← Preguntes més rellevants | ← Mòdul 6 | ← Inici del curs
Preguntes més rellevants
6. La tramitació electrònica del procediment administratiu
6.1 Registre de funcionaris habilitats
Si ho entenc bé, el mateix registre de funcionaris habilitats és necessari per fer còpies autèntiques al registre d'entrada i també per actuar en nom d'una persona interessada, no?
Com ho fem les administracions que som personal laboral i no tenim funcionaris? Podem tenir aquest registre?
El dubte que formules té una resposta difícil.
En primer lloc, cal destacar que totes les administracions públiques han de tenir un registre, o un altre sistema equivalent, en què constin els funcionaris habilitats (art. 12.3 de la Llei 39/2015).
El preàmbul de la Llei 39/2015 explica que les administracions públiques tenen l’obligació de “disposar d’un registre o un altre sistema equivalent que permeti deixar constància dels funcionaris habilitats per efectuar còpies autèntiques, de manera que es garanteixi que aquestes s’han expedit adequadament, i en el qual, si així decideix organitzar-ho cada administració, poden constar també conjuntament els funcionaris dedicats a assistir les persones interessades en l’ús de mitjans electrònics, sense cap impediment al fet que un mateix funcionari o funcionària tingui reconegudes totes dues funcions o només una”.
Segons la Llei 39/2015, els funcionaris habilitats han d’assistir les persones interessades en l’ús dels mitjans electrònics (art. 12.3), i també s’encarreguen de fer còpies autèntiques (art. 27.1).
Així doncs, no sembla que la Llei 39/2015 permeti inscriure al registre treballadors públics que no tinguin la condició de funcionari. Dit això, cal explorar altres opcions. Una d'aquestes seria fer les còpies autèntiques mitjançant actuació administrativa automatitzada (art. 27.1). Una altra opció seria explorar mecanismes de cooperació interadministrativa.
6.2 Funcionari habilitat
L’article 27.3, paràgraf tercer, de la LPAC estableix que “l’Administració general de l’Estat i les entitats locals poden fer còpies autèntiques mitjançant funcionari habilitat”.
La meva pregunta és què creieu que hem d’entendre per "funcionari habilitat"? Només funcionaris de carrera o també funcionaris interins?
Segons la Llei 39/2015, els funcionaris habilitats han d’assistir les persones interessades en l’ús dels mitjans electrònics (art. 12.3), i també s’encarreguen de fer còpies autèntiques (art. 27.1).
No sembla que la Llei 39/2015 permeti inscriure al registre treballadors públics que no tinguin la condició de funcionari i, per tant, aquests treballadors no funcionaris no podrien dur a terme aquesta tasca.
En canvi, com bé s’observa, genera el dubte de si els funcionaris interins també poden fer aquestes funcions i, per tant, inscriure’s al registre.
A aquest respecte, diferents administracions públiques han optat per solucions diverses.
Així, per exemple, a l’Administració general de l’Estat, l’Ordre HAP/7/2014, de 8 de gener, per la qual es regula el Registre de funcionaris habilitats per a la identificació i l'autenticació de ciutadans en l'àmbit de l'Administració general de l'Estat i els seus organismes públics vinculats o dependents, es refereix exclusivament als funcionaris de carrera (art. 3).
En canvi, l’Ordre PRE/27/2019, de 4 d'abril, per la qual es crea i es regula el règim jurídic de funcionament del Registre de funcionaris habilitats per a la identificació i la signatura electrònica de persones interessades i per a la realització de còpies autèntiques en l'àmbit de l'Administració general de la Comunitat Autònoma de Cantàbria i els seus organismes públics vinculats o dependents, diu que tota referència a funcionaris s'ha d'entendre realitzada tant per a funcionaris de carrera com per a funcionaris interins.
6.3 Personal laboral que fa funcions de registre a les administracions públiques
Jo sempre he tingut dubtes sobre si el personal laboral de les administracions públiques (es parla d'empleat públic) pot ser personal habilitat i pot registrar o no. En alguns llocs es parla que qualsevol empleat públic pot fer tasques de registre i en d'altres, en canvi, es diu que només un funcionari o funcionària habilitat pot fer tasques de registre. Hi ha alguna diferència entre un tipus de personal i un altre en aquest àmbit? I el personal laboral d'un organisme autònom? M'ho podeu aclarir?
El preàmbul de la Llei 39/2015 ens explica que les administracions públiques tenen l’obligació de “disposar d’un registre o un altre sistema equivalent que permeti deixar constància dels funcionaris habilitats per efectuar còpies autèntiques, de manera que es garanteixi que aquestes s’han expedit adequadament, i en el qual, si així decideix organitzar-ho cada administració, poden constar també conjuntament els funcionaris dedicats a assistir les persones interessades en l’ús de mitjans electrònics, sense cap impediment al fet que un mateix funcionari o funcionària tingui reconegudes totes dues funcions o només una”.
Segons la Llei 39/2015, els funcionaris habilitats han d’assistir les persones interessades en l’ús dels mitjans electrònics (art. 12.3) i també s’encarreguen de fer còpies autèntiques (art. 27.1).
Així doncs, no sembla que la Llei 39/2015 permeti inscriure al registre treballadors públics que no tinguin la condició de funcionari i, per tant, aquests treballadors no funcionaris no podrien dur a terme aquesta tasca.
Si, com a laboral fix d'ajuntament, no podem fer la tasca d'assistència a les persones interessades en l'ús de mitjans electrònics, ni en la realització de còpies autèntiques de documents, entenc llavors que en compliment de la Llei 39/2015 i per obligació d'aplicació del gruix de la llei amb data 2 d'octubre de 2020, caldrà que ens funcionaritzin.
És l'única opció, o se'n podria considerar alguna altra?
El dubte que formules té una resposta difícil. Altres opcions que es podrien explorar serien fer les còpies autèntiques mitjançant actuació administrativa automatitzada (art. 27.1). Una altra opció seria explorar mecanismes de cooperació interadministrativa.
↑ Tornar a dalt
6.4 Impuls d'ofici
L'article 71.1 de la Llei 39/2015 estableix que "El procediment […] s'ha d'impulsar d'ofici en tots els tràmits i mitjançant mitjans electrònics […]".
Què hem d'entendre per "impulsar d'ofici en tots els tràmits i mitjançant mitjans electrònics"?
N'hi ha prou que els documents siguin electrònics?
N'hi ha prou que quedin registrats tots els tràmits que s'han fet a l'expedient?
Cal que hi hagi un procediment previ determinat per a cada sèrie documental (per a cada tipologia d'expedient), de manera que en acabar una acció (p. ex., l'informe de necessitat) l'impuls d'ofici ja demani el pas següent (p. ex., aprovar un document comptable)?
En definitiva, fins on hem d'arribar en la determinació prèvia dels tràmits o circuits electrònics dels expedients?
El principi d’impuls d’ofici del procediment administratiu significa que els òrgans competents han d’anar adoptant “actes d’instrucció necessaris per determinar, conèixer i comprovar els fets en virtut dels quals s’hagi de pronunciar la resolució” (art. 71.1 de la Llei 39/2015). Per facilitar-ho, la Llei 39/2015 disposa que “les aplicacions i els sistemes d’informació utilitzats per a la instrucció dels procediments han de garantir el control dels temps i terminis, la identificació dels òrgans responsables i la tramitació ordenada dels expedients, així com facilitar la simplificació i la publicitat dels procediments” (art. 75.2).
En segon lloc, els documents necessàriament han de ser electrònics, tal com disposa l’article 26.1.
En tercer lloc, l’expedient ha de recollir tots els documents i les actuacions que serveixen d’antecedent i fonament a la resolució administrativa (art. 70).
Finalment, pel que fa al disseny dels procediments, us recomano la lectura de l’article 15 de la Llei 29/2010, de 3 d’agost, d’ús dels mitjans electrònics en el sector públic de Catalunya, que recull els criteris per incorporar els mitjans electrònics a l’actuació del sector.
6.5 Notificacions a una persona jurídica que no hagi facilitat la seva adreça electrònica
El meu dubte és què haurem de fer en aquest cas per notificar-li, ja que, si bé es tracta d'un subjecte obligat a relacionar-se electrònicament amb l'Administració, podem no conèixer-ne l'adreça electrònica habilitada única.
Li haurem de posar la notificació a disposició en el punt general d'accés de la seu electrònica de la nostra administració?
Haurem de publicar la resolució al BOE com a persona amb domicili desconegut?
En relació amb el dubte plantejat, cal tenir en compte, en primer lloc, que l'interessat pot identificar una adreça de correu electrònic que serveixi perquè li enviïn els avisos per informar-lo de la posada a disposició d’una notificació a la seu electrònica de l’administració o organisme corresponent o a l’adreça electrònica habilitada única.
En segon lloc, com vaig comentar arran d’una altra pregunta, l’adreça electrònica habilitada única no és el mateix que l’adreça electrònica de l'interessat. En efecte, l’adreça electrònica habilitada única és un sistema de notificació consistent en l’assignació individualitzada d’una bústia electrònica associada a una adreça electrònica configurada perquè pugui quedar constància de l’acceptació o, si escau, el rebuig de totes les notificacions que emeti una administració pública, amb indicació de la data i l'hora.
Finalment, en tercer lloc, també cal tenir present que el sistema més habitual de practicar les notificacions és a través de la compareixença a la seu electrònica de l’Administració. De fet, totes les notificacions que es practiquin en paper s’han de posar a disposició de l'interessat a la seu electrònica de l’Administració o organisme actuant perquè en pugui accedir al contingut de manera voluntària.
6.6 Adreça electrònica habilitada única
Algú em podria explicar què és? Trobo que en el mòdul 6 no queda del tot clar com funciona o què és l'adreça electrònica habilitada única.
L’adreça electrònica habilitada única és un sistema de notificació consistent en l’assignació individualitzada d’una bústia electrònica associada a una adreça electrònica configurada perquè pugui quedar constància de l’acceptació o, si s'escau, el rebuig de totes les notificacions que emeti una administració pública, amb indicació de la data i l'hora. L’accés a l’adreça electrònica habilitada única es produeix a través del punt d’accés electrònic general.
La Llei 39/2015 no dona cap altra informació sobre com s'ha de configurar. Tampoc no ho fa el projecte de reglament per la qual es desenvolupa.
Podeu veure'n un exemple sobre el funcionament en el cas de l’Agència Estatal de l’Administració Tributària.
6.7 Termini per practicar la notificació
Se'm planteja un dubte. A l'apartat 6.4 dels materials, finalització del procediment, s'afirma que la notificació s'ha de practicar en el termini de deu dies des de la signatura de l'acte que es notifica, i també es diu que les notificacions electròniques s'entenen practicades en el moment en què la persona destinatària n'accedeix al contingut.
Diria que el termini de deu dies és per cursar la notificació, no per practicar-la, és a dir, per posar-la a disposició de la persona destinatària, amb independència dels dies que trigui a accedir-hi.
Si jo trigo nou dies, des que l'òrgan competent va signar l'acte, a posar la notificació a disposició del ciutadà o ciutadana, i aquest triga nou dies, per exemple, a accedir-hi, entenc que la notificació s'ha practicat vàlidament als divuit dies des que es va signar l'acte.
És correcte?
Efectivament, d’acord amb l’article 40.2 de la Llei 39/2015, “tota notificació s’ha de cursar dins del termini de deu dies a partir de la data en què s’hagi dictat l’acte”, i aquesta s’entén que ha estat practicada “en el moment en què es produeixi l’accés al seu contingut” (art. 43.2 de la Llei 39/2015).
Així doncs, en el vídeo, quan es parla en primera instància del termini de deu dies, s’utilitza de manera impròpia el terme "practicar", quan per evitar malentesos hauria d’haver dit "cursar".
Al vídeo el termini per a la notificació electrònica es diu que és de deu dies, però s'hauria d'especificar que són dies naturals, ja que, segons la Llei 39/2015: "Còmput de terminis. 2. Sempre que per llei o en el dret de la Unió Europea no s’expressi un altre còmput, quan els terminis s’assenyalin per dies, s’entén que aquests són hàbils, i s’exclouen del còmput els dissabtes, els diumenges i els declarats festius. Quan els terminis s’hagin assenyalat per dies naturals perquè així ho declara una llei o el dret de la Unió Europea, s’ha de fer constar aquesta circumstància a les notificacions corresponents."
Cal tenir present que l'article 43 de la Llei 39/2015 només fa referència als dies naturals quan diu que quan la notificació per mitjans electrònics sigui de caràcter obligatori, o hagi estat escollida expressament per la persona interessada, s’ha d'entendre rebutjada quan hagin transcorregut deu dies naturals des de la posada a disposició de la notificació sense que se n'hagi accedit al contingut.
No fa referència al caràcter de naturals en relació amb la resta de terminis que estableix aquest article.
Tanmateix, algú altre sap com es gestiona aquesta situació a la pràctica? És a dir, si una persona suposem que obligada o no obligada però que ha triat la notificació electrònica, pel motiu que sigui, no ha accedit a la bústia de notificacions electròniques en el termini de deu dies naturals, té algun altre mitjà per assabentar-se del contingut de dita notificació?
Entenc que, un cop passats els deu dies naturals, el contingut ja no deu ser accessible. És així?
En principi, l’accés a la notificació es pot fer amb posterioritat.
Això no obstant, un cop transcorregut el termini de deu dies des de la posada a disposició sense que s’hi hagi accedit, s’ha d'entendre rebutjada, d’acord amb el que disposa la Llei 39/2015.
6.8 Notificacions en paper i posada a disposició a la seu per accés voluntari
En una resposta a una pregunta anterior em vàreu dir que "totes les notificacions que es practiquin en paper s'han de posar a disposició de la persona interessada a la seu electrònica de l'administració o organisme actuant perquè en pugui accedir al contingut de manera voluntària".
El meu dubte és on està regulada aquesta obligació, a partir de quan és obligatòria i com s'ha de portar a terme.
L’article 42 de la Llei 39/2015 disposa en l'apartat 1 que “totes les notificacions que es practiquin en paper s’han de posar a disposició de la persona interessada a la seu electrònica de l’administració o organisme actuant, perquè en pugui accedir al contingut de manera voluntària”.
6.9 A quina adreça cal enviar la notificació?
Quan fèiem una notificació en paper, era relativament senzill saber a quina adreça havíem d'enviar-la.
Per fer una notificació electrònica a una empresa que prèviament no se'ns ha adreçat a nosaltres (p. ex., per imposar una sanció), com en podem conèixer l'adreça electrònica per enviar-los l'avís i que accedeixin a la notificació? No s'hi val contestar que l'avís no és necessari, perquè la manca d'avís no invalida la notificació.
L'ens local ha de fer una feina prèvia per aconseguir adreces electròniques "corporatives" de totes les empreses del seu terme municipal, i fer-ne el manteniment posterior? I si és un ens supramunicipal?
Sembla que l'AEAT, a través de la FNMT, ho té solucionat mitjançant la direcció electrònica habilitada única, i que els ens locals hi podem accedir prèvia signatura de conveni, pagament per cada notificació i utilització de l'eina Notifica (l'equivalent a l'e-NOTUM però de l'Estat).
Quina hauria de ser la manera d'aconseguir les adreces electròniques "vàlides" per poder fer les notificacions? Com ho feu a les vostres administracions?
La primera qüestió que cal tenir present és que l’adreça electrònica no és adequada per notificar els actes administratius. Només pot servir per avisar que s’ha practicat una notificació a través de la seu electrònica o de l’adreça electrònica habilitada única.
En aquesta direcció, cal tenir en compte que la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, disposa que “l’interessat pot identificar un dispositiu electrònic i/o una adreça electrònica que serveixin per enviar els avisos que regula aquest article, però no per practicar notificacions” (art. 41.1). És a dir, correspon a l’interessat facilitar aquesta adreça per poder rebre l’avís i no a l’administració pública aconseguir-la.
La legislació vigent no disposa cap mecanisme específic perquè les administracions públiques puguin obtenir l’adreça electrònica on poder fer l’avís.
Tanmateix, algunes administracions públiques s’han adreçat per correu postal als subjectes obligats a utilitzar els mitjans electrònics perquè els facilitin l’adreça electrònica on poder enviar l’avís que se’ls ha posat a disposició una notificació.
6.10 Tauler electrònic
Tinc un dubte sobre el tauler electrònic. Al mòdul 4.3, es diu que "Aquesta publicació s'ha de fer amb caràcter previ a la publicació dels butlletins oficials". Què vol dir? Abans s'ha de publicar al tauler i després al butlletí oficial, o es pot publicar a la vegada al butlletí i al tauler?
L’única publicació necessària d’una notificació infructuosa és al Butlletí Oficial de l’Estat, i la publicació d’un anunci en un tauler electrònic és facultativa i complementària. Si es publica un anunci en el tauler electrònic, aquesta publicació ha de ser prèvia a la publicació al butlletí oficial, que s’haurà de fer en tot cas.
En el cas dels actes administratius que s’hagin de publicar, s’ha de fer al diari oficial que correspongui, segons quina sigui l’administració de la qual procedeixi l’acte a notificar.
Si la normativa disposa la publicació d’actes i comunicacions en un tauler d’anuncis o edictes, la Llei 39/2015 entén que aquesta obligació s'acompleix amb la publicació al diari oficial corresponent.
6.11 Còpies autèntiques
La còpia de còpia autèntica és còpia autèntica? Per força haurà de portar el codi segur de verificació (CSV)?
Segons l’article 27.2 de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, quan quedi garantida la identitat de l’òrgan que ha efectuat la còpia i el seu contingut, ens trobarem davant d’una còpia autèntica.
Al meu entendre, el mecanisme de seguretat és determinat pel format de la còpia i, per tant, no hauria de ser un requisit general. De fet, la Llei 39/2015 només es refereix al CSV en parlar de còpies en suport paper de documents electrònics (art. 27.3.c).
Agrairia que m'aclaríssiu què vol dir exactament aquesta frase i a què obliga els funcionaris: "Els funcionaris o funcionàries habilitats també poden assistir les persones interessades en l'obtenció de còpies autèntiques de documents."
Per poder expedir còpies autèntiques dels documents públics administratius o privats, cal que el funcionari o funcionària estigui habilitat a aquest efecte, és a dir, que se li hagi atribuït aquesta facultat. Així doncs, no tots els funcionaris poden expedir aquestes còpies, cal que prèviament hagin estat habilitats per fer-ho.
A més, aquests funcionaris també han de constar en un registre que han de tenir les administracions públiques. Els registres de les diverses administracions públiques han de ser interoperables i estar interconnectats amb els de la resta d’administracions públiques, de manera que es pugui comprovar la validesa de l’habilitació.
En relació amb la pregunta del mòdul 6, "Les administracions públiques poden fer còpies", es pot aclarir si realment es vol fer referència a "còpies autèntiques"? Si no, l'enunciat pot generar una certa confusió.
La formulació de la pregunta és genèrica però al meu entendre no genera dubtes respecte a la resposta.
Cal tenir present que no totes les còpies de documents que fan les administracions públiques són còpies autèntiques. D’acord amb la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, les còpies autèntiques són només les que fa d’un document, públic administratiu o privat, un òrgan competent, quan quedi garantida la identitat de qui l’ha feta i el contingut de la còpia. Les còpies autèntiques tenen la mateixa validesa i eficàcia que els documents originals.
Això no obstant, aquesta norma no limita la possibilitat de fer còpies dels documents que siguin autèntiques. Tanmateix, és evident que si una còpia no té aquest caràcter no tindrà els efectes establerts per la llei.
6.12 Còpia electrònica de fotocòpia
Si a registre ens presenten un document que és una fotocòpia i el digitalitzem, aleshores és còpia i no còpia autèntica, vull dir que no li poden posar el segell de còpia autèntica, no?
Si un cop passat un temps ens demanen una còpia d'aquell document li podem treure còpia, però en cap cas la poden anomenar "còpia autèntica", no? Tampoc no li podríem posar el CSV?
Com comentava en un altre fil, la còpia autèntica és la que permet garantir la identitat de l’òrgan que ha efectuat la còpia i el seu contingut.
Si es digitalitza una fotocòpia el que es pot garantir és que s’ha digitalitzat la fotocòpia però no l’original, que no està a les nostres mans.
6.13 Caducitat de les còpies electròniques
En el món del paper, es podia lliurar un document original o una còpia compulsada d'una resolució o document equivalent a un ciutadà o ciutadana i aquest el podia conservar tota la vida. Només si l'extraviava n'havia de demanar un duplicat.
En el món digital, les còpies autèntiques digitals tenen una validesa limitada per condicionants tecnològics relacionats amb els algorismes de signatura, etc. Les còpies electròniques, per defecte, crec que tenen una validesa de tres anys.
Què hauria de fer el ciutadà o ciutadana si, en consultar el CSV de la còpia, li diu que ja no és vàlida i no li serveix? N'ha de demanar una altra?
No em consta que hi hagi una vigència temporal de les còpies electròniques dels documents electrònics. Fins on conec, la legislació vigent no disposa un termini específic de validesa per a les còpies autèntiques.
De fet, cal tenir present que l’article 17.3 de la Llei 39/2015 disposa que “els documents electrònics s’han de conservar en un format que permeti garantir l’autenticitat, la integritat i la conservació del document, així com la seva consulta independentment del temps transcorregut des que es va emetre”. És responsabilitat de cada administració pública mantenir un arxiu electrònic únic dels documents electrònics que corresponguin a procediments finalitzats.
D'altra banda, les Normes Tècniques d’Interoperabilitat de copiat autèntic i conversió entre documents electrònics o la de document electrònic no fan referència a aquest aspecte.
En darrera instància, cal tenir present que el codi segur de verificació (CSV) permet relacionar de manera unívoca una còpia amb un document, i entenc que aquesta vinculació es mantindrà al llarg del temps respecte al document electrònic, que, com dèia anteriorment, s’ha de conservar independentment del temps transcorregut des que es va emetre.
6.14 Documents de mida gran
El registre electrònic permet presentar sol·licituds, escrits i comunicacions 24 hores al dia, 7 dies a la setmana.
Normalment els registres d'ajuntaments tenen una capacitat limitada per adjuntar documents, p. ex., entre 5 i 10 Mb.
Què passa quan una persona interessada ha de presentar un document de mida gran (p. ex., un projecte de 120 Mb) que no té "cabuda" amb la capacitat del registre? Quines altres opcions té per presentar-lo de manera que després en tingui constància (data, hora, còpia autenticada, etc.)?
La Llei 39/2015, d’1 d’octubre, no dona una resposta al problema que planteges. De fet, és habitual en la legislació vigent no donar resposta a les situacions problemàtiques que poden sorgir en l’ús dels mitjans electrònics en les relacions entre les administracions públiques i la ciutadania (p. ex., què passa si en el darrer moment previ a la finalització d’un termini falla el registre electrònic?). Per aquest motiu, seria desitjable que el desenvolupament reglamentari de la legislació donés respostes específiques a aquestes situacions.
Respecte a la presentació de projectes que poden tenir unes característiques especials, pot ser útil tenir present el que disposa la disposició addicional quinzena de la Llei 9/2017, de 8 de novembre, de contractes del sector públic quant a la presentació d’ofertes i sol·licituds de participació, que s’ha de fer utilitzant mitjans electrònics (apartat 3).
6.15 Notificació electrònica de cartes de pagament
Tinc un dubte respecte a la notificació electrònica de cartes de pagament, per exemple, una sol·licitud de llicència d'obres per un subjecte obligat a tramitació electrònica. En rebre la sol·licitud, li enviem les cartes de pagament per e-NOTUM. El termini de pagament voluntari són deu dies, si l'interessat no accedeix a la notificació electrònica dins del termini de deu dies naturals, li comportarà pagament amb recàrrec.
És correcte comunicar d'aquesta manera? Dins la nostra organització hi ha companys que consideren que hem d'obligar els interessats a desplaçar-se presencialment per gravar les cartes de pagament i així recollir la signatura d'haver-les rebut.
Jo, al contrari, crec que si un subjecte és obligat o ha escollit la notificació electrònica, notificant per e-NOTUM complim la Llei 39/2015 i és responsabilitat del sol·licitant la resposta que en doni.
Ens condiciona la Llei d'hisendes locals en aquest sentit?
Els subjectes obligats a relacionar-se a través de mitjans electrònics amb les administracions públiques ho estan per efectuar qualsevol tràmit d’un procediment administratiu (art. 14.2 de la Llei 39/2015).
Més enllà de la regulació específica que hi pugui haver a la legislació d’hisendes locals, cal tenir en compte el caràcter supletori de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, respecte de la normativa tributària (art. 7.2 de la Llei 58/2003, de 17 de desembre, general tributària).
6.16 Actuació administrativa automatitzada
"Actuació administrativa automatitzada", a què es refereix?
L’actuació administrativa automatitzada es refereix a qualsevol acte o actuació efectuada per una administració pública en el marc d’un procediment administratiu íntegrament a través de mitjans electrònics sense que hi hagi intervingut de manera directa cap empleat o empleada públic.
L’actuació administrativa automatitzada pot ser utilitzada per emetre diversos actes, com ara l'expedició automàtica d'un rebut de registre electrònic, la comprovació automàtica de dades de la sol·licitud o la digitalització automàtica de documents.
6.17 Foliació automàtica d'expedients
En el mòdul 6, quan parleu de l’actuació administrativa automatitzada, es diu que actualment s'utilitza per fer diversos tràmits, com ara la foliació automàtica d'expedients.
Quan un document està signat electrònicament ens trobem que no el podem foliar dins de l'expedient complert, perquè estaríem modificant-lo (fem servir l'Adobe Acrobat). Hi ha alguna eina corporativa que faciliti la foliació automàtica sense modificar els documents signats?
La foliació automàtica de l’expedient consisteix a ordenar o indexar els documents que conformen l’expedient mitjançant la seva inclusió a l’índex, que se signa electrònicament. D’aquesta manera es garanteix la integritat de l’expedient.
En aquest sentit, la Guia d’aplicació de la norma tècnica d’interoperabilitat de l’expedient electrònic defineix la foliació com el “procés de gestió de l'expedient electrònic mitjançant el qual s'inclou en l'índex electrònic d'aquest la concatenació ordenada de les referències als documents que l'integren i les empremtes digitals d'aquests documents, i el procés finalitza amb la signatura electrònica de l'índex".
6.18 Digitalització de documents
En el servei on treballo es fan uns controls sobre el terreny a certes entitats que s’externalitzen parcialment, de manera que tenim un informe signat electrònicament per l’auditor responsable, extern a la Generalitat. Des del meu servei enviem per e-Notum el resultat del control terreny acompanyat de l’informe.
- Els informes que enviem són digitalitzats. Però a vegades són documents que “pesen” molt i no es poden adjuntar amb la notificació electrònica. Com cal actuar?
- A vegades també s'envia un apercebiment o resolució, en aquest cas en forma de còpia autèntica. Les còpies autèntiques tenen un període de validesa definit. Un cop passat aquest termini, quin document li queda a la persona interessada?
- Si per error s’envien els documents signats electrònicament, en lloc de còpia autèntica, quina validesa tenen per a la persona interessada?
La legislació vigent no dona una resposta a les problemàtiques que poden sorgir en l’ús dels mitjans electrònics en les relacions entre les administracions públiques i la ciutadania. Això exigeix buscar solucions a aquestes situacions aplicant els principis de l’Administració digital. Des d'un punt de vista general, i al marge dels detalls propis del cas que es comparteix, pot ser d'utilitat tenir en compte els aspectes següents.
Respecte a la primera qüestió, l'establiment d'un canal alternatiu per presentar documents voluminosos. Així, per exemple, la disposició addicional setzena de la Llei 9/2017, de 8 de novembre, de contractes del sector públic, disposa que “Els licitadors o candidats que presentin els seus documents de forma electrònica poden presentar a l’òrgan de contractació, en suport físic electrònic, una còpia de seguretat dels documents esmentats”.
En relació amb la segona pregunta, podeu consultar la Norma tècnica d’interoperabilitat de procediments de copiat autèntic i conversió entre documents electrònics.
Respecte a la tercera qüestió, cal recordar que la Llei 39/2015 disposa que “Les còpies autèntiques tenen la mateixa validesa i eficàcia que els documents originals” (art. 27.2).
