturació o en un altre sistema informàtic prèvia remissió de la informació a aquest per qualsevol via directa o indirecta.
Les garanties que haurà de donar el SII sobre els registres de facturació s'agrupen en tres conceptes, ja esmentats més amunt:
- a) Integritat i inalterabilitat
- b) Traçabilitat
- c) Conservació, accessibilitat i llegibilitat.
L'autenticitat de l'origen i la integritat del contingut de la factura es presumeix que està acreditada quan s'hagi expedit utilitzant un sistema o programa informàtic de conformitat amb els requisits continguts en el Reglament que estableix els requisits que han d'adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suportin els processos de facturació d'empresaris i professionals, i l'estandardització de formats dels registres de facturació (nou apartat 4 de l’article 8 del Reglament pel qual es regulen les obligacions de facturació, aprovat pel Reial decret 1619/2012, de 30 de novembre).
