4. Accés digital a les administracions públiques
Introducció a l'accés electrònic a les administracions públiques
Ara que ja coneixem els fonaments jurídics de l’administració digital, hem de parlar dels canals digitals a través dels quals la ciutadania pot accedir a les administracions públiques.
La idea principal que hem de tenir present és que l’administració digital facilita l’accés a les administracions públiques 24 hores al dia 365 dies a l’any des de qualsevol lloc. Això suposa un canvi en la manera com les persones es poden relacionar amb les administracions públiques.
De fet, segons les dades de l’Institut Nacional d’Estadística, el 66,6 % de persones que han utilitzat internet a Catalunya ho han fet per contactar o interactuar amb les administracions públiques. Tanmateix, tot i les facilitats que genera la disponibilitat de canals electrònics d’accés a les administracions públiques, hem de saber que avui en dia encara un terç de la població no utilitza els mitjans electrònics per accedir a les administracions públiques.
Actualment, l’accés electrònic de la ciutadania a les administracions públiques es pot canalitzar a través de diferents espais. Com veurem al llarg d’aquest mòdul, cadascun d’ells té unes característiques tècniques, compleix uns requisits jurídics i té uns continguts diferents.
Aquesta diversitat no ha de ser un obstacle a l’accés electrònic de la ciutadania a les administracions públiques. Per evitar-ho, cal que les administracions públiques adoptin les mesures d’accessibilitat, usabilitat i seguretat necessàries.
4.1 El portal d’Internet
Comencem amb una pregunta: què és el portal d’Internet?
Bé, doncs, el portal d’Internet és l’espai electrònic d’accés a la informació i als serveis que les administracions públiques ofereixen a través de mitjans electrònics. El portal d’Internet també permet a la ciutadania accedir a la seu electrònica, espai al qual ens referirem en la següent unitat. D’acord amb el Reglament el portal d’internet permet l'accés a través d'internet a la informació i, si s'escau, a la seu electrònica o a la seu electrònica associada corresponent.
El portal d’Internet és un punt d’accés electrònic, és a dir, un conjunt de pàgines web agrupades en un domini d’internet que pretén oferir a la ciutadania l’accés de manera agrupada i ordenada a la informació i als serveis que ofereix una administració pública determinada.
A més del portal d’Internet, les administracions públiques poden posar a disposició de la ciutadania altres punts d’accés electrònic per a serveis específics, com ara la notificació electrònica o el registre electrònic.
De fet, la regulació no és gaire clara a l’hora de gestionar els punts d’accés electrònic i el portal d’Internet, la qual cosa pot generar confusió entre les administracions públiques a l’hora de dissenyar-los i entre la ciutadania a l’hora d’utilitzar-los.
Per aclarir-nos, podríem entendre que el portal d’Internet és com l’oficina d’atenció ciutadana on qualsevol persona pot conèixer la informació de l’Administració pública, accedir als serveis que ofereix i també accedir al registre.
A aquests efectes, el portal d’Internet també pot ésser considerat com el punt d’accés general electrònic a través del qual la ciutadania pot exercir els drets que ja coneixem.
Cada administració pública ha de disposar d’un portal d’Internet, però res no impedeix que una sola administració pugui disposar de diversos portals d’Internet. En qualsevol cas, cal garantir la coordinació i l’accessibilitat.
Pel que fa al contingut que ha de tenir el portal d’Internet, correspon a cada administració determinar-lo. La Llei 39/2015 només diu que les administracions públiques han de publicar i mantenir actualitzades al portal web la relació de procediments de la seva competència, amb indicació dels terminis màxims de durada i dels efectes que produeixi el silenci administratiu.
Per tal de garantir la seguretat jurídica, és recomanable que la norma que reguli l’administració digital a cada administració pública concreti el contingut mínim que ha de tenir el portal d’Internet.
El disseny i funcionament del portal d’Internet s’ha de regir pels principis de l’administració digital, que ja coneixem, i també pels de “simplicitat, claredat i proximitat a la ciutadania”.
4.2 La seu electrònica
Ara parlarem de la seu electrònica. Podem definir-la com l’adreça electrònica que dona accés a la informació i als serveis de les administracions públiques a través de la xarxa.
La seu electrònica té un paper central en les relacions entre la ciutadania i les administracions públiques a través de mitjans electrònics, ja que és configurada com la porta d’entrada a les administracions públiques, a la informació que difonen i als serveis que presten a través de mitjans electrònics.
Novament, en aquest cas, la llei no defineix clarament què és una seu electrònica ni tampoc quin ha de ser el seu contingut. D’aquest manera, la decisió sobre el seu contingut correspon a cada administració pública, que, per garantir la seguretat màxima, seria desitjable que ho fes amb caràcter general, a través d’un reglament. Així ha tractat de fer-ho, el Reglament d'actuació i funcionament del sector públic quan defineix la seu electrònica com aquella adreça electrònica disponible per a la ciutadania per mitjà de xarxes de telecomunicacions que permet efectuar totes les actuacions i els tràmits referits a procediments o serveis que requereixin la identificació de l'Administració pública i, si escau, la identificació o la signatura electrònica de les persones interessades.
La titularitat de la seu electrònica correspon a una administració pública. També pot correspondre a diverses administracions públiques, o a un o diversos organismes públics o entitats de dret públic en l’exercici de les seves competències.
La gestió de la seu electrònica no cal que la realitzi la mateixa Administració pública, sinó que ho pot fer un tercer, que pot ser l’encarregat de mantenir les aplicacions i els sistemes d’informació, i d’actualitzar la informació i els serveis.
Les funcions principals de la seu electrònica són:
- Ser l’espai virtual en el qual es produeix la relació electrònica entre la ciutadania i les administracions públiques, tant en la relació amb el procediment administratiu com en altres aspectes, per exemple, la participació electrònica.
- Servir de punt d’accés electrònic general de tots els tràmits d’una administració pública.
- Donar accés a informacions administratives i, si es considera oportú, no administratives, així com els serveis i les transaccions electròniques.
- Donar accés al registre electrònic d’entrada i sortida de documents.
- Permetre la publicació dels butlletins oficials.
- Permetre la publicació dels actes i comunicacions del tauler d’anuncis.
- Permetre la comprovació de la integritat dels documents produïts amb codi segur de verificació i de les còpies electròniques autèntiques imprimibles.
- Donar accés a l’estat dels expedients en els quals la ciutadania té la consideració de persones interessades.
- Donar accés als expedients de procediments subjectes a informació pública, llevat de les dades excloses del dret d’accés.
La seu electrònica ha de facilitar la identificació del titular, les disposicions de creació dels registres electrònics, la data i hora oficials, el calendari laboral oficial i els dies considerats inhàbils als efectes del còmput de terminis, o els expedients sotmesos a informació pública. A més, les seus electròniques també han d’incloure alguns serveis electrònics, com ara la formulació de suggeriments i queixes, l’atorgament d’apoderaments apud acta, la notificació electrònica per compareixença o l’accés al registre electrònic. El Reglament d'actuació i funcionament del sector públic presenta la novetat de concretar el contingut i els serveis que, com a mínim, han d’estar disponibles a la seu electrònica.
Els titulars de les seus electròniques són els responsables que la informació i els serveis accessibles a través de les seus electròniques siguin íntegres, veraços i actualitzats. A aquests efectes, és desitjable que s’indiqui la data de la darrera actualització.
La seu electrònica ha de disposar de sistemes que permetin l’establiment de comunicacions segures sempre que sigui necessari i, a més, han de garantir la identificació dels titulars i evitar que se’n pugui produir la suplantació. Per això, la seu electrònica ha d’utilitzar certificats reconeguts o qualificats d’autenticació del lloc web per identificar-se i garantir-hi una comunicació segura. A més, la seu electrònica també ha d’assegurar la integritat, conservació i, si escau, la confidencialitat de la informació i de les transaccions que es realitzin a través seu.
Finalment, cal recordar que les persones titulars de la seu electrònica han de garantir que en el seu disseny i funcionament es tinguin presents els principis de transparència i publicitat, responsabilitat i qualitat, disponibilitat, accessibilitat i usabilitat, neutralitat i interoperabilitat.
Abans d’acabar, és recomanable visitar la seu electrònica de l’Administració pública en la qual treballem o de l’ajuntament on vivim, i mirar quin és el seu contingut i com es concreten tots els elements que hem comentat en aquesta unitat.
4.3 Altres punts d’accés electrònic
Tancament del mòdul 4
En aquest mòdul hem parlat dels canals digitals a través dels quals la ciutadania pot accedir a les administracions públiques i que permeten que les persones s'hi puguin relacionar 24 hores al dia 365 dies a l’any des de qualsevol lloc.
Com hem vist en els apartats anteriors, l’accés electrònic de la ciutadania a les administracions públiques es pot canalitzar a través de diferents espais que tenen característiques tècniques, requeriments jurídics i continguts diferents. Això no obstant, tots han de complir amb els principis de l’administració digital que ja coneixem i, en particular, amb els principis d’accessibilitat, usabilitat i seguretat.
El primer canal d’accés que hem conegut és el portal d’Internet, configurat com l’espai digital d’accés a la informació i als serveis que les administracions públiques ofereixen a través de mitjans electrònics. El portal d’Internet és un punt d’accés electrònic que també permet a la ciutadania accedir a la seu electrònica.
La seu electrònica és l’adreça digital que dona accés a la informació i als serveis de les administracions públiques a través de la xarxa. Com hem vist, la seu electrònica té un paper central en les relacions entre la ciutadania i les administracions públiques a través de mitjans electrònics, pel fet de ser configurada com la porta d’entrada a les administracions públiques, a la informació que difonen i als serveis que presten a través de mitjans electrònics.
Finalment, ens hem apropat a altres canals d’accés electrònic de la ciutadania a la informació i als serveis de les administracions públiques com ara el portal de Transparència, el portal de Dades obertes, el perfil de contractant, les finestretes úniques i els taulers electrònics d’edictes i anuncis.
Material complementari
Exemples de canals d’accés electrònic explicats en aquest mòdul:
Per aprofundir en els canals d’accés electrònic:
- Sessió sobre l'accés electrònic de la ciutadania. Escola d’Administració Pública de Catalunya, 5 de març del 2018.
- Jornada sobre la Finestreta Única Empresarial: relació electrònica amb les empreses. Escola d’Administració Pública de Catalunya, 10 de maig del 2018.
