11. Procediments especials d'execució de les despeses: els pagaments a justificar periòdics i esporàdics
11.1 Concepte
Tal com s'ha exposat, el procediment habitual d'execució de la despesa és el que s'inicia amb la proposta de la despesa, seguida de la reserva del crèdit i, a partir de la incoació de l'expedient, la comptabilització pressupostària seguint les fases del procediment de l'expedient administratiu (autorització en el moment de la incoació, disposició quan s'adjudica i obligació d'acompliment de l'encàrrec per part del tercer). Finalment, la Tresoreria formalitzarà el pagament.
Però a vegades aquest procediment no es pot seguir i cal abonar el pagament corresponent sense haver formalitzat les fases pressupostàries prèvies, és a dir, sense que s’hagi pogut aportar la documentació justificativa necessària abans de realitzar les corresponents autorització, disposició, obligació i proposta de pagament.
Aquest tipus de pagaments es realitzen en efectiu o a través de targetes de crèdit o de dispositius de lectura telemàtica (autopistes). Per poder-los efectuar, doncs, s’ha de disposar de diners en metàl·lic.
Així, els pagaments a justificar són lliuraments en metàl·lic de crèdits que fa l’Administració per atendre pagaments freqüents o reiteratius i d’escassa quantia destinats habitualment a despeses corrents en béns i serveis, o per atendre necessitats ocasionals que no tinguin continuïtat durant l’exercici i que no puguin ser satisfetes mitjançant el tràmit normal de pagaments.
En tot cas, són sempre provisions de fons que es lliuren en previsió d’unes determinades despeses.
11.2 Les habilitacions
L'òrgan responsable dels fons a justificar que es lliuren és l'habilitació corresponent que es crea.
Dins de cada secció pressupostària (departaments i altres organismes), els seus titulars creen les habilitacions (i subhabilitacions, si escau), en nomenen els titulars i ordenen l’obertura de comptes corrents amb la finalitat de rebre els fons a justificar, amb l’autorització prèvia de la Direcció General de Pressupostos del Departament de la Vicepresidència i d’Economia i Hisenda.
Els habilitats i/o les habilitades tenen la titularitat de les habilitacions i a ells els corresponen les funcions que s’han de dur a terme per a la gestió dels pagaments regulats per la normativa específica. Es consideren habilitats i/o habilitades els funcionaris o les funcionàries i altres empleats públics de l’Administració de la Generalitat que són nomenats per a la gestió dels fons a justificar d’una part o de la totalitat d’una secció pressupostària, de manera que són responsables de l’ús i la disposició dels fons lliurats i de formar i retre comptes d’acord amb el que disposa la normativa vigent.
Els subhabilitats i/o les subhabilitades tenen la titularitat de les subhabilitacions, que impliquen una descentralització de les habilitacions. Es consideren subhabilitats i/o subhabilitades els funcionaris o les funcionàries i altres empleats públics de l’Administració de la Generalitat que per raons d’eficàcia, eficiència o economia són nomenats per a la gestió d’una part dels fons a justificar d’un habilitat i/o una habilitada, i resten obligats i/o obligades a portar i retre els comptes de la gestió efectuada davant d’aquest habilitat i/o aquesta habilitada.
11.3 Marc legal
Decret legislatiu 3/2002, de 24 de desembre, pel qual s’aprova el Text refós de la Llei de finances públiques de Catalunya (article 50).
Article 50 (modificat per la Llei 7/2004: es modifica el paràgraf 2 de l'article i s'hi afegeix el paràgraf 6):
Els manaments de pagament que no puguin anar acompanyats dels documents justificatius quan s’expedeixin tenen el caràcter de manaments a justificar, sens perjudici de l’aplicació que calgui als crèdits pressupostaris corresponents. Els lliuraments de fons poden tenir el caràcter de renovables, d’acord amb les normes següents:
- a) La renovació s’efectua per l’import justificat, de manera que la quantitat lliurada romangui fixa al llarg de l’exercici.
- b) Abans del lliurament de fons, s’ha d’efectuar la retenció del crèdit en els conceptes pressupostaris per als quals se sol·licita.
- c) El règim de funcionament i els conceptes pressupostaris que es poden utilitzar han d’ésser fixats per ordre del Departament de la Vicepresidència i d’Economia i Hisenda.
Els perceptors d’aquests manaments quedaran obligats a justificar en el termini de tres mesos l’aplicació de les quantitats rebudes.
En el curs del mes següent a la data d’aportació dels documents justificatius a què es refereixen els apartats anteriors d’aquest article, es produirà l’aprovació o rectificació del compte feta per l’autoritat competent.
11.4 Manaments de pagament a justificar
Tal com diu l’article 1 de l’Ordre del Departament d’Economia i Finances, de 12 de desembre de 2001, sobre manaments de pagament a justificar, es consideren manaments de pagament a justificar els que s’expedeixen a favor de persones habilitades dintre del personal de l’Administració de la Generalitat per atendre despeses de les quals, per la seva naturalesa, no sigui possible aportar la documentació justificativa corresponent abans de realitzar la proposta de pagament.
Es diuen a justificar perquè els lliuraments corresponents no van acompanyats dels documents justificatius, que seran presentats posteriorment per la persona habilitada com a justificants de la despesa realitzada.
Els manaments de pagament que s’expedeixen amb caràcter a justificar poden ser de dos tipus:
- Renovables (fons de maniobra): són els manaments que lliuren provisions de fons a les persones habilitades per atendre pagaments freqüents o repetitius d’escassa quantia destinats a despeses corrents en béns i serveis. (Vegeu document FM)
- Esporàdics (J): són els manaments que lliuren provisions de fons a les persones habilitades per atendre necessitats ocasionals, que no tinguin continuïtat durant l’exercici i que no puguin ser satisfets amb el tràmit normal de pagament. (Vegeu document J)
11.5 Els pagaments a justificar renovables: els fons de maniobra
La quantia global màxima utilitzable per aquest tipus de pagaments a justificar és el 7% del total dels crèdits pressupostaris inicials de despesa del capítol II de la secció pressupostària. Pot ser modificat per la Direcció General de Pressupostos si les circumstàncies ho requereixen.
Les provisions són els imports lliurats temporalment a disposició de la persona habilitada i s’anomenen bestretes bimestrals. Amb caràcter general corresponen a la sisena part de les quantitats aprovades pel Departament de la Vicepresidència i d’Economia i Hisenda per a tots els conceptes que havien estat proposats amb caràcter anual, abans de començar l’exercici, per cada departament. En principi, només són imputables a crèdits del capítol II.
Abans de lliurar la primera bestreta es fa la corresponent retenció cautelar per l'import de la totalitat de la proposta anual de despesa, en els crèdits per als quals es van sol·licitar els fons de maniobra. Aquestes retencions no cal que coincideixin exactament amb cadascun dels conceptes de despesa proposats, sinó que poden ser aplicades als principals conceptes pels quals es prevegi que es realitzaran les despeses o a qualsevol altre.
Els manaments de pagament són els documents que es fan cada bimestre fins a l’import de la bestreta bimestral.
Per a la justificació s’expediran documents ADOP FM comptabilitzats contra la retenció cautelar feta en els conceptes pressupostaris que realment corresponguin a la despesa, acompanyats dels justificants corresponents.
La reposició de fons es realitzarà per l’import líquid gastat que es justifiqui documentalment i que s'ha de correspondre amb la suma de tots els documents comptables ADOP FM formalitzats en la darrera justificació presentada. Aquesta reposició s’ha de fer, amb caràcter general, per bimestres naturals.
L’última justificació de l’exercici es pot efectuar fins al darrer dia laborable i seguint el procediment esmentat en els punts anteriors. La justificació s'ha de fer en el termini de tres mesos a comptar des de la data en la qual hagin estat posats a la seva disposició. La persona habilitada ha de presentar un compte justificatiu de l’ús dels fons i s’ha de procedir al reintegrament dels no utilitzats. Es poden fer justificacions parcials dins del termini anterior. Si no es presenta la justificació en el termini de tres mesos, no s’intervindrà cap més document a justificar de la mateixa persona habilitada i la mateixa aplicació pressupostària, llevat que la Direcció General de Pressupostos hagués autoritzat especialment un termini més ampli, que no podrà excedir, en cap cas, els sis mesos.
11.6 Peculiaritats de la gestió dels fons a justificar
Aquests fons a justificar es lliuren a comptes corrents autoritzats per a aquesta finalitat i tenen la consideració de fons públics.
Els interessos produïts no poden ser utilitzats per al pagament de despeses, sinó que s'han d'ingressar al Tresor a través dels comptes restringits d’ingressos.
Les persones habilitades poden disposar dels fons mitjançant els instruments financers següents:
- Transferència bancària
- Targeta de dèbit amb disposició limitada pel que fa al temps i la quantia
- Xec bancari, que s’ha d’expedir a favor de la persona creditora directa
- Efectiu, caixa de metàl·lic, si és necessari i hi ha mesures de seguretat
- Targeta de crèdit, amb els límits i en els casos que determini la Direcció General de Pressupostos
- Altres opcions autoritzades per la Direcció General de Pressupostos
Les despeses i el pagament material per les persones habilitades amb càrrec a aquest fons han de ser amb càrrec a l’exercici per al qual van ser lliurats.
La documentació justificativa l’ha de custodiar l’òrgan a disposició de la Sindicatura de Comptes i de qualsevol altre òrgan de control.
11.7 Requisits de les factures
Els requisits de les factures justificatives són els mateixos que en els documents per al pagament en ferm (art. 72 del Reial decret 1098/2001, pel qual s'aprova el Reglament general de la Llei de contractes de les administracions públiques, actualment Llei de contractes del sector públic), però han d’anar acompanyades del corresponent rebut o acreditació del pagament:
- Número i en tot cas sèrie (la numeració ha de ser correlativa)
- Nom i cognoms o denominació social, NIF i domicili del proveïdor
- Nom del pagador: departament, adreça i NIF
- Concepte de la facturació
- Albarà (si escau)
- Data
- Detall i aplicació correcta dels impostos i les retencions (IVA, IRPF)
