6. La tramitació electrònica del procediment administratiu
Introducció a la tramitació electrònica del procediment administratiu
El procediment administratiu és la via per mitjà de la qual es produeixen les decisions de les administracions públiques: els actes administratius. Aquest procediment comprèn una sèrie d’actuacions successives a través de les quals es conforma la voluntat de les administracions públiques, que porta aparellada una producció documental en cada una de les fases.
El procediment administratiu actua com a garantia dels drets de la ciutadania davant de l’actuació administrativa i de l’eficàcia i l’encert de les decisions administratives per a la satisfacció efectiva de l’interès públic. A més, cal recordar que, si no es respecta el procediment administratiu, té importants conseqüències jurídiques i l’acte administratiu pot ser nul de ple dret o anul·lable.
En l’actualitat, la llei disposa que els actes administratius es produiran per escrit a través de mitjans electrònics i considera el procediment administratiu únicament com a digital, incorporant a les fases d’iniciació, ordenació, instrucció i finalització del procediment l’ús generalitzat i obligatori de mitjans electrònics. Igualment, s’incorpora la regulació de l’expedient administratiu, establint-ne el format digital i els documents que ha d’integrar.
La tramitació del procediment exclusivament a través de mitjans electrònics és un repte per a les administracions públiques. Com ja vèiem en el primer mòdul, aquest repte no és només tecnològic; és principalment organitzatiu. La transformació digital del procediment administratiu suposa un gran desafiament per adaptar les administracions públiques al nou escenari digital, i això exigeix una gran dosi de solucions innovadores i de canvis en la manera com funcionen les administracions públiques i com treballa el personal al servei de les administracions públiques.
Aquesta transformació s’ha de fer a la vista dels diferents principis de l’administració digital que hem vist al primer mòdul. En particular, en aquest moment ens interessa insistir en l’impacte del principi de simplificació. Les administracions públiques han d’anar més enllà de la simple automatització dels procediments que habitualment es feien en paper, per aprofitar la tecnologia per innovar, reinventar i simplificar els procediments administratius.
En relació amb el procediment administratiu electrònic, el Reglament d'actuació i funcionament del sector públic introdueix diverses novetats que faciliten la interpretació de les lleis 39/2015 i 40/2015 i l'aplicació per les administracions públiques.
En els propers apartats exposarem les diferents fases del procediment administratiu i analitzarem l’impacte que en cadascuna té l’ús dels mitjans electrònics.
No parlarem, però, de l’ús dels mitjans electrònics en procediments específics i, en particular, en la tramitació del procediment de contractació pública, un aspecte que ha estat regulat a la Llei 9/2017, de 8 de novembre, de contractes del sector públic.
6.1 La iniciació del procediment
Benvinguts i benvingudes al sisè mòdul, en el qual ens endinsarem en el procediment administratiu.
Aquest procediment es pot iniciar d’ofici o a instància de la persona interessada. Quan és la persona interessada la que sol·licita l’inici del procediment administratiu, ho fa enviant un escrit a l’Administració, a través d’un registre electrònic. Quan ho faci l’Administració pública, remetrà a la persona interessada, a través del registre electrònic, l’acord de l’òrgan competent.
En un i altre cas, aquests documents es vehicularan a través d’un registre electrònic. Cada administració pública ha de disposar d’un registre electrònic general en el qual es realitza un assentament de totes les sol·licituds i documents que es presentin o es rebin. Però el registre electrònic també serveix per anotar els documents que van dirigits a les persones interessades o a un altre òrgan administratiu.
El registre electrònic s’ha de crear a través d’una norma que s’ha de publicar al diari oficial corresponent. Aquesta norma ha de concretar l’òrgan o unitat responsable de la seva gestió, la data i hora oficials i els dies declarats com a inhàbils. Com ja hem vist en un mòdul anterior, la seu electrònica de cada administració pública ha de publicar la norma de creació del registre i ha d’informar dels dies que es consideren inhàbils a l’efecte del còmput de terminis en els registres.
El registre electrònic permet la presentació de sol·licituds, escrits i comunicacions les 24 hores, els 7 dies de la setmana, sense la necessitat de desplaçar-se a les oficines administratives. Tanmateix, a efectes del còmput de terminis aplicat als registres, la presentació d’un escrit al registre electrònic en un dia inhàbil s’entendrà realitzada la primera hora del primer dia hàbil següent, tret que una norma en permeti expressament la recepció en dia inhàbil.
L’ús del registre electrònic no només permet la presentació d’escrits en qualsevol moment i des de qualsevol lloc. També facilita l’automatització de diverses tasques que duu a terme l’Administració pública en la tramitació dels procediments administratius, com per exemple la comprovació de requisits de la sol·licitud o l’expedició automàtica del rebut del registre d’entrada.
El registre electrònic s’ha de dissenyar de manera que es garanteixi la protecció de dades personals. En particular, en les sol·licituds normalitzades que les administracions públiques posin a disposició de la ciutadania hi han de constar les obligacions previstes per força, com per exemple, informació sobre els drets d’accés, rectificació, cancel·lació i oposició.
El registre ha de garantir la constància dels assentaments que realitzi i ha d’emetre automàticament un rebut que consisteixi en una còpia autenticada del document de què es tracti, que inclogui la data i hora de presentació i el número d’entrada, així com un rebut acreditatiu dels documents que, si escau, l’acompanyin. En els casos que correspongui, també farà referència a l’òrgan administratiu remitent i la persona o òrgan administratiu al qual s’envia.
Els registres electrònics de les administracions públiques han de ser plenament interoperables. Cal garantir la compatibilitat informàtica dels registres electrònics i la seva interconnexió, així com la transmissió telemàtica dels assentaments registrals i dels documents entre les administracions públiques.
El Reglament d'actuació i funcionament del sector públic inclou algunes novetats que poden tenir una àmplia incidència pràctica, com ara que cada administració pública pot determinar els formats i els estàndards als quals s'han d'ajustar els documents presentats per les persones interessades en el registre.
També es disposa que, si en els documents es detecten virus o altres codis maliciosos, cal requerir-ne l'esmena a la persona interessada.
Finalment, una altra novetat és la mida dels documents registrats. Si excedeix la capacitat que es determini per al Sistema d'Interconnexió de Registres, la tramesa es pot substituir per la posada a disposició dels documents mitjançant un repositori d'intercanvi de fitxers.
Per facilitar el compliment de tots aquests requisits, les administracions públiques catalanes disposen de solucions corporatives com ara l’ERES del Consorci Administració Oberta de Catalunya o el S@rcat, que és el registre corporatiu d’entrada i sortida de documents de la Generalitat de Catalunya.
Quan una incidència tècnica impossibiliti el funcionament ordinari del registre, i fins que se solucioni el problema, l’Administració pública pot determinar una ampliació dels terminis no vençuts. En aquest cas, l’Administració pública haurà de publicar la incidència tècnica a la seu electrònica i, si escau, l’ampliació determinada del termini. Per exemple, si accedim a la seu electrònica de la Generalitat de Catalunya, podrem consultar els dies i hores en què algun servei de la seu electrònica no ha estat operatiu.
Finalment, quan una persona interessada presenti presencialment un document a l’oficina d’assistència en matèria de registres, el funcionari o funcionària habilitat el digitalitzarà per incorporar-lo a l’expedient administratiu electrònic. Tot seguit, retornarà els originals a la persona interessada, sense perjudici d’aquells supòsits en els quals la norma determini la custòdia per part de l’Administració pública dels documents presentats, o resulti obligatòria la presentació d’objectes o de documents en un suport que no sigui susceptible de digitalització.
A aquests efectes, les administracions públiques han de mantenir permanentment actualitzat un directori geogràfic a la seu electrònica corresponent, que permeti a la persona interessada identificar l’oficina d’assistència en matèria de registres més propera al seu domicili.
Per últim, les administracions públiques també han de disposar d’un registre electrònic d’apoderaments en el qual s’inscriuran els apoderaments de caràcter general atorgats apud acta (presencialment o electrònicament) per part de qui tingui la condició d’interessat o interessada en un procediment administratiu a favor del o la representant, per actuar en el seu nom davant de les administracions públiques. Els registres d’apoderaments de les diferents administracions públiques han de ser interoperables, de manera que es garanteixi la interconnexió i compatibilitat informàtica, així com la transmissió telemàtica de les sol·licituds, escrits i comunicacions que s’hi incorporen.
6.2 L'ordenació del procediment
Continuem amb el procediment administratiu. Les administracions públiques han d’impulsar d’ofici el procediment administratiu a través de mitjans electrònics.
La novetat principal, pel que fa a l’ordenació del procediment administratiu, és l’expedient electrònic. Podem dir que és el conjunt ordenat dels documents i les actuacions que serveixen d’antecedent i fonament a la resolució administrativa.
L’expedient electrònic es forma mitjançant l’agregació ordenada dels diversos documents, proves, dictàmens, informes, acords, notificacions i altres diligències que s’hagin impulsat, i inclou un índex de tots els documents que conté. Un mateix document pot formar part de diferents expedients electrònics. En canvi, no forma part d’aquest tipus d’expedient la informació que tingui caràcter auxiliar o de suport, com ara la continguda en aplicacions, fitxers i bases de dades informàtiques, notes, esborranys, opinions, resums, comunicacions i informes interns o entre òrgans, o entitats administratives, així com els judicis de valor emesos per les administracions públiques (llevat que es tracti d’informes, preceptius i facultatius, sol·licitats abans de la resolució administrativa que posi fi al procediment).
Quan s’hagi de remetre un expedient electrònic (per exemple, a un jutjat contenciós administratiu), s’ha de fer d’acord amb el que preveuen l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat i les Normes Tècniques d’Interoperabilitat corresponents. L’expedient s’ha d’enviar complet, foliat, autentificat i acompanyat d’un índex amb els documents que contingui. L’índex s’haurà d’autenticar, amb la qual cosa s’haurà de garantir la integritat i immutabilitat de l’expedient electrònic generat des del moment de la seva signatura.
Per últim, el Reglament d'actuació i funcionament del sector públic disposa que el dret d'accés a l'expedient electrònic de les persones interessades es pot satisfer mitjançant la posada a disposició de l'expedient al punt d'accés general electrònic o a la seu electrònica.
Seguim amb la instrucció!
6.3 La instrucció del procediment
Ara parlarem de la instrucció del procediment. Aquesta instrucció persegueix obtenir les dades, documents i proves necessaris per a la determinació, coneixement i comprovació dels fets que serveixin de base per a la resolució. La instrucció del procediment administratiu es realitza d’ofici i a través de mitjans electrònics.
Les aplicacions i els sistemes d’informació utilitzats han de garantir el control de:
- Els temps i terminis
- La identificació dels òrgans responsables
- La tramitació ordenada dels expedients
- Així com el fet de facilitar la simplificació i la publicitat dels procediments.
Per això, les administracions utilitzen gestors d’expedients electrònics com ara el tramitador genèric, que està a disposició dels departaments de l’Administració de la Generalitat i que integra la relació amb la ciutadania i la gestió d’expedients.
Durant la instrucció del procediment, les persones interessades tenen dret a conèixer, en qualsevol moment:
- L’estat de la tramitació dels procediments en els quals tinguin la condició d’interessats o interessades.
- La informació relativa al sentit del silenci administratiu que correspongui, en el cas que l’Administració no dicti ni notifiqui una resolució expressa dins del termini.
- L’òrgan competent per a la seva instrucció, si escau, i la resolució.
- Els actes de tràmit dictats.
Així mateix, també tenen dret a accedir i a obtenir una còpia dels documents continguts en els procediments esmentats.
Els mitjans electrònics poden ser utilitzats per les persones interessades, per presentar les seves al·legacions i aportar els documents o altres elements de judici. Així mateix, els mitjans electrònics seran usats per a l’emissió dels informes.
Al llarg de la tramitació del procediment administratiu, es poden generar diversos documents. Els documents públics administratius són tots aquells vàlidament emesos pels òrgans de les administracions públiques, per escrit i per mitjans electrònics, llevat que la seva naturalesa exigeixi una altra forma més adequada d’expressió i constància. Segons el Reglament d'actuació i funcionament del sector públic, el document administratiu electrònic com la informació de qualsevol naturalesa en forma electrònica que estigui arxivada en un suport electrònic utilitzant un format admès en l'Esquema Nacional d'Interoperabilitat, que hagi estat generada, rebuda o incorporada per les administracions públiques en l'exercici de les seves funcions.
El Reglament també disposa que el lliurament d’un exemplar d'un document administratiu electrònic en el marc d'un procediment administratiu pot ser substituït pel lliurament de les dades necessàries per accedir-hi per mitjans electrònics.
Els documents electrònics vàlids han d’incorporar els elements següents:
- Informació de qualsevol naturalesa arxivada en un suport electrònic, segons un format determinat, susceptible d’identificació i tractament diferenciat.
- Dades d’identificació que permetin la seva individualització, sense perjudici de la seva possible incorporació a un expedient electrònic.
- Referència temporal del moment en el qual han estat emesos. El Reglament d'actuació i funcionament del sector públic també determina que tots els documents administratius electrònics han de portar associada una referència temporal, com ara una marca de temps i un segell electrònic qualificat de temps. Quan les normes reguladores del procediment no determinin la utilització d'un segell electrònic qualificat de temps, s’ha d'utilitzar la marca de temps.
- Metadades mínimes exigides.
- Signatures electròniques que corresponguin.
Els documents electrònics han de garantir els elements que disposen l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat i l’Esquema Nacional de Seguretat per assegurar la seva interoperabilitat i seguretat, que avalin la integritat, l’autenticitat, la conservació, la disponibilitat, la traçabilitat, la qualitat, la protecció, l’accessibilitati la conservació física i lògica dels documents electrònics.
A més, també s’ha de tenir en compte el que disposen diverses normes tècniques d’interoperabilitat, que estableixen els criteris per a l’intercanvi de documentació i dades de les administracions públiques.
- Norma Tècnica d’Interoperabilitat de Política de gestió de documents electrònics
- Norma Tècnica d’Interoperabilitat de Document electrònic
- Norma Tècnica d’Interoperabilitat de Política de signatura electrònica i de certificats de l’Administració
- Norma Tècnica d’Interoperabilitat de Procediments de copiat autèntic i conversió entre documents electrònics
- Norma Tècnica d’Interoperabilitat d’Expedient electrònic
Per al tractament i gestió dels documents, les administracions públiques poden utilitzar gestors documentals com ara l’ARESTA, el gestor documental corporatiu de la Generalitat de Catalunya.
Les administracions públiques poden fer còpies dels documents. Aquestes còpies tindran la consideració d’autèntiques quan siguin realitzades pels òrgans competents de les administracions públiques, sigui quin sigui el seu suport i sempre que quedi garantida la identitat de l’òrgan que ha realitzat la còpia i el seu contingut.
Respecte a les còpies de documents, entre altres aspectes el Reglament d'actuació i funcionament del sector públic estableix que, si han estat aportats en paper per la persona interessada, l’Administració pública els ha de digitalitzar, la qual cosa generarà una còpia electrònica que tindrà el mateix valor que la còpia presentada en paper. Quan els documents no puguin ser retornats, s'han de conservar per un termini de sis mesos, excepte que es disposi un termini superior. Un cop transcorregut aquest termini, la destrucció dels documents s'ha de fer d’acord amb la normativa vigent.
Les còpies autèntiques tenen la mateixa validesa i eficàcia que els documents originals. Les còpies autèntiques emeses per una administració pública estenen la seva validesa a les administracions públiques restants. De totes maneres, les còpies autèntiques de documents privats tenen únicament efectes administratius.
La sol·licitud de còpies s’ha de dirigir a l’òrgan que ha emès el document original. Les còpies s’han d’expedir en eltermini de quinze dies a comptar de la recepció de la sol·licitud en el registre electrònic de l’Administració pública competent, tret que sigui aplicable alguna de les excepcions previstes a la Llei de Transparència, accés a la informació pública i bon govern (LTAIBG).
En particular, les còpies han de seguir les regles següents:
- Les còpies electròniques d’un document electrònic original o d’una còpia electrònica autèntica, amb o sense canvi de format, han d’incloure les metadades que acreditin la seva condició de còpia i que es visualitzin en consultar el document.
- Les còpies electròniques de documents en suport paper o en un altre suport no electrònic susceptible de digitalització requereixen que el document hagi estat digitalitzat i han d’incloure les metadades que acreditin la seva condició de còpia i que es visualitzin en consultar el document.
- Les còpies en suport paper de documents electrònics requereixen que hi figuri la condició de còpia i han de contenir un codi generat electrònicament o un altre sistema de verificació que permeti contrastar l’autenticitat de la còpia mitjançant l’accés als arxius electrònics de l’òrgan o organisme públic emissor.
- Les còpies en suport paper de documents originals emesos en aquest suport es proporcionen mitjançant una còpia autèntica en paper del document electrònic que es trobi en poder de l’Administració o bé mitjançant una posada de manifest electrònica que contingui una còpia autèntica del document original.
Ja només queda la finalització del procediment.
6.4 La finalització del procediment
Com dèiem, és el moment de finalitzar el procediment! La manera lògica de finalitzar la tramitació del procediment és a través de la resolució que es dicti per part de l’Administració pública i que estarà signada electrònicament per la persona titular de l’òrgan o el o la funcionària a qui correspongui. Perquè produeixi els seus efectes, les decisions han de ser notificades als seus destinataris i destinatàries.
La notificació és un acte administratiu pel qual es comunica a la persona interessada el contingut de la resolució i té dos efectes importantíssims: d’una banda, constitueix una condició per a l’eficàcia dels actes administratius que afecten els drets o interessos de les persones interessades i, de l’altra, actua com a requisit perquè transcorrin els terminis d’impugnació de l’acte notificat. A través de la notificació de la resolució es comunica el contingut a la persona interessada.
La notificació electrònica presenta nombrosos avantatges pel que fa a la disminució dels costos i el temps per a la comunicació de les resolucions administratives. També facilita la seva traçabilitat i seguiment, i minimitza les dificultats que sovintles persones interessades posen per poder ser notificats.
Les notificacions es practiquen preferentment a través de mitjans electrònics i, en tot cas, quan la persona interessada estigui obligada a rebre-la per aquesta via. Més enllà de les persones interessades obligades a utilitzar els mitjans electrònics amb caràcter general, com hem comentat en un mòdul anterior, reglamentàriament les administracions públiques poden establir l’obligació de practicar electrònicament les notificacions per a determinats procediments i per a certs col·lectius de persones físiques que, per raó de la seva capacitat econòmica, tècnica, dedicació professional o per altres motius, quedin acreditats que tenen accés i disponibilitat dels mitjans electrònics necessaris. Els interessats i interessades poden decidir i comunicar en qualsevol moment a l’Administració pública, mitjançant els models normalitzats que s’estableixin a aquest efecte, que les notificacions successives es practiquin o es deixin de practicar per mitjans electrònics.
La notificació s’ha de practicar en el termini de deu dies a partir de la data en què l’acte hagi estat dictat. Quan les resolucions tinguin per destinatari o destinatària més d’una persona interessada, les administracions han d’adoptar les mesures necessàries per a la protecció de les dades personals que constin en les resolucions i actes administratius.
Les notificacions electròniques es poden practicar mitjançant compareixença a la seu electrònica de l’Administració pública actuant o a través de l’adreça electrònica habilitada única.
La notificació per compareixença a la seu electrònica es produeix quan la persona interessada (o el seu o la seva representant degudament identificats) accedeix al contingut de la notificació que l’Administració pública ha posat a la seva disposició a la seva seu electrònica. Per tal que la notificació electrònica per compareixença sigui vàlida, serà suficient amb què compleixi els requisits generals als quals ja s’ha fet referència.
Pel que fa a la notificació a través d’adreça electrònica habilitada única, no hi ha cap definició de què s’ha d’entendre per aquest mitjà de notificació electrònic i tampoc no es preveuen els requisits mínims que ha de satisfer. En qualsevol cas, aquest mitjà haurà de permetre:
- Acreditar la data i l’hora en la qual es produeix la posada a disposició de la persona interessada de l’acte objecte de notificació.
- Possibilitar l’accés permanent dels interessats i interessades a l’adreça electrònica corresponent, a través d’una seu electrònica o de qualsevol altra manera.
- Acreditar la data i l’hora d’accés al seu contingut i posseir mecanismes d’autenticació per garantir l’exclusivitat del seu ús i la identitat de l’usuari o usuària.
Les notificacions electròniques s’entendran practicades en el moment en què es produeixi l’accés al seu contingut. Quan la notificació sigui de caràcter obligatori per mitjans electrònics o així hagi estat triat per la persona interessada, aquesta notificació s’entendrà rebutjada si, en el termini de deu dies des de la posada a disposició de la notificació, la persona interessada no ha accedit al seu contingut. En qualsevol cas, la posada a disposició de la notificació electrònica queda equiparada a l’intent de notificació degudament acreditat, que la legislació preveu per a les notificacions en paper.
En relació amb les notificacions, el Reglament d'actuació i funcionament del sector públic disposa que en cas que una administració practiqui les notificacions mitjançant la compareixença a la seu electrònica i a través de l'adreça electrònica habilitada única, per al còmput de terminis i la resta d'efectes jurídics cal tenir en compte la data i l'hora d'accés al contingut o el rebuig de la notificació per la persona interessada o el seu representant en el sistema en què hagi ocorregut en primer lloc.
El Reglament d'actuació i funcionament del sector públic també preveu que, independentment de l’Administració que practica la notificació o del canal i mitjà a través de la que s’hagi fet, totes les administracions públiques han de col·laborar en l’establiment de sistemes interoperables perquè les persones interessades puguin accedir a qualsevol notificació efectuada a través de l'adreça electrònica habilitada única.
Les administracions públiques poden enviar als interessats i interessades un avís al dispositiu electrònic o a l’adreça de correu electrònic que hagin facilitat a l’Administració pública en la seva sol·licitud, independentment de si la notificació s’ha practicat en paper o electrònicament. Aquest avís té la funcionalitat d’informar a la persona interessada de la posada a disposició d’una notificació a la seu electrònica o a l’adreça electrònica habilitada única. No obstant això, la utilitat d’aquesta funcionalitat es pot veure limitada en la pràctica, pel fet que la manca de pràctica d’aquest avís no impedirà que la notificació sigui considerada plenament vàlida.
Respecte a les dades relatives al dispositiu electrònic o l'adreça de correu electrònic mitjançant la qual l’Administració pública avisa sobre la posada a disposició de la persona interessada d’una nova notificació electrònica, el Reglament d'actuació i funcionament del sector públic estableix que és responsabilitat de la persona interessada disposar d'accés al dispositiu o a l'adreça electrònica designats, i que quan ja no estiguin operatius o no s'hi pugui accedir ho haurà de comunicar a l'Administració perquè deixi de practicar els avisos a través d’aquests mitjans.
Quan l'Administració emissora de la notificació no disposi de dades de contacte electrònics d’una persona obligada a relacionar-se a través de mitjans electrònics, el Reglament d'actuació i funcionament del sector públic estableix que haurà de fer la primera notificació en paper i haurà d’advertir la persona interessada que les notificacions següents s'han de fer per compareixença a la seu electrònica o a través de l'adreça electrònica habilitada única, segons s’hagi establert.
Tot i que l’avís a l’adreça de correu electrònic o al telèfon mòbil de la persona interessada pot simplificar l’accés a la notificació, el fet que la manca d’avís no invalidi la notificació, trasllada a la persona interessada la càrrega d’accedir a la seu electrònica per poder comprovar si ha rebut o no una notificació. En relació amb la finalització del procediment, també hem de parlar de l’arxiu dels documents que s’han generat durant la seva tramitació. Com a mínim, s’han d’arxivar els documents electrònics que continguin actes administratius que afectin els drets o interessos dels i les particulars.
Aquests documents s’han de conservar en suport electrònic en el mateix format o en un altre que asseguri la identitat i integritat de la informació en un arxiu electrònic únic que mantindrà cada administració pública.
Els documents s’han de conservar en un format que permeti garantir l’autenticitat, integritat i conservació del document. El Reglament d'actuació i funcionament del sector públic reconeix que correspon a cada administració pública de regular els períodes mínims de conservació dels documents electrònics que formin part de l'expedient d'un procediment conclòs.
També cal que es garanteixi la seva consulta, amb independència del temps transcorregut des de la seva emissió. Per això, les administracions públiques han d’assegurar, en tot cas, la possibilitat de traslladar les dades a altres formats i suports que en garanteixin l’accés des de diferents aplicacions. D’aquesta manera, s’ha d’evitar que l’obsolescència de formats, aplicacions o tecnologies impedeixi l’accés als documents inclosos a l’arxiu.
Finalment, s’han d’establir les mesures de seguretat necessàries per garantir la integritat, autenticitat, confidencialitat, qualitat, protecció i conservació dels documents emmagatzemats i, en particular, assegurar la identificació dels usuaris i usuàries, i el control d’accessos. També s’ha d’afermar el compliment de les garanties previstes en la legislació de protecció de dades.
Per tot això, s’adoptaran les mesures de seguretat previstes en l’Esquema Nacional de Seguretat, així com la resta de mesures previstes en la normativa de protecció de dades personals.
Les administracions públiques tenen a la seva disposició solucions com l’Arxiu del Consorci Administració Oberta de Catalunya, que permeten garantir la integritat i l’accessibilitat dels documents electrònics al llarg del seu cicle de vida.
6.5 L’actuació administrativa automatitzada
En aquesta última unitat del sisè mòdul, veurem que les administracions públiques poden automatitzar la presa de determinades decisions.
L’actuació automatitzada és qualsevol acte o actuació realitzada íntegrament a través de mitjans electrònics per una administració pública en el marc d’un procediment administratiu i en el qual no hi hagi intervingut de manera directa un empleat o empleada públics.
Per tal que les administracions públiques puguin automatitzar la presa de decisions, han d’establir prèviament l’òrgan o òrgans competents, segons els casos, per a la definició de les especificacions, programació, manteniment, supervisió i control de qualitat i, si escau, auditoria del sistema d’informació i del seu codi font, així com l’òrgan que ha de ser considerat responsable als efectes d’impugnació. L’actuació automatitzada es pot signar amb:
- El segell electrònic de l’Administració pública, òrgan, organisme públic o entitat de dret públic, que es basi en el certificat electrònic reconegut o qualificat que reuneixi els requisits exigits per la legislació de signatura electrònica.
- El codi segur de verificació vinculat a l’Administració pública, òrgan, organisme públic o entitat de dret públic, en els termes i condicions establertes, que permeti, en tot cas, la comprovació de la integritat del document mitjançant l’accés a la seu electrònica corresponent.
Actualment, l’actuació administrativa automatitzada s’utilitza per realitzar tràmits com ara:
- L’expedició automàtica de rebuts de registre electrònic
- La comprovació automàtica de dades de la sol·licitud
- La digitalització automàtica de documents
- L’impuls automàtic del procediment
- L’acte automàtic de constància electrònica
- L’expedició automàtica de còpia autèntica electrònica
- L’obertura i el tancament automàtic de llibres electrònics
- La foliació automàtica d’expedients
- La migració automàtica de documents electrònics
- L’intercanvi automàtic de dades entre administracions públiques
- La remissió automàtica de comunicacions electròniques a la ciutadania
Amb això acabem el sisè mòdul!
Tancament del mòdul 6
En aquest mòdul hem vist els usos dels mitjans electrònics en la tramitació de les diferents fases que formen el procediment administratiu.
En primer lloc, a l’inici del procediment, a través del registre digital en el qual es realitzarà un assentament de totes les sol·licituds i documents que es presentin o rebin les administracions publiques i dels documents que vagin dirigits a les persones interessades o a un altre òrgan administratiu. També hem vist que, quan una persona interessada presenti presencialment un document a l’oficina d’assistència en matèria de registres, el funcionari o funcionària habilitat el digitalitzarà per incorporar-lo a l’expedient administratiu electrònic i, tot seguit, tornarà l'original a la persona interessada.
Tant la sol·licitud com la resta de documents i actuacions que serveixin d’antecedent i fonament a la resolució administrativa formen l’expedient electrònic. Quan s’hagi de remetre un expedient electrònic, s’ha de fer d’acord amb el que preveuen l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat i les Normes Tècniques d’Interoperabilitat corresponents.
Durant la instrucció del procediment, els mitjans electrònics també tenen una utilitat tant per presentar les al·legacions i aportar els documents per part de les persones interessades com per a l’emissió dels informes.
Al llarg de la tramitació del procediment administratiu, es poden generar diversos documents que, lògicament, s’han d’emetre per mitjans electrònics i garantir els elements que disposen l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat i l’Esquema Nacional de Seguretat. Com hem vist, les administracions públiques poden fer còpies dels documents i tindran la consideració d’autèntiques quan siguin realitzades pels òrgans competents.
També hem parlat de la finalització del procediment administratiu i, en particular, de la notificació dels actes administratius a través del quals es comunica a la persona interessada el contingut de la resolució. Les notificacions es practiquen preferentment a través de mitjans electrònics i, en tot cas, quan la persona interessada estigui obligada a rebre-les per aquesta via. Com hem vist, les notificacions electròniques es poden practicar mitjançant compareixença a la seu electrònica de l’administració pública actuant o a través de l’adreça electrònica habilitada única.
En relació amb la finalització del procediment, també hem parlat de l’arxiu dels documents que s’han generat durant la seva tramitació.
Finalment, hem vist que les administracions públiques poden automatitzar la presa de determinades decisions sense que hi hagi la intervenció de cap treballador o treballadora públics.
Material complementari
Per conèixer millor diverses experiències relacionades amb l’ús dels mitjans electrònics en la tramitació del procediment administratiu:
- Jornada de bones pràctiques en administració digital. Escola d’Administració Pública, 5 de novembre del 2018.
Per aprofundir en aplicacions específiques dels mitjans electrònics en la tramitació del procediment administratiu:
- Herráez Vilas, Pablo (2017) "L’expedient administratiu, una regulació inèdita fins ara a la legislació sobre procediment administratiu". Espai temàtic de l'EAPC: Aprofundim en el procediment administratiu i en el funcionament de les administracions públiques
- Sessió sobre còpies i notificacions electròniques - Francesc Romagosa
